현대 비즈니스 현장에서 그룹웨어는 커뮤니케이션과 비즈니스 효율성의 필수적인 도구입니다. 특히 무료로 제공되는 그룹웨어는 비용을 억제하면서 효율적인 업무 운영을 목표로 하는 중소기업이나 스타트업에 있어서 큰 이점을 가져옵니다.
이 기사에서는,무료로 계속 사용할 수 있는 추천의 그룹웨어를 철저 비교한 일람표나, 그룹웨어의 개요나 기능, 비교 포인트, 선택 방법, 도입 메리트·단점, 주의점까지 자세한 정보를 알려드립니다.
그룹웨어에 대한 이해를 높이고 자사에 맞는 "무료 그룹웨어제품을 선택합시다.
무료 그룹웨어 비교표
다음 제품은완전 무료로 계속 사용할 수있는 그룹웨어입니다.
| 제품명 | 주요 기능 | 유상판 가격 (월액 기준) | Cloud | 켜짐 프리미스 | Android iOS | 대응 언어 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Chat& 메신저 | 채팅 웹 회의 스케줄 작업 관리 문서 관리 시설 예약 근태관리 | On-premise 150엔부터 구름 300엔부터 | 〇 | 〇 | 〇 | 일본어 영어 중국어 |
| R-GROUP | 타임라인 스케줄 게시판 이메일 타임카드 무료 통화 | 유상판 없음 | 〇 | – | 〇 | 일본어 영어 중국어 |
| e-Broad office | 스케줄 전언 메모 타임카드 ToDo 목록 게시판 파일 공유 | 유상판 없음 | 〇 | – | 〇 | 일본어 |
| Zoho Connect | 채팅 투표 그룹 만들기 스케줄 파일 공유 음성 통화 화상 통화 | 스타터 48엔 엔터프라이즈 120엔 Ultimate 360엔 | 〇 | – | 〇 | 일본어 영어 중국어 그 외 16개 언어 |
| 서클 스퀘어 | 채팅 스케줄 게시판 앨범 파일 공유 | 빛 770엔/월 기본 1,430엔 프리미엄 1,980엔 | 〇 | – | 〇 | 일본어 영어 |
| GRIDY 그룹웨어 | 스케줄 시설 예약 이메일 타임카드 ToDo 목록 파일 공유 회의록 작성 | 그룹웨어 10,000엔～/월 ID 수: 무제한 용량: 10GB SFA 표준 50,000엔～/월 ID 수: 무제한 용량: 5GB | 〇 | – | 〇 ※유상판 | 일본어 |
| Stock | 노트 파일 공유 이메일 템플릿 권한 설정 | 사업 600엔 엔터프라이즈 1,200엔 | 〇 | – | 〇 | 일본어 |
| enclo | 채팅 그룹 만들기 파일 공유 프리메모 스케줄 | 내 계획 350엔 사업 2,000엔~ | 〇 | – | 〇 | 일본어 영어 |
| Lark | 채팅 이메일 자동 번역 작업 공간 파일 공유 음성 통화 화상회의 | 프로 1,420엔 엔터프라이즈 필수 문의 | 〇 | – | 〇 | 일본어 영어 중국어 그 외 13개 언어 |
| 그룹 세션 | 스케줄 게시판 시설 예약 파일 공유 작업 관리 설문조사 | byCloud 스마트 300엔~ GroupSession 필수 문의 | 〇 | 〇 | 〇 | 일본어 |
| LINE WORKS | 음성 통화 화상 통화 화면 공유 게시판 캘린더 | 스탠다드 450엔~ 고급 800엔~ | 〇 | – | 〇 | 일본어 영어 중국어 한국어 |
| Confluence | 문서 관리 템플릿 문서 공동 편집 | 스탠다드 790엔~ 프리미엄 1,510엔~ | 〇 | 〇 | 〇 | 일본어 영어 중국어 그 외 13개 언어 |
그룹웨어의 기본 기능
그룹웨어는 비즈니스 효율성과 커뮤니케이션을 강화하는 데 필수적인 도구입니다. 이러한 시스템은 다양한 기능을 갖추고 있으며 조직의 요구에 따라 다양한 방식으로 활용됩니다. 다음은 그룹웨어의 주요 기본 기능에 대해 자세히 설명합니다.
커뮤니케이션 도구로서의 역할
그룹웨어의 가장 기본적인 기능은 인팀 커뮤니케이션을 촉진하는 것입니다.채팅 도구, 메일, 포럼,웹 회의 등을 통해 실시간으로 정보 공유 및 의사 결정이 가능합니다. 이러한 도구는 팀 간의 투명성을 높이고 신속한 커뮤니케이션을 제공합니다.
