Obrolan bisnis adalah alat untuk memperlancar komunikasi kerja. Secara khusus, obrolan bisnis, yang tersedia gratis, memiliki keuntungan dalam mengurangi biaya dan memperlancar operasional bisnis.
Pada artikel ini, kita akan mulai dengan ikhtisar obrolan bisnis.Kami akan membandingkan dan menjelaskan secara menyeluruh hingga 10 rekomendasi layanan chat bisnis yang dapat terus Anda gunakan secara gratis.Kami akan memperkenalkan poin-poin penting, kelebihan dan kekurangan, serta tindakan pencegahan saat memperkenalkan obrolan bisnis, jadi harap rujuk.
Daftar perbandingan perusahaan obrolan bisnis
Produk-produk berikut ini adalahAlat obrolan bisnis yang dapat terus Anda gunakan sepenuhnya gratis.adalah.
| nama Produk | Fitur utama | Harga versi berbayar (Perkiraan setiap bulan) | Cloud Batas pengguna gratis disk gratis | On-premise | Android/iOS | bahasa yang didukung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Obrolan & Messenger | mengobrol konferensi web Jadwalkan manajemen tugas manajemen dokumen Reservasi peralatan manajemen kehadiran | On-premise Mulai dari 200 yen Awan Mulai dari 300 yen | 〇 Gratis hingga 50 pengguna Gratis 1GB untuk 1 pengguna | 〇 | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris Cina |
| Obrolan | mengobrol panggilan suara panggilan video Manajemen tugas berbagi file Jadwal | Bisnis Mulai dari 700 yen memasuki hadiah Mulai dari 1.200 yen | 〇 Gratis hingga 100 pengguna 5GB gratis untuk organisasi | – | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris Cina Orang Vietnam |
| Kendur | mengobrol panggilan suara panggilan video Berbagi layar Kolaborasi aplikasi eksternal | Profesional Mulai dari 925 yen plus Mulai dari 1.600 yen | 〇 – 5GB gratis dengan ruang kerja | – | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris Korea 5 bahasa lainnya |
| GARIS BEKERJA | mengobrol konferensi WEB papan pengumuman Jadwal manajemen tugas daftar pertanyaan surat (usu. dalam frasa dan kata majemuk) | Standar Mulai dari 450 yen canggih 800 yen~ | 〇 Gratis hingga 30 pengguna 5GB gratis untuk organisasi | – | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris Cina Korea |
| Tim Microsoft | mengobrol berbagi file konferensi WEB pengeditan kolaboratif manajemen tugas alur kerja | dasar 540 yen Standar 1.360 yen Office365 E3 2.170 yen | 〇 – 10GB gratis untuk organisasi | – | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris Cina Lebih dari 30 bahasa lainnya |
| langsung | mengobrol panggilan suara panggilan video berbagi file daftar pertanyaan Daftar tugas Manajemen pengguna | dasar 6.000 yen plus 12.000 yen Premium 27.500 yen Maks 50.000 yen | 〇 pertanyaan | 〇 | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris |
| Skype | mengobrol panggilan suara panggilan video konferensi WEB | Paket bulanan mulai dari 485 yen | 〇 pertanyaan | – | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris Cina Lebih dari 30 bahasa lainnya |
| IP Messenger | mengobrol berbagi file Menerima email Garis waktu pemberitahuan | 0 yen | – | 〇 | Hanya Android | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris |
| Roket.Obrolan | mengobrol panggilan suara panggilan video konferensi WEB berbagi file akses tamu | memasuki hadiah *Perlu penyelidikan | 〇 pertanyaan | 〇 | 〇 | Diperlukan pertanyaan |
| Yang paling penting | mengobrol berbagi file pesan sunting Kerjasama perangkat lunak eksternal manajemen tugas | Profesional $10/bulan memasuki hadiah *Perlu penyelidikan | 〇 pertanyaan | 〇 | 〇 | Bahasa Jepang (bahasa) Bahasa inggris Cina 17 bahasa lainnya |
Apa itu obrolan bisnis?
Obrolan bisnis adalah alat untuk membuat komunikasi di tempat kerja menjadi lebih efisien. Anda tidak hanya dapat berkomunikasi lebih cepat dibandingkan melalui email atau telepon, Anda juga dapat mengatur grup berdasarkan proyek, berbagi file, dan melakukan panggilan suara dan video.
