在當今日益數位化的商業環境中，高效率且安全的溝通是提升企業生產力和競爭力的關鍵。重視資料安全和隱私保護的公司正日益關注這一領域。本地部署群件它發揮著重要作用。
本地部署系統的主要優勢在於：在自有資料中心運作可最大限度地降低資料外洩風險，並使我們能夠遵守嚴格的監管標準和特定的安全要求。此外，在客製化和成本效益方面也具有顯著優勢。
本指南詳細解釋了從選擇和實施本地群件到其運行的整個過程，為考慮實施的人員提供了重要的見解和實用建議。
群件基礎知識
什麼是群件？
群件是指旨在促進公司或組織內部溝通、協作和資訊共享的軟體或平台。
該工具能夠促進團隊成員之間的高效溝通，並支援專案管理、進度安排和文件共享等各種業務流程。在遠距辦公和分散式團隊日益普及的當今商業環境中，群件的重要性與日俱增。
溝通工具的作用
群件最基本的功能是促進團隊內部的溝通。聊天工具電子郵件、論壇網路會議 這些工具能夠實現即時資訊共享和決策制定，也能提高團隊間的透明度，促進快速溝通。
日程管理和任務管理
在群件中，日程共享 雅塔工作管理 此功能可輕鬆管理個人和團隊日程安排。您可以一目了然地查看工作進度，並制定計劃按時完成任務。
根據產品的不同，一些功能包括根據日程安排預訂會議室和設備，以及自動產生網路會議 URL 的功能。
文件共享和文件管理
文件共享和文件管理 功能性對於確保團隊成員隨時都能獲取所需資訊至關重要。文件版本控制和集中式資訊存取點能夠提高工作效率和資訊安全性。
工作流程管理
工作流程管理 此功能可實現業務流程的自動化和標準化，簡化審批流程和文件流程轉，進而提高營運透明度和效率。
公告欄和入口網站
公告欄功能為組織內部重要公告和資訊的分享提供了一個平台。而門戶網站功能則集中管理必要資訊的訪問，並為使用者提供個人化的體驗。
透過集中管理公司規章制度、辦公室使用指南和文件格式等信息，可以減少查找資訊的時間，並有望提高工作效率。
考勤管理
考勤管理功能透過追蹤員工工時、休假和出勤情況，簡化了人力資源管理流程。此功能確保了工時的透明度，從而實現合理的人員配置和勞動力管理。
本機部署和雲端部署的區別
本地部署是指公司自行運作伺服器和軟體的配置方式。在這種方法中，資訊系統僅限於公司內部網絡，外部存取受到限制。這使得公司能夠對其係統保持完全的控制權和安全保障。
相比之下，雲端服務是指允許使用者透過網際網路存取必要的IT服務的一種服務形式。企業無需擁有硬體或軟體，而是利用服務提供者提供的資源。這種方式既能提高靈活性，降低成本，又能減輕對實體基礎設施的投資和維護負擔。
本地部署解決方案在安全性和可自訂性方面表現出色，而雲端解決方案則在可擴展性和易用性方面優勢顯著。了解這些差異對於企業根據自身特定需求做出最佳選擇至關重要。
本地部署解決方案的優勢
本地部署系統由於是企業內部構建，因此具有更高的系統定制靈活性和更易於與現有系統集成的優勢。此外，由於系統運作在公司本身的網路內，因此安全性更高。
最近的 群件 儘管對雲端產品的需求不斷增長，但員工層面卻面臨挑戰：高度機密的訊息，包括個人數據，很容易被上傳到雲端，並在內部和外部共享。考慮到個人資料外洩、內線交易、合規性、商業間諜活動以及其他不可預見的風險等問題，在專用的企業環境中部署本地群件顯得尤為重要。
本地部署解決方案的缺點
本地部署解決方案的缺點通常包括以下幾點：
- 前期實施成本高
- 需具備IT技能（基礎設施、Web伺服器、資料庫伺服器等）。
- 連接到網站或遠端工作時 VPN 為此需要專門的基礎設施。
- 我們需要自己處理失敗的事情。
近期，日本總務省在工作方式改革中推薦了適用於遠距辦公的群件。此外，隨著行動裝置的普及，對雲端解決方案的需求日益增長，而支援遠端辦公和行動裝置的本地部署群件產品卻變得非常稀缺。
本機部署還是雲端部署：您應該選擇哪一個？
企業在部署群組時，主要有兩種選擇：「本地部署」和「雲端部署」。比較兩者的功能、優勢和劣勢至關重要，以便選擇最適合貴公司的解決方案。
