Trong môi trường kinh doanh ngày càng kỹ thuật số, giao tiếp hiệu quả và an toàn là chìa khóa để tăng năng suất và khả năng cạnh tranh. Đối với các công ty tập trung vào việc tăng cường bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu,Phần mềm nhóm tại chỗđóng một vai trò quan trọng.
Những ưu điểm chính của hệ thống tại chỗ là:Hoạt động trong các trung tâm dữ liệu của riêng chúng tôi giúp giảm nguy cơ rò rỉ thông tin và cho phép chúng tôi thích ứng với các tiêu chuẩn quy định nghiêm ngặt và các yêu cầu bảo mật riêng. Nó cũng mang lại lợi ích đáng kể về khả năng tùy biến và hiệu quả chi phí.
Hướng dẫn này cung cấp giải thích chi tiết về quy trình lựa chọn, triển khai và vận hành phần mềm nhóm tại chỗ, cung cấp thông tin chi tiết cần thiết và lời khuyên thực tế khi xem xét triển khai.
Thông tin cơ bản về phần mềm nhóm
Phần mềm nhóm là gì?
Phần mềm nhóm đề cập đến phần mềm hoặc nền tảng hỗ trợ giao tiếp, cộng tác và chia sẻ thông tin trong các doanh nghiệp và tổ chức.
Công cụ này cho phép giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm và hỗ trợ các quy trình kinh doanh khác nhau như quản lý dự án, lập kế hoạch và chia sẻ tài liệu. Phần mềm nhóm đã trở nên đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh ngày nay, nơi mà các nhóm phân tán và làm việc từ xa trở nên phổ biến.
Vai trò là công cụ giao tiếp
Chức năng cơ bản nhất của phần mềm nhóm là tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp trong nhóm.công cụ trò chuyện, email, diễn đàn,Hội thảo trên web Điều này giúp có thể chia sẻ thông tin và đưa ra quyết định trong thời gian thực. Những công cụ này tăng tính minh bạch và tốc độ giao tiếp giữa các nhóm.
Quản lý lịch trình và quản lý công việc
Trong phần mềm nhóm,Lên lịch chia sẻ Yataquản lý công việc Các tính năng giúp dễ dàng quản lý lịch làm việc của cá nhân và nhóm. Điều này cho phép bạn xem nhanh tiến độ công việc và lên kế hoạch hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
Tùy thuộc vào sản phẩm, cũng có thể có chức năng đặt phòng hội nghị và thiết bị được liên kết với lịch trình hoặc chức năng tự động cấp URL cho hội nghị trên web.
Chia sẻ tập tin và quản lý tài liệu
Chia sẻ tập tin và quản lý tài liệu Các tính năng rất quan trọng để đảm bảo các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào thông tin họ cần bất cứ lúc nào. Hợp lý hóa công việc của bạn và đảm bảo bảo mật thông tin bằng cách cung cấp khả năng kiểm soát phiên bản tài liệu và một điểm truy cập thông tin duy nhất.
Quản lý công việc
Quản lý công việc Các tính năng cho phép tự động hóa và tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh. Điều này đơn giản hóa những thứ như quy trình phê duyệt và định tuyến tài liệu, giúp hoạt động minh bạch và hiệu quả hơn.
Bảng tin và cổng thông tin
Tính năng bảng thông báo cung cấp nền tảng để chia sẻ các thông báo và thông tin quan trọng trong tổ chức của bạn. Mặt khác, chức năng cổng thông tin tập trung quyền truy cập vào thông tin bạn cần và cung cấp cho người dùng trải nghiệm được cá nhân hóa.
Bằng cách quản lý tập trung các thông tin như nội quy công ty, hướng dẫn sử dụng văn phòng, định dạng tài liệu, v.v., bạn có thể tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin và nâng cao hiệu quả công việc.
Quản lý chấm công
Chức năng quản lý chấm công cải thiện hiệu quả quản lý nguồn nhân lực bằng cách theo dõi giờ làm việc, kỳ nghỉ và tình trạng chấm công của nhân viên. Thông qua chức năng này, tính minh bạch về giờ làm việc được duy trì, cho phép quản lý nhân sự và lao động phù hợp.
Sự khác biệt giữa tại chỗ và đám mây
Tại chỗ là một hệ thống trong đó một công ty vận hành máy chủ và phần mềm của riêng mình.Trong phương pháp này, hệ thống thông tin được lưu giữ trong mạng công ty và việc truy cập từ bên ngoài bị hạn chế. Điều này cho phép doanh nghiệp duy trì quyền kiểm soát và bảo mật hoàn toàn trên hệ thống của họ.
ngược lại,Dịch vụ đám mây đề cập đến hình thức sử dụng các dịch vụ CNTT cần thiết qua Internet.. Doanh nghiệp không sở hữu phần cứng hoặc phần mềm mà sử dụng tài nguyên do nhà cung cấp dịch vụ cung cấp. Phương pháp này mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí, giảm gánh nặng đầu tư và bảo trì đối với cơ sở hạ tầng vật chất.
