Dalam dunia bisnis saat ini, groupware adalah alat penting untuk komunikasi dan meningkatkan efisiensi kerja. Secara khusus, groupware yang disediakan secara gratis memberikan manfaat besar bagi usaha kecil dan menengah serta startup yang ingin menjalankan bisnis mereka secara efisien sekaligus menekan biaya.
Dalam artikel ini:Daftar perbandingan menyeluruh dari groupware yang direkomendasikan yang dapat terus Anda gunakan secara gratis, gambaran umum dan fungsi groupware, poin perbandingan, cara memilih, kelebihan dan kekurangan pengenalan, dan hal-hal yang perlu diperhatikan.Kami akan memberi Anda informasi rinci.
Perdalam pemahaman Anda tentang groupware dan buat perangkat lunak yang sesuai dengan perusahaan Anda.Free Groupware”Pilih produk Anda.
Tabel perbandingan groupware gratis
Produk-produk berikut ini adalahGroupware yang dapat digunakan sepenuhnya gratisadalah.
| nama Produk | Fitur utama | Harga versi berbayar (Perkiraan setiap bulan) | Cloud | pada premis | Android iOS | bahasa yang didukung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mengobrol& Kurir | mengobrol konferensi web Jadwal manajemen tugas manajemen dokumen Reservasi peralatan manajemen kehadiran | On-premise Mulai dari 200 yen Awan Mulai dari 300 yen | 〇 | 〇 | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris Cina |
| KELOMPOK R | Linimasa Jadwal papan pengumuman surat (usu. dalam frasa dan kata majemuk) Kartu waktu panggilan gratis | Tidak ada versi berbayar | 〇 | – | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris Cina |
| kantor e-Luas | Jadwal memo pesan Kartu waktu Daftar tugas papan pengumuman berbagi file | Tidak ada versi berbayar | 〇 | – | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) |
| Zoho Terhubung | mengobrol Pilih Pembuatan grup Jadwal berbagi file panggilan suara panggilan video | starter 48 yen perusahaan 120 yen Terakhir 360 yen | 〇 | – | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris Cina 16 bahasa lainnya |
| Lingkaran persegi | mengobrol Jadwal papan pengumuman album berbagi file | lampu 770 yen/bulan dasar 1.430 yen Premium 1.980 yen | 〇 | – | 〇 | Bahasa Inggris Jepang |
| GRIDY perangkat lunak kelompok | Jadwal Reservasi peralatan surat (usu. dalam frasa dan kata majemuk) Kartu waktu Daftar tugas berbagi file Membuat menit | perangkat lunak kelompok 10.000 yen~/bulan Jumlah ID: tidak terbatas Kapasitas: 10GB Standar SFA 50.000 yen~/bulan Jumlah ID: tidak terbatas Kapasitas: 5GB | 〇 | – | 〇 *Versi berbayar | Bahasa Jepang (bahasa) |
| Saham | Catatan berbagi file surat (usu. dalam frasa dan kata majemuk) templat Pengaturan izin | Bisnis 600 yen perusahaan 1.200 yen | 〇 | – | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) |
| melampirkan | mengobrol Pembuatan grup berbagi file memo gratis Jadwal | Rencana saya 350 yen bisnis Mulai dari 2.000 yen | 〇 | – | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris |
| bersenang-senang | mengobrol surat (usu. dalam frasa dan kata majemuk) terjemahan otomatis ruang kerja berbagi file panggilan suara konferensi video | Profesional 1.420 yen perusahaan Diperlukan pertanyaan | 〇 | – | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris Cina 13 bahasa lainnya |
| Kelompok Sidang | Jadwal papan pengumuman Pemesanan fasilitas berbagi file manajemen tugas daftar pertanyaan | olehCloud Smart 300 yen~ Sesi Grup Diperlukan pertanyaan | 〇 | 〇 | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) |
| GARIS BEKERJA | panggilan suara panggilan video Berbagi layar papan pengumuman kalender | Standar Mulai dari 450 yen canggih 800 yen~ | 〇 | – | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris Cina Korea |
| Pertemuan | manajemen dokumen templat dokumen pengeditan kolaboratif | Standar Mulai dari 790 yen Premium Mulai dari 1.510 yen | 〇 | 〇 | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris Cina 13 bahasa lainnya |
Fungsi dasar dari groupware
Groupware adalah alat penting untuk meningkatkan efisiensi dan komunikasi bisnis. Sistem ini memiliki beragam kemampuan dan digunakan dalam berbagai cara tergantung pada kebutuhan organisasi. Fitur dasar utama dari groupware dirinci di bawah ini.
