現代のビジネスシーンにおいて、グループウェアはコミュニケーションと業務効率化の不可欠なツールです。特に無料で提供されるグループウェアは、コストを抑えつつ効率的な業務運営を目指す中小企業やスタートアップにとって、大きなメリットをもたらします。
この記事では、無料で使い続ける事が出来るお勧めのグループウェアを徹底比較した一覧表や、グループウェアの概要や機能、比較ポイント、選び方、導入メリット・デメリット、注意点まで、詳しい情報をお伝えします。
グループウェアについて理解を深め、自社に合った「無料グループウェア」製品を選びましょう。
無料のグループウェアの比較表
以下製品は完全無料で使い続ける事が出来るグループウェアです。
| 製品名 | 主な機能 | 有償版の価格 （月額目安） | クラウド | オン プレミス | Android iOS | 対応言語 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Chat& Messenger | チャット Web会議 スケジュール タスク管理 文書管理 設備予約 勤怠管理 | オンプレミス 200円～ クラウド 300円～ | 〇 | 〇 | 〇 | 日本語 英語 中国語 |
| R-GROUP | タイムライン スケジュール 掲示板 メール タイムカード 無料通話 | 有償版なし | 〇 | – | 〇 | 日本語 英語 中国語 |
| e-Broad office | スケジュール 伝言メモ タイムカード ToDoリスト 掲示板 ファイル共有 | 有償版なし | 〇 | – | 〇 | 日本語 |
| Zoho Connect | チャット 投票 グループ作成 スケジュール ファイル共有 音声通話 ビデオ通話 | スターター 48円 エンタープライズ 120円 アルティメット 360円 | 〇 | – | 〇 | 日本語 英語 中国語 他16言語 |
| サークル スクエア | チャット スケジュール 掲示板 アルバム ファイル共有 | ライト 770円/月 ベーシック 1,430円 プレミアム 1,980円 | 〇 | – | 〇 | 日本語英語 |
| GRIDY グループウェア | スケジュール 設備予約 メール タイムカード ToDoリスト ファイル共有 議事録作成 | グループウェア 10,000円～/月 ID数：無制限 容量：10GB SFAスタンダード 50,000円～/月 ID数：無制限 容量：5GB | 〇 | – | 〇 ※有償版 | 日本語 |
| Stock | ノート ファイル共有 メール テンプレート 権限設定 | ビジネス 600円 エンタープライズ 1,200円 | 〇 | – | 〇 | 日本語 |
| enclo | チャット グループ作成 ファイル共有 フリーメモ スケジュール | マイプラン 350円 ビジネス 2,000円〜 | 〇 | – | 〇 | 日本語 英語 |
| Lark | チャット メール 自動翻訳 ワークスペース ファイル共有 音声通話 ビデオ会議 | プロ 1,420円 エンタープライズ 要お問合せ | 〇 | – | 〇 | 日本語 英語 中国語 他13言語 |
| Group Session | スケジュール 掲示板 施設予約 ファイル共有 タスク管理 アンケート | byCloudスマート 300円〜 GroupSession 要お問合せ | 〇 | 〇 | 〇 | 日本語 |
| LINE WORKS | 音声通話 ビデオ通話 画面共有 掲示板 カレンダー | スタンダード 450円〜 アドバンスト 800円〜 | 〇 | – | 〇 | 日本語 英語 中国語 韓国語 |
| Confluence | 文書管理 テンプレート ドキュメント 共同編集 | スタンダード 790円〜 プレミアム 1,510円〜 | 〇 | 〇 | 〇 | 日本語 英語 中国語 他13言語 |
グループウェアの基本機能
グループウェアは、ビジネスの効率化とコミュニケーションの強化に不可欠なツールです。これらのシステムは、多岐にわたる機能を備えており、組織のニーズに応じて様々な方法で活用されています。以下では、グループウェアの主要な基本機能について詳しく説明します。
コミュニケーションツールとしての役割
