在当今日益数字化的商业环境中，高效安全的沟通是提升企业生产力和竞争力的关键。重视数据安全和隐私保护的公司正日益关注这一领域。本地部署群件它发挥着重要作用。
本地部署系统的主要优势在于：在自有数据中心运营可最大限度地降低数据泄露风险，并使我们能够遵守严格的监管标准和特定的安全要求。此外，在定制化和成本效益方面也具有显著优势。
本指南详细解释了从选择和实施本地群件到其运行的整个过程，为考虑实施的人员提供了重要的见解和实用建议。
群件基础知识
什么是群件？
群件是指旨在促进公司或组织内部沟通、协作和信息共享的软件或平台。
该工具能够促进团队成员之间的高效沟通，并支持项目管理、进度安排和文档共享等各种业务流程。在远程办公和分布式团队日益普及的当今商业环境中，群件的重要性与日俱增。
沟通工具的作用
群件最基本的功能是促进团队内部的沟通。聊天工具电子邮件、论坛网络会议 这些工具能够实现实时信息共享和决策制定，还能提高团队间的透明度，促进快速沟通。
日程管理和任务管理
在群件中，日程共享 雅塔任务管理 此功能可轻松管理个人和团队日程安排。您可以一目了然地查看工作进度，并制定计划按时完成任务。
根据产品的不同，一些功能包括根据日程安排预订会议室和设备，以及自动生成网络会议 URL 的功能。
文件共享和文档管理
文件共享和文档管理 功能性对于确保团队成员随时都能获取所需信息至关重要。文档版本控制和集中式信息访问点能够提高工作效率和信息安全性。
工作流管理
工作流管理 该功能可实现业务流程的自动化和标准化，简化审批流程和文档流转，从而提高运营透明度和效率。
公告栏和门户网站
公告栏功能为组织内部重要公告和信息的共享提供了一个平台。而门户网站功能则集中管理必要信息的访问，并为用户提供个性化的体验。
通过集中管理公司规章制度、办公使用指南和文档格式等信息，可以减少查找信息的时间，并有望提高工作效率。
考勤管理
考勤管理功能通过跟踪员工工时、休假和出勤情况，简化了人力资源管理流程。该功能确保了工时的透明度，从而实现合理的人员配置和劳动力管理。
本地部署和云端部署的区别
本地部署是指公司自行运行服务器和软件的配置方式。在这种方法中，信息系统仅限于公司内部网络，外部访问受到限制。这使得公司能够对其系统保持完全的控制权和安全保障。
相比之下，云服务是指允许用户通过互联网访问必要的IT服务的一种服务形式。企业无需拥有硬件或软件，而是利用服务提供商提供的资源。这种方式既能提高灵活性，降低成本，又能减轻对物理基础设施的投资和维护负担。
本地部署解决方案在安全性和可定制性方面表现出色，而云解决方案则在可扩展性和易用性方面优势显著。了解这些差异对于企业根据自身特定需求做出最佳选择至关重要。
本地部署解决方案的优势
本地部署系统由于是企业内部构建，因此具有更高的系统定制灵活性和更易于与现有系统集成的优势。此外，由于系统运行在公司自身的网络内，因此安全性更高。
最近的 群件 尽管对云端产品的需求不断增长，但员工层面却面临挑战：高度机密的信息，包括个人数据，很容易被上传到云端，并在内部和外部共享。考虑到个人数据泄露、内幕交易、合规性、商业间谍活动以及其他不可预见的风险等问题，在专用的企业环境中部署本地群件显得尤为重要。
本地部署解决方案的缺点
本地部署解决方案的缺点通常包括以下几点：
- 前期实施成本高
- 需要具备IT技能（基础设施、Web服务器、数据库服务器等）。
- 连接到网站或远程工作时 VPN 为此需要专门的基础设施。
- 我们需要自己处理失败的事情。
近期，日本总务省在工作方式改革中推荐了适用于远程办公的群件。此外，随着移动设备的普及，对云端解决方案的需求日益增长，而支持远程办公和移动设备的本地部署群件产品却变得非常稀缺。
本地部署还是云端部署：您应该选择哪一个？
企业在部署群件时，主要有两种选择：“本地部署”和“云端部署”。比较两者的功能、优势和劣势至关重要，以便选择最适合贵公司的解决方案。
