Trong môi trường kinh doanh ngày càng kỹ thuật số, giao tiếp hiệu quả và an toàn là chìa khóa để tăng năng suất và khả năng cạnh tranh. Hệ thống hội nghị web tại chỗ đóng một vai trò quan trọng đối với các công ty coi trọng tính bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu được nâng cao.
Những ưu điểm chính của hệ thống tại chỗ là:Hoạt động trong các trung tâm dữ liệu của riêng chúng tôi giúp giảm nguy cơ rò rỉ thông tin và cho phép chúng tôi thích ứng với các tiêu chuẩn quy định nghiêm ngặt và các yêu cầu bảo mật riêng.Nó cũng mang lại lợi ích đáng kể về khả năng tùy biến và hiệu quả chi phí.
Hướng dẫn này cung cấp giải thích chi tiết về quy trình từ việc lựa chọn, triển khai và vận hành hội thảo qua web tại chỗ, cung cấp thông tin chi tiết cần thiết và lời khuyên thiết thực khi xem xét việc triển khai.
Khái niệm cơ bản về hội nghị web tại chỗ
Hội nghị trên web là gì?
Hội nghị trên web là một hệ thống cho phép người tham gia ở các địa điểm khác nhau giao tiếp trong thời gian thực qua Internet. Hệ thống cho phép truyền video và âm thanh, cho phép người tham gia nhìn thấy khuôn mặt của nhau trên màn hình và trò chuyện. Hội thảo trên web cho phép bạn giao tiếp một cách hiệu quả và tiết kiệm, loại bỏ nhu cầu về khoảng cách địa lý và việc đi lại.
Các đặc điểm chính của hội thảo trên web là sự tiện lợi và khả năng tiếp cận. Bạn không cần bất kỳ thiết bị đặc biệt hoặc thiết bị đắt tiền nào, bạn có thể dễ dàng tham gia từ máy tính hoặc điện thoại thông minh của mình miễn là bạn có kết nối internet. Nó cũng được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm các cuộc họp kinh doanh, hội thảo giáo dục và các cuộc gọi giữa các cá nhân.
Sự khác biệt giữa tại chỗ và đám mây
Tại chỗ là một hệ thống trong đó một công ty vận hành máy chủ và phần mềm của riêng mình.Trong phương pháp này, hệ thống thông tin được lưu giữ trong mạng công ty và việc truy cập từ bên ngoài bị hạn chế. Điều này cho phép doanh nghiệp duy trì quyền kiểm soát và bảo mật hoàn toàn trên hệ thống của họ.
ngược lại,Dịch vụ đám mây đề cập đến hình thức sử dụng các dịch vụ CNTT cần thiết qua Internet.. Doanh nghiệp không sở hữu phần cứng hoặc phần mềm mà sử dụng tài nguyên do nhà cung cấp dịch vụ cung cấp. Phương pháp này mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí, giảm gánh nặng đầu tư và bảo trì đối với cơ sở hạ tầng vật chất.
Tại chỗ cung cấp bảo mật và tùy chỉnh, trong khi đám mây cung cấp khả năng mở rộng và dễ vận hành. Điều quan trọng là phải hiểu những khác biệt này để doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn tốt nhất dựa trên nhu cầu của mình.
Ưu điểm tại chỗ
Bởi vì hệ thống tại chỗ được xây dựng nội bộ nên hệ thống này linh hoạt, dễ tùy chỉnh và dễ dàng tích hợp với hệ thống của riêng bạn. Ngoài ra, do hệ thống hoạt động trong mạng riêng của công ty nên nó có ưu điểm là có tính bảo mật cao.
Gần đây, nhu cầu về các sản phẩm hội nghị trên web dạng đám mây đang tăng lên, nhưng có vấn đề ở cấp độ nhân viên khi ngay cả thông tin cá nhân và bí mật không được tiết lộ cho bên thứ ba cũng dễ dàng được chuyển tiếp lên đám mây và được chia sẻ cả trong và ngoài công ty. những thách thức nảy sinh. Có nhiều nhu cầu vận hành hội nghị web tại chỗ trong môi trường chỉ dành cho công ty khi xem xét rò rỉ thông tin cá nhân, các vấn đề giao dịch nội gián, tuân thủ, gián điệp công nghiệp và các rủi ro không mong muốn.
Nhược điểm của tại chỗ
Nói chung, những nhược điểm của tại chỗ như sau:
- Chi phí thực hiện ban đầu cao
- Yêu cầu kỹ năng CNTT (cơ sở hạ tầng, web, máy chủ DB, v.v.)
- Khi truy cập từ bên ngoài công ty do kết nối cơ sở hoặc làm việc từ xa, v.v. VPN Yêu cầu cơ sở hạ tầng chuyên dụng như
- Bạn cần phải tự mình giải quyết những thất bại
Gần đây, Bộ Nội vụ và Truyền thông đã khuyến nghị hình thức hội nghị trên web, phù hợp với làm việc từ xa, như một phần của cải cách phong cách làm việc. Ngoài ra, sự tiện lợi của việc sử dụng thiết bị di động đã được cải thiện và nhu cầu về dịch vụ đám mây ngày càng tăng và có rất ít sản phẩm hội nghị qua web tại chỗ tương thích với các thiết bị làm việc từ xa và di động.