グループウェアの最も基本的な機能は、チーム内コミュニケーションを促進することです。チャットツール、メール、フォーラム、Web会議 などを通じて、リアルタイムでの情報共有や意思決定が可能になります。これらのツールは、チーム間の透明性を高め、迅速なコミュニケーションを実現します。
メール機能はメールサーバーとセットになっているものや、ブラウザ上でクライアントとして利用できるWebメール機能を備えているものがあります。
また、社内SNS機能は、従業員のプロフィールページを通じて個人の専門知識や興味を社内で共有することができます。特定のトピックやプロジェクトに基づいてグループやコミュニティを作成し、関連する情報の共有やディスカッションが行えます。社内SNSは従業員間のつながりを強化し、知識の共有と協力を促進する機能となっています。
スケジュール管理とタスク管理
グループウェアでは、スケジュール共有 やタタスク管理 機能を通じて、個人やチームのスケジュール管理を容易にします。これにより、業務の進捗状況を一目で確認でき、期限内にタスクを完了するための計画を立てることが可能です。
また製品によっては、スケジュールと連動した会議室や設備予約機能が搭載されていたり、Web会議用のURLの自動発行機能などもあります。
ファイル共有とドキュメント管理
ファイル共有や文書管理 機能は、チームメンバーが必要な情報にいつでもアクセスできるようにするために重要です。文書のバージョン管理や、一元化された情報アクセスポイントを提供することで、作業の効率化と情報のセキュリティを実現します。
ワークフロー管理
ワークフロー 機能は、業務プロセスの自動化と標準化を可能にします。これにより、承認プロセスや文書のルーティングなどが簡素化され、業務の透明性と効率性が向上します。
掲示板とポータル
掲示板機能は、組織内の重要なお知らせや情報を共有するためのプラットフォームを提供します。一方、ポータル機能は、必要な情報へのアクセスを一元化し、ユーザーにパーソナライズされた体験を提供します。
社内の規則やオフィスの利用ガイド、資料フォーマットなどの情報を一元管理することで情報を探す手間が省け、業務効率化が期待できます。
勤怠管理
勤怠管理は、従業員の勤務時間、休暇、出勤状況を追跡することで、人事管理の効率化を図ります。この機能を通じて、労働時間の透明性が保たれ、適切な人材配置や労務管理が可能になります。
グループウェアの種類は？
グループウェアには、コミュニケーションや情報共有以外にも、さまざまな機能や特徴を持つ製品が存在します。ここでは、それぞれの特徴について詳しく解説していきます。
無料で利用できるグループウェア
コストを抑えたい企業や少人数で始めるスタートアップ、小規模企業には、無料で利用できるグループウェアがおすすめです。しかし、無料のグループウェアの中には、利用人数や容量に制限のある製品があるため、注意をしておきましょう。
また、有料版と比べると機能が制限されている場合も多いため、バックオフィス業務を効率化したい場合は、必要な機能が揃っているかもご確認ください。
多機能なグループウェア
多機能グループウェアには、Webメールやチャット、Web会議、ファイル共有、タイムカード、スケジュール管理、プロジェクト進捗管理、ワークフローなど、多彩な機能が備わっています。
これにより、グループウェアを開くだけで業務に必要な情報が手に入り、情報確認から連絡や作業報告、承認、設備予約までがスムーズに行えます。多機能なグループウェアは、情報を一元管理し、業務効率を向上させたい企業におすすめです。
中小企業に適したグループウェア
中小企業向けのグループウェアは、少人数から利用できるものが多く、特にクラウド型ではコストを抑えて利用できる製品もあります。
さらに、一定の人数までは無料プランが提供されている製品もあるため、小規模かつコストを抑えて導入したい企業に特におすすめです。ただし、一部の製品では利用人数に上限があるため、導入時には社員数の変動を考慮する必要があります。
大企業に適したグループウェア
大企業に適したグループウェアは、通常、数千から数万人規模に対応可能です。
複数拠点での情報共有や大企業独特の複雑なワークフローなど、部署や役職が多く、細かい管理が求められる場面に適しています。製品によっては、ログ管理だけでなく、アプリケーションや閲覧文書の設定など、詳細なアクセス権限の管理も可能です。
