Apa itu business chat? Penjelasan lengkap tentang manfaatnya dan cara memilih yang tepat.

Obrolan bisnis telah diluncurkan.

Apa itu obrolan bisnis?

Obrolan BisnisIni adalah layanan alat obrolan yang dirancang khusus untuk digunakan di tempat kerja dan untuk keperluan yang berkaitan dengan pekerjaan.Obrolan grupやObrolan internalKadang-kadang disebut demikian.

Metode komunikasi utama untuk layanan ini adalah obrolan berbasis teks, biasanya menggunakan format grup dengan banyak peserta. Antarmuka pengguna (UI) dari produk obrolan bisnis utama adalah sebagai berikut, dan beberapa mungkin juga menyertakan fitur panggilan video, berbagi jadwal, dan manajemen tugas.

Kemudahan dalam menangani hampir semua komunikasi bisnis hanya dengan satu aplikasi obrolan bisnis telah menyebabkan peningkatan berkelanjutan dalam tingkat adopsinya dari tahun ke tahun.

Fitur penting lainnya dari obrolan bisnis, tidak seperti layanan jejaring sosial pribadi (SNS), adalah fokusnya pada keamanan dan fitur manajemen pengguna yang memenuhi kebutuhan bisnis.

Perubahan dalam komunikasi di bisnis modern

Untuk memahami pentingnya obrolan bisnis, sangat penting untuk melihat bagaimana komunikasi dalam bisnis modern telah berubah. Selama beberapa dekade terakhir, lingkungan bisnis telah berubah secara dramatis. Kemajuan teknologi, globalisasi, dan yang lebih baru, adopsi luas kerja jarak jauh telah membuat metode komunikasi tradisional menjadi tidak memadai.

Alat obrolan bisnis dikembangkan untuk mengatasi perubahan ini. Dibandingkan dengan metode tradisional seperti email dan panggilan telepon, obrolan bisnis memungkinkan komunikasi yang lebih cepat dan efisien. Pesan dikirim dan diterima secara real-time, informasi penting dapat dibagikan secara instan, dan anggota tim dapat mengaksesnya dari mana saja, sehingga pekerjaan dapat melampaui batasan lokasi fisik.

Selain itu, obrolan bisnis meningkatkan transparansi internal. Kemajuan proyek dan proses pengambilan keputusan menjadi terlihat, dan setiap orang dapat berbagi informasi, sehingga mendorong kolaborasi dan koordinasi di seluruh tim. Dengan cara ini, obrolan bisnis memainkan peran penting dalam meningkatkan dan menyederhanakan komunikasi dalam lingkungan bisnis saat ini.

Fitur-fitur utama obrolan bisnis

Obrolan bisnis menawarkan berbagai fitur yang secara dramatis meningkatkan komunikasi dan kolaborasi di tempat kerja modern. Fitur-fitur utamanya dapat dikategorikan sebagai berikut:

Pesan waktu nyata

Fitur pesan waktu nyata merupakan fitur inti dari obrolan bisnis. Fitur ini memungkinkan anggota tim untuk berkomunikasi secara instan, kapan saja, di mana saja. Pertukaran pesan instan sangat efektif untuk proyek mendesak dan situasi yang membutuhkan pengambilan keputusan cepat.

Pada dasarnya ada dua jenis format pesan. Yang pertama adalah pesan langsung, yaitu pesan pribadi yang dikirim langsung ke individu tertentu. Yang kedua adalah obrolan grup, yaitu ruang obrolan dengan banyak peserta dan digunakan untuk berkomunikasi dengan seluruh tim atau grup. Menggunakan pesan langsung dan obrolan grup dengan tepat dapat memperlancar komunikasi bisnis.

Manajemen kehadiran pengguna

Ini adalah fitur penting untuk memahami status terkini anggota tim. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk melihat status terkini kolega dan anggota tim, seperti apakah mereka sedang online atau offline, sedang rapat, atau sedang fokus bekerja.