Chiến lược tích hợp cho hội nghị web tại chỗ
Ngay cả trong thế giới ngày nay, nơi điện toán đám mây được sử dụng rộng rãi, nhiều công ty vẫn vận hành hệ thống kinh doanh cốt lõi của họ tại chỗ vì lý do bảo mật và linh hoạt tùy chỉnh. Việc lựa chọn tại chỗ đặc biệt quan trọng khi có liên quan đến thông tin nhạy cảm hoặc các quy định cụ thể của ngành.
Với bối cảnh này, việc tích hợp hội nghị web tại chỗ có hiệu quả cao từ góc độ bảo mật và tính nhất quán của dữ liệu.
Thực hiện liên kết dữ liệu tốc độ cao và an toàn
Có thể đạt được liên kết API tốc độ cao và an toàn giữa hệ thống hội nghị web tại chỗ và các hệ thống hiện có (hệ thống kinh doanh cốt lõi, v.v.) bằng cách sử dụng mạng nội bộ trong mạng nội bộ. Ví dụ: điều này bao gồm việc đồng bộ hóa thông tin người dùng và xử lý xác thực thông qua liên kết Active Directory, điều này sẽ được mô tả sau.
Điều này cho phép chia sẻ thông tin nhanh chóng và hỗ trợ việc ra quyết định theo thời gian thực. Ngoài ra, việc quản lý thống nhất dữ liệu có thể cải thiện tính nhất quán của thông tin, góp phần rất lớn vào việc hợp lý hóa quy trình kinh doanh.
Bảo mật nâng cao
Quản lý dữ liệu tại chỗ đóng một vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin có giá trị của công ty khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài. Bảo mật dữ liệu cũng là ưu tiên hàng đầu khi tích hợp.Đặc biệt, khi lưu video từ hội thảo trên web, nếu chọn đám mây, bạn nên cẩn thận vì file video có thể được lưu trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ đám mây.
Hoạt động tại chỗ tăng cường bảo mật và bảo vệ chống rò rỉ dữ liệu và truy cập trái phép thông qua tường lửa, công nghệ mã hóa và quản lý chặt chẽ các đặc quyền truy cập.
Khả năng tùy biến linh hoạt
Hội nghị web tại chỗ cho phép mức độ tùy chỉnh cao hơn các giải pháp dựa trên đám mây. Các công ty có thể tùy chỉnh nó để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ và tạo ra các luồng kinh doanh hiệu quả. Điều này trực tiếp góp phần tăng năng suất của nhân viên và tạo ra kết quả nâng cao hiệu suất chung của tổ chức.
Do đó, tích hợp hội nghị web tại chỗ là yếu tố chính trong việc thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số của công ty và tăng khả năng cạnh tranh thông qua tính nhất quán của dữ liệu, tăng cường bảo mật và khả năng tùy chỉnh linh hoạt. Bằng cách cung cấp các công cụ liên lạc hiệu quả và an toàn, các công ty sẽ có thể đạt được các hoạt động kinh doanh suôn sẻ và hiệu quả hơn.
[Bảng so sánh] Các sản phẩm hội nghị trực tuyến chính và trạng thái tương thích tại chỗ
Bảng so sánh sau đây liệt kê các sản phẩm hội nghị trực tuyến chính theo thứ tự chúng có hỗ trợ tại chỗ (mạng kín) hay không và giá cả.
| tên sản phẩm | On-premise thư tín | Phiên bản tại chỗ Giá hàng năm (ước tính) |
|---|---|---|
| Trò chuyện & Nhắn tin | ◯ | Chi phí ban đầu: 20.000 yên 20 người dùng: từ 72.000 yên |
| FreshVoice | ◯ | Chi phí ban đầu: 330.000 yên ~ Số lượng kết nối đồng thời: 10 thiết bị: từ 1.056.000 yên |
| Sống dựa vào | ◯ | Phần mềm máy chủ: 1.100.000 yên Giấy phép phần mềm khách hàng: 78.000 yên (chưa bao gồm thuế) / 1 giấy phép Hàng năm: Phần mềm máy chủ + tổng số giấy phép 20% |
| V-CUBE | ◯ | Yêu cầu yêu cầu |
| Cổng vòng lặp | ◯ | Yêu cầu yêu cầu |
| Trò chuyện | ✖ | – |
| Phóng | ✖ | – |
| Google Meet | ✖ | – |
| Nhóm Microsoft | ✖ | – |
| Ứng dụng trò chuyện | ✖ | – |
On-premiseCách chọn sản phẩm hội nghị trên web
Đặc biệt, khi lựa chọn hệ thống hội nghị trực tuyến tại chỗ, điều quan trọng là phải xem xét các điểm sau.