さらに、多言語やタイムゾーンにも対応し、海外拠点や外国人メンバーにも使いやすい製品も存在します。外部システム連携が充実している製品も多く、既存のシステムとの連携がスムーズに行える点も特徴です。
グループウェアの比較ポイント
各グループウェアにはそれぞれ異なる機能や特長があります。自社のニーズにあうグループウェアを選ぶ際に役立つ4つの比較ポイントをご紹介しますので、参考にしてください。
無料プランがあるかどうか
1つめのポイントは、無料プランの有無です。グループウェアは情報共有やコミュニケーションをスムーズにし、業務効率化が期待できます。しかし、グループウェア自体が収益を生み出すものではないため、「できるだけコストを削減したい」という考えが一般的でしょう。一部のグループウェアでは無料プランが提供されていたり、一定期間無料で試せたりするものもあります。
コスト削減だけでなく、実際に利用して自社のニーズに合うか確認するためにも、無料プランの有無を確認することは重要です。
基本機能の有無
自社に必要な基本機能が備わっているかも重要です。グループウェアの搭載機能はバラエティ豊かなため、製品を比較する際には、利用目的と必要な機能を整理し、自社のニーズを満たせるかを確認しましょう。
ただし、機能が多すぎるとコストが高くなったり、せっかくの機能を使いきれないリスクもあります。必要な機能とそうではない機能をしっかり整理し、自社のニーズにあう製品を選びましょう。
オンプレミス・クラウドなど組織のポリシーに適用しているか
個人情報や機密情報を使う組織ではクラウドタイプのグループウェアがポリシー的に利用できない場合があります。その場合はオンプレミスの有無を確認してください。一方でテレワークや外出の営業先でも利用するケースではクラウドタイプのグループウェアを選択する事になります。
また、大規模な組織では、数万人が所属しているため、詳細なアクセス制限設定や、チームや部門ごとの設定が必要となります。その際には、柔軟な運用や高度な管理機能を備えたシステムを選ぶと良いでしょう。
モバイル機能やアプリの有無
モバイル機能やアプリの有無も比較ポイントのひとつです。社外での利用が多い場合は、グループウェアの中でもモバイル専用アプリがあるものを選ぶと良いでしょう。専用アプリが提供されていないサービスでも、スマホのブラウザから利用できますが、利便性は専用アプリが優れているため、アプリ対応の製品がおすすめです。
無料のグループウェアおすすめ12選比較
ここでは、無料で利用できるおすすめのグループウェア12選をご紹介します。製品の概要や特徴、口コミや評判もまとめていますので、製品選びの参考にしてください。
Chat&Messenger
製品の概要や特徴
Chat&Messengerは、ビジネスチャット、Web会議、ファイル共有、スケジュール・タスク管理、会議室予約など、必要なツールを統合した使いやすいグループウェアです。
ビジネスチャットやWeb会議などリアルタイム性の高い情報共有に、各種グループウェア機能を統合している点が特徴的です。サービス形態はオンプレミスとクラウドの両方に対応しており、政府機関や大企業など、幅広い組織での利用実績があります。
無料で活用する方法
Chat&Messenger では無料プランが用意されています。ブラウザでアクセスするか、またはスマートフォンでアプリをインストールし、ユーザー登録することで利用できます。
有料プランでできること
口コミや評判
チャットやメッセンジャー機能の使いやすさについて良い口コミが多く見られました。
“メールでは送付が難しいような大きなファイルもスムーズに送れる”
“メッセージが届いた際の通知がわかりやすい”
“既読状況の確認や、オフラインユーザーへの再送信機能が便利”
R-GROUP
製品の概要や特徴
R-GROUPは、日本国内で2,000社以上の導入実績がある、完全永久無料のクラウド型グループウェアです。
スケジュールやタイムカード、シフト表、メール、チャットなど業務上のコミュニケーションを円滑にする12の機能を備えています。
利用人数の制限がなく、無料で利用できるため、初めてグループウェアを導入する企業にもおすすめです。
また、スマホでの利用にも追加料金なしで対応しています。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
無料で機能が充実している点に満足している口コミが多く見られました。
“100%無料で利用でき、グループウェアの基本機能が揃っている”