메일 기능은 메일 서버와 세트로 되어 있는 것이나, 브라우저상에서 클라이언트로서 이용할 수 있는 Web 메일 기능을 갖추고 있는 것이 있습니다.
또한 사내 SNS 기능은 직원의 프로필 페이지를 통해 개인의 전문 지식과 관심사를 사내에서 공유할 수 있습니다. 특정 주제와 프로젝트를 기반으로 그룹과 커뮤니티를 만들고 관련 정보를 공유하고 토론할 수 있습니다. 사내 SNS는 직원 간의 연결을 강화하고 지식 공유 및 협력을 촉진하는 기능입니다.
일정 관리 및 작업 관리
그룹웨어에서는일정 공유 야타작업 관리 기능을 통해 개인 및 팀의 일정 관리를 용이하게 합니다. 이를 통해 업무 진행 상황을 한눈에 확인할 수 있으며 마감일 내에 작업을 완료할 계획을 세울 수 있습니다.
또 제품에 따라서는, 스케줄과 연동한 회의실이나 설비 예약 기능이 탑재되고 있거나, 웹 회의용의 URL의 자동 발행 기능등도 있습니다.
파일 공유 및 문서 관리
파일 공유 및 문서 관리 기능은 팀 구성원이 필요한 정보에 언제든지 액세스할 수 있도록 하는 데 중요합니다. 문서 버전 관리 및 중앙 집중식 정보 액세스 포인트를 제공하여 작업 효율성과 정보 보안을 제공합니다.
워크플로우 관리
워크플로우 기능을 사용하면 비즈니스 프로세스를 자동화하고 표준화할 수 있습니다. 이렇게 하면 승인 프로세스, 문서 라우팅 등이 간소화되고 비즈니스 투명성과 효율성이 향상됩니다.
게시판 및 포털
게시판 기능은 조직 내에서 중요한 소식과 정보를 공유하기 위한 플랫폼을 제공합니다. 반면 포털 기능은 필요한 정보에 대한 액세스를 중앙 집중화하고 사용자에게 개인화된 경험을 제공합니다.
사내의 규칙이나 오피스의 이용 가이드, 자료 포맷등의 정보를 일원 관리하는 것으로 정보를 찾는 수고가 없어, 업무 효율화를 기대할 수 있습니다.
근태관리
근태 관리는 직원의 근무 시간, 휴가, 출근 상황을 추적하여 인사 관리의 효율화를 도모합니다. 이 기능을 통해 노동 시간의 투명성을 유지하고 적절한 인재 배치 및 노무 관리가 가능합니다.
그룹웨어의 종류는?
그룹웨어에는 커뮤니케이션 및 정보 공유 외에도 다양한 기능과 특징을 가진 제품이 있습니다. 여기서는 각각의 특징에 대해 자세히 설명합니다.
무료로 사용할 수 있는 그룹웨어
비용을 억제하고 싶은 기업이나 소인원으로 시작하는 스타트업, 소규모 기업에게는, 무료로 이용할 수 있는 그룹웨어를 추천합니다. 그러나 무료 그룹웨어 중에는 이용 인원수와 용량에 제한이 있는 제품이 있으므로 주의해 둡시다.
또, 유료판과 비교하면 기능이 제한되어 있는 경우도 많기 때문에, 백 오피스 업무를 효율화하고 싶은 경우는, 필요한 기능이 갖추어져 있을지도 확인해 주세요.
다기능 그룹웨어
다기능 그룹웨어는 웹 메일 및 채팅, 웹 회의, 파일 공유, 타임카드, 일정 관리, 프로젝트 진행 관리, 워크플로우 등 다양한 기능을 제공합니다.
이를 통해 그룹웨어를 열기만 하면 업무에 필요한 정보를 얻을 수 있어 정보 확인에서 연락, 작업 보고, 승인, 설비 예약까지 원활하게 수행할 수 있습니다. 다기능 그룹웨어는 정보를 중앙에서 관리하고 업무 효율성을 향상시키고 싶은 기업에게 추천합니다.
중소기업에 적합한 그룹웨어
중소기업용 그룹웨어는 소규모부터 이용할 수 있는 것이 많고, 특히 클라우드형에서는 비용을 억제해 이용할 수 있는 제품도 있습니다.
