디지털화가 진행되는 비즈니스 환경에서 효율적이고 안전한 커뮤니케이션은 기업의 생산성과 경쟁력 향상의 열쇠입니다. 데이터 보안과 프라이버시 강화를 중시하는 기업에서는온프레미스형 그룹웨어중요한 역할을합니다.
온프레미스형 시스템의 주요 장점은자사 데이터 센터에서의 운영은 정보 유출의 위험을 줄이고 엄격한 규제 표준 및 특정 보안 요구 사항에 적응할 수 있습니다. 또한 사용자 정의 및 비용 효율성 측면에서도 우수한 이점을 제공합니다.
본 가이드에서는 온프레미스형 그룹웨어의 선정, 도입, 운용에 이르기까지의 프로세스를 상세히 설명하고, 도입을 생각할 때에 필수적인 통찰과 실용적인 어드바이스를 제공합니다.
그룹웨어 기본
그룹웨어란?
그룹웨어란 기업이나 조직 내에서의 커뮤니케이션, 협력 작업, 정보 공유를 촉진하는 소프트웨어 또는 플랫폼을 의미합니다.
이 도구는 팀 구성원 간의 효율적인 상호 작용을 가능하게 하며 프로젝트 관리, 일정 조정, 문서 공유 등 다양한 업무 프로세스를 지원합니다. 그룹웨어는 원격 작업과 분산형 팀이 널리 사용되는 현대 비즈니스 환경에서 특히 중요성이 커지고 있습니다.
커뮤니케이션 도구로서의 역할
그룹웨어의 가장 기본적인 기능은 인팀 커뮤니케이션을 촉진하는 것입니다.채팅 도구, 메일, 포럼,웹 회의 등을 통해 실시간으로 정보 공유 및 의사 결정이 가능합니다. 이러한 도구는 팀 간의 투명성을 높이고 신속한 커뮤니케이션을 제공합니다.
일정 관리 및 작업 관리
그룹웨어에서는일정 공유 야타작업 관리 기능을 통해 개인 및 팀의 일정 관리를 용이하게 합니다. 이를 통해 업무 진행 상황을 한눈에 확인할 수 있으며 마감일 내에 작업을 완료할 계획을 세울 수 있습니다.
또 제품에 따라서는, 스케줄과 연동한 회의실이나 설비 예약 기능이 탑재되고 있거나, 웹 회의용의 URL의 자동 발행 기능등도 있습니다.
파일 공유 및 문서 관리
파일 공유 및 문서 관리 기능은 팀 구성원이 필요한 정보에 언제든지 액세스할 수 있도록 하는 데 중요합니다. 문서 버전 관리 및 중앙 집중식 정보 액세스 포인트를 제공하여 작업 효율성과 정보 보안을 제공합니다.
워크플로우 관리
워크플로우 관리 기능은 비즈니스 프로세스의 자동화와 표준화를 가능하게 합니다. 이렇게 하면 승인 프로세스, 문서 라우팅 등이 간소화되고 비즈니스 투명성과 효율성이 향상됩니다.
게시판 및 포털
게시판 기능은 조직 내에서 중요한 소식과 정보를 공유하기 위한 플랫폼을 제공합니다. 반면 포털 기능은 필요한 정보에 대한 액세스를 중앙 집중화하고 사용자에게 개인화된 경험을 제공합니다.
사내의 규칙이나 오피스의 이용 가이드, 자료 포맷등의 정보를 일원 관리하는 것으로 정보를 찾는 수고가 없어, 업무 효율화를 기대할 수 있습니다.
근태관리
근태 관리 기능은 직원의 근무 시간, 휴가, 출근 상황을 추적하여 인사 관리의 효율화를 도모합니다. 이 기능을 통해 노동 시간의 투명성을 유지하고 적절한 인재 배치 및 노무 관리가 가능합니다.