“完全無料でチャットや掲示板、スケジュール管理ができる”
“使用期限や人数の縛りがなく無料で使えるため、中小企業におすすめ”
e-Broad office
製品の概要や特徴
e-Broad Officeは、無料で利用できる高機能グループウェアです。
スケジュール、伝言メモ、タイムカード、ToDoリスト、掲示板、アドレス帳、社内メンバー名簿、在籍確認など、必要な機能を柔軟に活用できます。
スケジュール、伝言メモ、ToDoリスト、アドレス帳はモバイル対応もしており、外出先でもスムーズな利用が可能です。
提供元のイーブロードコミュニケーションズ株式会社は、プライバシーマークを取得しており、セキュリティ面でも信頼できます。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
口コミを見つけることができませんでした。（ITレビュー、ITトレンド、X検索該当なし）
Zoho Connect
製品の概要や特徴
Zoho Connectは、情報共有や意見交換に役立つ企業向けソーシャルネットワーキングサービスです。
社内コミュニケーションから従業員向けアンケート、ファイル管理、チーム協力まで、組織の一体感を築くための豊富な機能が提供されています。
特徴としては、ナレッジベースによる知識の一元化や、共通の特性に基づいたグループ作成による、チームコミュニケーションの合理化が挙げられます。
さらに、Google、Zoho、Outlook、iCloudなどの幅広い外部サービスともスムーズに連携可能です。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
口コミでは外部ネットワーク機能を高く評価する意見が多く見られました。
“複数社の情報共有が無料でできる”
“顧客サポート用のインフラとして外部ネットワーク機能を活用しており、遠隔サポートが容易になった”
“外部ネットワーク機能が小さなコミュニティ管理に便利”
サークルスクエア
製品の概要や特徴
サークルスクエアは、20年以上にわたり62万人以上のユーザーに支持されている、チーム、団体、コミュニティの運営のためのアプリです。
18の便利な機能が搭載されており、オンライン上でスケジュールや出欠の管理が簡単に行えます。
さらに、チャットや掲示板、アンケートなどのツールを活用することで、活発なコミュニケーションを促すことも可能です。
なかでも、メール機能は特に充実しており、メーリングリストの代わりとしても利用できます。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
口コミは、操作性の良さやシンプルでわかりやすい点を評価する意見が多く見受けられました。
”画面が直感的で、説明書が無くても簡単に操作出来る”
”とても簡単でわかりやすいので、幅広い層が使える”
”シンプルなつくりなので、はじめてでも戸惑うことなく利用できる”
GRIDYグループウェア
製品の概要や特徴
GRIDYグループウェアは、社内外での情報共有やコミュニケーションを強化するWEBグループウェアです。
スケジュールやメール、タイムカード、ワークフローなど23の機能を搭載しており、業務効率化やスムーズな情報共有、コミュニケーションの活性化が期待できます。
初期費用や月額費用はかからず、ユーザー数も無制限、さらには企業を超えた外部ユーザーとの連携も可能です。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
口コミでは、スケジュール管理や情報共有機能の活用についての意見が多く見られました。
”仕事のスケジュール管理で別アプリを使う必要がなくなった”
”口頭でうまくいっていなかった情報共有やスケジュール管理がやりやすくなった”
”スタッフのスケジュール把握、情報共有、施設予約などをIT化できる”
Stock
製品の概要や特徴
Stockは、これ以上なくシンプルで、誰でも簡単に使い始められるグループウェアです。
メッセージ、ノート、タスク管理、権限設定など様々な機能が搭載されており、ノート機能など一部の機能はオフラインでも使用可能です。
さらに、Slack、Chatwork、Evernoteなどの外部システムとの連携ができる点、社内だけでなく社外メンバーとの連携もできる点も特徴として挙げられます。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