Dengan memanfaatkan obrolan bisnis dengan baik, komunikasi dan berbagi informasi akan menjadi lebih lancar, dan Anda dapat meningkatkan produktivitas dan motivasi.
Fungsi dasar obrolan bisnis
Obrolan bisnis pada dasarnya memiliki fungsi sebagai berikut:
Fungsi obrolan
Fitur chat memungkinkan Anda bertukar pesan dengan individu atau grup secara real time.
Anda dapat menambahkan emoji, stempel, reaksi, dll. ke pesan, menjadikan komunikasi lebih mudah daripada email. Selain itu, pesan dapat ditandai sebagai sudah dibaca atau belum dibaca, sehingga memudahkan untuk melihat reaksi penerima.
Fungsi panggilan suara/panggilan video
Panggilan suara dan video memungkinkan Anda berbicara langsung, sehingga cocok untuk keadaan darurat atau topik penting yang sulit dikomunikasikan melalui chat. Panggilan video juga memungkinkan presentasi dan demonstrasi menggunakan fitur berbagi layar dan papan tulis.
Fungsi berbagi file
Dimungkinkan juga untuk berbagi file dan gambar melalui obrolan. Mengirim file menjadi mudah dengan drag-and-drop atau tombol lampiran, dan file yang dibagikan disimpan bersama riwayat obrolan Anda sehingga Anda dapat menemukannya nanti.
Fungsi benang
Fitur thread memungkinkan Anda mengatur percakapan terkait pesan tertentu dengan membalas pesan tersebut. Hal ini memudahkan untuk mengikuti alur percakapan dan memungkinkan Anda fokus pada topik tertentu.
Hal yang perlu dipertimbangkan ketika memilih obrolan bisnis
Berikut 7 poin yang perlu diperhatikan saat memilih obrolan bisnis.
Apakah ada paket gratis?
Hal pertama yang perlu dipertimbangkan adalah apakah ada paket gratis.
Obrolan Bisnis, yang memiliki paket gratis, dapat menekan biaya karena tidak ada biaya awal atau biaya bulanan. Kami juga menyarankan Anda menggunakan paket gratis untuk mencobanya guna melihat apakah itu cocok untuk perusahaan Anda.
Namun, paket gratis sering kali memiliki batasan pada fitur yang tersedia, jumlah pengguna, kapasitas penyimpanan, dll., jadi sebaiknya periksa terlebih dahulu apakah paket tersebut dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
Tipe lokal atau cloud?
Hal berikutnya yang perlu dipertimbangkan adalah berbasis lokal atau cloud.
Obrolan bisnis di lokasi adalah produk tempat Anda mengoperasikan server dan perangkat lunak Anda sendiri, yang memiliki keunggulan karena mampu mengelola data dan memperkuat keamanan. Namun beberapa produk memerlukan pengetahuan dan keterampilan khusus untuk pemasangan dan pengoperasiannya, dan kekurangannya adalah cenderung mahal sehingga perlu berhati-hati.
Obrolan bisnis berbasis cloud merupakan produk yang menggunakan layanan melalui Internet, dan memiliki keunggulan yaitu mudah dipasang dan dioperasikan, serta berbiaya rendah. Namun, harap diperhatikan bahwa organisasi yang menangani informasi pribadi atau rahasia mungkin tidak dapat menggunakan layanan ini karena kebijakan keamanan.
Apakah fungsi tersebut sesuai dengan tujuan dan operasi perusahaan Anda?
Obrolan Bisnis memiliki beragam fitur, namun tidak semuanya diperlukan. Misalnya, saat bekerja jarak jauh, fitur seperti panggilan suara, panggilan video, dan berbagi layar menjadi penting. Saat mengelola proyek, ada gunanya memiliki fitur seperti jadwal, daftar tugas, dan manajemen tugas. Tentukan fitur yang dibutuhkan perusahaan Anda dan pilih produk yang memenuhi kebutuhan Anda.
Apakah mudah dioperasikan dan digunakan?
Obrolan bisnis mudah digunakan dan digunakan, sehingga staf garis depan dapat menggunakannya tanpa stres, meningkatkan efisiensi dan kualitas komunikasi. Untuk menilai apakah suatu produk mudah dioperasikan dan digunakan, Anda harus memperhatikan hal-hal berikut.
