Apa itu obrolan bisnis? Penjelasan menyeluruh tentang manfaat pengenalan dan cara memilih

Pentingnya obrolan bisnis

Apa itu obrolan bisnis?

Obrolan Bisnisadalah layanan alat obrolan yang khusus digunakan di tempat kerja dan di tempat kerja. Di beberapa organisasiobrolan grupdan ... danObrolan internalKadang-kadang juga disebut.

Metode komunikasi utama untuk layanan ini adalah obrolan teks, biasanya dalam format grup dengan banyak peserta. Antarmuka pengguna (UI) produk obrolan bisnis utama adalah sebagai berikut, dan mungkin juga mencakup fitur panggilan video, berbagi jadwal, dan manajemen tugas.

Popularitas obrolan bisnis terus meningkat dari tahun ke tahun karena kemudahan untuk mencakup sebagian besar komunikasi bisnis dengan memperkenalkan satu layanan obrolan bisnis.

Fitur lain dari Obrolan Bisnis, tidak seperti SNS pribadi, adalah fokusnya pada fungsi keamanan dan manajemen pengguna yang memenuhi kebutuhan bisnis.

Perubahan komunikasi dalam bisnis modern

Untuk memahami pentingnya obrolan bisnis, penting untuk melihat perubahan komunikasi dalam bisnis modern. Lingkungan bisnis telah berubah secara dramatis selama beberapa dekade terakhir. Kemajuan teknologi, globalisasi, dan, yang terbaru, prevalensi pekerjaan jarak jauh, menjadikan metode komunikasi tradisional tidak memadai.

Alat obrolan bisnis dikembangkan untuk merespons perubahan ini. Dibandingkan dengan metode tradisional seperti email dan panggilan telepon, obrolan bisnis memungkinkan komunikasi yang lebih cepat dan efisien. Pesan dikirim dan diterima secara real-time, informasi penting dapat dibagikan secara instan, dan anggota tim dapat mengaksesnya dari mana saja, memungkinkan Anda bekerja melampaui batasan lokasi fisik.

Selain itu, obrolan bisnis meningkatkan transparansi internal. Kemajuan proyek dan proses pengambilan keputusan divisualisasikan dan setiap orang dapat berbagi informasi, mendorong kolaborasi dan kolaborasi antar tim. Oleh karena itu, obrolan bisnis memainkan peran penting dalam memperlancar dan meningkatkan komunikasi dalam lingkungan bisnis modern.

Fitur utama obrolan bisnis

Obrolan Bisnis memiliki beragam fitur yang secara dramatis meningkatkan komunikasi dan kolaborasi di tempat kerja modern. Fitur utama dikategorikan sebagai berikut:

perpesanan waktu nyata

Perpesanan waktu nyata adalah fitur inti obrolan bisnis. Fitur ini memungkinkan anggota tim untuk berkomunikasi secara instan kapan saja, di mana saja. Pertukaran pesan segera sangat berguna terutama untuk proyek dan situasi mendesak yang memerlukan pengambilan keputusan cepat.

Pada dasarnya ada dua jenis format pengiriman pesan. Salah satunya adalah pesan langsung, yaitu pesan pribadi yang dikirim langsung ke individu tertentu. Yang lainnya adalah obrolan grup, yang merupakan interaksi ruang obrolan multi-peserta yang digunakan untuk berkomunikasi dengan seluruh tim atau grup. Penggunaan pesan langsung dan obrolan grup yang tepat akan membuat komunikasi bisnis lebih efisien.

Manajemen kehadiran pengguna

Ini adalah fitur penting untuk memahami status anggota tim saat ini. Fitur ini memungkinkan pengguna melihat status terkini kolega dan anggota tim, termasuk apakah mereka sedang online, offline, sedang rapat, atau sedang sibuk bekerja.

