【完全ガイド】オンプレミス型ビジネスチャット導入方法、お勧め製品を紹介

デジタル化が進むビジネス環境において、効率的かつ安全なコミュニケーションは企業の生産性と競争力向上の鍵となっています。データセキュリティとプライバシーの強化を重視する企業では、オンプレミス型ビジネスチャットシステムが重要な役割を果たしています。

オンプレミス型システムの主な利点は、自社データセンターでの運用により、情報漏洩のリスクを抑え、厳格な規制基準や特有のセキュリティ要件に適応することが可能となります。また、カスタマイズとコスト効率の面でも優れたメリットを提供します。

本ガイドでは、オンプレミス型ビジネスチャットの選定、導入、運用に至るまでのプロセスを詳細に解説し、導入を考える際に不可欠な洞察と実践的なアドバイスを提供します。

オンプレミス型ビジネスチャットの基本

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットは、職場におけるコミュニケーションを効率化するために設計されたチャットツールです。
主なメリットとしては、従来のメールや電話に比べてスピーディーなコミュニケーションが可能であること、チーム単位での情報共有が容易であること、会議時間の削減、そして効率的なファイル転送が挙げられます。詳細は以下の記事を参考にしてください。

オンプレミス(オンプレ)とクラウドの違い

オンプレミスとは、企業が自社のサーバーやソフトウェアを自身で運用する形態です。この方式では、情報システムは社内ネットワーク内で完結し、外部からのアクセスは制限されています。これにより、企業はシステムに対する完全なコントロールとセキュリティを保持することができます。

対照的に、クラウドサービスは、インターネットを介して必要なITサービスを利用する形態を指します。企業はハードウェアやソフトウェアを所有せず、サービスプロバイダーから提供されるリソースを利用します。この方法は、柔軟性とコスト削減を可能にし、物理的なインフラストラクチャーに対する投資やメンテナンスの負担を軽減します。

オンプレミスはセキュリティとカスタマイズ性に優れている一方で、クラウドはスケーラビリティと運用の容易さに長けています。これらの違いを理解し、企業は自身のニーズに応じて最適な選択を行うことが重要です。

オンプレミスのメリット

オンプレミスは自社で構築するため、システムを柔軟にカスタマイズしやすく、自社システムと連携しやすい特長があります。また、自社のネットワーク内でシステムを稼働させるため、セキュリティ上安全性が高いことがメリットです。

最近の ビジネスチャット 製品は、クラウドタイプの需要が伸びていますが、第三者非公開な厳秘情報、個人情報までも気軽にクラウドへアップし、社内外で共有してしまう問題が担当者レベルで起きる課題があります。個人情報の漏洩、インサイダー取引に関する問題、コンプライアンス、産業スパイ、想定外のリスクを考慮しビジネスチャットをオンプレミスで企業内専用環境で運用したいニーズは多いです。

オンプレミスのデメリット

オンプレミスのデメリットは一般的に次のような事が多いです。

昨今では、総務省が働き方改革の一環として、テレワークに適した ビジネスチャットを推奨しています。またモバイル端末利用での利便性向上もあり、クラウドでのニーズが高くなっており、テレワーク、モバイル端末に対応したオンプレミス型のビジネスチャット製品は非常に少なくなっております。

オンプレミス型ビジネスチャットのインテグレーション戦略

クラウドコンピューティングが広く普及する現代においても、依然として多くの企業がセキュリティやカスタマイズの柔軟性の観点から、基幹業務システムにおてはオンプレミスで運用している場合があります。特に機密情報の扱いや業界特有の規制が関係する場合、オンプレミスの選択は重要な意味を持ちます。

この状況を踏まえると、オンプレミス型ビジネスチャットのインテグレーションは、データの一貫性とセキュリティの観点から非常に効率的です。

高速で安全なデータ連携の実現

オンプレミス型ビジネスチャットと、既存システム(基幹業務システムなど)間は、イントラネット内の内部ネットワークを利用し高速で安全なAPI連携が実現できます。例えば、後述する Active Directory 連携によるユーザ情報の同期や認証処理などが該当します。

これは、情報の迅速な共有を可能にし、リアルタイムでの意思決定をサポートします。また、データの一元管理により情報の整合性を高めることができ、業務プロセスの効率化に大きく貢献します。

セキュリティの強化

オンプレミスでのデータ管理は、外部の脅威から企業の貴重な情報を守る上で重要な役割を果たします。インテグレーションにおいても、データの安全性は最優先事項となります。ファイアウォール、暗号化技術、アクセス権限の厳格な管理などを通じて、セキュリティを強化し、データ漏洩や不正アクセスから保護します。