Berperan sebagai alat komunikasi
Fungsi paling dasar dari groupware adalah untuk memfasilitasi komunikasi dalam tim.alat obrolan, email, forum,konferensi web Hal ini memungkinkan untuk berbagi informasi dan mengambil keputusan secara real time. Alat-alat ini meningkatkan transparansi dan mempercepat komunikasi antar tim.
Beberapa fungsi email dibundel dengan server email, sementara yang lain memiliki fungsi webmail yang dapat digunakan sebagai klien di browser.
Selain itu, fungsi media sosial internal memungkinkan karyawan untuk berbagi keahlian dan minat mereka dalam perusahaan melalui halaman profil mereka. Buat grup dan komunitas berdasarkan topik atau proyek tertentu untuk berbagi dan mendiskusikan informasi terkait. Media sosial internal telah menjadi fitur yang memperkuat hubungan antar karyawan dan memfasilitasi berbagi pengetahuan dan kolaborasi.
Manajemen jadwal dan manajemen tugas
Dalam perangkat grup,Berbagi jadwal Yatamanajemen tugas Fitur memudahkan pengelolaan jadwal untuk individu dan tim. Ini memungkinkan Anda melihat kemajuan pekerjaan secara sekilas dan berencana menyelesaikan tugas tepat waktu.
Tergantung pada produknya, mungkin juga terdapat fungsi untuk memesan ruang konferensi dan peralatan yang terkait dengan jadwal, atau fungsi untuk secara otomatis mengeluarkan URL untuk konferensi web.
Berbagi file dan manajemen dokumen
Fitur berbagi file dan manajemen dokumen sangat penting untuk memastikan anggota tim memiliki akses ke informasi yang mereka perlukan kapan saja. Sederhanakan pekerjaan Anda dan pastikan keamanan informasi dengan menyediakan kontrol versi dokumen dan satu titik akses ke informasi.
Manajemen alur kerja
Fungsionalitas alur kerja memungkinkan otomatisasi dan standarisasi proses bisnis. Hal ini menyederhanakan hal-hal seperti proses persetujuan dan perutean dokumen, sehingga menjadikan pengoperasian lebih transparan dan efisien.
Papan buletin dan portal
Fitur papan buletin menyediakan platform untuk berbagi pengumuman dan informasi penting dalam organisasi Anda. Fungsionalitas portal, di sisi lain, memusatkan akses ke informasi yang Anda perlukan dan memberikan pengalaman yang dipersonalisasi kepada pengguna.
Dengan mengelola informasi secara terpusat seperti peraturan perusahaan, panduan penggunaan kantor, format dokumen, dll., Anda dapat menghemat waktu mencari informasi dan meningkatkan efisiensi kerja.
manajemen kehadiran
Manajemen kehadiran meningkatkan efisiensi manajemen sumber daya manusia dengan melacak jam kerja karyawan, liburan, dan status kehadiran. Melalui fungsi ini, transparansi jam kerja tetap terjaga, memungkinkan penempatan staf dan manajemen tenaga kerja yang tepat.
Jenis perangkat grup apa?
Produk Groupware mencakup produk dengan berbagai fungsi dan fitur selain komunikasi dan berbagi informasi. Di sini kami akan menjelaskan setiap fitur secara detail.
Groupware tersedia secara gratis
Groupware gratis direkomendasikan untuk perusahaan yang ingin menekan biaya, startup dengan jumlah orang yang sedikit, dan usaha kecil. Namun perlu diketahui bahwa beberapa produk groupware gratis memiliki batasan jumlah pengguna dan kapasitas.
Selain itu, fungsinya seringkali terbatas dibandingkan dengan versi berbayar, jadi jika Anda ingin menyederhanakan operasional back office Anda, pastikan Anda memiliki semua fungsi yang Anda perlukan.
Perangkat grup multifungsi
Groupware multifungsi memiliki berbagai fungsi seperti web mail, chat, web conferencing, file sharing, time card, manajemen jadwal, manajemen kemajuan proyek, dan alur kerja.
Hal ini memungkinkan Anda memperoleh informasi yang Anda perlukan untuk pekerjaan Anda hanya dengan membuka groupware, dan melakukan segalanya dengan lancar mulai dari konfirmasi informasi hingga komunikasi, laporan kerja, persetujuan, dan reservasi peralatan. Groupware multifungsi direkomendasikan bagi perusahaan yang ingin mengelola informasi secara terpusat dan meningkatkan efisiensi bisnis.
Groupware cocok untuk usaha kecil dan menengah
Banyak groupware untuk usaha kecil dan menengah yang dapat digunakan oleh sejumlah kecil orang, dan terdapat juga produk berbasis cloud yang dapat digunakan dengan biaya rendah.