Hal ini penting untuk mendorong komunikasi yang efisien dan kolaborasi tim, terutama dalam lingkungan bisnis saat ini di mana kerja jarak jauh dan pengaturan kerja yang fleksibel adalah hal yang biasa. Mengetahui informasi kehadiran pengguna dapat membantu Anda memutuskan kapan harus mengirim pesan atau memulai percakapan.

berbagi file

Fitur berbagi file memungkinkan Anda berbagi dokumen penting seperti dokumen dan presentasi dengan mudah antar anggota tim. Banyak alat obrolan bisnis yang memungkinkan Anda berbagi file dengan menyeret dan melepaskannya langsung ke jendela obrolan, membuat pekerjaan Anda jauh lebih efisien. Selain itu, komentar dan umpan balik pada file yang dibagikan dapat dibuat secara real-time, sehingga memfasilitasi kolaborasi.

Fungsi panggilan suara/panggilan video

Beberapa produk obrolan bisnis mungkin mencakup panggilan suara dan video. Secara khusus, kemampuan panggilan video memungkinkan interaksi langsung dengan anggota tim dan klien jarak jauh, memfasilitasi pemahaman dan koneksi yang lebih dalam melalui komunikasi tatap muka.

Selain itu, dengan menggabungkannya dengan fitur kehadiran Business Chat, Anda dapat memeriksa apakah orang yang Anda telepon sedang online dan tersedia sebelum melakukan panggilan suara atau video. Hal ini memungkinkan untuk mengoptimalkan waktu panggilan dan mencapai komunikasi yang efisien dan lancar.

Dengan cara ini, kombinasi fitur panggilan suara/video dan fitur kehadiran di alat obrolan bisnis berkontribusi dalam menciptakan lingkungan kerja yang efisien dan produktif. Hal ini menjadikan alat obrolan bisnis lebih dari sekadar alat perpesanan, dan berfungsi sebagai pusat komunikasi yang multifungsi dan efektif.

manajemen tugas

Fitur manajemen tugas juga memainkan peran penting dalam obrolan bisnis. Tetapkan tugas, lacak kemajuan, tetapkan tenggat waktu, dan banyak lagi langsung dalam obrolan. Selain itu, banyak alat obrolan bisnis yang dapat diintegrasikan dengan alat manajemen proyek eksternal dan aplikasi kalender, yang dapat membantu Anda bekerja lebih efisien dan meningkatkan produktivitas organisasi Anda.

Fitur keamanan dan privasi

Keamanan dan privasi sangat penting bagi bisnis. Alat obrolan bisnis menawarkan fitur keamanan tingkat lanjut, termasuk proses masuk yang aman, kebijakan perlindungan data, dan banyak lagi. Hal ini meminimalkan risiko kebocoran informasi sensitif dan memungkinkan komunikasi dan berbagi file dalam lingkungan digital yang aman.

Fitur-fitur ini mengubah Obrolan Bisnis dari alat perpesanan sederhana menjadi alat dukungan bisnis yang hebat. Dengan Obrolan Bisnis, tim dapat berkolaborasi dan menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien dan aman.

Keuntungan dan kerugian obrolan bisnis

Kami akan menjelaskan kelebihan dan kekurangan obrolan bisnis.

kemampuan

1. Lebih cepat dari email atau panggilan telepon

Tidak perlu menulis kalimat seperti "Terima kasih atas bantuan Anda" atau "Terima kasih atas kerja keras Anda" seperti yang biasa terjadi pada email, dan Anda dapat dengan cepat memposting topik utama.
Selain itu, tidak seperti email, obrolan bisnis menjangkau pihak lain secara real-time, sehingga Anda dapat berkomunikasi pada tingkat percakapan langsung.

2. Berbagi informasi berdasarkan tim

Dalam kasus email, Anda sering kali menyadari adanya CC saat berbagi, namun dalam kasus obrolan bisnis, Anda dapat membuat grup dengan tim proyek atau anggota departemen, sehingga memudahkan untuk berbagi informasi.
Keuntungan lain dari obrolan bisnis adalah informasi yang sangat mendesak dapat dikomunikasikan kepada semua orang secara instan.