柔軟なカスタマイズの可能性

オンプレミス型ビジネスチャットは、クラウドベースのソリューションよりも高度なカスタマイズが可能です。企業は自社の特定ニーズに合わせたカスタマイズを行い、効率的な業務フローを構築できます。これは、従業員の生産性向上に直接寄与し、組織全体のパフォーマンスを高める結果を生み出します。

このように、オンプレミス型ビジネスチャットのインテグレーションは、データの一貫性、セキュリティの強化、柔軟なカスタマイズの可能性を通じて、企業のデジタルトランスフォーメーションを推進し、競争力を高める重要な要素です。効率的でセキュアなコミュニケーションツールの実現により、企業はよりスムーズかつ効果的な業務運営を実現できるでしょう。

オンプレ型ビジネスチャット製品の選び方

特にオンプレミス型のビジネスチャットシステムを選ぶ際には、以下の点を検討することが重要です。

1. システム選定のための評価基準

オンプレミス型ビジネスチャット製品を選ぶ際には、その機能性、スマフォ対応の有無、パフォーマンス、セキュリティ、コスト、サポート体制、ユーザーインターフェースの使いやすさなどを総合的に評価します。またビジネスチャット製品にはWeb会議・タスク管理が搭載されてる場合も多く、企業の具体的なニーズと目標に合わせて、最も適切なシステムを選ぶことが重要です。

2. アクセス制御と監査ログ

セキュリティの観点から、ユーザーのアクセス制御機能と監査ログの記録が可能かを確認します。監査ログによりシステムへのアクセス履歴や操作記録を追跡でき、不審な動きやセキュリティ違反があった場合に早急に対処することができます。これにより、セキュリティリスクを軽減できますので、ビジネスチャット製品にこれらの機能が搭載されているか確認してください。

3. Active Directory 連携

Active Directoryとの連携により、OSのパスワード認証やシングルサインオン（SSO）が可能かどうかを確認します。これにより、ユーザー管理が容易になり、セキュリティを強化しつつ利便性を高めることができます。検討中のビジネスチャット製品でどのレベルでActive Directory 連携が可能か事前に調査してください。

Chat&Messenger が実現しているActive Directory連携は以下が参考です。

4. データバックアップ方式

システムの安定性を保つためには、定期的なデータバックアップ機能が整っていることが不可欠です。災害やシステム障害の際にも迅速にデータを復旧できるよう、適切なバックアップ戦略がビジネスチャット製品に組み込まれているか確認してください。

5. 冗長化・負荷分散対応

システムの信頼性を高めるためには、サーバーの冗長化構成が可能かどうかを検討します。これにより、一部のサーバーに障害が発生しても、他のサーバーが代替として機能し、サービスの中断を防げます。数千ユーザー規模になると冗長化構成が必要になるため、検討中のビジネスチャット製品が対応可能か確認してください。

6. カスタマイズと拡張機能

企業特有のニーズに合わせて、システムのカスタマイズや拡張が可能かどうかも重要な要素です。将来的なビジネスの成長や変化に柔軟に対応できるシステムを選ぶことが望ましいです。

オンプレミス型ビジネスチャット製品を選定する際には、これらの要素を総合的に検討し、企業の現在および将来のニーズに最も適合する製品を選ぶことが重要です。適切なシステム選択により、ビジネスの効率化とセキュリティの強化を図ることができます。

オンプレ型ビジネスチャットのお勧め製品紹介

Chat&Messenger は、ビジネスチャット 、Web会議、ファイル共有、スケジュール、会議室予約など周辺ツールを使いやすく統合したグループウェアで、オンプレミス・クラウド両対応です。

全てのデータを組織内で管理できるため、政府関連、大手企業、銀行、IT、大学、病院、県庁、市役所、公共機関など、インターネット接続規制のある環境(閉域網)や機密性が高いデータ(クラウド上へ保管できない)を扱う組織で多数導入実績があります。

また、Chat&Messenger はオンプレミスであっても、簡単なインストールで、5000 ユーザ以上は処理出来るよう最適化されており、IT スキルも不要です。価格面でも他社クラウドより圧倒的に割安になっており、オンプレミスの一般的なデメリットは該当しません。

またオンプレミスを構築する上で難易度が高く課題となる、次のような機能も充実している点が特徴です。

• メッセージやファイル添付の監査
• SSL証明書対応
• 冗長化・負荷分散対応
• Active Directory 連携
• オンプレミス内のEmailサーバとの連携
• 差分高速バックアップ
• アクセス制御と監査ログの対応

Chat&Messenger のオンプレミス版は有料プランとなりますが、他社と比較して高機能かつ圧倒的に低価格でご提供致します。