網路會議已成為現代商業環境中不可或缺的溝通工具。許多公司正在積極實施它，因為它使他們能夠有效地共享訊息，超越地理限制，並節省時間和金錢。
此外，網路會議技術日益發展，並且有多種產品可供選擇。然而，為了正確選擇和有效利用這些技術，了解它們的基本機制和功能非常重要。
本指南詳細介紹了網路會議的各個方面，從基礎知識到業務優勢和實施方法，並提供了最大限度提高網路會議效率的方法。我們將從網路會議的介紹到操作的各個方面從廣泛的角度進行解釋，所以請閱讀到最後。
網路會議的基礎知識
什么是网络会议？
網路會議是一種允許不同地點的參與者透過網路進行即時交流的系統。該系統支援視訊和音訊傳輸，使參與者可以在螢幕上看到對方並進行交談。網路會議使您能夠以高效且經濟的方式進行溝通，消除了地理距離和旅行的需要。
網路會議的主要特點是便利性和可訪問性。您不需要任何特殊設備或昂貴的設備；只要有網路連接，您就可以透過電腦或智慧型手機輕鬆參與。它也用於多種目的，包括商務會議、教育研討會和個人之間的通話。
科技的進步極大地促進了網路會議的普及。高速網路的普及以及網路攝影機和麥克風等技術的進步使高品質的視訊通話成為可能。此外，許多網路會議軟體還提供使會議更加有效的功能，例如螢幕共享、檔案傳輸和即時聊天功能。主要網路會議產品的使用者介面（UI）如下。
網路會議正在開闢新的工作方式。它已被許多公司和教育機構採用，作為實現遠距工作和靈活工作安排的重要工具。這種隨時隨地的方式也促進了全球合作與協作，加速了跨產業和部門的創新。
網路會議技術機制及加密
網路會議系統使用互聯網來交換音訊、視訊和文字資料。這個過程很大程度上依賴一種稱為WebRTC（網路即時通訊）的技術。 WebRTC 允許直接在瀏覽器之間傳輸音頻和視頻，而無需額外的軟體或插件。該技術使即時通訊變得輕鬆高效，改善了用戶體驗。
WebRTC 是開源的，並受到主要網頁瀏覽器的廣泛支持，包括 Google Chrome、Mozilla Firefox 和 Apple Safari。這種激增使得網路會議變得更加容易且更容易訪問。 WebRTC還結合了多種協議，能夠實現資料壓縮和傳輸、即時資料同步，並且需要快速的互聯網連接和相容的硬體和軟體來實現高效的通信，這一點很重要。
值得注意的是，WebRTC 標配了加密功能。預設情況下，WebRTC 使用 SRTP（安全即時傳輸協定）和 DTLS（資料封包傳輸層安全性）作為通訊協議，對所有通訊進行加密。這種內建加密可確保網路會議期間發送和接收的資料受到安全保護，即使通訊資料被外部攻擊者截獲也無法解密。這大大減少了使用網路會議的企業和個人對通訊安全的擔憂。
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網路會議所需的硬體和軟體
硬體需求
要召開網路會議，您需要一些基本硬體。這包括：
- 照相机：視訊通話需要內建或外接網路攝影機。高品質攝影機可提供清晰的影像並改善溝通。
- 麥克風：需要內建或外置麥克風才能進行清晰的語音通訊。具有降噪功能的麥克風可降低周圍噪音並提供更清晰的聲音。
- 揚聲器或耳機：需要揚聲器或耳機才能聽到參與者的聲音。耳機可降低背景噪音並提供私密的會議環境。
軟體選型
選擇網路會議軟體非常容易。許多現代網路會議工具可以直接從標準網頁瀏覽器訪問，無需下載特殊應用程式。
例如，Chat&Messenger、Google Meet 和 Microsoft Teams 等主要網路會議平台可以在大多數現代瀏覽器上輕鬆使用。要使用這些服務，您通常只需要建立帳戶並在必要時安裝一個簡單的瀏覽器擴充功能。然後只需點擊連結即可直接加入會議。
這種易用性大大降低了商業世界中的溝通障礙。傳統會議系統需要專門的設備和複雜的設置，但使用網路會議，只需點擊幾下即可完成準備工作。
網路會議和視訊會議系統的區別
網路會議工具和視訊會議系統都是用於線上會議的工具，但各有其特點。
視訊會議系統是使用專用設備和線路發送和接收高品質音訊和視訊的系統。優點是通訊品質穩定、安全性高，但安裝和運作需要較高的成本和技術，並且有地點和時間的限制。
另一方面，網路會議工具是讓您透過網路在電腦和智慧型手機等裝置上輕鬆召開會議的工具。其優點是成本低廉、使用方便、地點和時間靈活，但必須考慮通訊品質和安全性。
网络会议有哪些好处？
让我们更深入地了解网络会议。以下是网络会议的一些好处。
可大幅降低成本
網路會議為您的企業帶來的最大經濟效益之一是節省成本。以下是透過網路會議可以節省成本的具體領域。