3. Mendukung kerja jarak jauh dan pengaturan kerja yang fleksibel

Pekerjaan jarak jauh dan pengaturan kerja yang fleksibel adalah tren kerja modern. Obrolan bisnis mendukung pengaturan kerja ini dengan memungkinkan komunikasi efektif yang melampaui batasan geografis. Karyawan dapat tetap berkomunikasi, berbagi informasi, dan berkolaborasi dengan anggota tim bahkan saat mereka tidak berada di kantor. Hal ini meningkatkan fleksibilitas di tempat Anda bekerja, meningkatkan produktivitas dan kemudahan bekerja.

4. Waktu pertemuan dapat dikurangi

Memperkenalkan obrolan bisnis akan mengurangi waktu rapat secara signifikan. Pasalnya, pertemuan tersebut hanya akan membahas hal-hal yang sebaiknya dibicarakan terlebih dahulu melalui obrolan bisnis dan kemudian langsung melalui MTG.

Obrolan & Messenger Jika sistem dilengkapi dengan fungsi panggilan suara dan video, maka ketika ingin mengadakan pertemuan dengan anggota dari luar negeri atau kantor cabang, seringkali dapat dilakukan secara jarak jauh sehingga mengurangi waktu perjalanan.

5. Transfer file yang efisien

Dalam hal email, Anda harus berhati-hati dengan batasan ukuran lampiran, Anda harus menggunakan kata sandi, dan itu membutuhkan banyak usaha. Dalam kasus obrolan bisnis, batasan seperti itu lebih sedikit.

Obrolan & Messenger Untuk LAN, koneksi peer dimungkinkan, sehingga file dan folder berukuran besar dalam GB pun dapat ditransfer.

Kekurangan

Meskipun obrolan bisnis menawarkan banyak manfaat, ada juga beberapa kelemahannya. Penting untuk memahami tantangan-tantangan ini dan mengatasinya dengan tepat.

1. Pesan penting terkubur

Ketika beberapa orang berada dalam obrolan grup, pesan-pesan penting dapat dengan cepat hilang karena banyak anggota yang terus-menerus mengirim pesan satu sama lain.

2. Saya tidak tahu untuk siapa pesan tersebut.

Jika Anda berada dalam obrolan grup dengan banyak orang, Anda mungkin tidak tahu kepada siapa pesan itu dikirim.Tak sedikit orang yang sebenarnya hanya sekedar men-tweet, bahkan ada pula yang mengirimkan peringatan.

3. Saat menghubungkan ke ponsel, pemberitahuan push mungkin tiba di luar jam kerja.

Meskipun obrolan bisnis itu nyaman, beberapa orang perlu berhati-hati jika menerima pemberitahuan pada hari libur atau sebelum tidur, karena dapat menyebabkan stres.

Apa solusi terhadap kelemahan tersebut?

Meskipun terdapat kelemahan-kelemahan seperti yang telah disebutkan di atas, namun terdapat beberapa kasus dimana kelemahan-kelemahan tersebut dipertimbangkan secara sistematis, dan kelemahan-kelemahan tersebut dapat dihilangkan dengan menyusun aturan, tata krama, dan penggunaan. Silakan lihat juga artikel berikut ini.

Reformasi gaya kerja dan obrolan bisnis

Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi jugaPengenalan alat obrolan untuk penggunaan bisnis akan mendukung promosi reformasi gaya kerja, kami merekomendasikan pengenalan obrolan bisnis.

Reformasi gaya kerja x Penggunaan alat obrolan untuk bisnis

“Penurunan populasi usia kerja karena menurunnya angka kelahiran dan populasi menua”
“Diversifikasi kebutuhan pekerja, seperti menyeimbangkan pengasuhan anak dan pengasuhan”

Kami menyampaikan kepada mereka bahwa untuk mengatasi tantangan ini dan menumbuhkan perekonomian Jepang, kita harus membuat komunikasi bisnis menjadi lebih efisien.Ini adalah kebijakan yang sangat penting.

Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja dan Kesejahteraan: Menuju realisasi “reformasi gaya kerja”

Dengan memperkenalkan obrolan bisnis, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi komunikasi internal dan eksternal, meningkatkan produktivitas dengan meninjau proses bisnis yang berpusat pada alat obrolan, dan tata kelola dengan mencegah TI bayangan yang disebabkan oleh penggunaan media sosial pribadi.・Disebutkan bahwa perusahaan akan menikmati keuntungan seperti peningkatan keamanan.Seiring dengan kemajuan perusahaan dalam melakukan reformasi gaya kerja, kami memperkirakan jumlah perusahaan yang memperkenalkan alat obrolan untuk penggunaan bisnis akan meningkat.

Inisiatif reformasi gaya kerja di Kota Seiyo, Prefektur Ehimedll. juga bermanfaat.

Obrolan kerja dan bisnis jarak jauh

Pekerjaan jarak jauh adalah cara kerja di mana karyawan bekerja dari lokasi di luar kantor, seperti rumah, kafe, atau ruang kerja bersama. Berbeda dengan bekerja di kantor tradisional, kami memanfaatkan Internet dan berbagai teknologi komunikasi untuk melaksanakan pekerjaan tanpa terikat pada lokasi fisik. Cara kerja seperti ini telah diadopsi oleh banyak perusahaan dan organisasi, terutama dengan kemajuan teknologi informasi.

Bahkan selama bekerja jarak jauh, obrolan bisnis berfungsi sebagai inti komunikasi korporat. Sebagai alternatif komunikasi tatap muka langsung, obrolan bisnis menyediakan cara cepat dan efektif untuk bertukar informasi antar anggota tim. Semua komunikasi, mulai dari berbagi kemajuan proyek hingga interaksi sehari-hari, dilakukan melalui obrolan bisnis.

Selain itu, obrolan bisnis memungkinkan gaya kerja yang fleksibel tanpa terikat pada lokasi fisik, sehingga berkontribusi pada peningkatan keseimbangan kehidupan kerja bagi karyawan. Hal ini juga memperkuat kohesi di antara anggota tim dan memungkinkan kolaborasi yang efektif dalam lingkungan kerja jarak jauh. Dari segi keamanan, Obrolan Bisnis memainkan peran penting dalam melindungi informasi sensitif dengan mengenkripsi data dan mengelola hak akses.

Dengan cara ini, obrolan bisnis telah menjadi alat penting untuk mendukung pekerjaan jarak jauh dan menjadi kunci bagi perusahaan untuk beroperasi secara global dan efisien.

Bagaimana memilih alat obrolan bisnis

Pilihan alat obrolan bisnis berdampak besar pada efisiensi komunikasi dan kolaborasi perusahaan. Memilih alat yang tepat memerlukan pertimbangan cermat mengenai biaya implementasi, keamanan, fungsionalitas yang diperlukan, dan format pengiriman (cloud atau lokal).

Apakah Anda memiliki semua fitur yang Anda perlukan?

Obrolan bisnis sangat berguna sebagai alat SNS internal, tetapi memperkenalkannya saja tidak akan menyelesaikan semua masalah komunikasi.

Anda harus memilih layanan yang menawarkan banyak fitur yang dibutuhkan perusahaan Anda, seperti perpesanan waktu nyata, berbagi file, panggilan video, dan manajemen tugas. Misalnya, jika Anda ingin mengadakan pertemuan dengan anggota yang secara geografis berjauhan, Anda memerlukan fungsi konferensi web, dan jika Anda belum memiliki infrastruktur internal, Anda memerlukan infrastruktur lengkap yang memiliki berbagi file. dan manajemen jadwal/tugas.Layanan ini cocok.