- Apakah antarmukanya sederhana dan mudah dimengerti?
- Bisakah itu dioperasikan secara intuitif?
- Apakah fungsi seperti pencarian dan filter mudah digunakan?
- Apakah ada cukup bantuan dan dukungan?
Apakah ini kompatibel dengan seluler?
Obrolan bisnis ramah seluler dan dapat digunakan dari ponsel cerdas dan tablet, sehingga Anda dapat berkomunikasi di mana pun lokasi atau waktu. Selain itu, aplikasi khusus biasanya lebih mudah digunakan dibandingkan browser, jadi jika Anda sering menggunakannya di luar perusahaan, sebaiknya pilih alat yang mendukung aplikasi khusus.
Apakah ada batas waktu yang cukup untuk riwayat log obrolan?
Obrolan Bisnis, yang memiliki log obrolan yang dikelola dengan baik, dapat merekam dan menyimpan informasi seperti konten obrolan serta pengiriman dan penerimaan file. Hal ini memungkinkan Anda memeriksa interaksi masa lalu, mencarinya, dan menggunakannya sebagai bukti.
Untuk menentukan apakah log obrolan Anda dikelola dengan baik, sebaiknya perhatikan poin-poin berikut:
- Apakah jangka waktu penyimpanan dan kapasitas log serta riwayat penelusuran mencukupi?
- Apakah pencarian dan filter log dan riwayat penelusuran mudah digunakan?
- Bisakah saya menghapus atau mengedit log dan riwayat penelusuran?
Bisakah saya merasa aman dalam hal keamanan?
Obrolan bisnis menawarkan ketenangan pikiran dalam hal keamanan, karena konten obrolan, file, gambar, dan data lainnya dapat dienkripsi dan dilindungi. Anda juga dapat menggunakan fungsi pengaturan izin untuk membatasi pengiriman dan penerimaan, dan otentikasi dua langkah untuk mencegah akses tidak sah.
Apakah teknologi keamanan seperti enkripsi dan autentikasi mutakhir?,,Apakah ketentuan dan kebijakan keamanan jelas?, dll., dan pilih produk yang aman.
Fitur berguna dalam obrolan bisnis
Business Chat memiliki berbagai macam fungsi, namun disini kami akan memperkenalkan tiga fungsi yang berguna selain fungsi dasar.
Fungsi konferensi web
Konferensi web adalah fungsi yang memungkinkan Anda bertukar audio dan video melalui Internet dan melakukan percakapan waktu nyata dengan banyak orang di lokasi terpencil. Dengan fungsi konferensi web, Anda dapat menghemat waktu dan uang dalam perjalanan bisnis, serta melakukan rapat dan laporan penting dengan lancar. Selain itu, dengan menggunakan fungsi berbagi layar dan papan tulis, Anda dapat berbagi materi dan menciptakan ide bersama.
Fungsi jadwal
Fungsi jadwal memungkinkan Anda untuk memeriksa dan menyesuaikan jadwal Anda sendiri dan anggota lain. Dengan fitur penjadwalan, Anda dapat mengurangi jumlah email dan panggilan telepon, dan Anda dapat dengan cepat mengomunikasikan perubahan atau pembatalan rencana Anda. Anda dapat menyederhanakan pekerjaan Anda dengan menggunakan satu alat untuk menangani segala hal mulai dari komunikasi hingga penjadwalan.
Fungsi survei
Fungsi survei adalah fungsi yang memungkinkan Anda membuat dan merespons survei dengan mudah dalam obrolan. Fungsi survei memungkinkan Anda membuat keputusan dan mengumpulkan umpan balik dengan lebih cepat, serta dengan mudah memahami opini anggota dan tingkat kepuasan. Selain itu, dengan menggunakan fitur seperti polling dan kuis, Anda dapat menghidupkan obrolan dan bersenang-senang sambil belajar.
Mana yang lebih baik untuk obrolan bisnis, gratis atau berbayar?
Apakah versi gratis atau versi berbayar dari Business Chat lebih baik bergantung pada tujuan dan skala Anda.
Versi gratisnya memiliki fitur dasar, namun direkomendasikan untuk tim kecil dan individu karena memiliki batasan pada jumlah orang dan kapasitas, keamanan dan dukungan.