게다가 일정 인원수까지는 무료 플랜이 제공되는 제품도 있기 때문에, 소규모이고 비용을 억제해 도입하고 싶은 기업에 특히 추천합니다. 다만, 일부 제품에서는 이용 인원수에 상한이 있기 때문에, 도입시에는 직원 수의 변동을 고려할 필요가 있습니다.
대기업에 적합한 그룹웨어
대기업에 적합한 그룹웨어는 일반적으로 수천에서 수만 명 규모로 지원할 수 있습니다.
여러 거점에서의 정보 공유나 대기업 독특한 복잡한 워크플로우 등 부서나 직책이 많아 미세한 관리가 요구되는 장면에 적합합니다. 일부 제품은 로그 관리뿐만 아니라 응용 프로그램 및 브라우징 문서 설정과 같은 자세한 액세스 권한을 관리할 수 있습니다.
게다가 다국어나 타임 존에도 대응해, 해외 거점이나 외국인 멤버에게도 사용하기 쉬운 제품도 존재합니다. 외부 시스템 연계가 충실하고 있는 제품도 많아, 기존의 시스템과의 제휴가 원활하게 실시할 수 있는 점도 특징입니다.
그룹웨어 비교 포인트
각 그룹웨어에는 서로 다른 기능과 기능이 있습니다. 자사의 요구에 맞는 그룹웨어를 선택할 때 도움이 되는 4개의 비교 포인트를 소개하므로, 참고해 주세요.
무료 플랜이 있는지 여부
첫 번째 포인트는 무료 플랜의 유무입니다. 그룹웨어는 정보 공유와 커뮤니케이션을 원활하게 하고 업무 효율화를 기대할 수 있습니다. 그러나 그룹웨어 자체가 수익을 창출하지는 않기 때문에 "가능한 비용을 절감하고 싶다"는 생각이 일반적입니다. 일부 그룹웨어는 무료 플랜을 제공하거나 일정 기간 무료로 시도할 수 있습니다.
비용 절감 뿐만 아니라 실제로 이용하여 자사의 요구에 맞는지 확인하기 위해서도 무료 플랜의 유무를 확인하는 것이 중요합니다.
기본 기능의 유무
자사에 필요한 기본 기능을 갖추고 있을지도 중요합니다. 그룹웨어의 탑재 기능은 버라이어티 풍부하기 때문에, 제품을 비교할 때에는, 이용 목적과 필요한 기능을 정리해, 자사의 요구를 충족시킬 수 있을까를 확인합시다.
그러나 너무 많은 기능을 사용하면 비용이 많이 들거나 모처럼 기능을 사용할 수 없는 위험도 있습니다. 필요한 기능과 그렇지 않은 기능을 확실히 정리해, 자사의 요구에 맞는 제품을 선택합시다.
온 프레미스 클라우드와 같은 조직의 정책에 적용 중입니까?
개인 정보나 기밀 정보를 사용하는 조직에서는 클라우드 유형의 그룹웨어를 정책적으로 사용할 수 없는 경우가 있습니다. 이 경우 온 프레미스의 유무를 확인하십시오. 한편 텔레워크나 외출 영업처에서도 이용하는 경우에는 클라우드 타입의 그룹웨어를 선택하게 됩니다.
또한 대규모 조직에서는 수만 명이 소속되어 있으므로 자세한 액세스 제한 설정과 팀 및 부서별 설정이 필요합니다. 이 경우 유연한 운영과 고급 관리 기능을 갖춘 시스템을 선택하는 것이 좋습니다.
모바일 기능 및 앱 유무
모바일 기능과 앱의 유무도 비교 포인트 중 하나입니다. 사외에서의 이용이 많은 경우는 그룹웨어 중에서도 모바일 전용 앱이 있는 것을 선택하면 좋을 것입니다. 전용 앱이 제공되지 않는 서비스에서도 스마트 폰의 브라우저에서 이용할 수 있지만, 편리성은 전용 앱이 우수하기 때문에 앱 대응 제품을 추천합니다.
무료 그룹웨어 추천 12선 비교
여기에서는 무료로 이용할 수 있는 추천 그룹웨어 12선을 소개합니다. 제품의 개요나 특징, 리뷰나 평판도 정리하고 있으므로, 제품 선택의 참고로 해 주세요.
Chat&Messenger
제품 개요 및 특징
Chat&Messenger는 비즈니스 채팅, 웹 회의, 파일 공유, 일정 작업 관리, 회의실 예약 등 필요한 도구를 통합한 사용하기 쉬운 그룹웨어입니다.