Kompatibilitas seluler juga penting. Saat ini, reformasi gaya kerja telah menjadi kata kunci penting, dan kemampuan berbagi informasi kapan pun dan di mana pun menjadi salah satu elemen penting dalam mewujudkan gaya kerja fleksibel. Harap periksa juga apakah tersedia aplikasi khusus Android atau iOS yang mudah digunakan.

Cara memilih berdasarkan biaya

Biaya merupakan faktor penting ketika memilih alat obrolan bisnis. Pertama-tama, Anda perlu mempertimbangkan keseimbangan antara fitur dan harga. Alat obrolan memiliki beragam fitur, dan setiap alat menawarkan fitur dan kisaran harga yang sangat berbeda. Kuncinya adalah memilih opsi yang memiliki fitur yang Anda perlukan dan sesuai anggaran Anda.

Selanjutnya, penting untuk membandingkan paket gratis dan paket berbayar. Banyak alat obrolan bisnis menawarkan fungsionalitas dasar secara gratis, namun beberapa fitur lanjutan dan dukungan tambahan hanya tersedia dengan paket berbayar. Anda harus memahami batasan paket gratis, seperti batasan jumlah pengguna yang dapat bergabung dan batasan penyimpanan data, serta mempertimbangkan apakah batasan tersebut memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Pilih dari perspektif keamanan

Keamanan adalah salah satu faktor terpenting saat memilih alat obrolan bisnis. Pertukaran informasi bisnis sering kali melibatkan konten yang sangat rahasia, sehingga penting untuk memilih alat dengan langkah-langkah keamanan yang tepat.

Enkripsi komunikasi dan data

Pertama, periksa apakah enkripsi ujung ke ujung ditawarkan. Ini adalah fitur penting yang memastikan bahwa pesan dikirimkan dengan aman dari pengirim ke penerima tanpa dapat dibaca oleh pihak luar. Yang juga penting adalah bagaimana data disimpan di server. Anda harus mempertimbangkan apakah data Anda disimpan terenkripsi di server Anda dan apakah enkripsinya cukup kuat.

Manajemen terpusat dari ID dan kata sandi

Dari perspektif keamanan, penting bagi alat obrolan bisnis untuk dapat berintegrasi dengan sistem manajemen ID/kata sandi yang ada (misalnya, solusi IDaaS atau Direktori Aktif perusahaan) dan memanfaatkan sistem manajemen terpusat tersebut.

Misalnya, jika perusahaan menggunakan Direktori Aktif untuk mengelola informasi akun karyawan, dengan menghubungkan alat obrolan bisnis dengan Direktori Aktif, karyawan akan dapat masuk ke alat obrolan dengan informasi akun yang sama. Hal ini menghilangkan kebutuhan pengguna untuk mengingat akun dan kata sandi terpisah, sekaligus memungkinkan administrator memusatkan manajemen keamanan.

Penting juga untuk berintegrasi dengan solusi IDaaS yang memiliki fungsionalitas sistem masuk tunggal (SSO). Melalui SSO, karyawan dapat melakukan autentikasi satu kali untuk mengakses beberapa aplikasi, termasuk alat obrolan bisnis, sehingga memberikan kenyamanan dan keamanan yang lebih baik.

Berikut referensi linkage Active Directory yang dicapai oleh Chat&Messenger.

Audit log akses, pesan, dan lampiran

Di beberapa industri, kemampuan untuk mengaudit log akses, pesan, dan lampiran penting dari perspektif manajemen keamanan dan kepatuhan. Log akses mencatat riwayat akses pengguna dan rincian operasi, berkontribusi terhadap deteksi dini akses tidak sah dan kebocoran informasi. Selain itu, audit pesan memungkinkan Anda mencatat konten komunikasi dan memeriksanya nanti, yang berguna untuk melacak dan menyimpan bukti jika terjadi masalah. Audit lampiran melacak file yang dikirim dan diterima serta memainkan peran penting dalam mencegah kebocoran data.