Selain itu, beberapa produk menawarkan paket gratis hingga sejumlah orang tertentu, sehingga sangat direkomendasikan untuk usaha kecil yang ingin memperkenalkannya dengan biaya rendah. Namun, beberapa produk memiliki batasan atas jumlah pengguna, sehingga fluktuasi jumlah karyawan perlu diperhitungkan saat memperkenalkan produk.
Groupware cocok untuk perusahaan besar
Groupware yang cocok untuk perusahaan besar biasanya berskala ribuan hingga puluhan ribu orang.
Cocok untuk situasi di mana terdapat banyak departemen dan posisi serta memerlukan manajemen terperinci, seperti berbagi informasi antara beberapa lokasi dan alur kerja kompleks yang unik untuk perusahaan besar. Tergantung pada produknya, selain manajemen log, dimungkinkan juga untuk mengelola hak akses terperinci, seperti pengaturan aplikasi dan melihat dokumen.
Selain itu, terdapat produk yang mendukung berbagai bahasa dan zona waktu serta mudah digunakan untuk basis di luar negeri dan anggota asing. Banyak dari produk kami yang sepenuhnya kompatibel dengan sistem eksternal, dan juga memiliki kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem yang ada dengan lancar.
Poin perbandingan Groupware
Setiap groupware mempunyai fungsi dan fitur yang berbeda-beda. Berikut empat poin perbandingan yang akan membantu Anda memilih groupware yang memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
Apakah ada paket gratis?
Poin pertama adalah apakah ada paket gratis atau tidak. Groupware memfasilitasi berbagi informasi dan komunikasi, dan diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kerja. Namun, karena groupware itu sendiri tidak menghasilkan pendapatan, ide umumnya adalah mengurangi biaya sebanyak mungkin. Beberapa groupware menawarkan paket gratis atau memungkinkan Anda mencobanya secara gratis untuk jangka waktu tertentu.
Penting untuk memeriksa apakah ada paket gratis, tidak hanya untuk mengurangi biaya, tetapi juga untuk melihat apakah itu sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Ketersediaan fungsi dasar
Penting juga bahwa perusahaan Anda memiliki fungsi dasar yang Anda butuhkan. Groupware memiliki beragam fungsi, jadi ketika membandingkan produk, pastikan untuk mengatur tujuan penggunaan dan fungsi yang diperlukan, dan periksa apakah produk tersebut dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
Namun, jika fungsinya terlalu banyak, biayanya akan tinggi, dan ada risiko Anda tidak dapat memanfaatkan semua fungsi tersebut secara maksimal. Pisahkan dengan cermat fungsi-fungsi yang Anda perlukan dan yang tidak, lalu pilih produk yang memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
Apakah ini diterapkan pada kebijakan organisasi seperti lokal dan cloud?
Organisasi yang menggunakan informasi pribadi atau rahasia mungkin tidak dapat menggunakan groupware tipe cloud karena kebijakan. Jika demikian, harap periksa apakah itu lokal. Di sisi lain, jika Anda ingin menggunakannya untuk telework atau lokasi bisnis di luar kantor, Anda akan memilih groupware tipe cloud.
Selain itu, organisasi besar memiliki puluhan ribu orang, sehingga diperlukan pengaturan pembatasan akses yang terperinci dan pengaturan untuk setiap tim atau departemen. Dalam hal ini, sebaiknya pilih sistem dengan operasi fleksibel dan fungsi manajemen tingkat lanjut.
Kehadiran fungsi dan aplikasi seluler
Fungsionalitas seluler dan ketersediaan aplikasi juga menjadi bahan perbandingan. Jika Anda sering menggunakannya di luar perusahaan, sebaiknya pilih groupware yang memiliki aplikasi seluler khusus. Layanan yang tidak memiliki aplikasi khusus dapat digunakan dari browser ponsel cerdas, namun aplikasi khusus lebih nyaman, jadi kami merekomendasikan produk yang mendukung aplikasi.
Perbandingan 12 groupware gratis yang direkomendasikan
Di sini kami akan memperkenalkan 12 groupware rekomendasi yang dapat Anda gunakan secara gratis. Kami telah merangkum review, fitur, review, dan reputasi produk, jadi silakan gunakan sebagai referensi saat memilih produk.
Obrolan & Messenger
Ikhtisar dan fitur produk
Chat&Messenger adalah groupware yang mudah digunakan yang mengintegrasikan alat-alat yang diperlukan seperti obrolan bisnis, konferensi web, berbagi file, manajemen jadwal/tugas, dan reservasi ruang pertemuan.
Ini unik karena mengintegrasikan berbagai fungsi groupware untuk berbagi informasi secara real-time seperti obrolan bisnis dan konferensi web. Format layanan ini kompatibel dengan layanan lokal dan cloud, serta memiliki rekam jejak penggunaan oleh berbagai organisasi, termasuk lembaga pemerintah dan perusahaan besar.
