ビジネスチャット、テレビ会議、ファイル共有、スケジュール管理を統合したグループウェア。IP Messenger 互換。

なぜ「Web会議」なのか?Web会議を導入するメリット

Web会議とは

Web会議とは、インターネットを通じて遠くの拠点の複数のスタッフと会議できるシステムです。

みなさんは、「会議」というと、どのようなイメージを持つでしょうか?従来の会議は、会議の時間を決めて、会議室を予約して、出席者が同じ部屋に一同に介し、話し合いを行うものでした。

しかし、近年はインターネットの高速化・大容量化に伴い、Web上で顔を付き合わせながら会議することができるようになりました。ちなみにWeb会議と似ている方法で、テレビ会議があります。遠隔会議ができる点は同じですが、テレビ会議はテレビ会議用の専用機が必要になります。

Web会議ほど手軽にはできませんが、映像や音声の質は比較的高く、重役会議などで使われることが多いです。

Web会議のメリットとは

もっと深くWeb会議について知っていきましょう。ここではWeb会議のメリットについてご紹介します。

出張費用を削減できる

従来の会議では現地まで出張して行う必要がありましたが、Web会議であればわざわざ出向く必要がありません。そのため出張費用を大幅に削減できます。

場所を選ばず会議ができる

パソコンやタブレットさえあれば、あとは時間を決めておけば、社内・社外かかわらず、どこからでも会議に参加できます。移動時間の大幅な削減が期待できます。

情報共有が用意

Web会議はパソコンやタブレットを使って行うので、その場でファイルやメッセージなどの情報を共有できます。話し合いながら即座に情報共有できるので、会議を円滑に進められます。

円滑なコミュニケーション

メールと比較して、Web会議は電話のように会話できます。また電話と比較して、Web会議は相手の表情を見ながら会話ができるので、より多くの情報量でコミュニケーションを取れます。

手軽に導入できる

テレビ会議は専用機器が必要ですが、Web会議はパソコンがあれば始められるので、比較的容易に導入可能です。例えば資金調達前のスタートアップ企業であれば、導入コストを抑えられるWeb会議は大いに活躍できる可能性があります。

Web会議のデメリットとは?

メリットだらけ、特に費用・時間のコストカットの面で非常に有用なWeb会議ですが、Web会議にもデメリットの部分はあります。

Web会議のデメリットを知り、あらかじめ対策することで、導入後により多くのメリットを享受できるようにしましょう。

会議中の空気を読みにくい

Web会議は離れている人同士が行うものです。完全なFace to Faceではなく、相手の挙動や姿勢などの情報も欠落してしまうので、会議の雰囲気が掴みにくくなってしまいます。

実務レベルと役員レベルの会議で、Web会議と従来の会議を使い分けると良いでしょう。

セキュリティに難あり

これもどこでも会議できるが故のデメリットですが、会議中の機密性の高い会話が第三者に漏れてしまう可能性が高まります。

周りに聞こえてはならない重要な話をする場合は、会議室などのセキュリティが担保された場所を使って会議する必要があります。

Web会議はコストカットの立役者

Web会議も万能ではありませんが、コスト面で最も優れた会議方法の一つであることは変わりありません。上手に使うことで、「費用・移動時間のコストを大幅に削減してくれるツール」であることがお分りいただけたかと思います。

特に新興ベンチャー企業など、スピードとシビアな費用面両方をクリアする必要がある企業にとって、Web会議はベストなツールになれる可能性を秘めています。

無料トライアルが付いているサービスも多いので、興味のある方はまず使ってみることをおすすめします!