Tại chỗ cung cấp bảo mật và tùy chỉnh, trong khi đám mây cung cấp khả năng mở rộng và dễ vận hành. Điều quan trọng là phải hiểu những khác biệt này để doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn tốt nhất dựa trên nhu cầu của mình.
Ưu điểm tại chỗ
Bởi vì hệ thống tại chỗ được xây dựng nội bộ nên hệ thống này linh hoạt, dễ tùy chỉnh và dễ dàng tích hợp với hệ thống của riêng bạn. Ngoài ra, do hệ thống hoạt động trong mạng riêng của công ty nên nó có ưu điểm là có tính bảo mật cao.
Gần đây phần mềm nhóm Nhu cầu về các sản phẩm dạng đám mây ngày càng tăng, nhưng có vấn đề ở cấp độ nhân viên khi ngay cả thông tin cá nhân và bí mật không được tiết lộ cho bên thứ ba cũng dễ dàng được tải lên đám mây và chia sẻ nội bộ và bên ngoài. . Có nhiều nhu cầu vận hành phần mềm nhóm tại chỗ trong môi trường chỉ dành cho công ty khi xem xét rò rỉ thông tin cá nhân, các vấn đề giao dịch nội gián, tuân thủ, gián điệp công nghiệp và các rủi ro không mong muốn.
Nhược điểm của tại chỗ
Nói chung, những nhược điểm của tại chỗ như sau:
- Chi phí thực hiện ban đầu cao
- Yêu cầu kỹ năng CNTT (cơ sở hạ tầng, máy chủ web, máy chủ DB, v.v.)
- Khi kết nối với căn cứ hoặc làm việc từ xa VPN Yêu cầu cơ sở hạ tầng chuyên dụng như
- Bạn cần phải tự mình giải quyết những thất bại
Gần đây, Bộ Nội vụ và Truyền thông đã khuyến nghị phần mềm nhóm phù hợp với làm việc từ xa như một phần của cải cách phong cách làm việc. Ngoài ra, do sự tiện lợi của việc sử dụng thiết bị di động ngày càng được cải thiện, nhu cầu về điện toán đám mây ngày càng tăng và có rất ít sản phẩm phần mềm nhóm tại chỗ tương thích với các thiết bị làm việc từ xa và di động.
Chiến lược tích hợp phần mềm nhóm tại chỗ
Ngay cả trong thế giới ngày nay, nơi điện toán đám mây được sử dụng rộng rãi, nhiều công ty vẫn lo ngại về tính linh hoạt trong bảo mật và tùy chỉnh.Hệ thống kinh doanh cốt lõi có thể được vận hành tại chỗ.Việc lựa chọn tại chỗ đặc biệt quan trọng khi có liên quan đến thông tin nhạy cảm hoặc các quy định cụ thể của ngành.
Xem xét tình hình này,Tích hợp phần mềm nhóm tại chỗ rất hiệu quả từ góc độ bảo mật và tính nhất quán của dữ liệu.
nhanh chóng và an toànThực hiện liên kết dữ liệu
Có thể đạt được liên kết API an toàn và tốc độ cao giữa phần mềm nhóm tại chỗ và các hệ thống hiện có (hệ thống kinh doanh cốt lõi, v.v.) bằng cách sử dụng mạng nội bộ trong mạng nội bộ. Điều này cho phép chia sẻ thông tin nhanh chóng và hỗ trợ việc ra quyết định theo thời gian thực. Ngoài ra, việc quản lý thống nhất dữ liệu có thể cải thiện tính nhất quán của thông tin, góp phần rất lớn vào việc hợp lý hóa quy trình kinh doanh.
Bảo mật nâng cao
Quản lý dữ liệu tại chỗ đóng một vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin có giá trị của công ty khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài. Bảo mật dữ liệu cũng là ưu tiên hàng đầu khi tích hợp. Tăng cường bảo mật và bảo vệ chống rò rỉ dữ liệu và truy cập trái phép thông qua tường lửa, công nghệ mã hóa và kiểm soát chặt chẽ các đặc quyền truy cập.