Cara menggunakannya secara gratis
Chat&Messenger menawarkan paket gratis. Anda dapat mengaksesnya dengan browser atau menginstal aplikasi di ponsel cerdas Anda dan mendaftar sebagai pengguna.
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Banyak ulasan positif mengenai kemudahan penggunaan fungsi chat dan messenger.
“Anda dapat dengan lancar mengirim file berukuran besar yang sulit dikirim melalui email.”
“Pemberitahuan yang mudah dipahami saat pesan tiba”
“Nyaman untuk memeriksa status baca dan mengirim ulang ke pengguna offline”
KELOMPOK R
Ikhtisar dan fitur produk
R-GROUP adalah groupware berbasis cloud gratis yang telah diinstal oleh lebih dari 2.000 perusahaan di Jepang.
Ini memiliki 12 fungsi untuk memfasilitasi komunikasi bisnis seperti jadwal, kartu waktu, grafik shift, email, dan obrolan.
Karena tidak ada batasan jumlah pengguna dan dapat digunakan secara gratis, maka disarankan juga bagi perusahaan yang baru pertama kali menerapkan groupware.
Bisa juga digunakan di smartphone tanpa biaya tambahan.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Ada banyak ulasan yang puas karena gratis dan memiliki banyak fitur.
“100% dapat digunakan secara gratis dan memiliki semua fungsi dasar groupware”
“Anda dapat mengobrol, papan buletin, dan manajemen jadwal sepenuhnya gratis.”
“Direkomendasikan untuk usaha kecil dan menengah karena dapat digunakan secara gratis tanpa tanggal kedaluwarsa atau batasan jumlah orang.”
kantor e-Luas
Ikhtisar dan fitur produk
e-Broad Office adalah groupware berkinerja tinggi yang dapat digunakan secara gratis.
Anda dapat secara fleksibel menggunakan fungsi yang Anda perlukan, seperti jadwal, memo pesan, kartu waktu, daftar tugas, papan buletin, buku alamat, daftar anggota perusahaan, dan konfirmasi karyawan.
Jadwal, memo pesan, daftar tugas, dan buku alamat juga kompatibel dengan perangkat seluler, sehingga Anda dapat menggunakannya dengan lancar bahkan saat Anda sedang bepergian.
Penyedianya, E-Broad Communications Co., Ltd., telah memperoleh Tanda Privasi dan dapat diandalkan dalam hal keamanan.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Tidak dapat menemukan ulasan apa pun. (Ulasan TI, tren TI, pencarian X tidak berlaku)
Zoho Terhubung
Ikhtisar dan fitur produk
Zoho Connect adalah layanan jejaring sosial untuk bisnis yang membantu bisnis berbagi informasi dan bertukar ide.
Dari komunikasi internal hingga survei karyawan, manajemen file, dan kolaborasi tim, ini menawarkan banyak fitur untuk membantu membangun rasa persatuan dalam organisasi Anda.
Fitur-fiturnya termasuk memusatkan pengetahuan melalui basis pengetahuan dan menyederhanakan komunikasi tim dengan membuat kelompok berdasarkan karakteristik umum.
Selain itu, ia dapat berintegrasi dengan berbagai layanan eksternal seperti Google, Zoho, Outlook, dan iCloud dengan lancar.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Dalam ulasan tersebut, banyak pendapat yang memuji fungsi jaringan eksternal.
“Berbagi informasi antar banyak perusahaan tidak dipungut biaya”
“Kami memanfaatkan fungsi jaringan eksternal sebagai infrastruktur untuk dukungan pelanggan, sehingga membuat dukungan jarak jauh menjadi lebih mudah.”
“Fungsi jaringan eksternal berguna untuk pengelolaan komunitas kecil”
lingkaran persegi
Ikhtisar dan fitur produk
Circle Square adalah aplikasi untuk mengelola tim, organisasi, dan komunitas yang telah didukung oleh lebih dari 620.000 pengguna selama lebih dari 20 tahun.
Dilengkapi dengan 18 fungsi berguna, Anda dapat dengan mudah mengatur jadwal dan kehadiran Anda secara online.
Selain itu, dengan menggunakan alat seperti obrolan, papan buletin, dan survei, komunikasi aktif dapat didorong.
Diantaranya, fungsi email sangat lengkap dan dapat digunakan sebagai alternatif milis.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Dalam ulasannya, banyak pendapat yang memuji kemudahan penggunaan dan faktanya sederhana serta mudah dipahami.
``Layarnya intuitif dan mudah dioperasikan bahkan tanpa manual.''
“Sangat sederhana dan mudah dipahami, sehingga dapat digunakan oleh banyak orang.”
