Groupware memiliki beragam fungsi untuk meningkatkan efisiensi kerja. Salah satu fitur yang berguna adalah alur kerja. Namun banyak pebisnis yang belum mengetahui fungsi alur kerja. Jadi mari kita jelaskan alur kerjanya secara detail. Silakan gunakan ini sebagai referensi jika Anda bertanya-tanya apakah akan menginstal groupware yang memiliki fungsi alur kerja, atau jika Anda tidak memiliki pengetahuan tentang alur kerja.
Apa itu alur kerja?
Arti harafiah dari workflow adalah work = work, flow = flow, dengan kata lain rangkaian alur kerja. Dalam proses lamaran internal, selalu ada seseorang yang memulai proses dan seseorang yang menyetujuinya di akhir. Dengan mendigitalkan proses ini, alur kerja groupware menjadi fungsi yang menyederhanakan alur persetujuan internal dan membuat pekerjaan lebih efisien.
Obrolan & Messenger adalah groupware yang mengintegrasikan obrolan bisnis, konferensi web, berbagi file, manajemen jadwal, manajemen dokumen, reservasi ruang konferensi, dan manajemen kehadiran dengan cara yang mudah digunakan. Keamanan sempurna untuk bisnis,Tersedia secara gratis!
Permohonan dan persetujuan dapat dilakukan di mana pun lokasinya.
Semua fungsi alur kerja yang termasuk dalam groupware dapat diselesaikan melalui Internet. Oleh karena itu, Anda dapat mengajukan permohonan dan mendapatkan persetujuan kapan saja, di mana pun lokasi Anda. Jika persetujuan diperoleh secara tertulis, permohonan tidak dapat diajukan sampai orang yang melakukan pembayaran kembali bekerja. Jika pembayar sedang dalam perjalanan bisnis atau berlibur, mereka tidak dapat mengajukan permohonan untuk sementara waktu. Hal ini akan menghambat pekerjaan di masa depan.
Dengan menggunakan groupware yang dilengkapi alur kerja, aplikasi dan persetujuan dapat dilakukan dari mana saja. Anda dapat bekerja dari mana saja dan pada waktu yang nyaman bagi kedua belah pihak, sehingga membuat pekerjaan Anda lebih efisien.
Nyaman di Jepang, di mana jabatan pekerjaan terbagi dengan baik.
Di Jepang, posisi dibagi menjadi beberapa divisi terperinci. Meskipun berbeda-beda tergantung perusahaannya, hierarki umumnya adalah karyawan tetap → kepala → manajer bagian → manajer bagian → manajer umum → direktur → presiden. Tidak jarang alur persetujuan internal mengikuti alur yang sama. Mungkin diperlukan waktu beberapa hari untuk mendapatkan persetujuan menggunakan proses ini. Dalam dunia bisnis, tidak jarang kita berpacu dengan waktu. Anda mungkin akan kehilangan peluang bisnis yang berharga.
Dalam kasus seperti itu, jika Anda menggunakan alur kerja di groupware, Anda bisa menerapkan dan menyetujui permintaan lebih cepat daripada secara tertulis. Fungsi alur kerja cocok untuk perusahaan Jepang yang posisinya dibagi menjadi beberapa bagian terperinci dan terdapat banyak pemberi persetujuan.
Alur kerja juga dapat mengurangi biaya.
Anda juga dapat mengurangi biaya dengan menggunakan alur kerja di groupware. Jika Anda menerima persetujuan kertas, Anda harus mencetaknya setiap kali. Biaya pencetakan dan tinta akan dikenakan setiap kali. Semakin besar perusahaan, maka biaya juga akan meningkat. Anda juga memerlukan ruang penyimpanan karena Anda perlu menyimpan dokumen yang telah Anda lamar. Hal ini memerlukan penggunaan ruang internal, yang juga dapat dianggap sebagai biaya.
Dengan fungsi alur kerja groupware, semua pekerjaan dapat diselesaikan melalui Internet. Tidak ada biaya pencetakan atau penyimpanan. Karena Anda dapat mengurangi penggunaan kertas, Anda akan dapat menjaga kantor Anda tetap rapi. Hanya dengan memperkenalkan groupware yang dapat menggunakan alur kerja, Anda dapat memberikan dampak positif tidak hanya pada operasional bisnis tetapi juga pada manajemen biaya.
ringkasan
Kami telah menjelaskan fungsi alur kerja seperti apa yang disertakan dalam groupware. Fungsi alur kerja memungkinkan aplikasi dan persetujuan internal diselesaikan secara online. Anda dapat membuat pekerjaan Anda lebih efisien dengan dapat melanjutkan dengan cepat di mana pun lokasi Anda. Fitur ini memiliki manfaat yang besar dan dapat membantu mengurangi biaya. Saat memperkenalkan groupware, periksa apakah groupware tersebut memiliki fungsi alur kerja.