本機部署和雲端解決方案比較表
| 物品 | 本地部署 | 基於雲端的 |
|---|---|---|
| 初始成本 | 伺服器許可證購買成本高昂 | 低（訂閱制） |
| 營運成本 | 成本低（僅固定成本，因為是內部營運） | 長期成長（成本隨用戶數的成長成比例成長） |
| 安全 | 穩健（內部可管理，外部存取受限） | 對雲端服務供應商的依賴（已採取先進的安全措施，但資料管理權限有限） |
| 資料管理 | 完全可管理（資料儲存在公司網路內） | 第三方管理（雲端服務提供者持有資料） |
| 執行速度 | 速度慢（需要設計和施工） | 快速（帳戶創建後即可使用） |
| 可自訂性 | 高（可依業務需求客製） | 低（僅限可用功能） |
| 可擴展性 | 規模有限（擴容需要額外的設備和費用）。 | 靈活（使用者數量和儲存空間可立即擴展） |
| 網路連線依賴性 | 不必要 | 需要 |
我該選哪個？
✅ 適合本地部署解決方案的公司
- 對安全性和監管合規性要求較高的行業（金融、醫療保健、政府機構等）
- 希望定制系統以匹配其獨特業務流程的公司
- 大型企業希望從長遠角度降低成本。
✅ 適合採用雲端解決方案的公司
- 優先考慮實施速度的公司
- 不願將資源投入伺服器管理與維護的公司
- 希望從小規模起步並靈活擴展的公司
混合運行選項
近年來，「結合雲端和本地部署解決方案的混合營運模式」變得越來越普遍。例如，機密資訊保存在本地，而一般業務運作則在雲端處理。透過這種方式使用它們，可以最大限度地發揮各自的優勢。
本地部署群件的整合策略
即使在雲端運算已經普及的今天，許多公司仍然優先考慮安全性和客製化靈活性。核心業務系統可以部署在企業內部。在處理機密資訊或行業特定法規時，選擇本地部署解決方案尤其重要。
考慮到這種情況，從資料一致性和安全性的角度來看，整合本地群件非常有效率。
高速且安全實現資料集成
本地部署的群組軟體和現有系統（例如核心業務系統）可以透過內部網路內部的高速安全API連線。這實現了快速資訊共享，並支援即時決策。此外，集中式資料管理提高了資訊的一致性，並顯著提升了業務流程的效率。
增強安全性
本地資料管理在保護公司寶貴資訊免受外部威脅方面發揮著至關重要的作用。資料安全是整合過程中的重中之重。防火牆、加密技術和嚴格的存取控制能夠增強安全性，防止資料外洩和未經授權的存取。
靈活的客製化可能性
與雲端解決方案相比，本地部署的群組提供更高程度的客製化。企業可以根據自身特定需求進行客製化，建立高效率的工作流程。這直接有助於提高員工生產力，最終提升整體組織績效。
因此，整合本地部署的群件是推動企業數位轉型、提升數據一致性、增強安全性以及實現靈活客製化的關鍵要素，從而增強企業的競爭力。透過啟用高效安全的通訊工具，企業可以實現更流暢、更有效率的業務營運。
【比較表】主要群件產品及其本地部署相容性
以下比較表按是否支援本地（專用網路）部署和價格列出了主要的群件產品。
| 產品名稱 | 主要特點 | 現場 一致 | 免費規劃 | 現場定價 |
|---|---|---|---|---|
| 聊天和即時通訊 | 聊天 網路會議 行程 工作管理 文件管理 場地預訂 考勤管理 | 〇 | 有 | 20 位用戶 36,000日圓起 |
| 小組會議 | 行程 公告板 設施預訂 文件共享 工作管理 問卷 | 〇 | 有 | 基本價格：0日圓 支持費 10 位用戶，起價 54,000 日元 |
| Desknet 的 NEO | 電子郵件 行程 公告板 設施預訂 文件共享 工作管理 問卷 | 〇 | 無 | 5 位用戶 75,000日元~ |
| 賽博祖·加隆 | 電子郵件 行程 公告板 設施預訂 文件共享 工作管理 問卷 | 〇 | 無 | 50 位用戶 60萬日圓起 |
| R集團 | 時間軸 行程 公告板 電子郵件 考勤卡 免費通話 | 不支援 | – | – |
