イントロダクション
現代のビジネス環境では、生産性の向上は成功への鍵となっています。この記事では、ビジネスの生産性を飛躍的に向上させるITサービスに焦点を当て、それらがどのように働き方を変革するかを掘り下げます。
ITサービスによる効率化の基本
生産性を高めるITサービスとは
生産性を高めるITサービスとは、日常の業務を効率的にし、生産性を向上させるためのテクノロジーです。これらには、自動化ツール、タスク管理ツール、コラボレーションプラットフォーム、CRM（顧客関係管理）システム、ERP（企業資源計画）ソフトウェアなどが含まれます。
例えば、タスク管理ツールは、個人やチームの作業を整理し、優先順位付けを容易にします。コラボレーションプラットフォームは、チームメンバー間のコミュニケーションを促進し、リモートワーク環境でも円滑な協働を支援します。CRMシステムは顧客データを一元管理し、顧客との関係を強化します。ERPソフトウェアは、財務、人事、供給チェーン管理など、企業のさまざまな業務プロセスを統合し、効率化します。
生産性向上のためのITサービス選定基準
生産性向上のためのITサービスを選定する際には、以下の基準を考慮することが重要です。
- 機能性: ITサービスは必要な機能を提供しているか？特定の業務プロセスやニーズに適しているか？
- 使いやすさ: ユーザーインターフェースは直感的か？従業員が容易に使用できるか？
- コスト: 総所有コスト（購入価格、導入コスト、維持費）は予算内に収まるか？
- セキュリティ: データの安全性やプライバシーは十分に保護されているか？
- 統合性: 既存のシステムやITサービスとの互換性はあるか？
- スケーラビリティ: 企業の成長に合わせてスケールアップできるか？
生産性向上の具体的事例
業務自動化を実現するITサービスの事例
業務自動化ツールは、繰り返し行われる作業を自動化することで、時間を節約し、エラーを減らす効果があります。例えば、会計ソフトウェアは請求書の処理、経費の管理を自動化し、会計業務の効率を大幅に向上させます。
コミュニケーションの効率化事例
コミュニケーションツールは、チーム内外のコミュニケーションを効率化し、プロジェクトの進捗をスムーズにします。例えば、ビデオ会議ツールやチャットアプリは、遠隔地にいるチームメンバー間のコミュニケーションを容易にし、時間と場所の制約を超えた協働を可能にします。
データ分析ツールの活用事例
データ分析ツールは、ビッグデータを活用して意思決定をサポートします。これらのツールは、顧客データ、市場のトレンド、内部の業務データなどを分析し、ビジネス戦略の策定や業務の最適化に貢献します。
お勧めツールを紹介
Notion
Notion は、多機能かつ柔軟性の高いノートアプリケーションです。文書作成、データベース管理、タスク管理、カレンダー管理など、多岐にわたる機能を備えています。操作インターフェースは、テキスト、ブロック、ページ、データベース、ワークスペースという5つの主要な要素で構成されています。これらの要素は、使いやすく柔軟な情報整理を可能にします。
Notionの利用は、個人用途では基本無料ですが、より多くの機能や保存容量が必要な場合は有料プランに切り替える必要があります。無料で試してみて、自分に合っているかどうかを確かめることができるため、気軽に利用を始めることができます
スケコン
スケコンは、1対1や複数⼈での日程調整を効率的にかつスマートにできるサービスです。カレンダーツールと連携することで自動で候補日を割り出すだけでなく、別の予定が入った場合には候補日を自動更新するためダブルブッキングを防ぎます。
面接/商談/会議/接待など、大切な日程調整のシーンで活躍します。
また、オンライン名刺交換機能により、日程調整した相手の名前や連絡先を自動取得でき、データ管理も簡単にできます。
AUTORO
AUTORO は、パソコン内の業務を素早く、ノーコードで自動化できるクラウド型RPAです。
多数のAPI連携機能を標準搭載しているため、使用中のツールと簡単に連携ができますし、デスクトップやアプリの操作もスムーズに自動化が可能です。また、わかりやすいUIも特徴的で、プログラミングの知識がない場合でもドラッグアンドドロップなどの簡単な操作で自動化の設定が行えます。
