Dalam lingkungan bisnis yang semakin digital, komunikasi yang efisien dan aman adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas dan daya saing. Untuk perusahaan yang berfokus pada peningkatan keamanan dan privasi data,Groupware di lokasimemainkan peran penting.
Keuntungan utama dari sistem on-premise adalah:Beroperasi di pusat data kami sendiri mengurangi risiko kebocoran informasi dan memungkinkan kami beradaptasi dengan standar peraturan yang ketat dan persyaratan keamanan yang unik. Ini juga menawarkan manfaat signifikan dalam hal penyesuaian dan efisiensi biaya.
Panduan ini memberikan penjelasan rinci tentang proses pemilihan, penerapan, dan pengoperasian groupware lokal, memberikan wawasan penting dan saran praktis saat mempertimbangkan penerapan.
Dasar-dasar perangkat grup
Apa itu perangkat grup?
Groupware mengacu pada perangkat lunak atau platform yang memfasilitasi komunikasi, kolaborasi, dan berbagi informasi dalam bisnis atau organisasi.
Alat ini memungkinkan komunikasi yang efisien antar anggota tim dan mendukung berbagai proses bisnis seperti manajemen proyek, penjadwalan, dan berbagi dokumen. Groupware menjadi sangat penting dalam lingkungan bisnis saat ini, di mana kerja jarak jauh dan tim terdistribusi merupakan hal yang lumrah.
Berperan sebagai alat komunikasi
Fungsi paling dasar dari groupware adalah untuk memfasilitasi komunikasi dalam tim.alat obrolan, email, forum,konferensi web Hal ini memungkinkan untuk berbagi informasi dan mengambil keputusan secara real time. Alat-alat ini meningkatkan transparansi dan mempercepat komunikasi antar tim.
Manajemen jadwal dan manajemen tugas
Dalam perangkat grup,Berbagi jadwal Yatamanajemen tugas Fitur memudahkan pengelolaan jadwal untuk individu dan tim. Ini memungkinkan Anda melihat kemajuan pekerjaan secara sekilas dan berencana menyelesaikan tugas tepat waktu.
Tergantung pada produknya, mungkin juga terdapat fungsi untuk memesan ruang konferensi dan peralatan yang terkait dengan jadwal, atau fungsi untuk secara otomatis mengeluarkan URL untuk konferensi web.
Berbagi file dan manajemen dokumen
Berbagi file dan manajemen dokumen Fitur penting untuk memastikan anggota tim memiliki akses terhadap informasi yang mereka perlukan kapan saja. Sederhanakan pekerjaan Anda dan pastikan keamanan informasi dengan menyediakan kontrol versi dokumen dan satu titik akses ke informasi.
Manajemen alur kerja
Manajemen alur kerja Fitur memungkinkan otomatisasi dan standarisasi proses bisnis. Hal ini menyederhanakan hal-hal seperti proses persetujuan dan perutean dokumen, sehingga menjadikan pengoperasian lebih transparan dan efisien.
Papan buletin dan portal
Fitur papan buletin menyediakan platform untuk berbagi pengumuman dan informasi penting dalam organisasi Anda. Fungsionalitas portal, di sisi lain, memusatkan akses ke informasi yang Anda perlukan dan memberikan pengalaman yang dipersonalisasi kepada pengguna.
Dengan mengelola informasi secara terpusat seperti peraturan perusahaan, panduan penggunaan kantor, format dokumen, dll., Anda dapat menghemat waktu mencari informasi dan meningkatkan efisiensi kerja.
manajemen kehadiran
Fungsi manajemen kehadiran meningkatkan efisiensi pengelolaan sumber daya manusia dengan melacak jam kerja karyawan, liburan, dan status kehadiran. Melalui fungsi ini, transparansi jam kerja tetap terjaga, memungkinkan penempatan staf dan manajemen tenaga kerja yang tepat.