Versi berbayarnya memiliki fungsi yang beragam, serta memiliki dukungan yang cukup baik terhadap jumlah orang maupun kapasitas. Ia juga menawarkan tingkat keamanan dan dukungan yang tinggi, sehingga cocok untuk organisasi dan proyek besar.
Perbandingan 10 obrolan bisnis gratis yang direkomendasikan
Di sini kami akan memperkenalkan 10 produk yang dapat terus Anda gunakan secara gratis.
Obrolan & Messenger
Ikhtisar dan fitur produk
Chat&Messenger adalah alat obrolan bisnis multifungsi yang mencakup obrolan bisnis, konferensi web, berbagi file, manajemen jadwal/tugas, dan banyak lagi.
Karena kompatibel tidak hanya dengan cloud namun juga on-premise, maka ini telah digunakan oleh organisasi seperti lembaga pemerintah, rumah sakit, dan perusahaan besar yang menangani data yang sangat rahasia. Selain itu, karena berbagai fungsi diintegrasikan menjadi satu, Anda dapat mengharapkan pengurangan biaya yang signifikan dan peningkatan efisiensi operasional.
Fitur tersedia dengan paket gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Banyak ulasan positif mengenai kemudahan penggunaan fungsi chat dan messenger.
“Anda dapat dengan lancar mengirim file berukuran besar yang sulit dikirim melalui email.”
“Pemberitahuan yang mudah dipahami saat pesan tiba”
“Nyaman untuk memeriksa status baca dan mengirim ulang ke pengguna offline”
Obrolan
Ikhtisar dan fitur produk
Chatwork adalah alat komunikasi yang memungkinkan Anda menggunakan fungsi seperti obrolan, manajemen tugas, berbagi file, panggilan video, dll. dalam satu aplikasi.
Fitur-fiturnya mencakup kemampuan untuk mengelola anggota di setiap ruang obrolan dan membuat tugas dengan tenggat waktu. Selain itu, Anda dapat dengan mudah terhubung dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan Anda hanya dengan mengirimkan email undangan, sehingga Anda dapat mulai menggunakannya segera setelah mendaftar.
Fitur tersedia dengan paket gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Ada banyak pendapat yang mengapresiasi kemampuannya untuk mudah terhubung dengan orang di luar perusahaan.
“Mudah menghubungi orang di luar perusahaan”
“Banyak perusahaan telah mengadopsinya, sehingga komunikasi menjadi mudah.”
“Karena ada paket gratis, mudah untuk menambahkan anggota dari perusahaan lain ke grup.”
Kendur
Ikhtisar dan fitur produk
Slack adalah alat obrolan online untuk bisnis yang memungkinkan Anda membuat saluran untuk setiap proyek atau topik untuk berkomunikasi dengan anggota tim Anda. Ini memiliki banyak fitur seperti mengubah dan menghapus pesan, fungsi notifikasi, dan fungsi pencarian, dan fakta bahwa ini dapat digunakan di banyak perangkat juga menjadi daya tarik yang besar.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Banyak orang mengatakan bahwa ini mudah digunakan, dengan fitur seperti kolaborasi dengan aplikasi eksternal dan beragam stempel.
“Nyaman karena dapat digunakan dalam kombinasi dengan berbagai solusi”
“Saya terkesan dengan betapa mulusnya kolaborasi dengan aplikasi eksternal.”
“Prangkonya banyak, jadi mudah berkomunikasi dengan prangko.”
GARIS BEKERJA
Ikhtisar dan fitur produk
LINE WORKS adalah alat obrolan bisnis yang memungkinkan Anda menggunakan panggilan suara dan video, serta fungsi bicara yang mirip dengan LINE. Selain fungsi komunikasi, juga memiliki fungsi groupware seperti email, kalender, dan berbagi file, serta fungsi kolaborasi tim. Dimungkinkan juga untuk terhubung dengan banyak layanan eksternal seperti chatbot AI, alur kerja, dan sistem penerimaan.
Fungsionalitas penuh dapat digunakan tidak hanya pada PC tetapi juga pada ponsel pintar, sehingga Anda dapat mengharapkan peningkatan efisiensi dalam pekerjaan Anda.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Dalam reviewnya banyak yang mengatakan mudah digunakan karena banyak orang yang menggunakan LINE untuk keperluan pribadi.