“Ini memiliki struktur yang sederhana, sehingga pengguna pertama kali pun dapat menggunakannya tanpa kebingungan.”
Perangkat lunak grup GRIDY
Ikhtisar dan fitur produk
GRIDY Groupware adalah groupware WEB yang meningkatkan pertukaran informasi dan komunikasi di dalam dan di luar perusahaan.
Dilengkapi dengan 23 fungsi seperti jadwal, email, kartu waktu, dan alur kerja, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kerja, kelancaran berbagi informasi, dan mengaktifkan komunikasi.
Tidak ada biaya awal atau biaya bulanan, jumlah pengguna tidak terbatas, dan dimungkinkan juga untuk berkolaborasi dengan pengguna eksternal di luar perusahaan.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Dalam ulasan tersebut terdapat banyak pendapat mengenai penggunaan fungsi manajemen jadwal dan berbagi informasi.
“Saya tidak perlu lagi menggunakan aplikasi terpisah untuk mengatur jadwal kerja saya.”
“Berbagi informasi dan mengatur jadwal menjadi lebih mudah, yang dulunya sulit dilakukan secara lisan.”
“Anda dapat menggunakan TI untuk memahami jadwal staf, berbagi informasi, membuat reservasi fasilitas, dll.”
Saham
Ikhtisar dan fitur produk
Stock adalah groupware paling sederhana yang dapat digunakan oleh siapa saja.
Dilengkapi dengan berbagai fungsi seperti pesan, catatan, manajemen tugas, pengaturan izin, dll, dan beberapa fungsi seperti fungsi catatan dapat digunakan secara offline.
Fitur lainnya adalah kemampuan untuk berkolaborasi dengan sistem eksternal seperti Slack, Chatwork, dan Evernote, serta kemampuan untuk berkolaborasi tidak hanya di dalam perusahaan tetapi juga dengan anggota eksternal.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Dalam ulasan tersebut, banyak pendapat yang memuji fungsi catatan untuk merangkum informasi.
``Fungsi catatan sangat berguna untuk merangkum informasi.''
``Anda dapat memvisualisasikan semua jenis kasus dengan menuliskan semua kasus di buku catatan seperti memo.''
``Buku catatan mudah digunakan karena Anda tidak hanya dapat menghias dengan font, tetapi juga menyertakan tabel dan daftar.''
melampirkan
Ikhtisar dan fitur produk
enclo adalah aplikasi cloud yang memungkinkan Anda berbagi data file, obrolan, catatan, dll dengan mudah dalam grup.
Dengan UI dan pengoperasian yang mudah digunakan, siapa pun dapat dengan mudah berkolaborasi baik di dalam maupun di luar perusahaan.
Fitur-fiturnya mencakup fungsi memo teks kaya yang juga mendukung tulisan tangan.
Hal-hal yang sulit disampaikan melalui teks saja dapat disampaikan dengan cara yang mudah dipahami dengan menggunakan ilustrasi tulisan tangan.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Ulasan mencakup opini tentang berbagi file dan fitur obrolan.
“Anda dapat menggunakan fungsi chat dengan harga terjangkau”
"Dapat mengirim file berukuran besar dengan akurat"
“Bekerja dari rumah menjadi lebih lancar dengan menggunakan lampiran file chat.”
bersenang-senang
Ikhtisar dan fitur produk
Lark adalah alat DX yang memiliki semua aplikasi yang Anda butuhkan di lapangan, termasuk fungsi obrolan, email, kalender, konferensi video, dokumen, alur kerja, dan back office.
Dilengkapi dengan fungsi terjemahan otomatis multibahasa, Anda dapat mengharapkan komunikasi global yang lancar, pengurangan biaya, dan peningkatan produktivitas.
Selain itu, karena Anda dapat menerima dukungan implementasi yang cermat dari konsultan digital, Anda dapat dengan mudah menerapkannya meskipun Anda tidak memiliki departemen TI khusus.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Dalam review tersebut terdapat banyak pendapat tentang penggunaan berbagai metode komunikasi.
``Percakapan obrolan dapat dihubungkan ke panggilan video dengan satu sentuhan tombol.''
“Perusahaan yang telah memperkenalkan sistem ini dapat dengan mudah terhubung satu sama lain menggunakan fungsi obrolan.”
``Fitur obrolan memungkinkan Anda membuat grup, yang berguna untuk manajemen proyek.''
Sesi Grup
Ikhtisar dan fitur produk
GroupSession adalah groupware yang dapat dimulai secara gratis dan dengan jumlah pengguna tidak terbatas. Semua fungsi dasar seperti manajemen jadwal, papan buletin, dan berbagi informasi dapat digunakan secara gratis.
