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スケジュール共有

スケジュール管理と共有機能

グループ内のユーザ同士で 公開スケジュール閲覧スケジュール予約ができます。
スケジュール共有
Webベースのグループウェアを利用していて、スケジュール予約をした後にメッセンジャーで「予約いれました~」と別途通知する事ってありませんか。
Chat&Messenger の「スケジュール予約」機能ではインスタントメッセンジャーのリアルタイム性を活かし、空き時間を確認して直ぐにスケジュール予約とその通知を行えます。

また、Webベースのグループウェアで予定が近づくとメールで通知してくれる機能がありますが、メールをチェックしなかったら全く意味がありません。
Chat&Messenger のアラーム通知機能は指定時間ちょうどに、バルーンがポップアップされます。
会議などのスケジュール予約を行う場合は、30分前ぐらいにアラームを入れると、全員にポップアップされるので非常に効果的です。

このように情報をプッシュする事は、Webベースの技術で実現する事が困難であるため、Chat&Messenger の特徴的な機能となります。

公開スケジュール閲覧

他のメンバーにスケジュール予約を行う前に、「公開スケジュール閲覧」機能により空き時間を確認すると良いでしょう。
「公開スケジュール閲覧」機能はメッセンジャーのユーザを選択して、右クリックのコンテキストメニューから「公開スケジュール閲覧」を実行してください。
また、メンバーの空きを探して効率よくスケジュール予約を行う事も可能です。 公開スケジュールの閲覧は、スケジュール登録画面の公開設定にて、「公開」または「日付・時刻のみ公開」を選択すると公開スケジュールとなり他のユーザが閲覧可能となります。
公開設定は次の3つのオプションを選択できます。
  • 「公開」・・・スケジュールの全てを他のユーザへ表示します。
  • 「日付・時刻のみ公開」・・・スケジュールの日付と時刻を相手ユーザへ表示します。件名は「予定有り」と表示され、次のように表示されます。
  • 「非公開」・・・スケジュールをメンバーへ公開しません。

スケジュール予約機能

スケジュール予約機能は「スケジュールの登録画面」⇒「スケジュールに参加するユーザの選択」を開き、「スケジュール予約画面」より対象のユーザを選択してください。 最後に登録を実行すると選択したユーザに対し、スケジュール予約が行われます。 この時相手ユーザにはメッセーンジャーで予約が通知され、相手ユーザのカレンダーに予約状態でスケジュール登録されます。
予約状態のスケジュールは、相手ユーザが「確認」を行うと正式に登録され、登録者へメッセンジャーで確認した事が通知されます。また他のメンバーのスケジュールも「保留」から「確認」へ状態が更新されます。
スケジュール予約を行い、複数人で共有されたスケジュールを、ソフトウェア内で「共有スケジュール」と呼んでいます。共有スケジュールはカレンダー内で、薄いピンク色で表示されます。

スケジュール予約を素早く行うために

スケジュール予約を素早く行うために、「スケジュール予約」機能は以下の対象を選択後、右クリックのコンテキストメニューから実行できます。
  • メッセンジャーのユーザリスト内のユーザ(複数可能)
  • メッセンジャーグループ
  • チャットルーム

スケジュール予約状態の確認

スケジュール予約状態の確認は、スケジュールのポップアップビューで確認できます。
次の例では、2008/08/06 (水) 10時からの会議について、user1が登録を行い、user2は確認ができました。user3は保留状態で、まだ確認が出来てない様子です。
スケジュール予約状態の確認
※ポップアップビューは対象のスケジュールにマウスをあてると表示されます。

空きを探してスケジュール予約

以下の画像をご覧ください。

共有スケジュールの変更・削除でメッセージを通知しない

共有スケジュールの変更・削除でメッセージを通知させたくない場合は、 「メッセージを通知しない」にチェックしてください。
チェックするとメッセンジャーでの通知は行わず、スケジュールのみ更新します。

共有スケジュールの制限事項

共有スケジュールでは以下の制限事項があります。
  • オフラインのユーザへのスケジュール予約
    オフラインであるユーザに対してもスケジュール予約が可能ですが、実際に予約が行われるのは、互いにオンラインになった時です。
    例えば、今日休みでオフラインであるユーザへスケージュル予約を行います。明日自分が休みの場合、スケージュル予約が行われるのは、 明後日以降で互いにオンラインになった時になります。
    この点については、CAMServerを導入すると改善されます。

  • 共有スケジュールの修正
    共有スケジュールの修正が可能なのは登録者のみです。これは同じスケジュールに対し、同時に複数ユーザが修正を行った場合に同期が取れなくなってしまうためです。尚、修正可能かどうかはプログラム上で必要なチェックを行います。