“Groupware bisa digunakan sebagai perpanjangan tangan dari LINE, sehingga mudah dijelaskan.”
“Anda dapat menggunakannya dengan cara yang sama seperti LINE yang biasa Anda gunakan.”
“Mudah digunakan dengan nuansa operasional yang sama seperti LINE”
Tim Microsoft
Ikhtisar dan fitur produk
Microsoft Teams adalah platform online untuk kerja tim yang efisien.
Berkomunikasi dengan anggota tim Anda secara real time melalui obrolan dan konferensi video, atau buat saluran untuk mengatur informasi berdasarkan proyek atau topik. Selain itu, Anda dapat berintegrasi dengan aplikasi Microsoft 365 dan aplikasi eksternal untuk berbagi dan mengedit file dengan lancar, mengelola tugas, dan mengoordinasikan jadwal.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Kami menemukan ulasan yang memuji fungsi pertemuan online dan fungsi terjemahan otomatis.
“Fungsi terjemahan otomatis selama rapat sangat nyaman”
“Bagus untuk digunakan sebagai alat pertemuan”
“Hal yang baik tentang konferensi web adalah Anda dapat mengubah latar belakang dan kualitas gambar.”
langsung
Ikhtisar dan fitur produk
direct adalah alat obrolan bisnis yang kuat di DX di tempat. Selain mengobrol dan menelepon, ia memiliki berbagai fungsi nyaman yang memenuhi kebutuhan staf lapangan, seperti berbagi foto dan video, serta fungsi survei. Fitur terbesarnya adalah dapat mengotomatiskan pekerjaan kantor seperti membuat laporan harian dan laporan dengan menghubungkan ke chatbots. Selain itu, kami menyediakan sistem keamanan yang aman dan terjamin dengan server yang diproduksi dan dikelola di dalam negeri.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Ada banyak ulasan yang memuji kemudahan pengoperasian dan kemudahan penggunaan.
"Ini intuitif untuk digunakan jika Anda pernah menggunakan aplikasi perpesanan sebelumnya."
“Mudah digunakan, tidak perlu pelatihan”
"Mudah digunakan bahkan untuk orang yang tidak mahir menggunakan mesin"
Skype
Ikhtisar dan fitur produk
Skype adalah layanan untuk komunikasi online. Selain chatting dan konferensi video, Skype juga menawarkan fitur seperti berbagi file. Fitur terbesar Skype adalah fungsi terjemahan suaranya yang memungkinkan Anda berbicara dengan orang asing secara real time, dan saat ini dimungkinkan untuk menerjemahkan percakapan dari 60 bahasa ke 11 bahasa.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Ini adalah pionir dalam alat komunikasi online, dan banyak orang mengatakan bahwa ini aman untuk digunakan.
“Layanan yang terkenal dan dapat diandalkan”
“Saya sudah menggunakannya sejak lama dan stabil tanpa masalah”
“Pelopor dalam alat konferensi web yang masih saya gunakan sampai sekarang.”
IP Messenger
Ikhtisar dan fitur produk
IP Messenger adalah alat obrolan bisnis yang memungkinkan Anda bertukar pesan dan file dalam LAN. PC yang tergabung dalam jaringan yang sama dapat berkomunikasi satu sama lain meskipun tidak terhubung ke Internet, dan fitur keamanan seperti enkripsi dan perlindungan kata sandi juga tersedia.
Ini memiliki antarmuka yang sederhana dan mudah digunakan dan juga menarik karena gratis untuk digunakan.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Banyak orang memuji fakta bahwa ini menimbulkan risiko keamanan yang rendah karena dapat digunakan secara offline.
“Karena dapat digunakan dalam jaringan tertutup, risiko kebocoran informasi lebih kecil.”
“Obrolan PC jaringan tertutup yang sangat diperlukan dan dapat digunakan secara gratis”
“Pada dasarnya komunikasi hanya bisa dilakukan di dalam LAN, jadi keamanannya aman.”
Roket.Obrolan
Ikhtisar dan fitur produk
Rocket.Chat adalah platform obrolan web sumber terbuka yang dapat dibangun secara lokal. Salah satu fiturnya adalah kemampuan untuk menyesuaikan aplikasi, situs web, dan ruang kerja secara fleksibel menggunakan mesin obrolan dan pasar. Selain itu, terjemahan waktu nyata mendukung lebih dari 50 bahasa untuk kelancaran komunikasi global.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Ada banyak komentar yang mengapresiasi versi lokal.