Perbedaan antara lokal dan cloud
Lokal adalah sistem di mana perusahaan mengoperasikan server dan perangkat lunaknya sendiri.Dalam metode ini, sistem informasi disimpan dalam jaringan perusahaan dan akses dari luar dibatasi. Hal ini memungkinkan bisnis untuk mempertahankan kendali penuh dan keamanan atas sistem mereka.
sebaliknya,Layanan cloud mengacu pada bentuk di mana layanan TI yang diperlukan digunakan melalui Internet.. Bisnis tidak memiliki perangkat keras atau perangkat lunak; mereka menggunakan sumber daya yang disediakan oleh penyedia layanan. Metode ini memberikan fleksibilitas dan penghematan biaya, mengurangi beban investasi dan pemeliharaan infrastruktur fisik.
Lokal menawarkan keamanan dan penyesuaian, sedangkan cloud menawarkan skalabilitas dan kemudahan pengoperasian. Penting untuk memahami perbedaan-perbedaan ini sehingga bisnis dapat membuat pilihan terbaik berdasarkan kebutuhan mereka.
Keuntungan dari lokal
Karena sistem lokal dibangun sendiri, sistem ini fleksibel dan mudah disesuaikan, serta mudah diintegrasikan dengan sistem Anda sendiri. Selain itu, karena sistem beroperasi dalam jaringan milik perusahaan, sistem ini memiliki keuntungan karena sangat aman.
Terkini perangkat lunak kelompok Permintaan terhadap produk-produk jenis cloud semakin meningkat, namun terdapat masalah di tingkat staf di mana bahkan informasi rahasia dan pribadi yang tidak diungkapkan kepada pihak ketiga dapat dengan mudah diunggah ke cloud dan dibagikan secara internal dan eksternal. . Ada banyak kebutuhan untuk mengoperasikan groupware lokal di lingkungan khusus perusahaan dengan mempertimbangkan kebocoran informasi pribadi, masalah perdagangan orang dalam, kepatuhan, spionase industri, dan risiko yang tidak terduga.
Kerugian dari lokal
Secara umum, kelemahan lokal adalah sebagai berikut:
- Biaya implementasi awal tinggi
- Keterampilan TI (infrastruktur, server web, server DB, dll.) diperlukan
- Saat menghubungkan ke pangkalan atau teleworking VPN Membutuhkan infrastruktur khusus seperti
- Anda harus menghadapi kegagalan Anda sendiri
Baru-baru ini, Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi telah merekomendasikan groupware yang cocok untuk kerja jarak jauh sebagai bagian dari reformasi gaya kerja. Selain itu, seiring dengan meningkatnya kenyamanan penggunaan perangkat seluler, kebutuhan akan komputasi awan pun meningkat, dan hanya ada sedikit produk groupware lokal yang kompatibel dengan pekerjaan jarak jauh dan perangkat seluler.
Strategi integrasi groupware lokal
Bahkan di dunia saat ini dimana komputasi awan banyak digunakan, banyak perusahaan masih mengkhawatirkan keamanan dan fleksibilitas penyesuaian.Sistem bisnis inti dapat dioperasikan di tempat.Memilih di lokasi sangat penting terutama ketika menyangkut informasi sensitif atau peraturan khusus industri.
Mengingat situasi ini,Integrasi groupware lokal sangat efisien dari segi konsistensi data dan keamanan.
cepat dan amanRealisasi keterkaitan data
Tautan API berkecepatan tinggi dan aman dapat dicapai antara groupware lokal dan sistem yang ada (sistem bisnis inti, dll.) menggunakan jaringan internal dalam intranet. Hal ini memungkinkan pertukaran informasi secara cepat dan mendukung pengambilan keputusan secara real-time. Selain itu, manajemen data terpusat meningkatkan konsistensi informasi, sehingga berkontribusi besar terhadap penyederhanaan proses bisnis.
Keamanan yang ditingkatkan
Manajemen data lokal memainkan peran penting dalam melindungi informasi berharga perusahaan dari ancaman eksternal. Keamanan data juga menjadi prioritas utama dalam integrasi. Perkuat keamanan dan lindungi dari kebocoran data dan akses tidak sah melalui firewall, teknologi enkripsi, dan kontrol ketat atas hak akses.