Terutama dalam lingkungan bisnis saat ini di mana kerja jarak jauh dan pengaturan kerja fleksibel sudah umum, hal ini sangat penting untuk meningkatkan efisiensi komunikasi dan mendorong kolaborasi tim. Mengetahui informasi status kehadiran pengguna membantu dalam memutuskan kapan harus mengirim pesan atau apakah akan memulai percakapan.

Berbagi File

Fitur berbagi file memudahkan berbagi dokumen penting seperti makalah dan presentasi di antara anggota tim. Banyak alat obrolan bisnis memungkinkan Anda berbagi file hanya dengan menyeret dan meletakkannya langsung ke jendela obrolan, sehingga meningkatkan efisiensi kerja secara signifikan. Selain itu, komentar dan umpan balik secara real-time pada file yang dibagikan dimungkinkan, sehingga memfasilitasi kerja kolaboratif yang lancar.

Fungsi panggilan suara dan panggilan video

Beberapa produk obrolan bisnis menyertakan fitur panggilan suara dan video. Panggilan video, khususnya, memungkinkan komunikasi langsung dengan anggota tim dan klien di lokasi terpencil, sehingga mendorong pemahaman dan koneksi yang lebih dalam melalui interaksi tatap muka.

Selain itu, dengan menggabungkan fitur ini dengan fitur status kehadiran pada obrolan bisnis, Anda dapat memeriksa apakah pengguna yang Anda hubungi sedang online dan tersedia untuk menjawab sebelum melakukan panggilan suara atau video. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan waktu panggilan dan mencapai komunikasi yang efisien dan lancar.

Dengan demikian, kombinasi fitur panggilan suara/video dan status kehadiran dalam alat obrolan bisnis berkontribusi dalam menciptakan lingkungan kerja yang efisien dan produktif. Hal ini memungkinkan alat obrolan bisnis berfungsi lebih dari sekadar alat pengiriman pesan, tetapi sebagai pusat komunikasi multifungsi dan efektif.

Manajemen tugas

Fitur manajemen tugas juga memainkan peran penting dalam obrolan bisnis. Penugasan tugas, pelacakan kemajuan, dan penetapan tenggat waktu semuanya dapat dilakukan langsung di dalam obrolan. Selain itu, banyak alat obrolan bisnis dapat diintegrasikan dengan alat manajemen proyek eksternal dan aplikasi kalender, yang dapat menyederhanakan proses kerja dan meningkatkan produktivitas organisasi.

Fitur keamanan dan privasi

Keamanan dan privasi sangat penting bagi bisnis. Alat obrolan bisnis menawarkan fitur keamanan canggih, termasuk proses login yang aman dan kebijakan perlindungan data. Hal ini meminimalkan risiko kebocoran informasi rahasia dan memungkinkan komunikasi digital serta berbagi file yang aman.

Fitur-fitur ini mengubah obrolan bisnis dari sekadar alat pengiriman pesan menjadi alat pendukung bisnis yang ampuh. Dengan menerapkan obrolan bisnis, tim dapat berkolaborasi lebih efisien dan aman untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Keuntungan dan kerugian obrolan bisnis

Artikel ini akan menjelaskan keuntungan dan kerugian dari obrolan bisnis.

kemampuan

1. Lebih cepat daripada email atau panggilan telepon

Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk menulis frasa email standar seperti "Terima kasih atas dukungan Anda yang berkelanjutan" atau "Kerja bagus," sehingga Anda dapat langsung ke intinya dan mulai bekerja lebih cepat.
Selain itu, tidak seperti email, pesan obrolan bisnis dikirimkan kepada penerima secara real-time, memungkinkan komunikasi pada tingkat yang mirip dengan percakapan langsung.

2. Berbagi informasi di tingkat tim

Saat berbagi informasi melalui email, Anda seringkali harus memperhatikan kolom CC, tetapi dengan obrolan bisnis, Anda dapat membuat grup dengan tim proyek atau anggota departemen, sehingga berbagi informasi menjadi jauh lebih mudah.
Salah satu keunggulan obrolan bisnis adalah informasi penting dapat dikomunikasikan secara instan kepada semua orang.