비즈니스 채팅이나 웹 회의 등 실시간성이 높은 정보 공유에 각종 그룹웨어 기능을 통합하고 있는 점이 특징적입니다. 서비스 형태는 온프레미스와 클라우드 모두에 대응하고 있으며, 정부기관이나 대기업 등 폭넓은 조직에서의 이용 실적이 있습니다.
무료로 활용하는 방법
Chat&Messenger는 무료 플랜을 제공합니다. 브라우저에서 액세스하거나 스마트폰으로 앱을 설치하고 사용자 등록하여 사용할 수 있습니다.
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
채팅과 메신저 기능의 사용의 용이성에 대한 좋은 리뷰가 많이 보였습니다.
“메일로는 송부가 어려운 것 같은 큰 파일도 부드럽게 보낼 수 있다”
“메시지가 도착했을 때의 통지를 알기 쉽다”
"읽음 상태 확인 및 오프라인 사용자에게 재전송 기능이 편리"
R-GROUP
제품 개요 및 특징
R-GROUP은 일본 국내에서 2,000개 이상의 도입 실적이 있는 완전 영구 무료 클라우드형 그룹웨어입니다.
스케줄이나 타임카드, 시프트표, 메일, 채팅 등 업무상 커뮤니케이션을 원활하게 하는 12개의 기능을 갖추고 있습니다.
이용 인원수의 제한이 없고, 무료로 이용할 수 있으므로, 처음으로 그룹웨어를 도입하는 기업에도 추천입니다.
또한 스마트 폰에서의 이용에도 추가 요금없이 대응하고 있습니다.
무료로 활용하는 방법
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
무료로 기능이 충실하다는 점에 만족하는 리뷰가 많이 보였습니다.
“100% 무료로 이용할 수 있으며 그룹웨어의 기본 기능이 갖추어져 있다”
“완전 무료로 채팅이나 게시판, 스케줄 관리가 가능”
“사용 기한이나 인원수의 묶이지 않고 무료로 사용할 수 있기 때문에, 중소기업에 추천”
e-Broad office
제품 개요 및 특징
e-Broad Office는 무료로 사용할 수 있는 고기능 그룹웨어입니다.
스케줄, 전언 메모, 타임 카드, ToDo 리스트, 게시판, 주소록, 사내 멤버 명부, 재적 확인 등 필요한 기능을 유연하게 활용할 수 있습니다.
스케줄, 전언 메모, ToDo 리스트, 주소록은 모바일 대응도 하고 있어, 외출처에서도 부드러운 이용이 가능합니다.
제공업체인 이브로드 커뮤니케이션즈 주식회사는 프라이버시 마크를 취득하고 있으며 보안면에서도 신뢰할 수 있습니다.
무료로 활용하는 방법
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
리뷰를 찾을 수 없습니다. (IT 리뷰, IT 트렌드, X 검색 해당 없음)
Zoho Connect
제품 개요 및 특징
Zoho Connect는 정보 공유 및 의견 교환에 도움이 되는 기업용 소셜 네트워킹 서비스입니다.
사내 커뮤니케이션부터 직원 설문조사, 파일 관리, 팀 협력에 이르기까지 조직의 일체감을 구축할 수 있는 풍부한 기능이 제공됩니다.
특징으로는 지식 기반 지식의 중앙 집중화와 공통 특성을 기반으로 한 그룹 생성을 통한 팀 커뮤니케이션의 간소화가 포함됩니다.
또한 Google, Zoho, Outlook, iCloud와 같은 광범위한 외부 서비스와 원활하게 연결할 수 있습니다.
무료로 활용하는 방법
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
리뷰에서는 외부 네트워크 기능을 높이 평가하는 의견을 많이 볼 수 있었습니다.
“여러 회사의 정보 공유를 무료로 할 수 있다”
“고객 지원용 인프라로 외부 네트워크 기능을 활용하고 있어 원격 지원이 용이해졌다”
“외부 네트워크 기능이 작은 커뮤니티 관리에 편리”
서클 스퀘어
제품 개요 및 특징
서클 스퀘어는 20년 이상 62만 명 이상의 사용자가 지원하는 팀, 단체 및 커뮤니티 운영을 위한 앱입니다.
18개의 편리한 기능이 탑재되어 있어, 온라인상에서 스케줄이나 출석의 관리를 간단하게 실시할 수 있습니다.
또한 채팅, 게시판, 설문조사 등의 도구를 활용하여 활발한 커뮤니케이션을 촉진할 수 있습니다.