Kemungkinan penyesuaian yang fleksibel
Groupware lokal memungkinkan tingkat penyesuaian yang lebih tinggi dibandingkan solusi berbasis cloud. Perusahaan dapat menyesuaikannya untuk memenuhi kebutuhan spesifik mereka dan menciptakan arus bisnis yang efisien. Hal ini secara langsung berkontribusi terhadap peningkatan produktivitas karyawan dan menghasilkan hasil yang meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.
Oleh karena itu, integrasi groupware lokal merupakan elemen kunci dalam mendorong transformasi digital perusahaan dan meningkatkan daya saingnya melalui konsistensi data, peningkatan keamanan, dan kemungkinan penyesuaian yang fleksibel. Dengan menyediakan alat komunikasi yang efisien dan aman, perusahaan akan dapat mencapai operasi bisnis yang lebih lancar dan efektif.
[Tabel perbandingan] Produk groupware utama dan status kompatibilitas lokal
Tabel perbandingan berikut mencantumkan produk groupware utama berdasarkan apakah produk tersebut mendukung lokal (jaringan tertutup) dan harga.
| nama Produk | Fitur utama | On-premise korespondensi | Paket gratis | Penetapan harga di lokasi |
|---|---|---|---|---|
| Obrolan & Messenger | mengobrol konferensi web Jadwal manajemen tugas manajemen dokumen Reservasi peralatan manajemen kehadiran | 〇 | Ya | 20 pengguna Mulai dari 36.000 yen |
| Sesi Kelompok | Jadwal papan pengumuman Pemesanan fasilitas berbagi file manajemen tugas daftar pertanyaan | 〇 | Ya | Dasar 0 yen sebagai biaya dukungan 10 pengguna 54.000 yen ~ |
| NEO desknet | surat (usu. dalam frasa dan kata majemuk) Jadwal papan pengumuman Pemesanan fasilitas berbagi file manajemen tugas daftar pertanyaan | 〇 | Tidak ada | 5 pengguna Mulai dari 75.000 yen |
| Cybozu Garoon | surat (usu. dalam frasa dan kata majemuk) Jadwal papan pengumuman Pemesanan fasilitas berbagi file manajemen tugas daftar pertanyaan | 〇 | Tidak ada | 50 pengguna Mulai dari 600.000 yen |
| KELOMPOK R | Linimasa Jadwal papan pengumuman surat (usu. dalam frasa dan kata majemuk) Kartu waktu panggilan gratis | tidak kompatibel | – | – |
| kantor e-Luas | Jadwal memo pesan Kartu waktu Daftar tugas papan pengumuman berbagi file | tidak kompatibel | – | – |
| Zoho Terhubung | mengobrol Pilih Pembuatan grup Jadwal berbagi file panggilan suara panggilan video | tidak kompatibel | – | – |
| Lingkaran persegi | mengobrol Jadwal papan pengumuman album berbagi file | tidak kompatibel | – | – |
| GRIDY perangkat lunak kelompok | Jadwal Reservasi peralatan surat (usu. dalam frasa dan kata majemuk) Kartu waktu Daftar tugas berbagi file Membuat menit | tidak kompatibel | – | – |
| melampirkan | mengobrol Pembuatan grup berbagi file memo gratis Jadwal | tidak kompatibel | – | – |
| bersenang-senang | mengobrol surat (usu. dalam frasa dan kata majemuk) terjemahan otomatis ruang kerja berbagi file panggilan suara konferensi video | tidak kompatibel | – | – |
| GARIS BEKERJA | panggilan suara panggilan video Berbagi layar papan pengumuman kalender | tidak kompatibel | – | – |
Cara memilih produk groupware lokal
Khususnya, ketika memilih sistem groupware lokal, penting untuk mempertimbangkan hal-hal berikut:
1. Kriteria evaluasi pemilihan sistem
Saat memilih produk groupware lokal, evaluasi secara komprehensif fungsionalitasnya, kompatibilitas ponsel cerdas, kinerja, keamanan, biaya, sistem pendukung, dan kemudahan penggunaan antarmuka pengguna. Selain itu, banyak produk groupware yang dilengkapi dengan konferensi web dan manajemen tugas, jadi penting untuk memilih sistem yang paling tepat sesuai dengan kebutuhan dan tujuan spesifik perusahaan Anda.