3. Dukungan untuk kerja jarak jauh dan pengaturan kerja fleksibel

Kerja jarak jauh dan pengaturan kerja fleksibel merupakan tren dalam gaya kerja modern. Obrolan bisnis mendukung gaya kerja ini dengan memungkinkan komunikasi efektif yang melampaui batasan geografis. Karyawan dapat tetap terhubung dengan anggota tim, berbagi informasi, dan berkolaborasi bahkan ketika mereka tidak berada di kantor. Hal ini meningkatkan fleksibilitas tempat kerja, meningkatkan produktivitas, dan kemudahan kerja.

4. Waktu rapat dapat dikurangi.

Penggunaan fitur obrolan bisnis secara signifikan mengurangi waktu rapat. Hal ini karena diskusi dapat dilakukan melalui obrolan bisnis sebelumnya, dan hanya hal-hal yang memerlukan pertemuan tatap muka yang dijadwalkan.

Obrolan & Messenger Dengan adanya fitur seperti panggilan suara dan video, Anda dapat mengadakan rapat jarak jauh dengan anggota kantor atau cabang di luar negeri, sehingga secara signifikan mengurangi waktu perjalanan.

5. Transfer file efisien.

Dengan email, Anda harus khawatir tentang batasan ukuran lampiran, perlindungan kata sandi, dan kerepotan lainnya. Obrolan bisnis memiliki lebih sedikit batasan tersebut.

Obrolan & Messenger Untuk penggunaan LAN, konektivitas antar perangkat dimungkinkan, memungkinkan transfer file dan folder berukuran besar hingga gigabyte.

Kekurangan

Meskipun obrolan bisnis menawarkan banyak keuntungan, ia juga memiliki beberapa kekurangan. Memahami tantangan-tantangan ini dan mengatasinya dengan tepat sangatlah penting.

1. Pesan-pesan penting terabaikan.

Ketika banyak orang mengobrol bersama, pesan-pesan penting dapat dengan mudah terabaikan karena begitu banyak anggota yang terus-menerus saling mengirim pesan.

2. Saya tidak tahu pesan itu ditujukan kepada siapa.

Saat Anda berada dalam obrolan grup dengan banyak orang, mungkin sulit untuk mengingat pesan tersebut ditujukan kepada siapa.Ada cukup banyak orang yang hanya sekadar mengirim tweet, dan dalam beberapa kasus, mereka juga menyampaikan peringatan.

3. Jika Anda mengaktifkan integrasi seluler, Anda mungkin menerima notifikasi push di luar jam kerja.

Meskipun obrolan bisnis memang sangat praktis, penting untuk disadari bahwa menerima notifikasi selama liburan atau sebelum tidur dapat menjadi sumber stres bagi sebagian orang.

Apa solusi untuk mengatasi kekurangan-kekurangan tersebut?

Meskipun terdapat kekurangan-kekurangan yang disebutkan di atas, hal-hal tersebut terkadang dapat diatasi melalui desain sistem, dan dapat diatasi dengan mengikuti aturan, menggunakan etika yang tepat, dan memperhatikan penggunaan. Silakan juga merujuk pada artikel berikut.

Reformasi gaya kerja dan obrolan bisnis

Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi jugaPengenalan alat obrolan berorientasi bisnis akan mendorong promosi reformasi gaya kerja.Oleh karena itu, kami merekomendasikan untuk memperkenalkan fitur obrolan bisnis.

Reformasi gaya kerja × Penggunaan alat obrolan dalam bisnis

"Penurunan jumlah penduduk usia kerja akibat menurunnya angka kelahiran dan penuaan penduduk."
"Diversifikasi kebutuhan kaum pekerja, seperti menyeimbangkan pekerjaan dengan pengasuhan anak dan perawatan lansia."