그 중에서도 메일 기능은 특히 충실하며 메일 링리스트 대신 사용할 수 있습니다.
무료로 활용하는 방법
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
리뷰는 조작성이 좋고 심플하고 알기 쉬운 점을 평가하는 의견이 많이 보였습니다.
"화면이 직관적이며, 설명서가 없어도 간단하게 조작할 수 있다"
"매우 간단하고 알기 쉽기 때문에 폭넓은 층을 사용할 수 있다"
"심플한 구조이므로, 처음이라도 당황하지 않고 이용할 수 있다"
GRIDY 그룹웨어
제품 개요 및 특징
GRIDY 그룹웨어는 사내외의 정보 공유 및 커뮤니케이션을 강화하는 WEB 그룹웨어입니다.
스케줄이나 메일, 타임 카드, 워크 플로우 등 23의 기능을 탑재하고 있어 업무 효율화나 부드러운 정보 공유, 커뮤니케이션의 활성화를 기대할 수 있습니다.
초기 비용이나 월액 비용은 들지 않고, 유저수도 무제한, 나아가 기업을 넘은 외부 유저와의 제휴도 가능합니다.
무료로 활용하는 방법
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
리뷰에서는 스케줄 관리나 정보 공유 기능의 활용에 대한 의견을 많이 볼 수 있었습니다.
"일 일정 관리에서 다른 앱을 사용할 필요가 없어졌다"
"구두로 잘 되지 않았던 정보 공유나 스케줄 관리가 쉬워졌다"
"스태프 스케줄 파악, 정보 공유, 시설 예약 등을 IT화할 수 있다"
Stock
제품 개요 및 특징
Stock은 더 이상 간단하고 누구나 쉽게 사용할 수있는 그룹웨어입니다.
메시지, 노트, 태스크 관리, 권한 설정 등 다양한 기능이 탑재되어 있어 노트 기능 등 일부 기능은 오프라인에서도 사용할 수 있습니다.
또한 Slack, Chatwork, Evernote 등의 외부 시스템과의 연계를 할 수 있는 점, 사내뿐만 아니라 사외 멤버와의 연계도 할 수 있는 점도 특징으로 들 수 있습니다.
무료로 활용하는 방법
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
리뷰에서는 정보를 정리하는 노트 기능을 높이 평가하는 의견을 많이 볼 수 있었습니다.
"노트 기능이 정보를 정리하는데 어쨌든 편리"
“메모 감각으로 모든 안건을 노트에 기재함으로써, 온갖 안건의 가시화를 할 수 있다”
"노트는 폰트의 장식뿐만 아니라, 표나 리스트도 넣을 수 있으므로 사용하기 쉽다"
enclo
제품 개요 및 특징
enclo는 그룹에서 파일 데이터, 채팅, 메모 등을 손쉽게 공유할 수 있는 클라우드 앱입니다.
사용하기 쉬운 UI와 조작성을 갖추고 누구나 쉽게 사내외와 연계를 할 수 있습니다.
특징으로는, 필기에도 대응한 리치 텍스트의 메모 기능을 들 수 있습니다.
문자만으로는 전해하기 어려운 것도, 필기 일러스트를 사용하는 것으로 알기 쉽게 전하는 것이 가능합니다.
무료로 활용하는 방법
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
리뷰에서 파일 공유 및 채팅 기능에 대한 의견을 볼 수있었습니다.
"저렴한 채팅 기능을 사용할 수있다"
"용량이 큰 파일을 정확하게 보낼 수 있습니다"
"채팅 파일 첨부를 활용하여 재택근무가 원활해졌다"
Lark
제품 개요 및 특징
Lark는 채팅, 이메일, 캘린더, 화상 회의, 문서, 워크플로우, 백오피스 기능 등 현장에서 필요한 모든 앱을 갖춘 DX 도구입니다.
다국어 대응의 자동 번역 기능도 탑재되어 있어 글로벌 커뮤니케이션이 원활하게 이루어져 비용 절감과 생산성 향상을 기대할 수 있습니다.
또한 디지털 컨설턴트에 의한 정중한 도입 지원을 받을 수 있으므로, IT 전문 부서가 없어도 도입을 간단하게 실시할 수 있습니다.
무료로 활용하는 방법
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
입소문에서는 복수의 연락 수단을 활용하고 있다는 의견이 많이 보여졌습니다.