Anda dapat mulai menggunakan sistem versi cloud hanya dengan 300 yen per bulan, sehingga ini adalah layanan dengan kinerja biaya yang sangat baik. Layanan ini direkomendasikan bagi mereka yang mempertimbangkan penerapan berbiaya rendah.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Banyak ulasan mengatakan bahwa itu multifungsi dan bernilai baik.
``Groupware yang dapat digunakan secara gratis, namun memiliki fungsionalitas yang memadai.
“Anda dapat menggunakan fungsi yang sama seperti groupware terkenal, namun dengan biaya lebih rendah.”
“Saya merasa bahwa versi cloud dari server khusus memiliki kinerja biaya terbaik.”
GARIS BEKERJA
Ikhtisar dan fitur produk
LINE WORKS adalah groupware yang dapat digunakan dengan kemudahan penggunaan mirip dengan LINE. Anda dapat menggunakannya sejak Anda menginstalnya, dan Anda dapat berkomunikasi menggunakan obrolan dan prangko yang Anda kenal di LINE.
Ini memiliki pangsa No. 1 dalam obrolan bisnis berbayar pada tahun 2022, dan pada Januari 2023, lebih dari 430.000 perusahaan telah mengadopsinya. Ini digunakan di berbagai industri, termasuk ritel, tata rambut, logistik, konstruksi, real estate, dan perawatan medis/keperawatan, sehingga dapat diperkenalkan dengan lancar.
Cara menggunakannya secara gratis
LINE WORKS memiliki paket gratis, yang dapat Anda gunakan dengan berlangganan paket gratis tersebut.
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Dalam ulasannya, banyak orang yang mengatakan bahwa LINE adalah alat yang terkenal dan mudah digunakan oleh banyak orang.
“Karena ada banyak pengguna LINE dalam kehidupan pribadi mereka, penetrasi demi perkenalan berjalan lancar.”
“Karena ini adalah LINE versi bisnis, semuanya mulai dari pengenalan hingga penggunaan berjalan lancar seperti yang sudah diketahui.”
``Layanannya ramah dan mudah dimengerti, sehingga orang dengan literasi IT rendah pun bisa menggunakannya.''
Pertemuan
Ikhtisar dan fitur produk
Confluence adalah alat yang memungkinkan Anda membangun dan mengatur pekerjaan Anda secara virtual dari mana saja. Digunakan oleh lebih dari 75.000 pengguna, ini banyak digunakan di seluruh dunia.
Ini juga memiliki paket gratis, jadi Anda dapat menggunakannya secara gratis.
Namun, karena kantor pusat adalah alat luar negeri yang berbasis di Australia, bahasa Jepang di beranda mungkin sulit dibaca di beberapa bagian, dan mungkin ada beberapa masalah dengan kegunaannya.
Cara menggunakannya secara gratis
Paket gratis memungkinkan hingga 10 pengguna.
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Dalam ulasan dari mulut ke mulut, kami menemukan banyak pendapat tentang penggunaannya sebagai basis pengetahuan.
``Anda dapat mengkonsolidasikan pengetahuan internal berdasarkan item dan mengatur informasi.''
“Informasi internal dikonsolidasikan di satu tempat, sehingga Anda dapat mengakses informasi yang Anda perlukan bahkan saat bekerja dari jarak jauh.”
“Ini digunakan seperti portal berskala besar yang digunakan bersama secara internal.”
Apa gunanya memperkenalkan groupware?
Di sini, kami akan menjelaskan poin-poin yang perlu dipertimbangkan ketika memperkenalkan groupware. Ada enam poin di bawah ini.
- Apakah ia memiliki fitur yang sesuai dengan tujuan Anda?
- Apakah cocok untuk skala bisnis?
- Apakah cocok dengan lingkungan dan konten pekerjaan yang digunakan?
- Apakah mudah dioperasikan?
- Bisakah saya mencobanya secara gratis?
Apakah ia memiliki fitur yang sesuai dengan tujuan Anda?
Poin pertama adalah apakah groupware dilengkapi dengan fungsi yang sesuai dengan tujuan Anda. Saat memperkenalkan groupware, pertama-tama atur tujuan dan masalah pengenalan groupware, dan perjelas fungsi yang diperlukan.
Misalnya, jika Anda ingin menyederhanakan operasi penyelesaian pengeluaran, produk dengan fungsi alur kerja kaya yang dapat mencakup semuanya mulai dari pengajuan hingga persetujuan dan pembayaran akan sangat membantu. Jika Anda ingin terus menggunakan sistem yang ada, sebaiknya pilih produk dengan fitur integrasi ekstensif.
Dengan mengidentifikasi fungsi-fungsi yang diperlukan dengan cara ini, Anda dapat secara efektif memilih groupware yang memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
Apakah cocok untuk skala bisnis?