口コミでは、情報をまとめるノート機能を高く評価する意見が多く見られました。
”ノート機能が情報をまとめるのにとにかく便利”
”メモ感覚ですべての案件をノートに記載することで、ありとあらゆる案件の可視化ができる”
”ノートはフォントの飾りだけでなく、表やリストもいれられるので使いやすい”
enclo
製品の概要や特徴
encloは、グループでファイルデータ、チャット、メモなどを手軽に共有できるクラウドアプリです。
使いやすいUIと操作性を備え、誰でも簡単に社内外と連携ができます。
特徴としては、手書きにも対応したリッチテキストのメモ機能が挙げられます。
文字だけでは伝わりにくいことも、手書きイラストを使うことでわかりやすく伝えることが可能です。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
口コミではファイル共有やチャット機能についての意見が見られました。
”手頃な価格でチャット機能が使える”
”容量の大きいファイルを正確に送信できる”
”チャットのファイル添付を活用することで、在宅勤務がスムーズになった”
Lark
製品の概要や特徴
Larkは、チャット、メール、カレンダー、ビデオ会議、ドキュメント、ワークフロー、バックオフィス機能など、現場で必要なアプリがすべて揃ったDXツールです。
多言語対応の自動翻訳機能も搭載されているため、グローバルなコミュニケーションがスムーズに行え、コスト削減と生産性向上が期待できます。
また、デジタルコンサルタントによる丁寧な導入サポートが受けられるため、IT専門の部署がなくても導入が簡単に行えます。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
口コミでは複数の連絡手段を活用しているという意見が多く見受けられました。
”チャットのやり取りから、ボタンひとつでビデオ通話につなげられる”
”導入した企業同士はチャット機能で簡単につながれる”
”チャット機能ではグループを作成でき、プロジェクト管理に役立つ”
GroupSession
製品の概要や特徴
GroupSessionは、無料・ユーザー数無制限でスタートすることができるグループウェアです。スケジュール管理や掲示板、情報共有など基礎的な機能を全て無料で利用することができます。
クラウド版のシステムでも月額300円から利用開始できるので、コストパフォーマンスに優れているサービスです。低コストでの導入を検討している方はこちらのサービスがおすすめです。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
口コミでは多機能でコスパが良いという意見が多く見られました。
”無料で使えるグループウェアだが、十分な機能が備わっている
”有名グループウェアと同じような機能が使え、さらに低コスト”
”専用サーバーのクラウド版が、もっともコスパが良いと感じた”
LINE WORKS
製品の概要や特徴
LINE WORKSは、LINEのような使い勝手で利用できるグループウェアです。導入したその日から利用することができ、LINEでお馴染みのチャットやスタンプを活用しながら連絡を取ることができます。
2022年度の有料ビジネスチャットシェアNo.1となっており、2023年1月時点で導入企業は43万社を突破しています。小売や理美容、物流、建設、不動産、医療・介護など、あらゆる業種で利用されているため、スムーズな導入が可能です。
無料で活用する方法
LINE WORKSではフリープランが用意されており、フリープランに加入することで利用できます。
有料プランでできること
口コミや評判
口コミでは、LINEが有名なツールなため、多くの人が利用しやすいという意見がよく見受けられました。
”プライベートでのLINE利用者が多いため、導入後の浸透がスムーズ”
”LINEのビジネス版なので、既知のものとして導入から活用までスムーズに行えた”
”親しみやすくわかりやすいサービスなため、ITリテラシーが低くても使える”
Confluence
製品の概要や特徴
Confluenceはバーチャルで場所を問わずに作業の構築や整理を行うことができるツールです。75,000以上のユーザーに利用されており、世界中で広く普及しています。
また、フリープランが用意されているので無料で利用することも可能です。