1. Tiêu chí đánh giá lựa chọn hệ thống
Khi chọn một sản phẩm hội nghị qua web tại chỗ, hãy đánh giá toàn diện chức năng, khả năng tương thích với điện thoại thông minh, hiệu suất, bảo mật, chi phí, hệ thống hỗ trợ và tính dễ sử dụng của giao diện người dùng.
Điều đặc biệt quan trọng là phải xác nhận rằng nó có các chức năng cần thiết (ghi âm cuộc họp, chia sẻ màn hình, trò chuyện, tạo phút, chức năng vẽ màn hình, v.v.).
2. Nhật ký kiểm tra và kiểm soát truy cập
Từ góc độ bảo mật, hãy kiểm tra xem các chức năng kiểm soát quyền truy cập của người dùng và ghi nhật ký kiểm tra có khả thi hay không. Nhật ký kiểm tra cho phép bạn theo dõi hồ sơ hoạt động và truy cập hệ thống, cho phép bạn thực hiện hành động ngay lập tức trong trường hợp có hoạt động đáng ngờ hoặc vi phạm bảo mật. Điều này có thể giúp giảm rủi ro bảo mật, vì vậy hãy đảm bảo sản phẩm hội thảo trên web của bạn có các tính năng này.
3. Liên kết Active Directory
Kiểm tra xem có thể xác thực mật khẩu hệ điều hành và đăng nhập một lần (SSO) hay không bằng cách liên kết với Active Directory. Điều này giúp đơn giản hóa việc quản lý người dùng và tăng khả năng sử dụng đồng thời tăng cường bảo mật. Vui lòng điều tra trước xem mức độ liên kết Active Directory có thể thực hiện được với sản phẩm hội thảo trên web mà bạn đang xem xét.
Sau đây là tài liệu tham khảo về liên kết Active Directory mà Chat&Messenger đạt được.
4. Phương pháp sao lưu dữ liệu
Để duy trì sự ổn định của hệ thống, điều cần thiết là phải có bản sao lưu dữ liệu thường xuyên. Đảm bảo sản phẩm hội thảo trên web của bạn được tích hợp sẵn chiến lược sao lưu tốt để đảm bảo phục hồi dữ liệu nhanh chóng trong trường hợp xảy ra thảm họa hoặc lỗi hệ thống.
5. Tương thích với dự phòng và cân bằng tải
Để tăng độ tin cậy của hệ thống, hãy xem xét liệu có thể cấu hình máy chủ dự phòng hay không. Điều này đảm bảo rằng ngay cả khi một máy chủ bị lỗi, máy chủ khác vẫn có thể đóng vai trò thay thế và ngăn chặn tình trạng gián đoạn dịch vụ. Cấu hình dự phòng là cần thiết khi số lượng người dùng tăng lên vài nghìn, vì vậy hãy kiểm tra xem sản phẩm hội nghị web mà bạn đang xem xét có thể hỗ trợ điều này hay không.
Hình ảnh bên dưới cho thấy cách Chat&Messenger hỗ trợ tính năng dự phòng và cân bằng tải.
6. Tùy chỉnh và tiện ích mở rộng
Một yếu tố quan trọng khác là liệu hệ thống có thể được tùy chỉnh và mở rộng để đáp ứng nhu cầu cụ thể của công ty hay không. Nên chọn một hệ thống có thể đáp ứng linh hoạt với những thay đổi và tăng trưởng kinh doanh trong tương lai.
Khi chọn sản phẩm hội nghị qua web tại chỗ, điều quan trọng là phải xem xét các yếu tố này một cách tổng thể và chọn sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu hiện tại và tương lai của công ty bạn. Việc lựa chọn hệ thống phù hợp có thể giúp doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn và an toàn hơn.
Giới thiệu các sản phẩm được đề xuất tại hội nghị web tại chỗ
Trò chuyện&Messenger làtrò chuyện kinh doanh ,Hội thảo trên web,chia sẻ file,lịch trình,Đặt phòng hội nghịPhần mềm nhóm tích hợp các công cụ ngoại vi nhưTương thích với cả tại chỗ và đám mây.
Vì tất cả dữ liệu có thể được quản lý trong tổ chức nên có thể sử dụng các môi trường có quy định kết nối Internet (mạng đóng) và dữ liệu có tính bảo mật cao (Nó đã được triển khai ở nhiều tổ chức xử lý dữ liệu không thể lưu trữ trên đám mây.
Ngay cả tại chỗ, Chat&Messenger cũng dễ cài đặt, được tối ưu hóa để xử lý hơn 5000 người dùng và không yêu cầu kỹ năng CNTT.Về giá cả, nó cũng rẻ hơn rất nhiều so với đám mây của các công ty khác và không áp dụng những nhược điểm chung của dịch vụ tại chỗ.
Phiên bản tại chỗ của Chat&Messenger là gói trả phí, nhưngChúng tôi cung cấp chức năng cao và mức giá cực kỳ thấp so với các công ty khác.