온프레미스와 클라우드의 차이
온프레미스는 기업이 자체 서버와 소프트웨어를 직접 운영하는 형태입니다.이 방법에서는 정보 시스템이 사내 네트워크 내에서 완결되고 외부로부터의 액세스가 제한됩니다. 이를 통해 기업은 시스템에 대한 완벽한 제어와 보안을 유지할 수 있습니다.
반면,클라우드 서비스는 인터넷을 통해 필요한 IT 서비스를 이용하는 형태를 말합니다.. 기업은 하드웨어나 소프트웨어를 소유하지 않고 서비스 제공업체가 제공하는 리소스를 활용합니다. 이 방법은 유연성과 비용 절감을 가능하게 하고 물리적 인프라에 대한 투자 및 유지보수 부담을 줄여줍니다.
온프레미스는 보안과 커스터마이징성이 뛰어나지만 클라우드는 확장성과 운영이 용이합니다. 이러한 차이를 이해하고 기업은 자신의 요구에 따라 최적의 선택을하는 것이 중요합니다.
온프레미스의 장점
온프레미스는 자사에서 구축하기 때문에 시스템을 유연하게 커스터마이징하기 쉽고, 자사 시스템과 연계하기 쉬운 특징이 있습니다. 또한 자사의 네트워크 내에서 시스템을 실행하기 때문에 보안상 안전성이 높은 것이 장점입니다.
최근의 그룹웨어 제품은 클라우드 타입의 수요가 증가하고 있습니다만, 제3자 비공개인 엄비 정보, 개인정보까지도 부담없이 클라우드에 올라 사내외에서 공유해 버리는 문제가 담당자 레벨에서 일어나는 과제가 있습니다 . 개인정보 유출, 내부자 거래 문제, 컴플라이언스, 산업 스파이, 예상치 못한 위험을 고려하여 그룹웨어를 온프레미스로 기업내 전용 환경에서 운용하고자 하는 요구는 많습니다.
온프레미스의 단점
온프레미스의 단점은 일반적으로 다음과 같은 것들이 있습니다.
- 초기 도입 시 비용이 높음
- IT 기술(인프라, 웹서버, DB서버 등)이 필요합니다.
- 거점 접속이나 텔레워크시에는 VPN 등 전용 인프라 필요
- 자체적으로 장애에 대응해야 한다
최근에는 총무성이 일하는 방식 개혁의 일환으로 텔레 워크에 적합한 그룹웨어를 권장하고 있습니다. 또 모바일 단말 이용으로의 편리성 향상도 있어, 클라우드에서의 요구가 높아지고 있어, 텔레워크, 모바일 단말에 대응한 온프레미스형의 그룹웨어 제품은 매우 적어지고 있습니다.
온프레형 그룹웨어 통합 전략
클라우드 컴퓨팅이 널리 보급되는 현대에도 여전히 많은 기업들이 보안과 커스터마이징 유연성의 관점에서기간 업무 시스템에 있어서는 온프레미스로 운용하고 있는 경우가 있습니다.특히 민감한 정보의 취급과 업계 특유의 규제가 관련되는 경우, 온프레미스의 선택은 중요한 의미를 갖는다.
이 상황을 감안하면온프레미스 그룹웨어의 통합은 데이터 일관성과 보안 관점에서 매우 효율적입니다.
빠르고 안전한데이터 연계 실현
온프레미스형 그룹웨어와 기존 시스템(기간 업무 시스템 등) 사이는 인트라넷 내의 내부 네트워크를 이용하여 빠르고 안전한 API 연계를 실현할 수 있습니다. 이를 통해 정보를 신속하게 공유하고 실시간으로 의사 결정을 지원합니다. 또한 데이터의 중앙 관리를 통해 정보의 무결성을 높일 수 있어 업무 프로세스의 효율화에 크게 기여합니다.
보안 강화
온프레미스에서의 데이터 관리는 외부 위협으로부터 기업의 귀중한 정보를 보호하는 데 중요한 역할을 합니다. 통합에서도 데이터의 안전성은 최우선 과제입니다. 방화벽, 암호화 기술, 액세스 권한의 엄격한 관리 등을 통해 보안을 강화하고 데이터 유출 및 무단 액세스로부터 보호합니다.