ただし、本社がオーストラリアの海外ツールになるため、ホームページ上の日本語も読み取りにくい箇所があり、使用感にも少々問題がある可能性があります。
無料で活用する方法
フリープランで最大10ユーザーまで利用することができます。
有料プランでできること
口コミや評判
口コミでは、ナレッジベースとして活用している意見が多く見受けられました。
”項目ごとに社内のナレッジを集約し、情報を整理できる”
”社内の情報が一つにまとまるため、リモートワーク中でも必要な情報にアクセスできる”
”大規模な社内共有ポータルのような使い方をしている”
グループウェア導入する際のポイントは？
ここでは、グループウェアを導入する際のポイントを解説します。ポイントは以下の6つです。
- 目的に合った機能が搭載されているか
- 事業規模に合っているか
- 利用する環境や業務内容に合っているか
- 操作性が優れているか
- 無料でお試しができるか
目的に合った機能が搭載されているか
1つ目のポイントは、目的に合った機能がグループウェアに搭載されているかどうかです。グループウェアを導入する際には、まずはグループウェアの導入目的や課題を整理し、必要な機能を明確にしましょう。
たとえば、経費精算業務を効率化したい場合には、申請から承認・決済までをカバーできる、ワークフロー機能が充実した製品が役立ちます。既存のシステムを引き続き使用する場合は、連携機能が充実している製品を選ぶと良いでしょう。
このように必要な機能を洗い出すことで、効果的に自社のニーズに合ったグループウェアを選択できます。
事業規模に合っているか
自社の事業規模に適した製品を選ぶことも重要です。一部のグループウェアは最小利用人数を設定しており、事業規模が小さい場合には、製品の導入が可能かをメーカーに確認する必要があります。
また、対応可能な規模に上限があるグループウェアもあるため、事業規模が大きい場合にも、自社の規模に対応できるかを確認しなければなりません。
対応規模の上限・下限を確認し、自社が利用に適しているかどうかは必ずチェックするようにしてください。
利用する環境や業務内容に合っているか
社内のコミュニケーションの方法や業務内容などに合っているかも確認しておきましょう。
企業ごとのコミュニケーション方法はさまざまで、メールやチャット、掲示板など形式が異なります。多くのグループウェアはこれらの機能を備えていますが、まずは自社のコミュニケーションスタイルに合うかを確認しましょう。
また、将来的な従業員増加や企業の拡大を見越す場合には、拡張性のあるグループウェアの導入がおすすめです。
操作性が優れているか
多機能なグループウェアでも、操作性が悪いと組織内での浸透が難しいことがあります。グループウェアによっては無料トライアルを提供している製品もあるため、実際に試してみて、誰でも簡単に操作できる製品を選ぶと良いでしょう。また、機能を十分に使いこなすには、メーカーのサポート体制も重要です。
無料でお試しができるか
グループウェアを選定する際に、無料で試用できるかどうかを考慮することは非常に重要です。無料の試用期間を提供するグループウェアは、実際のビジネス環境での機能性とユーザビリティを事前に評価する機会を提供します。これにより、組織は製品が自身の特定のニーズと要件に合致しているかどうかを実際に確認することができます。
無料トライアルを利用することで、実際にグループウェアの機能を試し、ユーザーインターフェースの使いやすさや各種機能の有用性を確認できます。さらに、無料トライアル期間中に従業員からのフィードバックを集めることで、導入後の運用においてどのようなトレーニングやサポートが必要になるかを予測することも可能です。
グループウェアを導入するメリットは？
グループウェアの導入には以下のようなメリットがあります。
情報共有が円滑になる
グループウェアでは、メールやチャット、掲示板などのコミュニケーション機能が一元化され、円滑な情報共有が可能です。
また、1つのツールだけで、ファイル共有やタスク管理、スケジュール閲覧が一括してできるため、急なスケジュール変更やWeb会議の招集も簡単に行えます。
これにより、業務が効率的に進み、確認もれによるミスやトラブルも防げるでしょう。
事務作業を効率化できる
ワークフロー機能が搭載されたグループウェアでは、事務作業を効率的に行えます。