本地部署和云端解决方案对比表
| 物品 | 本地部署 | 基于云的 |
|---|---|---|
| 初始成本 | 价格昂贵（服务器许可证购买） | 低（订阅制） |
| 运营成本 | 成本低（仅固定成本，因为是内部运营） | 长期增长（成本随用户数量的增长而成比例增长） |
| 安全 | 稳健（内部可管理，外部访问受限） | 对云服务提供商的依赖（已采取先进的安全措施，但数据管理权限有限） |
| 数据管理 | 完全可管理（数据存储在公司网络内） | 第三方管理（云服务提供商持有数据） |
| 执行速度 | 速度慢（需要设计和施工） | 快速（账户创建后即可使用） |
| 可定制性 | 高（可根据业务需求定制） | 低（仅限可用功能） |
| 可扩展性 | 规模有限（扩容需要额外的设备和费用）。 | 灵活（用户数量和存储空间可立即扩展） |
| 互联网连接依赖性 | 不必要 | 需要 |
我应该选哪个？
✅ 适合本地部署解决方案的公司
- 对安全性和监管合规性要求较高的行业（金融、医疗保健、政府机构等）
- 希望定制系统以匹配其独特业务流程的公司
- 大型企业希望从长远角度降低成本。
✅ 适合采用云解决方案的公司
- 优先考虑实施速度的公司
- 不愿将资源投入服务器管理和维护的公司
- 希望从小规模起步并灵活扩展的公司
混合运行选项
近年来，“结合云端和本地部署解决方案的混合运营模式”变得越来越普遍。例如，机密信息保存在本地，而一般业务运营则在云端处理。通过这种方式使用它们，可以最大限度地发挥各自的优势。
本地部署群件的集成策略
即使在云计算已经普及的今天，许多公司仍然优先考虑安全性和定制灵活性。核心业务系统可以部署在企业内部。在处理机密信息或行业特定法规时，选择本地部署解决方案尤为重要。
考虑到这种情况，从数据一致性和安全性的角度来看，集成本地群件非常高效。
高速且安全实现数据集成
本地部署的群件和现有系统（例如核心业务系统）可以通过内网内部的高速安全API连接。这实现了快速信息共享，并支持实时决策。此外，集中式数据管理提高了信息的一致性，显著提升了业务流程的效率。
增强安全性
本地数据管理在保护公司宝贵信息免受外部威胁方面发挥着至关重要的作用。数据安全是集成过程中的重中之重。防火墙、加密技术和严格的访问控制能够增强安全性，防止数据泄露和未经授权的访问。
灵活的定制可能性
与云端解决方案相比，本地部署的群件提供更高程度的定制化。企业可以根据自身特定需求进行定制，构建高效的工作流程。这直接有助于提高员工生产力，并最终提升整体组织绩效。
因此，集成本地部署的群件是推动企业数字化转型、提升数据一致性、增强安全性以及实现灵活定制的关键要素，从而增强企业的竞争力。通过启用高效安全的通信工具，企业可以实现更流畅、更高效的业务运营。
【对比表】主要群件产品及其本地部署兼容性
以下比较表按是否支持本地（专用网络）部署和价格列出了主要的群件产品。
| 产品名称 | 主要特点 | 现场 一致 | 免费计划 | 现场定价 |
|---|---|---|---|---|
| 聊天和即时通讯 | 聊天 网络会议 日程 任务管理 文档管理 场地预订 考勤管理 | 〇 | 有 | 20 位用户 36,000日元起 |
| 小组会议 | 日程 公告板 设施预订 文件共享 任务管理 问卷 | 〇 | 有 | 基本价格：0日元 支持费 10 位用户：起价 54,000 日元 |
| Desknet 的 NEO | 电子邮件 日程 公告板 设施预订 文件共享 任务管理 问卷 | 〇 | 無 | 5 位用户 75,000日元~ |
| 赛博祖·加隆 | 电子邮件 日程 公告板 设施预订 文件共享 任务管理 问卷 | 〇 | 無 | 50 位用户 60万日元起 |
| R集团 | 时间线 日程 公告板 电子邮件 考勤卡 免费通话 | 不支持 | – | – |