유연한 사용자 정의 가능성
온프레미스 그룹웨어는 클라우드 기반 솔루션보다 고급 사용자 정의가 가능합니다. 기업은 자사의 특정 요구에 맞는 커스터마이즈를 실시하여 효율적인 업무 흐름을 구축할 수 있습니다. 이는 직원의 생산성 향상에 직접 기여하며 조직 전체의 성능을 향상시키는 결과를 낳습니다.
따라서 온프레미스 그룹웨어 통합은 데이터 일관성, 보안 강화 및 유연한 사용자 지정 가능성을 통해 기업의 디지털 변환을 추진하고 경쟁력을 높이는 핵심 요소입니다. 효율적이고 안전한 커뮤니케이션 툴의 실현으로 기업은 더욱 원활하고 효과적인 업무 운영을 실현할 수 있습니다.
【비교표】 주요 그룹웨어 제품과 온프레미스 대응 상황
다음의 비교표는 주요 그룹웨어 제품의 온프레미스(폐역망) 대응의 유무, 가격면에서 차례로 늘어놓고 있습니다.
| 제품명 | 주요 기능 | On-premise 대응 | 무료 플랜 | 온프레미스 가격 |
|---|---|---|---|---|
| Chat&Messenger | 채팅 웹 회의 스케줄 작업 관리 문서 관리 시설 예약 근태관리 | 〇 | 예 | 20 사용자 36,000엔~ |
| 그룹 세션 | 스케줄 게시판 시설 예약 파일 공유 작업 관리 설문조사 | 〇 | 예 | 기본 0엔 지원비용으로 10 사용자 54,000엔～ |
| 데스크넷의 NEO | 이메일 스케줄 게시판 시설 예약 파일 공유 작업 관리 설문조사 | 〇 | 없음 | 5 사용자 75,000엔 ～ |
| 사이보즈 Garoon | 이메일 스케줄 게시판 시설 예약 파일 공유 작업 관리 설문조사 | 〇 | 없음 | 50 사용자 600,000엔~ |
| R-GROUP | 타임라인 스케줄 게시판 이메일 타임카드 무료 통화 | 비대응 | – | – |
| e-Broad office | 스케줄 전언 메모 타임카드 ToDo 목록 게시판 파일 공유 | 비대응 | – | – |
| Zoho Connect | 채팅 투표 그룹 만들기 스케줄 파일 공유 음성 통화 화상 통화 | 비대응 | – | – |
| 서클 스퀘어 | 채팅 스케줄 게시판 앨범 파일 공유 | 비대응 | – | – |
| GRIDY 그룹웨어 | 스케줄 시설 예약 이메일 타임카드 ToDo 목록 파일 공유 회의록 작성 | 비대응 | – | – |
| enclo | 채팅 그룹 만들기 파일 공유 프리메모 스케줄 | 비대응 | – | – |
| Lark | 채팅 이메일 자동 번역 작업 공간 파일 공유 음성 통화 화상회의 | 비대응 | – | – |
| LINE WORKS | 음성 통화 화상 통화 화면 공유 게시판 캘린더 | 비대응 | – | – |
온프레형 그룹웨어 제품 선택 방법
특히 온프레미스형 그룹웨어 시스템을 선택할 때는 다음 사항을 고려하는 것이 중요합니다.
1. 시스템 선정을 위한 평가 기준
온프레미스형 그룹웨어 제품을 선택할 때는 그 기능성, 스마트폰 대응 유무, 성능, 보안, 비용, 지원 체제, 사용자 인터페이스의 사용 용이성 등을 종합적으로 평가합니다. 또한 그룹웨어 제품에는 웹 회의 및 태스크 관리가 탑재되어 있는 경우도 많아 기업의 구체적인 요구와 목표에 맞추어 가장 적절한 시스템을 선택하는 것이 중요합니다.