Khả năng tùy biến linh hoạt
Phần mềm nhóm tại chỗ cho phép mức độ tùy chỉnh cao hơn các giải pháp dựa trên đám mây. Các công ty có thể tùy chỉnh nó để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ và tạo ra các luồng kinh doanh hiệu quả. Điều này trực tiếp góp phần tăng năng suất của nhân viên và tạo ra kết quả nâng cao hiệu suất chung của tổ chức.
Do đó, tích hợp phần mềm nhóm tại chỗ là yếu tố chính trong việc thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số của công ty và tăng khả năng cạnh tranh thông qua tính nhất quán của dữ liệu, tăng cường bảo mật và khả năng tùy chỉnh linh hoạt. Bằng cách cung cấp các công cụ liên lạc hiệu quả và an toàn, các công ty sẽ có thể đạt được các hoạt động kinh doanh suôn sẻ và hiệu quả hơn.
[Bảng so sánh] Các sản phẩm phần mềm nhóm chính và trạng thái tương thích tại chỗ
Bảng so sánh sau đây liệt kê các sản phẩm phần mềm nhóm chính theo thứ tự xem chúng có hỗ trợ tại chỗ (mạng kín) hay không và giá cả.
| tên sản phẩm | Những đặc điểm chính | On-premise thư tín | Gói miễn phí | Định giá tại chỗ |
|---|---|---|---|---|
| Trò chuyện & Nhắn tin | trò chuyện Hội thảo trên web lịch trình quản lý công việc quản lý tài liệu Đặt trước thiết bị Quản lý chấm công | 〇 | Đúng | 20 người dùng Từ 36.000 yên |
| Phiên nhóm | lịch trình bảng thông báo Đặt chỗ cơ sở chia sẻ file quản lý công việc bảng câu hỏi | 〇 | Đúng | Cơ bản 0 yên như chi phí hỗ trợ 10 người dùng 54.000 yên ~ |
| NEO của máy tính để bàn | E-mail lịch trình bảng thông báo Đặt chỗ cơ sở chia sẻ file quản lý công việc bảng câu hỏi | 〇 | Không có gì | 5 người dùng Từ 75.000 yên |
| Cybozu Garoon | E-mail lịch trình bảng thông báo Đặt chỗ cơ sở chia sẻ file quản lý công việc bảng câu hỏi | 〇 | Không có gì | 50 người dùng Từ 600.000 yên |
| NHÓM R | Mốc thời gian lịch trình bảng thông báo Thẻ chấm công cuộc gọi miễn phí | không tương thích | – | – |
| e-Broad office | lịch trình bản ghi nhớ tin nhắn Thẻ chấm công Những việc cần làm bảng thông báo chia sẻ file | không tương thích | – | – |
| Zoho Connect | trò chuyện bỏ phiếu Tạo nhóm lịch trình chia sẻ file cuộc gọi thoại cuộc gọi video | không tương thích | – | – |
| Vòng tròn quảng trường | trò chuyện lịch trình bảng thông báo album chia sẻ file | không tương thích | – | – |
| lưới phần mềm nhóm | lịch trình Đặt trước thiết bị Thẻ chấm công Những việc cần làm chia sẻ file Tạo phút | không tương thích | – | – |
| bao bọc | trò chuyện Tạo nhóm chia sẻ file bản ghi nhớ miễn phí lịch trình | không tương thích | – | – |
| Chim sơn ca | trò chuyện Bản dịch tự động không gian làm việc chia sẻ file cuộc gọi thoại hội nghị truyền hình | không tương thích | – | – |
| CÔNG TRÌNH DÒNG | cuộc gọi thoại cuộc gọi video chia sẻ màn hình bảng thông báo lịch | không tương thích | – | – |
Cách chọn sản phẩm phần mềm nhóm tại chỗ
Đặc biệt, khi lựa chọn hệ thống phần mềm nhóm tại chỗ, điều quan trọng là phải xem xét các điểm sau:
1. Tiêu chí đánh giá lựa chọn hệ thống
Khi chọn một sản phẩm phần mềm nhóm tại chỗ, hãy đánh giá toàn diện chức năng, khả năng tương thích với điện thoại thông minh, hiệu suất, bảo mật, chi phí, hệ thống hỗ trợ và tính dễ sử dụng của giao diện người dùng. Ngoài ra, nhiều sản phẩm phần mềm nhóm được trang bị tính năng hội nghị qua web và quản lý tác vụ, vì vậy điều quan trọng là phải chọn hệ thống phù hợp nhất theo nhu cầu và mục tiêu cụ thể của công ty bạn.