2. Kontrol akses dan log audit
Dari perspektif keamanan, periksa apakah fungsi kontrol akses pengguna dan perekaman log audit dapat dilakukan. Log audit memungkinkan Anda melacak akses sistem dan catatan operasi, memungkinkan Anda mengambil tindakan segera jika terjadi aktivitas mencurigakan atau pelanggaran keamanan. Hal ini mengurangi risiko keamanan, jadi pastikan produk groupware Anda memiliki fitur-fitur ini.
3. Tautan Direktori Aktif
Periksa apakah autentikasi kata sandi OS dan sistem masuk tunggal (SSO) dimungkinkan dengan menautkan ke Direktori Aktif. Ini menyederhanakan manajemen pengguna dan meningkatkan kegunaan sekaligus meningkatkan keamanan. Harap selidiki terlebih dahulu sejauh mana hubungan Direktori Aktif dimungkinkan dengan produk groupware yang Anda pertimbangkan.
Berikut referensi linkage Active Directory yang dicapai oleh Chat&Messenger.
4. Metode pencadangan data
Untuk menjaga stabilitas sistem, penting untuk memiliki cadangan data secara teratur. Pastikan produk groupware Anda memiliki strategi pencadangan yang baik sehingga Anda dapat memulihkan data dengan cepat jika terjadi bencana atau kegagalan sistem.
5. Kompatibel dengan redundansi dan penyeimbangan beban
Untuk meningkatkan keandalan sistem, pertimbangkan apakah konfigurasi server redundan dimungkinkan. Hal ini memastikan bahwa meskipun satu server gagal, server lain dapat bertindak sebagai pengganti dan mencegah gangguan layanan. Konfigurasi redundan diperlukan ketika jumlah pengguna mencapai beberapa ribu pengguna, jadi harap periksa apakah produk groupware yang Anda pertimbangkan dapat mendukung hal ini.
6. Kustomisasi dan ekstensi
Faktor penting lainnya adalah apakah sistem dapat disesuaikan dan diperluas untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan. Sebaiknya pilih sistem yang dapat merespons pertumbuhan dan perubahan bisnis di masa depan secara fleksibel.
Saat memilih produk groupware lokal, penting untuk mempertimbangkan faktor-faktor ini secara holistik dan memilih produk yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda saat ini dan di masa depan. Memilih sistem yang tepat dapat membuat bisnis Anda lebih efisien dan aman.
Pengenalan produk yang direkomendasikan untuk groupware lokal
Obrolan & Messenger gigi,Obrolan Bisnis ,,konferensi web,,berbagi file,,Jadwal,,Reservasi ruang konferensiIni adalah groupware yang mengintegrasikan alat periferal yang mudah digunakan, dan kompatibel dengan lokal dan cloud.
Karena semua data dapat dikelola di dalam organisasi, maka dimungkinkan untuk mengelola lingkungan dengan peraturan koneksi Internet (jaringan tertutup) dan data yang sangat rahasia ( Telah diterapkan di banyak organisasi yang menangani data yang tidak dapat disimpan di cloud.
Bahkan di lokasi lokal, Chat&Messenger mudah dipasang, dioptimalkan untuk menangani lebih dari 5000 pengguna, dan tidak memerlukan keahlian TI. Dari segi harga, cloud ini juga jauh lebih murah dibandingkan cloud perusahaan lain, dan kelemahan umum dari cloud lokal tidak berlaku.
Selain itu, hal ini ditandai dengan fungsi-fungsi berikut, yang sangat sulit dan menantang ketika membangun sistem lokal.
- Audit pesan dan lampiran file
- Kompatibel dengan sertifikat SSL
- Kompatibel dengan redundansi dan penyeimbangan beban
- Tautan Direktori Aktif
- Tautan dengan server email lokal
- Pencadangan diferensial berkecepatan tinggi
- Kontrol akses dan dukungan log audit
Versi Chat&Messenger lokal adalah paket berbayar, namun dibandingkan dengan perusahaan lain, kami menawarkan fungsionalitas tinggi dan harga yang sangat rendah.