- 減少差旅和交通成本： 出差參加會議涉及大量費用，包括機票、住宿和交通。網路會議可以將這些成本降低到幾乎為零。
- 降低會議空間維護成本： 租賃、維護和管理實體會議空間會產生經常性費用。網路會議大大減少了對這些空間的需求並降低了相關成本。
- 透過有效的時間管理提高生產力：除了直接節省成本之外，減少差旅時間還有助於提高員工的工作效率。騰出員工出差的時間來完成更有價值的工作。
- 降低辦公室營運成本：透過實現遠端工作和混合工作，可以減少辦公空間並降低電力、暖氣、冷氣和清潔等辦公室營運成本。
- 降低溝通成本：與傳統電話會議和國際電話相比，網路會議使用網路連接，可以顯著降低通訊成本。
- 減少紙張使用：網路會議使共享數位文件變得更加容易，從而降低了列印成本和紙張使用量。
可以遠端工作
遠距工作是一種員工在辦公室以外的地點工作的工作方式，例如家中、咖啡館或共享辦公空間。與在傳統辦公室工作不同，我們利用網路和各種通訊技術來進行工作，而不受實體位置的限制。這種工作方式已被許多公司和組織採用，特別是隨著資訊科技的進步。
即使在遠距工作中，網路會議工具也是企業溝通的核心。作為直接面對面溝通的替代方案，網路會議工具提供了一種快速有效的方法來在團隊成員之間交換資訊。所有溝通，從分享專案進度到日常互動，都是透過業務聊天完成的。
此外，網路會議工具可以實現靈活的工作方式，而不受實體位置的限制，有助於改善員工的工作與生活平衡。它還增強了團隊成員之間的凝聚力，並實現了遠距工作環境中的有效協作。
溝通可以變得更有效率
網路會議是比電話或電子郵件更有效的溝通方式。例如，雖然您無法透過電話看到對方的面部表情，但您可以在網路會議期間看到對方的臉部，因此您可以交換包括非語言交流（例如微笑和點頭）在內的訊息。這可以創造更深入的理解、更牢固的聯繫和更順暢的溝通。
此外，由於網路會議期間可以進行螢幕共享，因此您可以即時查看和討論簡報和文檔，防止誤解並有效地進行討論。此外，透過使用會議錄音功能，您可以在以後查看重要會議的內容。這些功能使網路會議成為一種方便的工具，讓您可以輕鬆地與您的團隊協作，無論他們身在何處，無論時間或地點。
易于引入
视频会议需要专门的设备，而网络会议则相对容易实现，只需要一台电脑就可以开始使用。例如，资金尚未到位的初创公司可以很好地利用网络会议，因为它的实施成本较低。
網路會議有哪些缺點？
儘管網路會議有很多優點，特別是在節省成本和時間方面，但它也有一些缺點。透過了解網路會議的缺點並提前採取對策，您可以在實施後享受更多好處。
难以解读会议气氛
网络会议是在远距离的人与人之间进行的。它不是完全的面对面会议，也缺少有关对方行为和姿态的信息，因此很难了解会议的气氛。
建议在工作层面和执行层面的会议上使用网络会议和传统会议。
需要提前准备
如果您不習慣，網路會議可能會因為裝置故障、連線不良、麥克風回饋等原因而無法順利進行。如果您是第一次召開網路會議，請務必事先確認。關於如何召開有效的網路會議，請參閱以下資訊。
網路會議工具功能
網路會議工具具有線上交流所需的功能。我們將解釋基本功能和有用的功能。
網路會議工具的基本功能
影音分享功能
音訊/視訊共享功能使參與者可以聽到和看到彼此的聲音和臉孔，從而實現即時互動。與純音訊電話相比，視訊的優點是更容易了解對方的情緒和細微差別。
螢幕和檔案分享功能
螢幕分享功能可讓您向其他參與者展示您的電腦螢幕。此功能在進行演示或演示時特別有用，參與者可以透過查看螢幕更好地理解您所說的內容。您也可以使用螢幕分享功能即時共用文件和資料。
網路會議工具中的實用功能
除了基本功能外，網路會議工具還有幾個有用的功能。其中，特別推薦以下兩個功能。
錄音/錄音功能
錄音功能是一種可以錄製網路會議音訊和視訊的功能。如果您有錄音功能，您可以稍後查看會議內容，分享給缺席的人，或保留為記錄。此外，透過分析記錄的數據，您可以發現會議的有效性和需要改進的地方。
螢幕繪畫功能（螢幕打標）
此功能允許在螢幕共享期間進行即時註釋和標記。例如，參與者可以直接在簡報中的特定投影片或文件的重要部分上繪製線條或文字。特別是在設計和規劃會議期間，您可以使用螢幕繪畫功能直觀地表達您的想法和建議。這可能是創作過程中非常有用的工具。
白板功能
透過白板功能，您可以使用虛擬白板，供網路會議中的所有與會者共用。白板功能可讓您寫下想法、繪製圖表以及添加註釋。這使您可以直觀地共享會議內容並獲得回饋。
多語言翻譯