2. Nhật ký kiểm tra và kiểm soát truy cập
Từ góc độ bảo mật, hãy kiểm tra xem các chức năng kiểm soát quyền truy cập của người dùng và ghi nhật ký kiểm tra có khả thi hay không. Nhật ký kiểm tra cho phép bạn theo dõi hồ sơ hoạt động và truy cập hệ thống, cho phép bạn thực hiện hành động ngay lập tức trong trường hợp có hoạt động đáng ngờ hoặc vi phạm bảo mật. Điều này làm giảm rủi ro bảo mật, vì vậy hãy đảm bảo sản phẩm phần mềm nhóm của bạn có các tính năng này.
3. Liên kết Active Directory
Kiểm tra xem có thể xác thực mật khẩu hệ điều hành và đăng nhập một lần (SSO) hay không bằng cách liên kết với Active Directory. Điều này giúp đơn giản hóa việc quản lý người dùng và tăng khả năng sử dụng đồng thời tăng cường bảo mật. Vui lòng điều tra trước xem mức độ liên kết Active Directory có thể thực hiện được với sản phẩm phần mềm nhóm mà bạn đang xem xét.
Sau đây là tài liệu tham khảo về liên kết Active Directory mà Chat&Messenger đạt được.
4. Phương pháp sao lưu dữ liệu
Để duy trì sự ổn định của hệ thống, điều cần thiết là phải có bản sao lưu dữ liệu thường xuyên. Đảm bảo sản phẩm phần mềm nhóm của bạn được tích hợp sẵn chiến lược sao lưu tốt để bạn có thể nhanh chóng khôi phục dữ liệu của mình trong trường hợp xảy ra thảm họa hoặc lỗi hệ thống.
5. Tương thích với dự phòng và cân bằng tải
Để tăng độ tin cậy của hệ thống, hãy xem xét liệu có thể cấu hình máy chủ dự phòng hay không. Điều này đảm bảo rằng ngay cả khi một máy chủ bị lỗi, máy chủ khác vẫn có thể đóng vai trò thay thế và ngăn chặn tình trạng gián đoạn dịch vụ. Cần phải có cấu hình dự phòng khi số lượng người dùng lên tới vài nghìn người dùng, vì vậy hãy kiểm tra xem sản phẩm phần mềm nhóm mà bạn đang xem xét có thể hỗ trợ điều này hay không.
6. Tùy chỉnh và tiện ích mở rộng
Một yếu tố quan trọng khác là liệu hệ thống có thể được tùy chỉnh và mở rộng để đáp ứng nhu cầu cụ thể của công ty hay không. Nên chọn một hệ thống có thể đáp ứng linh hoạt với những thay đổi và tăng trưởng kinh doanh trong tương lai.
Khi chọn sản phẩm phần mềm nhóm tại chỗ, điều quan trọng là phải xem xét các yếu tố này một cách tổng thể và chọn sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu hiện tại và tương lai của công ty bạn. Việc lựa chọn hệ thống phù hợp có thể giúp doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn và an toàn hơn.
Giới thiệu các sản phẩm được đề xuất cho phần mềm nhóm tại chỗ
Trò chuyện & Nhắn tin răng,trò chuyện kinh doanh ,Hội thảo trên web,chia sẻ file,lịch trình,Đặt phòng hội nghịNó là một phần mềm nhóm tích hợp các công cụ ngoại vi như dễ sử dụng và tương thích với cả tại chỗ và đám mây.
Vì tất cả dữ liệu có thể được quản lý trong tổ chức nên có thể sử dụng các môi trường có quy định kết nối Internet (mạng đóng) và dữ liệu có tính bảo mật cao (Nó đã được triển khai ở nhiều tổ chức xử lý dữ liệu không thể lưu trữ trên đám mây.
Ngay cả tại chỗ, Chat&Messenger cũng dễ cài đặt, được tối ưu hóa để xử lý hơn 5000 người dùng và không yêu cầu kỹ năng CNTT. Về giá cả, nó cũng rẻ hơn rất nhiều so với đám mây của các công ty khác và không áp dụng những nhược điểm chung của dịch vụ tại chỗ.
Ngoài ra, nó còn có đặc điểm là các chức năng sau đây rất khó khăn và thách thức khi xây dựng hệ thống tại chỗ.
- Kiểm tra tin nhắn và tệp đính kèm
- Chứng chỉ SSL tương thích
- Tương thích với dự phòng và cân bằng tải
- Liên kết Active Directory
- Liên kết với máy chủ email tại chỗ
- Sao lưu tốc độ cao khác biệt
- Kiểm soát truy cập và hỗ trợ nhật ký kiểm tra
Phiên bản tại chỗ của Chat&Messenger là gói trả phí nhưng so với các công ty khác, chúng tôi cung cấp chức năng cao và mức giá cực kỳ thấp.