"채팅 교환에서 버튼 하나로 화상 통화에 연결된다"
"도입한 기업끼리는 채팅 기능으로 간단하게 연결된다"
"채팅 기능으로 그룹을 만들 수 있으며 프로젝트 관리에 도움이됩니다"
GroupSession
제품 개요 및 특징
GroupSession은 무료/사용자 수 무제한으로 시작할 수 있는 그룹웨어입니다. 스케줄 관리나 게시판, 정보 공유 등 기초적인 기능을 모두 무료로 이용할 수 있습니다.
클라우드판의 시스템에서도 월액 300엔부터 이용 개시할 수 있으므로, 코스트 퍼포먼스가 뛰어난 서비스입니다. 저비용으로의 도입을 검토하고 있는 분은 이쪽의 서비스를 추천합니다.
무료로 활용하는 방법
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
리뷰에서는 다기능으로 코스파가 좋다는 의견을 많이 볼 수 있었습니다.
”무료로 사용할 수 있는 그룹웨어이지만, 충분한 기능을 갖추고 있다
"유명 그룹웨어와 같은 기능을 사용할 수 있으며, 저비용"
"전용 서버의 클라우드 버전이 가장 코스파가 좋다고 느꼈다"
LINE WORKS
제품 개요 및 특징
LINE WORKS는 LINE과 같이 사용하기 편리한 그룹웨어입니다. 도입한 그날부터 이용할 수 있어 LINE에서 친숙한 채팅이나 스탬프를 활용하면서 연락을 취할 수 있습니다.
2022년도의 유료비즈니스 채팅 점유율 No.1이 되어 2023년 1월 시점에서 도입 기업은 43만사를 돌파하고 있습니다. 소매나 미용, 물류, 건설, 부동산, 의료·개호 등, 모든 업종에서 이용되고 있기 때문에, 부드러운 도입이 가능합니다.
무료로 활용하는 방법
LINE WORKS에서는 프리 플랜이 준비되어 있으며, 프리 플랜에 가입하여 이용할 수 있습니다.
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
리뷰에서는 LINE이 유명한 도구이기 때문에 많은 사람들이 이용하기 쉽다는 의견을 잘 볼 수 있었습니다.
"프라이빗으로 LINE 이용자가 많기 때문에 도입 후 침투가 원활하다"
"LINE의 비즈니스 버전이므로 알려진 것으로 도입부터 활용까지 원활하게 실시했다"
"친숙하고 이해하기 쉬운 서비스이므로 IT 리터러시가 낮아도 사용할 수있다"
Confluence
제품 개요 및 특징
Confluence는 가상의 위치에 관계없이 작업을 구축하고 정리할 수 있는 도구입니다. 75,000명이 넘는 사용자에게 이용되고 있으며 전 세계적으로 널리 보급되어 있습니다.
또, 프리 플랜이 준비되어 있으므로 무료로 이용하는 것도 가능합니다.
단, 본사가 호주 해외 툴이 되기 때문에, 홈페이지상의 일본어도 읽기 어려운 부분이 있어, 사용감에도 조금 문제가 있을 가능성이 있습니다.
무료로 활용하는 방법
무료 플랜에서 최대 10명의 사용자를 사용할 수 있습니다.
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
리뷰에서는 지식 기반으로 활용하고 있는 의견을 많이 볼 수 있었습니다.
"항목마다 사내 지식을 집약하고 정보를 정리할 수 있다"
"사내의 정보가 하나로 정해지므로 원격 작업 중에도 필요한 정보에 액세스할 수 있다"
"대규모 사내 공유 포털과 같은 사용법을 하고 있다"
그룹웨어 도입시의 포인트는?
여기에서는 그룹웨어를 도입할 때의 포인트를 설명합니다. 포인트는 다음 6가지입니다.
- 목적에 맞는 기능이 탑재되어 있습니까?
- 사업 규모에 맞는가?
- 사용하는 환경과 업무 내용에 맞습니까?
- 조작성이 우수합니까?
- 무료로 사용해 볼 수 있습니까?
목적에 맞는 기능이 탑재되어 있습니까?
첫 번째 포인트는 목적에 맞는 기능이 그룹웨어에 탑재되었는지 여부입니다. 그룹웨어를 도입할 때는 우선 그룹웨어의 도입 목적과 과제를 정리하여 필요한 기능을 명확히 합시다.
예를 들어, 경비 정산 업무를 효율화하고 싶은 경우에는, 신청으로부터 승인·결제까지를 커버할 수 있는, 워크플로우 기능이 충실한 제품이 도움이 됩니다. 기존 시스템을 계속 사용하는 경우 연계 기능이 충실한 제품을 선택하는 것이 좋습니다.