Pesan yang ingin disampaikan adalah bahwa untuk mengatasi tantangan-tantangan ini dan mengembangkan perekonomian Jepang, komunikasi bisnis harus dibuat lebih efisien.Ini adalah kebijakan yang sangat penting.

Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja dan Kesejahteraan: Menuju terwujudnya "reformasi gaya kerja"

Dengan menerapkan obrolan bisnis, perusahaan dapat mengharapkan manfaat berupa peningkatan efisiensi komunikasi baik internal maupun eksternal, peningkatan produktivitas melalui peninjauan proses bisnis yang berpusat pada alat obrolan, serta peningkatan tata kelola dan keamanan dengan mencegah penggunaan IT bayangan yang disebabkan oleh penggunaan media sosial pribadi.Seiring perusahaan-perusahaan mempromosikan reformasi gaya kerja, kami memperkirakan akan terjadi peningkatan jumlah perusahaan yang mengadopsi alat obrolan berorientasi bisnis.

Upaya Kota Seiyo, Prefektur Ehime, untuk mereformasi gaya kerja.Ini mungkin juga bermanfaat.

Kerja jarak jauh dan obrolan bisnis

Kerja jarak jauh adalah gaya kerja di mana karyawan bekerja dari lokasi di luar kantor, seperti rumah, kafe, atau ruang kerja bersama. Tidak seperti kerja kantor tradisional, gaya kerja ini memanfaatkan internet dan berbagai teknologi komunikasi untuk melakukan tugas tanpa terikat pada lokasi fisik. Gaya kerja ini telah diadopsi oleh banyak perusahaan dan organisasi, terutama dengan kemajuan teknologi informasi.

Bahkan di lingkungan kerja jarak jauh, obrolan bisnis berfungsi sebagai jantung komunikasi perusahaan. Sebagai alternatif komunikasi tatap muka langsung, obrolan bisnis menyediakan platform untuk pertukaran informasi yang cepat dan efektif antar anggota tim. Mulai dari berbagi perkembangan proyek hingga interaksi sehari-hari, semua komunikasi berlangsung melalui obrolan bisnis.

Selain itu, obrolan bisnis memungkinkan pengaturan kerja yang fleksibel dan tidak terikat pada lokasi fisik, sehingga berkontribusi pada peningkatan keseimbangan kehidupan kerja bagi karyawan. Hal ini juga memperkuat kekompakan antar anggota tim dan memungkinkan kolaborasi yang efektif bahkan di lingkungan kerja jarak jauh. Dari segi keamanan, obrolan bisnis memainkan peran penting dalam melindungi informasi rahasia melalui enkripsi data dan manajemen izin akses.

Dengan demikian, obrolan bisnis telah menjadi alat yang sangat diperlukan untuk mendukung kerja jarak jauh dan memegang kunci untuk memungkinkan perusahaan beroperasi secara global dan efisien.

Cara Memilih Alat Obrolan Bisnis

Pemilihan alat obrolan bisnis sangat memengaruhi efisiensi komunikasi dan kolaborasi di dalam perusahaan. Memilih alat yang tepat membutuhkan pertimbangan cermat terhadap faktor-faktor seperti biaya implementasi, keamanan, fitur yang dibutuhkan, dan model pengiriman (berbasis cloud atau on-premise).

Apakah perangkat ini memiliki semua fungsi yang diperlukan?

Obrolan bisnis adalah alat jejaring sosial internal yang sangat berguna, tetapi hanya dengan menerapkannya saja tidak akan menyelesaikan semua masalah komunikasi.

Anda perlu memilih layanan yang menawarkan sebanyak mungkin fitur yang dibutuhkan perusahaan Anda, seperti pengiriman pesan secara real-time, berbagi file, panggilan video, dan manajemen tugas. Misalnya, jika Anda ingin mengadakan rapat dengan anggota yang berada di lokasi geografis yang jauh, Anda memerlukan layanan dengan kemampuan konferensi web. Jika infrastruktur perusahaan Anda belum sepenuhnya mapan, layanan komprehensif yang mencakup berbagi file dan penjadwalan/manajemen tugas akan lebih sesuai.