在當今的商業環境中，您可能會與使用多種語言的參與者進行交流。多語言翻譯能力實現即時翻譯，減少不同語言參與者之間的溝通障礙，促進全球業務互動。
創造分鐘數
此功能可讓您記錄會議內容並以供日後參考。自動會議記錄系統可在會議期間捕獲重要訊息，並幫助參與者稍後進行反思。這使參與者能夠專注於會議內容並簡化資訊共享和後續工作。
Chat&Messenger 中提供了這些功能，因此請參閱下面的手冊頁。
網路會議介紹及產品選用重點
確定需求和目標
在「確定需求和目標」步驟中，考慮網路會議系統的具體使用情境非常重要。例如，如果您的銷售人員使用它來與客戶會面，那麼擁有高品質的視訊通話功能、螢幕共享、可靠的連接以及行動相容性就非常重要。另一方面，對於內部團隊會議，您將需要諸如支援多人會議、聊天功能、自動生成會議記錄和白板功能等功能。
這樣，所需的功能和品質會根據使用目的而變化。透過準確識別您的需求，您可以選擇最合適的網路會議系統並有效實施。在此階段製定預算並考慮安全要求也很重要。根據您確定的需求選擇正確的平台最終將成為您組織最有價值的投資。
評估本地解決方案與雲端解決方案
選擇本地或雲端解決方案取決於您公司的需求、資源、安全策略、預算等。
本地解決方案是直接在公司內部伺服器上安裝和運行系統的方法。這種方法的優點是您可以完全控制資料並進行高度自訂。但初期投資較大，系統的維護和更新需要專門的知識和資源。
另一方面，雲端解決方案利用外部供應商提供的服務並透過網路存取。這減少了初始投資，並使系統更易於管理和更新。它還具有高度可擴展性，可讓您根據需要輕鬆增加或減少資源。然而，資料管理和安全性取決於服務提供者，因此選擇提供者很重要。
在此階段，重要的是要全面評估您的網路安全性、資料隱私要求、可用性和成本，以選擇最適合您公司需求的解決方案。此外，還必須考慮到未來擴展和變化的可能性，並且在選擇時必須考慮到靈活性和麵向未來的需求。
評估網路流量和頻寬需求
選擇網路會議產品時，評估網路流量和頻寬需求極為重要。網路會議的品質很大程度取決於您使用的網路頻寬。因此，無論是辦公室還是遠端工作場景，都需要對網路狀況進行詳細評估。
如果您主要在公司內部使用網路會議，請確保公司的 Internet 服務供應商有足夠的頻寬。這包括評估您公司的網路是否可以支援大量同時舉行的網路會議並處理高峰流量時間。
另一方面，如果有大量的遠距工作，每個員工家裡的網路環境就變得非常重要。確保您的員工擁有穩定的網路連線和足夠的頻寬，並在需要時提供協助。
特別是如果經常使用視訊會議或網路會議參加人數較多，對頻寬的要求會更高，我也會考慮改個方案。
檢查最大連接數
在實施網路會議系統時選擇產品時檢查可連接的最大人數對於經常舉行大型會議和活動的公司和組織尤其重要。
隨著您的業務成長和活動規模擴大，您還應該考慮未來接待更多參與者的可能性。可擴充性和靈活性也是重要的選擇標準，因為某些系統可讓您透過額外費用或升級來增加最大連線數量。如果您忽略檢查最大連線數，您最終可能會選擇一個比必要的限制更多的系統，這可能會導致以後出現問題。
因此，在選擇網路會議系統時，不僅要考慮當前的需求，還要考慮未來的可擴展性和最大可連接人數。
通話質量，如畫質、音質、降噪
通話質量，如畫質、音質、降噪等，大大影響會議的順利進行。畫質和音質較差，很難看清對方的臉部表情和聲音，如果沒有降噪功能，就無法消除周圍的噪音，妨礙溝通。
通話品質也受到網路線路速度和穩定性以及所使用設備的效能和設定的影響，因此在選擇具有高通話品質的網路會議工具時要考慮這些因素。
螢幕分享、錄音功能、會議記錄建立等附加功能
除了基本功能外，網路會議工具還具有有用的附加功能，例如螢幕共享和錄製。透過使用這些功能，您可以更清晰地傳達會議內容並輕鬆保存記錄。所包含的附加功能將根據網路會議工具的類型和計劃而有所不同，因此請選擇具有滿足您公司需求的功能的工具。
摘要
網路會議已成為現代商業中的重要工具，了解其工作原理及其業務優勢至關重要。網路會議超越地域限制，節省時間和金錢，並實現高效溝通。特別是，它具有顯著的商業效益，例如簡化溝通、降低成本和促進靈活的工作方式。
部署涉及許多因素，包括確定需求和目標、評估本地解決方案與雲端解決方案、選擇正確的平台、審查和強化網路基礎架構以及解決安全性和合規性問題。仔細考慮這些並為您的組織選擇最佳解決方案是成功的關鍵。
最終，實施網路會議系統將極大地有助於簡化業務流程、改善溝通並提高組織的整體生產力。隨著技術的進步，網路會議的功能不斷發展，其重要性在未來的商業環境中將不斷增加。