ビジネスチャット、テレビ会議、ファイル共有、スケジュール管理を統合したグループウェア。IP Messenger 互換。

グループウェアとは? 導入前に目的や基本機能を理解しよう

既に多くの企業がグループウェアを活用している

近年は、多くの企業がグループウェアを活用しています。ビジネスシーンで珍しくなくなったことで、これからグループウェアを導入したいと考えている企業も多いです。その一方で、導入したいと考えてはいるものの、グループウェアを理解していない経営者や担当者も珍しくありません。

グループウェアを導入する前に基本的なことを知りたい方は、ご一読ください。

グループウェアの基本機能は?

グループウェアとは、社内で情報共有を円滑にし、コミュニケーションを取りやすくすることができるソフトウェアやサービス、ツールの総称です。

多くのグループウェアには、以下の機能が実装されています。

また、グループウェアによっては、社内にある施設の予約機能やテレビ会議機能が備わっている製品もあります。 これらの機能は、全て社内の情報共有、そしてコミュニケーションを円滑にするための機能です。 グループウェアは、社内のコミュニケーションをスムーズにするための機能が詰まったツールと言えます。

情報共有のスムーズさが最大のメリット

グループウェアの最大のメリット、それは情報共有が抜群にスムーズなことです。会社の規模が大きくなればなるほど、コミュニケーションは難しくなります。ひとつのプロジェクトを動かすのにも、各人の情報を円滑にまとめるのは簡単なことではありません。

これまでに会議のスケジュールを決めるだけでも、参加メンバーにメールなどで連絡を取り、四苦八苦して何とか調整した経験がある方も多いのではないでしょうか?せっかくスケジュールを調整できても、急な予定が入りリスケジュールになることも……

グループウェアを利用していれば、各人のスケジュールがひと目で分かるため、すぐに会議の調整ができます。事前に会議で使う資料に目を通して欲しい場合は、ファイル共有機能を使って、情報共有も可能です。

グループウェアを使えば、会社で行うほとんど全てのワークフローを集約させ、簡単に情報の共有ができるのです。

情報管理は適切に行わなければいけない

グループウェアは、社内の情報を一元化できる優れたツールです。だからこそ、気をつけなければいけないのが情報管理でしょう。

社内の情報が集約されているため、誤って情報を流出させてしまうと、被害が甚大になる可能性があります。誤った人に必要のない情報を共有したことで、社内でトラブルになることもあるでしょう。

また、多くの情報がやり取りされるため、大切な情報を見逃してしまう可能性もあるのです。どのツールを使っていても有り得るリスクではありますが、会社の情報を集約するからこそ、より一層情報管理を徹底する必要があります。

グループウェアとビジネスチャットは機能が違う

近年は、グループウェアと同様に、ビジネスチャット(社内SNS)も浸透しています。このふたつのサービスには、どのような違いがあるのでしょうか?

グループウェアには、先ほど紹介したようなスケジュール管理や勤怠管理の機能が備わっています。しかし、ビジネスチャットには、これらの機能は搭載されていません。

ビジネスチャットはチャット機能をはじめ、コミュニティ機能やメッセージ投稿などが備わっており、SNSに近い役割を果たします。これらの機能は、グループウェアにはない魅力でもあります。

勤怠管理やワークフロー管理、テレビ会議機能まであるグループウェアと、SNSのようなコミュニティやメッセージに特化しているビジネスチャットでは、大きく役割が違うのです。

社内全体の情報共有を促進するならグループウェア、コミュニケーションに特化するならビジネスチャットが向いているため、自社のニーズに合わせて利用するのがいいでしょう。

グループウェアを理解し、業務を円滑に

グループウェアを導入する前に必ず知っておきたい4つのことを解説してきました。グループウェアは、会社の情報共有を円滑にする優れたコミュニケーションツールです。多くの機能が搭載されているからこそ、情報を一元化して業務を効率的に進められるようになるでしょう。自社に合った製品を導入してください。

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