RPAの導入はサポート体制などが気になる点かと思いますが、AUTOROの場合はわからないことをいつでも気軽に質問できるチャットサポートなどが充実しており、不明点やトラブルに迅速に対応してくれます。無料トライアルも実施しているので、お試しでまずはツールを操作してみるのも良いかもしれません。
Yaritori
Yaritori（ヤリトリ）は、メール共有と問い合わせ管理のシステムで、問い合わせ対応の効率化を目的としています。
AI機能を活用してメール管理を自動化し、対応漏れや二重対応を防ぎます。リアルタイムのチャットで協力しながら、メール返信方針の相談や情報共有を促進します。
また、外部サービスとの連携やコスト削減効果も特徴です。業界や業種を問わず、200社以上に導入されています。
VoicePing
VoicePing は、仮想オフィスでチームのエンゲージメント・生産性を高め、高精度のリアルタイム音声翻訳・文字起こし・AI議事録要約が可能なサービスです。
主要機能は「ビジネス会議の通訳」、「セミナーの音声翻訳」、「仮想オフィス・生産性管理」で、Zoom、Teams、Google Meet などのツールとの統合もサポートされています。
41言語に対応する高性能音声識別AIを使用した翻訳機能が特徴で、無料プランからエンタープライズプランまで様々なプランが用意されております。
Lychee Redmine
Lychee Redmine は高機能かつ直感的で使いやすいプロジェクト管理ツールです。
機能はガントチャート、工数の見える化と管理、QCDの可視化や報告に使えるレポート、EVM、CCPM、カンバン・バックログなどが搭載されています。
豊富な機能でチームのタスク管理から大規模なプロジェクト管理まで幅広く対応し、導入企業数は7,000社を超えています。利用シーンに合わせて４つの料金プランが利用でき、デモサイト・30日無料トライアルなど、実際にご利用頂いてからの導入も可能です。
採用係長
採用係長 は中小・地方企業での利用に特化したクラウド型採用業務ツールです。
最短2分で訴求効果の高い採用サイトが完成し、応募者の集客から選考状況までを一元管理できます。作成した採用サイトは、ワンクリックで最大6つの求人検索エンジンサイト等に自動連携・一括掲載でき、全国の求職者への訴求と集客力の向上を実現します。採用サイトの作成から求人検索エンジンとの連携、応募者管理、面接サポートなど、採用活動に関する業務が、採用係長一つで完結します。
無料トライアルも用意されているので、採用活動や応募者集客にお悩みの方は、まずはお試しで
採用係長を体験してみるのも良いかもしれません。
Trello
Trello は、プロジェクト管理やタスク管理に使用されるウェブベースのアプリケーションです。このツールは、カンバン方式に基づいており、ユーザーはプロジェクトやタスクを視覚的に管理できます。
Trelloは基本的な機能を無料で提供している一方で、より高度な機能や大規模なチーム向けのオプションを有料プランで提供しています。無料プランでは、無制限のカード、リスト、ボードを作成でき、ユーザーは基本的なプロジェクト管理機能をフルに活用できます。
有料プランには「Trello Gold」「Business Class」「Enterprise」があります。これらのプランは、より高度な機能と大きな柔軟性を提供します。たとえば、「Trello Gold」では添付ファイルのサイズ制限が拡大し、カスタム背景やステッカーなどのパーソナライズオプションが利用可能になります。
タスカル
タスカル は、株式会社Colorsが運営するオンラインアシスタントサービスです。
タスカルは月間10時間～、1時間あたり税込2,750円〜というリーズナブルな価格帯で、一人社長や中小企業向けにサービスを展開しています。月内で使いきらなかった稼働時間を翌月へ繰越できる点が特徴です。
対応できる業務は幅広く、事務作業から人事・総務、経理、Web制作やSNS運用業務まで得意としています。依頼時は専任ディレクターが窓口になり、実業務は専門スキルを持ったアシスタントがチームで対応します。