이와 같이 필요한 기능을 씻어내는 것으로, 효과적으로 자사의 요구에 맞는 그룹웨어를 선택할 수 있습니다.
사업 규모에 맞는가?
자사의 비즈니스 규모에 적합한 제품을 선택하는 것도 중요합니다. 일부 그룹웨어는 최소 이용 인원수를 설정하고 있으며, 사업 규모가 작은 경우에는 제품의 도입이 가능한지를 제조업체에 확인할 필요가 있습니다.
또한 대응 가능한 규모에 상한이 있는 그룹웨어도 있으므로 사업 규모가 큰 경우에도 자사의 규모에 대응할 수 있는지 확인해야 합니다.
대응 규모의 상한·하한을 확인해, 자사가 이용에 적합한지 어떤지를 반드시 체크하도록 해 주세요.
사용하는 환경과 업무 내용에 맞습니까?
사내의 커뮤니케이션의 방법이나 업무 내용 등에 맞는지도 확인해 둡시다.
기업별 커뮤니케이션 방법은 다양하며 메일, 채팅, 게시판 등 형식이 다릅니다. 많은 그룹웨어는 이러한 기능을 가지고 있지만, 먼저 자신의 커뮤니케이션 스타일에 맞는지 확인합시다.
또한 향후 직원 증가나 기업 확대를 예상할 경우 확장 가능한 그룹웨어를 도입하는 것이 좋습니다.
조작성이 우수합니까?
다기능 그룹웨어라도 조작성이 나쁘면 조직 내에서 침투하기 어려울 수 있습니다. 그룹웨어에 따라 무료 평가판을 제공하는 제품도 있으므로 실제로 시도하고 누구나 쉽게 조작할 수 있는 제품을 선택하는 것이 좋습니다. 또, 기능을 충분히 다루기 위해서는, 메이커의 서포트 체제도 중요합니다.
무료로 사용해 볼 수 있습니까?
그룹웨어를 선택할 때 무료로 평가할 수 있는지 여부를 고려하는 것이 매우 중요합니다. 무료 평가판 기간을 제공하는 그룹웨어는 실제 비즈니스 환경에서 기능과 사용성을 미리 평가할 수 있는 기회를 제공합니다. 이를 통해 조직은 제품이 자신의 특정 요구와 요구 사항을 충족하는지 실제로 확인할 수 있습니다.
무료 평가판을 사용하면 실제로 그룹웨어 기능을 사용하여 사용자 인터페이스의 사용 편의성과 다양한 기능의 유용성을 확인할 수 있습니다. 또한 무료 평가판 기간 동안 직원의 피드백을 수집하여 배포 후 운영에 어떤 교육과 지원이 필요한지 예측할 수 있습니다.
그룹웨어를 도입하는 이점은?
그룹웨어 배포에는 다음과 같은 이점이 있습니다.
정보 공유가 원활해진다
그룹웨어는 메일, 채팅, 게시판 등의 커뮤니케이션 기능을 중앙 집중화하여 원활한 정보 공유가 가능합니다.
또한 하나의 도구만으로 파일 공유, 작업 관리, 스케줄 브라우징을 일괄하여 할 수 있으므로, 가파른 스케줄 변경이나 웹 회의의 소집도 간단하게 실시할 수 있습니다.
이로써 업무가 효율적으로 진행되고 확인 누락에 의한 실수나 트러블도 막을 수 있습니다.
사무 작업을 효율화할 수 있습니다.
워크플로우 기능이 탑재된 그룹웨어는 사무 작업을 효율적으로 실시할 수 있습니다.
경비나 근태의 신청·승인 플로우를 사전에 설정하는 것으로, 신청→승인을 툴내에서 빠르고, 빠짐없이 실시하는 것이 가능합니다.
그 외에도 스케줄과 연동한 회의실이나 프로젝터의 이용 예약, 실시간 진행 관리 등 사무 작업의 효율화를 기대할 수 있습니다.
FB가 곧바로 할 수 있다
그룹웨어를 활용하면 멤버의 업무진행을 일람으로 확인할 수 있으므로 신속한 피드백이 가능합니다.
작업의 지연이 가시화됨으로써, 원인의 규명이나 대책의 책정도 원활하게 실시할 수 있습니다.
또한 회의록이나 보고서 등의 정보를 참조하면서 채팅을 할 수 있으므로 인사 평가 피드백에도 도움이 될 것입니다.