| e-Broad 办公室 | 日程 备忘录 考勤卡 待办事项清单 公告板 文件共享 | 不支持 | – | – |
| Zoho Connect | 聊天 投票 创建群组 日程 文件共享 语音通话 视频电话 | 不支持 | – | – |
| 圆圈 正方形 | 聊天 日程 公告板 专辑 文件共享 | 不支持 | – | – |
| 格莱迪 群件 | 日程 场地预订 电子邮件 考勤卡 待办事项清单 文件共享 会议记录 | 不支持 | – | – |
| 封闭 | 聊天 创建群组 文件共享 免费备忘录 日程 | 不支持 | – | – |
| 云雀 | 聊天 电子邮件 自动翻译 工作区 文件共享 语音通话 视频会议 | 不支持 | – | – |
| 线条作品 | 语音通话 视频电话 屏幕共享 公告板 日历 | 不支持 | – | – |
如何选择本地部署的群件产品
在选择本地部署的群件系统时，尤其需要考虑以下几点：
1. 系统选择的评估标准
在选择本地部署的群件产品时，全面评估其功能、智能手机兼容性、性能、安全性、成本、支持系统和用户界面易用性至关重要。许多群件产品还包含网络会议和任务管理功能，因此根据公司的具体需求和目标选择最合适的系统至关重要。
2. 访问控制和审计日志
从安全角度来看，请确认用户访问控制和审计日志功能是否可用。审计日志可帮助您跟踪系统访问历史记录和操作记录，以便在出现可疑活动或安全漏洞时迅速采取行动。这有助于降低安全风险，因此请检查群件产品是否包含这些功能。
3. Active Directory 集成
我们将验证与 Active Directory 集成是否支持操作系统密码认证和单点登录 (SSO)。这可以简化用户管理，提升便利性，同时增强安全性。请您事先调查一下您正在考虑的群件产品与 Active Directory 的集成程度。
以下是关于 Chat&Messenger 实现的 Active Directory 集成的参考资料。
4. 数据备份方法
为确保系统稳定性，拥有强大且定期数据备份功能的系统至关重要。请确保您的群件产品包含合适的备份策略，以便在发生灾难或系统故障时能够快速恢复数据。
5. 冗余和负载均衡支持
为了提高系统可靠性，请考虑是否可以配置服务器冗余。这样，当部分服务器发生故障时，其他服务器可以作为备份运行，从而防止服务中断。对于拥有数千用户的系统，冗余配置尤为重要，因此请务必确认您正在考虑的群件产品是否支持此功能。
6. 定制和扩展
系统能否根据公司的具体需求进行定制和扩展也是一个至关重要的因素。理想的系统应该能够灵活适应未来的业务增长和变化。
在选择本地部署的群件产品时，全面考虑这些因素至关重要，并选择最符合公司当前和未来需求的产品。选择合适的系统可以提高业务效率并增强安全性。
推荐的本地部署群件产品
聊天和即时通讯 牙齿，商务聊天 、网络会议、文件共享、日程、会议室预订该群件集成了各种外围工具，使用方便，并且兼容本地部署和云环境。
由于所有数据都可以在组织内部进行管理，因此它已在众多组织中得到应用，例如政府机构、大型企业、银行、IT 公司、大学、医院、县市政府以及其他公共机构，尤其是在互联网访问受限（封闭网络）或处理高度机密数据（无法存储在云端）的环境中。
此外，即使部署在本地，Chat&Messenger 也经过优化，可轻松处理超过 5000 名用户，安装简便，无需任何 IT 技能。它的价格也远低于其他云服务提供商，并且避免了本地部署解决方案的常见缺点。
此外，它还具有许多在构建本地系统时难以实现的功能，例如以下这些功能：
- 审核邮件和文件附件
- SSL证书支持
- 冗余和负载均衡支持
- Active Directory 集成
- 与本地电子邮件服务器集成
- 差分高速备份
- 访问控制和审计日志往来
Chat&Messenger 的本地部署版本是付费方案，但与其他公司相比，它以更低的价格提供了更强大的功能。