2. 액세스 제어 및 감사 로그
보안 관점에서 사용자의 액세스 제어 기능과 감사 로그를 기록할 수 있는지 확인합니다. 감사 로그를 통해 시스템에 대한 액세스 내역 및 운영 기록을 추적할 수 있으며 의심스러운 움직임이나 보안 위반이 있을 경우 신속하게 해결할 수 있습니다. 이렇게 하면 보안 위험을 줄일 수 있으므로 그룹웨어 제품에 이러한 기능이 포함되어 있는지 확인합니다.
3. Active Directory 연동
Active Directory와의 협력을 통해 OS의 암호 인증 및 SSO(Single Sign-On)가 가능한지 확인합니다. 이를 통해 사용자 관리가 쉬워지고 보안을 강화하면서 편의성을 높일 수 있습니다. 검토중인 그룹웨어 제품에서 어떤 수준에서 Active Directory 연결이 가능한지 미리 조사하십시오.
Chat&Messenger 가 실현하고 있는 Active Directory 제휴는 이하가 참고입니다.
4. 데이터 백업 방식
시스템의 안정성을 유지하기 위해서는 정기적인 데이터 백업 기능이 갖추어져 있어야 합니다. 재해나 시스템 장애 시에도 데이터를 신속하게 복구할 수 있도록 적절한 백업 전략이 그룹웨어 제품에 통합되어 있는지 확인하십시오.
5. 중복화·부하 분산 대응
시스템의 안정성을 높이려면 서버 중복 구성이 가능한지 고려하십시오. 이렇게 하면 일부 서버에 장애가 발생해도 다른 서버가 대체 역할을 하고 서비스 중단을 방지할 수 있습니다. 수천 사용자 규모가 되면 중복 구성이 필요하므로 검토 중인 그룹웨어 제품이 지원되는지 확인하십시오.
6. 사용자 정의 및 확장 기능
기업 특유의 요구에 맞추어 시스템의 커스터마이즈나 확장이 가능한가도 중요한 요소입니다. 미래의 비즈니스 성장과 변화에 유연하게 대응할 수 있는 시스템을 선택하는 것이 바람직합니다.
온프레미스형 그룹웨어 제품을 선정할 때는 이러한 요소를 종합적으로 검토하고 기업의 현재 및 미래의 요구에 가장 적합한 제품을 선택하는 것이 중요합니다. 적절한 시스템 선택을 통해 비즈니스 효율성을 높이고 보안을 강화할 수 있습니다.
온프레미스형 그룹웨어 추천 제품 소개
Chat&Messenger 는비즈니스 채팅 ,,,웹 회의,,,파일 공유,,,스케줄,,,회의실 예약등 주변 툴을 사용하기 쉽게 통합한 그룹웨어로, 온프레미스·클라우드 양 대응입니다.
모든 데이터를 조직 내에서 관리 할 수 있기 때문에 정부 관련, 대기업, 은행, IT, 대학, 병원, 현청, 시청, 공공 기관 등 인터넷 접속 규제가있는 환경 (폐역망)과 기밀성이 높은 데이터 ( 클라우드에 보관할 수 없다)를 취급하는 조직에서 다수 도입 실적이 있습니다.
또한 Chat&Messenger는 온프레미스이더라도 간편한 설치로 5000명 이상의 사용자를 처리할 수 있도록 최적화되어 있으며 IT 기술도 필요하지 않습니다. 가격면에서도 타사 클라우드보다 압도적으로 저렴하고 있어 온프레미스의 일반적인 단점은 해당되지 않습니다.
또 온프레미스를 구축하는데 있어서 난이도가 높아 과제가 되는, 다음과 같은 기능도 충실하고 있는 점이 특징입니다.
- 메시지 및 파일 첨부 감사
- SSL 인증서 지원
- 중복 및 부하 분산 대응
- Active Directory 연동
- 온프레미스 내 Email 서버와의 연동
- 차등 고속 백업
- 액세스 제어 및 감사 로그 대응
Chat&Messenger의 온프레미스 버전은 유료 플랜이 됩니다만, 타사에 비해 고기능 및 압도적으로 저가격으로 제공합니다.