| e-Broad 辦公室 | 行程 備忘錄 考勤卡 待辦事項清單 公告板 文件共享 | 不支援 | – | – |
| Zoho Connect | 聊天 投票 建立群組 行程 文件共享 語音通話 視訊通話 | 不支援 | – | – |
| 圓圈 方塊 | 聊天 行程 公告板 專輯 文件共享 | 不支援 | – | – |
| 葛萊迪 群件 | 行程 場地預訂 電子郵件 考勤卡 待辦事項清單 文件共享 會議記錄 | 不支援 | – | – |
| 封閉 | 聊天 建立群組 文件共享 免費備忘錄 行程 | 不支援 | – | – |
| 雲雀 | 聊天 電子郵件 自動翻譯 工作區 文件共享 語音通話 視訊會議 | 不支援 | – | – |
| 線條作品 | 語音通話 視訊通話 螢幕分享 公告板 日曆 | 不支援 | – | – |
如何選擇本地部署的群組產品
在選擇本地部署的群件系統時，尤其需要考慮以下幾點：
1. 系統選擇的評估標準
在選擇本地部署的群件產品時，全面評估其功能、智慧型手機相容性、效能、安全性、成本、支援系統和使用者介面易用性至關重要。許多群件產品還包含網路會議和任務管理功能，因此根據公司的特定需求和目標選擇最合適的系統至關重要。
2. 存取控制和稽核日誌
從安全角度來看，請確認使用者存取控制和稽核日誌功能是否可用。稽核日誌可協助您追蹤系統存取歷史記錄和操作記錄，以便在出現可疑活動或安全漏洞時迅速採取行動。這有助於降低安全風險，因此請檢查群組產品是否包含這些功能。
3. Active Directory 集成
我們將驗證與 Active Directory 整合是否支援作業系統密碼認證和單一登入 (SSO)。這可以簡化使用者管理，提升便利性，同時增強安全性。請您事先調查一下您正在考慮的群組產品與 Active Directory 的整合程度。
以下是關於 Chat&Messenger 提供的 Active Directory 整合的說明。
4. 資料備份方法
為確保系統穩定性，擁有強大且定期資料備份功能的系統至關重要。請確保您的群組產品包含適當的備份策略，以便在災難或系統故障時能夠快速復原資料。
5. 冗餘和負載平衡支持
為了提高系統可靠性，請考慮是否可以設定伺服器冗餘。這樣，當部分伺服器發生故障時，其他伺服器可以作為備份運行，從而防止服務中斷。對於擁有數千用戶的系統，冗餘配置尤其重要，因此請務必確認您正在考慮的群組產品是否支援此功能。
6. 定制和擴展
系統能否根據公司的具體需求進行客製化和擴展也是至關重要的因素。理想的系統應該能夠靈活適應未來的業務成長和變化。
在選擇本地部署的群件產品時，全面考慮這些因素至關重要，並選擇最符合公司當前和未來需求的產品。選擇合適的系統可以提高業務效率並增強安全性。
推薦的本地部署群件產品
聊天和即時通訊 牙齒，商務聊天 、網路會議、文件共享、行程、會議室預訂該群件以易於使用的方式整合外圍工具，並且與本地和雲端環境均相容。
由於所有資料都可以在組織內部進行管理，因此它已在眾多組織中得到應用，例如政府機構、大型企業、銀行、IT 公司、大學、醫院、縣市政府以及其他公共機構，尤其是在互聯網訪問受限（封閉網絡）或處理高度機密數據（無法存儲在雲端）的環境中。
此外，即使部署在本地，Chat&Messenger 也經過最佳化，可輕鬆處理超過 5000 名用戶，安裝簡便，無需任何 IT 技能。它的價格也遠低於其他雲端服務供應商，並且避免了本地部署解決方案的常見缺點。
此外，它還具有許多在建立本機系統時難以實現的功能，例如以下這些功能：
- 審核郵件和文件附件
- SSL憑證支持
- 冗餘和負載平衡支持
- Active Directory 集成
- 與本地電子郵件伺服器集成
- 差分高速備份
- 存取控制和稽核日誌往來
Chat&Messenger 的本地部署版本是付費方案，但與其他公司相比，它以更低的價格提供了更強大的功能。