“Tersedia secara gratis di tempat”
“Karena ini dilakukan secara lokal, kami dapat mengatasi masalah keamanan internal.”
“Komunikasi dapat dilakukan tanpa membocorkan informasi”
Yang paling penting
Ikhtisar dan fitur produk
Mattermost adalah alat obrolan bisnis sumber terbuka dengan fitur percakapan dan panggilan audio/video. Selain fungsi komunikasi, juga dilengkapi dengan fungsi playbook yang memungkinkan kolaborasi dengan alat eksternal dan otomatisasi tugas yang berulang, serta fungsi manajemen tugas. Selain itu, ini kompatibel dengan lokal dan cloud, sehingga Anda dapat memilih sesuai dengan kebutuhan keamanan, biaya implementasi, dll.
Cara menggunakannya secara gratis
Apa yang dapat Anda lakukan dengan paket berbayar
Ulasan dan reputasi
Ada banyak ulasan yang memuji implementasi berbiaya rendah dan komunikasi yang mudah.
“Jika Anda menggunakan versi lokal, Anda dapat menggunakannya secara gratis dan sebanding dengan obrolan bisnis pesaing.”
“Saya khawatir dengan kenaikan biaya penggunaan produk perusahaan lain, jadi saya memutuskan untuk beralih.”
“Saya memperkenalkannya karena saya ingin membuat anggaran lebih murah.”
Keuntungan memperkenalkan obrolan bisnis
Menerapkan obrolan bisnis memiliki manfaat sebagai berikut:
Dapat berkomunikasi secara real time
Dengan menggunakan obrolan bisnis, Anda dapat menghubungi pihak lain lebih cepat dibandingkan melalui email, dan dengan segera membalas, Anda dapat berkomunikasi seolah-olah sedang melakukan percakapan tatap muka.
Selain itu, dengan menggunakan fitur obrolan grup dan saluran, Anda dapat berbagi informasi dan bertukar pendapat dengan banyak orang secara bersamaan. Hal ini akan memungkinkan kelancaran manajemen kemajuan proyek dan penyelesaian masalah.
Hambatan komunikasi diturunkan
Dalam obrolan bisnis, Anda tidak hanya dapat mengirim teks tetapi juga emoji dan perangko. Fungsi-fungsi ini dapat menyampaikan nuansa dan suasana komunikasi yang sulit disampaikan hanya dengan teks, dan memiliki keunggulan yaitu memungkinkan Anda bereaksi dengan mudah.
Selain itu, tidak seperti email, tidak diperlukan baris subjek, salam musiman, tanda tangan, dll., sehingga Anda dapat dengan mudah mengirim pesan, dan hal ini diharapkan akan berdampak pada pengurangan jarak antara staf dan departemen.
Manajemen informasi terpusat dan peningkatan kemampuan pencarian
Obrolan bisnis memungkinkan Anda menyimpan komunikasi dan file sebelumnya. Anda juga dapat mencari berdasarkan kata kunci, tanggal, pengirim, dll. Hal ini memungkinkan Anda menemukan informasi yang Anda butuhkan dengan cepat dan mempermudah pengorganisasian dan pengelolaan informasi dibandingkan dengan metode email atau kertas.
Pengurangan risiko keamanan
Obrolan bisnis menggunakan langkah-langkah keamanan seperti komunikasi terenkripsi, otentikasi dua langkah, dan pembatasan akses berdasarkan alamat IP. Dimungkinkan juga untuk membatasi file yang dikirim dan diterima dengan mengatur izin, dan membatalkan data yang dikirim. Hal ini mengurangi risiko kebocoran informasi dan akses tidak sah.
Kerugian dari obrolan bisnis
Miskomunikasi atau komunikasi yang tidak jelas
Obrolan bisnis memungkinkan terjadinya komunikasi cepat, namun komunikasi tertulis rawan kesalahpahaman. Secara khusus, sulit untuk menyampaikan emosi dan nuansa, dan penerima mungkin tidak memahami maksud sebenarnya dari pesan tersebut. Hal ini dapat menyebabkan misinformasi dan konflik yang tidak perlu.