Kompatibilitas seluler juga penting. Dengan reformasi gaya kerja yang menjadi konsep kunci saat ini, kemampuan untuk berbagi informasi kapan saja, di mana saja merupakan elemen penting dalam mencapai pengaturan kerja yang fleksibel. Pastikan untuk memeriksa apakah aplikasi Android dan iOS yang ramah pengguna dan khusus tersedia.

Memilih berdasarkan biaya

Saat memilih alat obrolan bisnis, biaya adalah faktor penting. Pertama, Anda perlu mempertimbangkan keseimbangan antara fitur dan harga. Alat obrolan menawarkan berbagai fitur, dan fitur serta kisaran harganya sangat bervariasi. Kuncinya adalah memilih opsi yang memiliki fitur yang dibutuhkan dan sesuai dengan anggaran Anda.

Selanjutnya, penting untuk membandingkan paket gratis dan berbayar. Banyak alat obrolan bisnis menawarkan fungsi dasar secara gratis, tetapi beberapa fitur canggih dan dukungan tambahan hanya tersedia dalam paket berbayar. Anda perlu memahami keterbatasan paket gratis, seperti batasan jumlah pengguna yang dapat berpartisipasi dan batasan penyimpanan data, serta mempertimbangkan apakah itu memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Pilihlah dari perspektif keamanan.

Keamanan adalah salah satu faktor terpenting saat memilih alat obrolan bisnis. Karena pertukaran informasi bisnis seringkali melibatkan konten yang sangat rahasia, sangat penting untuk memilih alat yang memiliki langkah-langkah keamanan yang memadai.

Enkripsi komunikasi dan data

Pertama, periksa apakah enkripsi ujung-ke-ujung (end-to-end encryption) disediakan. Ini adalah fitur penting yang memastikan pesan dikirim dengan aman dari pengirim ke penerima tanpa dibaca oleh pihak luar. Cara data disimpan di server juga penting. Anda perlu mempertimbangkan apakah data dienkripsi dan disimpan di server, dan apakah kekuatan enkripsinya memadai.

Manajemen terpusat untuk ID dan kata sandi

Dari sudut pandang keamanan, sangat penting apakah alat obrolan bisnis dapat terintegrasi dengan sistem manajemen ID dan kata sandi yang ada (seperti solusi IDaaS atau Active Directory perusahaan) dan memanfaatkan sistem manajemen terpusat tersebut.

Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan menggunakan Active Directory untuk mengelola informasi akun karyawan, mengintegrasikan alat obrolan bisnis dengan Active Directory memungkinkan karyawan untuk masuk ke alat obrolan menggunakan informasi akun yang sama. Hal ini menghilangkan kebutuhan pengguna untuk mengingat akun dan kata sandi yang terpisah, sekaligus memungkinkan administrator untuk memusatkan manajemen keamanan.

Selain itu, integrasi dengan solusi IDaaS yang menawarkan fungsionalitas single sign-on (SSO) sangat penting. Melalui SSO, karyawan dapat mengakses berbagai aplikasi, termasuk alat obrolan bisnis, dengan satu otentikasi, sehingga meningkatkan kenyamanan dan keamanan.

Berikut ini adalah referensi mengenai integrasi Active Directory yang disediakan oleh Chat&Messenger.

Audit terhadap log akses, pesan, dan lampiran.

Di beberapa industri, fitur audit log akses, pesan, dan lampiran sangat penting dari perspektif manajemen keamanan dan kepatuhan. Log akses mencatat riwayat akses dan tindakan pengguna, berkontribusi pada deteksi dini akses tidak sah dan pelanggaran data. Audit pesan mencatat isi komunikasi, memungkinkan peninjauan di kemudian hari, yang berguna untuk melacak insiden dan menyimpan bukti. Audit lampiran menyimpan catatan transmisi dan penerimaan file, memainkan peran penting dalam mencegah kebocoran data.

