グループウェアのワークフローってどんな機能？

グループウェアは、業務効率化を実現するために、さまざまな機能を備えています。そんな便利な機能のひとつがワークフローです。しかし、ワークフロー機能について知らないビジネスパーソンも少なくありません。そこでワークフローについて詳しく解説していきます。ワークフロー機能が備わっているグループウェアを導入するべきか悩んでいる方や、ワークフローについて知識がない方は、参考にしてください。

ワークフローとは

ワークフローの意味を直訳すると、ワーク＝仕事、フロー＝流れ、つまり、業務の一連の流れということになります。社内の申請業務では、常に誰かが業務をスタートし、最後に承認する人がいるでしょう。この流れを電子化することで、社内の承認フローを簡略化し、業務を効率化する機能がグループウェアのワークフローなのです。

場所を選ばず申請と承認が行える

グループウェアに搭載されているワークフロー機能は、すべてインターネット上で完結します。そのため、場所を選ばずにいつでも申請と承認ができるのです。書類で承認を受ける場合、決済者が帰社するまで申請はできません。決済者が出張や休暇中であれば、しばらくの間申請はできないのです。これでは、その後の業務に支障をきたします。

ワークフローを搭載したグループウェアを使えば、申請と承認はどこからでもできます。場所を選ばず、双方の都合のいいタイミングで作業ができるので、業務を効率化できるでしょう。

役職が細かく分かれている日本で便利

日本は、役職が細かく分かれています。企業によって異なりますが、一般的には平社員→主任→係長→課長→部長→取締役→社長となっているでしょう。社内の承認フローも、この流れになっていることは珍しくありません。この流れで書類を使って承認を得るには、数日はかかってしまうでしょう。ビジネスは、時間勝負なことも珍しくありません。せっかくのビジネスチャンスを逃すことになりかねないでしょう。

そんなとき、グループウェアでワークフローを使えれば、書面よりもスピーディーに申請と承認を行えます。役職が細かく分かれ、承認者が何人もいる日本の企業にワークフロー機能は向いているのです。

ワークフローがあれば、経費削減も実現できる

グループウェアでワークフローを使うことで、経費削減もできます。書類で承認を貰う場合は、毎回印刷しなければなりません。その度に、プリント代やインク代がかかります。規模の大きい会社になれば、コストも増大するでしょう。また、申請した書類を保管する必要があるので、保管スペースが必要になります。社内のスペースを使うことになり、これもコストと考えられるでしょう。

グループウェアのワークフロー機能であれば、すべての作業がインターネット上で完結します。プリント代も保管費用もかからないのです。ペーパーレス化を実現できるので、スッキリした社内にできるでしょう。ワークフローが使えるグループウェアを導入するだけで、業務だけでなくコスト管理にも好影響を与えられるのです。

まとめ

グループウェアに備わっているワークフローがどのような機能なのかについて解説してきました。ワークフロー機能は、社内の申請と承認をインターネット上で完結させられます。場所を選ばず、スピーディーに進められるので、業務を効率化できるでしょう。経費削減にも繋がり、大きなメリットがある機能です。グループウェアを導入するときは、ワークフロー機能があるかチェックしてみましょう。