Penting juga untuk memilih produk yang sesuai dengan ukuran bisnis Anda. Beberapa groupware memiliki jumlah pengguna minimum, jadi jika bisnis Anda kecil, Anda perlu menghubungi produsennya untuk mengetahui apakah Anda dapat menginstal produk tersebut.
Selain itu, beberapa groupware memiliki batas atas skala yang dapat didukung, jadi meskipun bisnis Anda besar, Anda harus memeriksa apakah bisnis tersebut dapat menangani skala perusahaan Anda.
Pastikan untuk memeriksa batas atas dan bawah skala yang didukung dan apakah perusahaan Anda cocok untuk digunakan atau tidak.
Apakah cocok dengan lingkungan dan konten pekerjaan yang digunakan?
Pastikan itu sesuai dengan metode komunikasi dan konten pekerjaan perusahaan Anda.
Perusahaan yang berbeda menggunakan metode komunikasi yang berbeda, seperti email, chat, dan papan buletin. Banyak groupware yang memiliki fungsi ini, tetapi pertama-tama periksa apakah cocok dengan gaya komunikasi perusahaan Anda.
Selain itu, jika Anda berencana menambah jumlah karyawan atau memperluas perusahaan Anda di masa depan, sebaiknya gunakan groupware yang dapat diskalakan.
Apakah mudah dioperasikan?
Sekalipun groupware memiliki banyak fungsi, mungkin akan sulit untuk menembus organisasi jika tidak mudah digunakan. Beberapa produk groupware menawarkan uji coba gratis, jadi ada baiknya Anda mencobanya dan memilih produk yang dapat dioperasikan dengan mudah oleh siapa saja. Selain itu, sistem pendukung pabrikan juga penting agar fungsi dapat dimanfaatkan sepenuhnya.
Bisakah saya mencobanya secara gratis?
Saat memilih groupware, sangat penting untuk mempertimbangkan apakah groupware tersebut tersedia untuk uji coba gratis. Groupware yang menawarkan masa percobaan gratis memberikan kesempatan untuk mengevaluasi terlebih dahulu fungsionalitas dan kegunaan dalam lingkungan bisnis nyata. Hal ini memungkinkan organisasi untuk melihat apakah produk tersebut memenuhi kebutuhan dan persyaratan spesifik mereka.
Dengan menggunakan uji coba gratis, Anda sebenarnya dapat mencoba fungsi-fungsi groupware dan memeriksa kemudahan penggunaan antarmuka pengguna dan kegunaan berbagai fungsi. Selain itu, dengan mengumpulkan umpan balik dari karyawan selama masa uji coba gratis, jenis pelatihan dan dukungan apa yang diperlukan untuk operasi pasca-implementasi dapat diprediksi.
Apa manfaat memperkenalkan groupware?
Menerapkan groupware memiliki keuntungan sebagai berikut:
Berbagi informasi menjadi lebih lancar
Groupware memusatkan fungsi komunikasi seperti email, chat, dan papan buletin, memungkinkan berbagi informasi dengan lancar.
Selain itu, Anda dapat berbagi file, mengelola tugas, dan melihat jadwal sekaligus hanya dengan satu alat, sehingga memudahkan untuk membuat perubahan jadwal mendadak atau mengadakan konferensi web.
Ini akan membuat pekerjaan Anda lebih efisien dan mencegah kesalahan dan masalah yang disebabkan oleh kelalaian.
Pekerjaan kantor pun bisa menjadi lebih efisien
Groupware yang dilengkapi dengan fungsi alur kerja memungkinkan Anda melakukan pekerjaan kantor secara efisien.
Dengan mengatur alur permohonan/persetujuan untuk pengeluaran dan kehadiran terlebih dahulu, Anda dapat dengan cepat dan lengkap menyelesaikan proses permohonan → persetujuan dalam alat tersebut.
Selain itu, Anda dapat meningkatkan efisiensi pekerjaan kantor dengan membuat reservasi ruang konferensi dan proyektor yang terhubung dengan jadwal, dan manajemen kemajuan waktu nyata.
FB bisa langsung digunakan
Dengan menggunakan groupware, Anda dapat memeriksa kemajuan pekerjaan anggota dalam daftar, memungkinkan umpan balik yang cepat.
Dengan memvisualisasikan penundaan pekerjaan, Anda dapat dengan lancar menyelidiki penyebabnya dan merumuskan tindakan penanggulangannya.
Selain itu, karena Anda dapat mengobrol sambil mengacu pada informasi seperti notulensi dan laporan, hal ini akan berguna untuk memberikan umpan balik mengenai evaluasi personel.
Pekerjaan jarak jauh dapat dilakukan dengan lancar
Bahkan ketika bekerja dari jarak jauh, di mana komunikasi sulit dilakukan, Anda dapat mengharapkan komunikasi aktif dengan menggunakan papan buletin, SNS internal, dan konferensi web.