経費や勤怠の申請・承認フローを事前に設定することで、申請→承認をツール内ですばやく、もれなく行うことが可能です。
その他にも、スケジュールと連動した会議室やプロジェクターの利用予約、リアルタイムな進捗管理など、事務作業の効率化が期待できます。
FBがすぐさま行える
グループウェアを活用すると、メンバーの業務進捗が一覧で確認できるため、迅速なフィードバックが可能です。
作業の遅れが可視化されることで、原因の究明や対策の策定もスムーズに行えます。
また、議事録やレポートなどの情報を参照しながらチャットができるため、人事評価のフィードバックにも役立つでしょう。
リモートワークが円滑に行える
コミュニケーションが取りづらいリモートワークでも、掲示板や社内SNS、Web会議を活用することで活発なコミュニケーションが期待できます。
さらに、スケジュール管理や情報共有、ファイル共有機能により、リモートでの稼働状況確認や資料のスムーズな受け渡しが可能です。
これらの機能をグループウェア一つで網羅できるため、仮想オフィスとしても活用できるでしょう。
グループウェアのデメリット
グループウェアを導入するには、デメリットも考慮する必要があります。
ここでは、具体的に5つのデメリットを紹介しますので、自社にあてはまるか確認し、後悔のないグループウェア導入をしましょう。
初期費用が掛かる
グループウェアを導入する際、システムの設置やカスタマイズ、スタッフの研修などに多くの初期費用がかかります。
特に大規模な組織や、自社の業務に合わせたカスタマイズが必要となる場合、費用が高額になる可能性があるため注意しておきましょう。
操作が面倒なサービスもある
近年のグループウェアは多機能なため、ユーザーのITリテラシーによっては操作が難しい場合もあります。
操作が難しいサービスを選んでしまうと、組織内の浸透が難しくなりますし、せっかくの機能もうまく活用できません。
誰でも簡単に操作できる、直感的に操作できるなど、操作性の良い製品を選びましょう。
情報共有が密になりすぎる可能性がある
情報共有が密になりすぎる可能性があることもデメリットのひとつです。
グループウェアでは、情報を簡単に共有できる反面、不要な情報も増えてしまい、本当に必要な情報が埋もれてしまうことが懸念されます。
必要な情報を埋まらせないために、アラート機能を備えた製品を選んだり、ルールを設定したりして対応しましょう。
セキュリティ面の対策が必要
グループウェアでは多くの情報を扱うため、十分なセキュリティ対策が必要です。
十分な対策がない場合、外部からの不正アクセスや情報漏洩が大きなリスクとなります。
セキュリティ対策にすぐれたグループウェアを選択するようにしましょう。
カスタマイズ制限がある
グループウェアは、自社の業務に合わせてカスタマイズできる製品が多いですが、カスタマイズには制限があります。
その結果、自社のニーズを完全に満たすことが難しいこともあるため、複数の製品を比較し、最も合うグループウェアを選ぶようにしてください。
グループウェア導入時の注意点
グループウェアを導入する際には、以下の注意点があります。
これらはグループウェアの導入を成功させるための重要なポイントですので、ぜひご確認ください。
現場のスタッフに使用感をチェックする
グループウェアを導入する際には、実際の現場スタッフに使用感を確認し、意見を取り入れましょう。
グループウェアは、多くの現場スタッフが利用するため、誰でも簡単に使えることが重要です。
グループウェア選定に現場スタッフの声を取り入れることで、グループウェアの導入後の浸透がスムーズに進む可能性が高まります。
必要な機能を洗い出す
グループウェアの導入では、事前に必要な機能を洗い出しておきましょう。
運用方法や既存システムの利用を継続するかにより、必要な機能は異なります。
適切な運用方法を検討し、そこから必要な機能を洗い出すことで、効率的かつスムーズな導入ができるでしょう。
グループウェアを理解し、業務を円滑に
この記事では、グループウェアの各社比較や無料での活用方法、選び方のポイントや注意点について詳しく解説しました。
また、無料で利用できるおすすめグループウェア18選も紹介しているので、製品選びの参考にしてください。
グループウェアを理解し効果的に活用することで、業務を円滑に進めることが可能です。
比較ポイントやメリット・デメリットを把握し、自社のニーズを満たす最適なグループウェアを選びましょう。