Notifikasi obrolan lainnya
Dengan Obrolan Bisnis, banyak pesan yang dipertukarkan dalam waktu singkat. Hal ini membuat informasi penting berisiko hilang di antara banyak pesan dan terabaikan. Selain itu, notifikasi obrolan yang sering dapat menyebabkan gangguan pekerjaan dan hilangnya konsentrasi.
Penurunan komunikasi tatap muka
Ketika obrolan bisnis meningkat, komunikasi tatap muka cenderung menurun. Interaksi tatap muka mendorong pembangunan kepercayaan dan pemahaman yang lebih dalam melalui komunikasi nonverbal. Kurangnya hal-hal ini dapat menyebabkan menurunnya kohesi dan kreativitas tim.
Runtuhnya keseimbangan kehidupan kerja
Karena obrolan bisnis bisa diakses kapan saja dan di mana saja, batas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi bisa menjadi kabur. Terutama ketika bekerja dari rumah menjadi lebih umum, pesan mungkin masuk di luar jam kerja, yang dapat menyebabkan stres dan kerja berlebihan.
risiko keamanan
Komunikasi online melibatkan risiko keamanan. Ketika informasi rahasia dipertukarkan melalui obrolan, terdapat risiko akses tidak sah dan kebocoran data. Perusahaan perlu mengambil langkah-langkah keamanan yang ketat untuk sistem obrolan mereka.
Peningkatan komunikasi informal
Obrolan bisnis memiliki formalitas yang rendah, sehingga meningkatkan komunikasi informal. Meskipun hal ini menciptakan lingkungan kerja yang bersahabat, hal ini juga cenderung merendahkan pentingnya dokumen dan laporan resmi. Selain itu, jika proses pengambilan keputusan dan diskusi tidak didokumentasikan, maka akan sulit untuk melacak dan mengonfirmasinya nanti.
Hal yang perlu diperhatikan saat memperkenalkan obrolan bisnis
Saat menerapkan obrolan bisnis, Anda perlu memperhatikan hal-hal berikut:
Staf lapangan memeriksa kegunaan
Saat memperkenalkan obrolan bisnis, tanyakan kepada staf lapangan sebenarnya untuk mengetahui bagaimana rasanya dan mendapatkan pendapat mereka. Obrolan bisnis digunakan oleh banyak staf lapangan, jadi penting agar obrolan tersebut mudah digunakan oleh siapa saja.
Dengan mencerminkan suara staf di lapangan dalam pemilihan alat, kemungkinan besar penerapannya akan berjalan lancar setelah implementasi.
Atur fungsi yang dibutuhkan perusahaan Anda
Obrolan Bisnis memiliki beragam fitur, namun Anda mungkin tidak memerlukan semuanya. Oleh karena itu, penting untuk menentukan fungsi-fungsi yang diperlukan sesuai dengan konten dan tujuan bisnis perusahaan Anda.
Misalnya, jika Anda sering berkomunikasi dengan orang lain, panggilan video dan layar bersama dapat bermanfaat. Di sisi lain, jika fokus Anda adalah pada komunikasi internal, produk dengan manajemen tugas dan alur kerja yang ditingkatkan akan menjadi pilihan yang baik.
Dengan mengatur fungsi-fungsi yang dibutuhkan perusahaan Anda, Anda dapat mengurangi biaya dan menerapkannya secara efisien.
Tetapkan aturan dan tata krama operasional
Untuk menggunakan obrolan bisnis secara efektif, penting untuk menetapkan aturan dan etiket operasional. Misalnya, Anda dapat mengurangi beban dan kebingungan komunikasi dengan menentukan terlebih dahulu tenggat waktu dan waktu balasan, serta cara mengungkapkan kepentingannya. Sebaiknya jangan membicarakan topik pribadi atau perilaku tidak pantas, dan hormati privasi.
Tingkatkan kecepatan dan kualitas komunikasi dengan obrolan bisnis
Obrolan bisnis adalah alat yang dapat meningkatkan kecepatan dan kualitas komunikasi.
Namun, memperkenalkannya saja tidak akan memberikan efek penuh. Saat menggunakan obrolan bisnis, penting untuk memahami manfaat dan tindakan pencegahan serta menggunakannya dengan cara yang sesuai dengan perusahaan Anda.
Tingkatkan efisiensi dan hasil kerja dengan memperkenalkan obrolan bisnis yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda dan menggunakannya secara efektif.