Selain itu, fungsi manajemen jadwal, berbagi informasi, dan berbagi file memungkinkan pemeriksaan status operasi jarak jauh dan kelancaran pengiriman material.
Karena fungsi-fungsi ini dapat dicakup oleh satu groupware, maka dapat juga digunakan sebagai kantor virtual.
Kekurangan dari groupware
Saat mengimplementasikan groupware, Anda juga harus mempertimbangkan kelemahannya.
Di sini, kami akan memperkenalkan lima kelemahan spesifik, jadi periksa apakah kelemahan tersebut berlaku untuk perusahaan Anda dan terapkan groupware tanpa penyesalan.
Diperlukan biaya awal
Saat memperkenalkan groupware, ada banyak biaya awal seperti instalasi sistem, penyesuaian, dan pelatihan staf.
Harap dicatat bahwa biayanya mungkin tinggi, terutama jika Anda adalah organisasi besar atau memerlukan penyesuaian agar sesuai dengan bisnis Anda.
Beberapa layanan sulit dioperasikan
Groupware dalam beberapa tahun terakhir memiliki banyak fungsi, sehingga mungkin sulit dioperasikan tergantung pada kemampuan TI pengguna.
Jika Anda memilih layanan yang sulit dioperasikan, maka akan sulit untuk menembus organisasi, dan Anda tidak akan dapat memanfaatkan fitur-fiturnya secara efektif.
Pilih produk yang memiliki pengoperasian yang baik, seperti produk yang dapat digunakan dengan mudah oleh siapa saja atau produk yang dapat dioperasikan secara intuitif.
Berbagi informasi mungkin menjadi terlalu dekat
Kerugian lainnya adalah berbagi informasi menjadi terlalu intim.
Meskipun groupware mempermudah berbagi informasi, ada kekhawatiran bahwa informasi yang tidak perlu akan bertambah dan informasi yang benar-benar dibutuhkan mungkin disembunyikan.
Pilih produk dengan fungsi peringatan atau tetapkan aturan untuk menghindari pengisian informasi yang diperlukan.
Langkah-langkah keamanan diperlukan
Groupware menangani sejumlah besar informasi, sehingga diperlukan langkah-langkah keamanan yang memadai.
Jika tindakan yang memadai tidak diambil, akses tidak sah dari luar dan kebocoran informasi akan menjadi risiko besar.
Pastikan untuk memilih groupware dengan langkah-langkah keamanan yang sangat baik.
Ada batasan penyesuaian
Banyak produk groupware yang dapat disesuaikan agar sesuai dengan bisnis perusahaan Anda, namun ada batasan untuk penyesuaian.
Akibatnya, mungkin sulit untuk sepenuhnya memenuhi kebutuhan perusahaan Anda, jadi bandingkan beberapa produk dan pilih groupware yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika memperkenalkan groupware
Saat menginstal groupware, harap perhatikan hal-hal berikut.
Ini adalah poin penting untuk kesuksesan penerapan groupware, jadi pastikan untuk memeriksanya.
Periksa kegunaan dengan staf di lokasi
Saat memperkenalkan groupware, tanyakan kepada staf lapangan sebenarnya untuk mengetahui bagaimana rasanya dan mendapatkan pendapat mereka.
Groupware digunakan oleh banyak staf lapangan, jadi penting agar mudah digunakan oleh siapa saja.
Dengan memasukkan pendapat staf lapangan ketika memilih groupware, ada kemungkinan lebih besar bahwa penetrasi groupware akan berjalan lancar setelah diperkenalkan.
Identifikasi fungsi-fungsi yang diperlukan
Sebelum memperkenalkan groupware, kenali terlebih dahulu fungsi-fungsi yang diperlukan.
Fungsi yang diperlukan akan bervariasi tergantung pada metode operasi dan apakah akan terus menggunakan sistem yang ada.
Dengan mempertimbangkan metode pengoperasian yang tepat dan mengidentifikasi fungsi-fungsi yang diperlukan, Anda akan dapat menerapkannya secara efisien dan lancar.
Pahami groupware dan buat pekerjaan Anda lebih lancar
Pada artikel ini, kami telah memberikan penjelasan mendetail tentang cara membandingkan perusahaan groupware, cara menggunakannya secara gratis, dan hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih salah satu.
Kami juga memperkenalkan 18 produk groupware rekomendasi yang dapat digunakan secara gratis, jadi harap gunakan ini sebagai referensi saat memilih produk.
Dengan memahami groupware dan menggunakannya secara efektif, Anda dapat menjalankan bisnis Anda dengan lancar.
Pahami poin perbandingan, kelebihan dan kekurangan, dan pilih groupware yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.