원격 작업이 원활하게 수행 가능
커뮤니케이션이 어려운 리모트 워크에서도, 게시판이나 사내 SNS, Web 회의를 활용하는 것으로 활발한 커뮤니케이션을 기대할 수 있습니다.
또한 스케줄 관리, 정보 공유, 파일 공유 기능을 통해 원격으로 가동 상태를 확인하고 자료를 원활하게 전달할 수 있습니다.
이러한 기능을 그룹웨어 하나로 망라할 수 있기 때문에, 가상 오피스로서도 활용할 수 있을 것입니다.
그룹웨어의 단점
그룹웨어를 배포하려면 단점도 고려해야 합니다.
여기에서는 구체적으로 5개의 단점을 소개하므로 자사에 맞는지 확인하고 후회 없는 그룹웨어 도입을 합시다.
초기 비용이 든다
그룹웨어를 도입할 때, 시스템의 설치나 커스터마이즈, 스탭의 연수등에 많은 초기 비용이 듭니다.
특히 대규모 조직이나 자사의 업무에 맞는 커스터마이즈가 필요한 경우, 비용이 고액이 될 가능성이 있으므로 주의해 둡시다.
조작이 번거로운 서비스도 있다
최근의 그룹웨어는 다기능이기 때문에 사용자의 IT 리터러시에 따라 조작하기 어려울 수 있습니다.
조작이 어려운 서비스를 선택해 버리면 조직 내 침투가 어려워지고 모처럼의 기능을 잘 활용할 수 없습니다.
누구나 쉽게 조작할 수 있고 직관적으로 조작할 수 있는 등 조작성이 좋은 제품을 선택합시다.
정보 공유가 너무 조밀해질 수 있음
정보 공유가 너무 조밀해질 수 있다는 점도 단점 중 하나입니다.
그룹웨어는 정보를 쉽게 공유할 수 있는 반면, 불필요한 정보도 늘어나 버려, 정말로 필요한 정보가 묻혀 버리는 것이 우려됩니다.
필요한 정보를 채우지 않으려면 알림 기능이 있는 제품을 선택하거나 규칙을 설정하여 대응하세요.
보안 측면 대책 필요
그룹웨어는 많은 정보를 다루기 때문에 충분한 보안 조치가 필요합니다.
충분한 대책이 없으면 외부로부터의 무단 액세스나 정보 유출이 큰 위험이 됩니다.
보안 대책이 뛰어난 그룹웨어를 선택하자.
맞춤 제한이 있음
그룹웨어는 자사의 업무에 맞게 커스터마이즈할 수 있는 제품이 많지만 커스터마이즈에는 제한이 있습니다.
그 결과, 자사의 요구를 완벽하게 충족하기 어려울 수 있으므로 여러 제품을 비교하여 가장 적합한 그룹웨어를 선택하십시오.
그룹웨어 도입 시 주의 사항
그룹웨어를 배포할 때는 다음 사항에 유의하십시오.
이들은 그룹웨어를 성공적으로 배포하는 중요한 포인트이므로 꼭 확인해 주십시오.
현장 직원에게 사용감 확인
그룹웨어를 도입할 때는, 실제의 현장 스탭에게 사용감을 확인해, 의견을 도입합시다.
그룹웨어는 많은 현장 직원들이 이용하기 때문에 누구나 쉽게 사용할 수 있는 것이 중요합니다.
그룹웨어 선정에 현장 직원의 목소리를 도입함으로써 그룹웨어 도입 후 침투가 원활하게 진행될 가능성이 높아집니다.
필요한 기능을 씻어내기
그룹웨어의 도입에서는 사전에 필요한 기능을 씻어 둡시다.
운영 방법과 기존 시스템의 계속 사용 여부에 따라 필요한 기능이 다릅니다.
적절한 운영 방법을 검토하고 필요한 기능을 씻어 내면 효율적이고 부드러운 배포가 가능합니다.
그룹웨어를 이해하고 업무를 원활하게
이 기사에서는 그룹웨어의 각사 비교나 무료로의 활용 방법, 선택 방법의 포인트나 주의점에 대해 자세하게 해설했습니다.
또, 무료로 이용할 수 있는 추천 그룹웨어 18선도 소개하고 있으므로, 제품 선택의 참고로 해 주세요.
그룹웨어를 이해하고 효과적으로 활용함으로써 업무를 원활하게 진행할 수 있습니다.
비교 포인트와 장점과 단점을 파악하고 자신의 요구를 충족하는 최적의 그룹웨어를 선택하세요.