Dengan cara ini, ada atau tidaknya fungsi audit untuk log akses, pesan, dan lampiran merupakan faktor penting dalam menentukan keamanan alat obrolan bisnis. Penting untuk memeriksanya dengan cermat dan memilih alat yang memenuhi standar keamanan bisnis Anda untuk memastikan lingkungan komunikasi yang aman.

 Chat&Messenger memiliki layar manajemen berikut untuk audit.

Tipe cloud atau tipe lokal?

Obrolan bisnis di lokasi adalah produk tempat Anda mengoperasikan server dan perangkat lunak Anda sendiri, yang memiliki keunggulan karena mampu mengelola data dan memperkuat keamanan. Namun, beberapa produk memiliki kelemahan yaitu memerlukan pengetahuan dan keterampilan khusus untuk memasang dan mengoperasikannya, yang dapat mengakibatkan biaya tinggi.

Selain itu, obrolan bisnis berbasis cloud merupakan produk yang menggunakan layanan melalui Internet, dan memiliki keunggulan yaitu mudah dipasang dan dioperasikan, serta berbiaya rendah. Namun, organisasi yang menangani informasi pribadi atau rahasia mungkin tidak dapat menggunakannya karena kebijakan keamanan.

Lihat di bawah untuk detailnya.

Memilih alat obrolan bisnis yang tepat adalah soal menyeimbangkan biaya, keamanan, fungsionalitas, dan pengiriman untuk memilih salah satu yang paling sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Penting untuk mengevaluasi faktor-faktor ini secara komprehensif dan membuat pilihan terbaik untuk strategi komunikasi perusahaan Anda.

Cobalah alat obrolan bisnis secara gratis

Ringkasan dan pandangan

Masa depan obrolan bisnis

Obrolan bisnis telah menjadi alat penting dalam lingkungan bisnis modern. Seiring berkembangnya teknologi, obrolan bisnis akan mendapatkan fitur yang lebih canggih dan memberikan pengalaman komunikasi yang lebih lancar.

Sistem respons otomatis dengan integrasi kecerdasan buatan (AI), analisis data yang lebih canggih, dan otomatisasi proses bisnis diharapkan dapat berkontribusi pada pengembangan obrolan bisnis di masa depan. Hal ini akan semakin menyederhanakan operasi, meningkatkan produktivitas, dan mempercepat proses pengambilan keputusan.

Bagaimana menggunakannya secara berkelanjutan di perusahaan

Perusahaan harus menganggap obrolan bisnis tidak hanya sebagai alat komunikasi, namun sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi organisasi. Untuk mencapai hal ini, evaluasi dan perbaikan berkala, penyesuaian terhadap kebutuhan karyawan, pengenalan fitur-fitur baru secara cepat, serta pelatihan dan pendidikan karyawan adalah kuncinya.

Selain itu, mendengarkan karyawan dan mengembangkan alat berdasarkan masukan akan menghasilkan penggunaan dan pertumbuhan yang berkelanjutan.

Saran dan rekomendasi terakhir untuk pembaca

Kunci sukses obrolan bisnis dimulai dengan memilih alat yang tepat, diikuti dengan penerapan dan integrasi yang tepat dalam organisasi Anda. Penting untuk merencanakan sejak dini, meluncurkan secara bertahap, dan memberikan dukungan serta pelatihan berkelanjutan kepada karyawan Anda.

Selain itu, dengan merespons perubahan lingkungan bisnis secara fleksibel dan memanfaatkan sepenuhnya fungsionalitas alat ini, obrolan bisnis akan menjadi kekuatan utama dalam meningkatkan produktivitas organisasi dan kualitas komunikasi.

Terakhir, penting untuk selalu waspada terhadap keamanan dan privasi serta menciptakan lingkungan di mana karyawan dapat menggunakannya dengan tenang. Dengan mengelola faktor-faktor ini secara seimbang, obrolan bisnis dapat menjadi aset berharga bagi organisasi Anda.