Oleh karena itu, ada atau tidaknya fungsi audit untuk log akses, pesan, dan lampiran merupakan faktor penting dalam menentukan keamanan alat obrolan bisnis. Memeriksa fitur-fitur ini secara menyeluruh dan memilih alat yang memenuhi standar keamanan bisnis Anda sangat penting untuk memastikan lingkungan komunikasi yang aman.

 Chat&Messenger menyertakan layar manajemen berikut untuk keperluan audit:

Berbasis cloud atau on-premises?

Solusi obrolan bisnis on-premise melibatkan pengelolaan server dan perangkat lunak Anda sendiri, menawarkan keuntungan seperti manajemen data dan keamanan yang lebih baik. Namun, beberapa produk memerlukan pengetahuan dan keterampilan khusus untuk implementasi dan pengoperasiannya, yang dapat menyebabkan biaya yang lebih tinggi.

Layanan obrolan bisnis berbasis cloud, yang diakses melalui internet, menawarkan keunggulan seperti kemudahan implementasi dan pengoperasian, serta biaya rendah. Namun, layanan ini mungkin tidak cocok untuk organisasi yang menangani informasi pribadi atau rahasia karena pembatasan kebijakan keamanan.

Silakan lihat detailnya di bawah ini.

Memilih alat obrolan bisnis yang tepat melibatkan pertimbangan cermat terhadap biaya, keamanan, fitur, dan metode pengiriman agar sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Sangat penting untuk mengevaluasi faktor-faktor ini secara komprehensif dan membuat pilihan terbaik yang selaras dengan strategi komunikasi perusahaan.

Cobalah menerapkan alat obrolan bisnis gratis.

Ringkasan dan Gambaran Umum

Masa depan obrolan bisnis

Obrolan bisnis telah menjadi alat yang sangat diperlukan dalam lingkungan bisnis saat ini. Seiring perkembangan teknologi, obrolan bisnis akan menawarkan fitur yang lebih canggih dan memberikan pengalaman komunikasi yang lebih lancar.

Integrasi kecerdasan buatan (AI) ke dalam sistem respons otomatis, analisis data yang lebih canggih, dan otomatisasi proses bisnis diharapkan dapat berkontribusi pada perkembangan chat bisnis di masa depan. Hal ini akan semakin meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan produktivitas, dan mempercepat proses pengambilan keputusan.

Metode pemanfaatan berkelanjutan dalam bisnis

Perusahaan seharusnya memandang obrolan bisnis bukan hanya sebagai alat komunikasi, tetapi juga sebagai sarana untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi organisasi. Untuk mencapai hal ini, evaluasi dan peningkatan secara berkala, penyesuaian untuk memenuhi kebutuhan karyawan, adopsi fitur baru yang cepat, serta pelatihan dan pendidikan karyawan sangatlah penting.

Selain itu, mendengarkan masukan karyawan dan mengembangkan alat berdasarkan masukan tersebut akan menghasilkan penggunaan dan pertumbuhan yang berkelanjutan.

Saran atau rekomendasi terakhir untuk para pembaca

Keberhasilan implementasi obrolan bisnis bergantung pada pemilihan alat yang tepat dan memastikan penerapan serta integrasi yang benar di dalam organisasi. Perencanaan yang cermat dan penerapan bertahap pada tahap awal, bersama dengan dukungan dan pelatihan berkelanjutan bagi karyawan, sangat penting.

Selain itu, dengan beradaptasi secara fleksibel terhadap lingkungan bisnis yang berubah dan memanfaatkan kemampuan alat ini secara maksimal, obrolan bisnis dapat menjadi alat yang ampuh untuk meningkatkan produktivitas organisasi dan kualitas komunikasi.

Terakhir, sangat penting untuk selalu memperhatikan keamanan dan privasi, serta menciptakan lingkungan di mana karyawan dapat menggunakannya dengan tenang. Dengan mengelola elemen-elemen ini secara seimbang, obrolan bisnis akan menjadi aset berharga bagi organisasi Anda.