はじめに
最近のビジネスの現場では、テレビ会議、Web会議、ビデオ通話を見かけることは珍しくなくなりました。グローバル化やテレワークが進み、距離に左右されずにコミュニケーションをとれる便利なツールとして利用されているのです。
近年、企業に導入されることが多くなったグループウェアにも、テレビ会議、Web会議、ビデオ通話が備わっていることもあります。ビジネスシーンには欠かせない機能として認知されているのです。
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テレビ会議・Web会議・ビデオ通話の違い
テレビ会議
テレビ会議とWeb会議を同じ機能だと考えていないでしょうか？遠隔会議という意味では同じですが、厳密には違います。
テレビ会議は、テレビ会議専用機が必要になります。相手側にも同様のテレビ会議専用機が必要となり、テレビ会議をするにはハードウェアの準備が必要となるのです。そのため、テレビ会議専用機は会議室に設置されるのが一般的になっています。
社外との交渉や役員会議などの重要な会議で、テレビ会議が用いられることが多いです。専用のハードウェアが必要なものの、音質や映像のクオリティは高く、接続性も良好。テレビと同じようにリモコンで操作できるので、パソコンを使う手間もないです。長時間の会議でもストレスを感じにくいでしょう。導入コストが高くカスタマイズできないことがデメリットです。
Web会議・ビデオ通話
一方のWeb会議・ビデオ通話は、パソコンやタブレットなどのデバイスとインターネットがあれば、会議に参加できます。大掛かりなハードウェアの設備は必要ないため、導入コストが少なくて気軽に利用できるのが魅力です。
Web会議・ビデオ通話は、その気軽さから通常のミーティングや資料の共有などの会議で使われることが多いです。また、リモートワークの社員とのミーティングや、クライアントの担当者との会議でも利用されます。
Web会議・ビデオ通話は、パソコンとインターネットがあれば使え、導入コストも低いため、多くのユーザーに利用されています。
ブラウザだけで利用する時は「Web会議」と呼ぶ場合もあり、スマートフォンアプリでも利用する場合は「ビデオ通話」と呼ぶ事が多いかと思います。
ビジネス現場では「テレビ会議」の呼び方が浸透している
テレビ会議・Web会議・ビデオ通話の違いは、ここまで説明してきたとおりです。しかし、両者は遠隔会議という意味で使われることも少なくありません。テレビ会議と紹介されていても、実際はWeb会議を指していることも多いのです。Web会議よりも、テレビ会議の方が言葉として浸透していることも理由のひとつかもしれません。
なぜ、テレビ会議やビデオ通話が導入されているのか？
なぜ、テレビ会議やビデオ通話を多くの企業が導入しているのでしょうか？
これには、ビジネスシーンの変化が影響しています。日本にグローバル化の波が押し寄せて以降、多くの日本企業も海外でビジネスを行うようになりました。現地法人と日本の本社がコミュニケーションをとるには、電話だけでは不十分です。そこでテレビ会議やビデオ通話が導入されました。
また、働き方改革により、日本の労働環境は変化しつつあります。会社に出社せずに自宅などで仕事をするリモートワークを認める企業も増加しているのです。在宅で仕事をしていても、ミーティングが発生することは珍しくありません。そんなときに、Web会議を使えば、会社の会議室にいるかのように、打合せができるのです。
このようにビジネスシーンや労働環境の変化により、テレビ会議とビデオ通話はビジネスの現場で広く普及するようになりました。
グループウェアなら、ビデオ通話機能が備わっている
グループウェアには、テレビ会議やWeb会議の遠隔会議機能が備わっている製品があります。テレビ会議機能と書いてあるグループウェアもありますが、正確にはWeb会議機能を搭載しているのです。
グループウェアは、業務効率化を実現するために、さまざまな機能を備えています。タスク管理やスケジュール管理、メール機能など、日々のビジネスで欠かせないツールが集約されているのです。今日のビジネスシーンには欠かせないWeb会議機能も、グループウェアに組み込まれています。Web会議を利用したいなら、グループウェアを導入するのがおすすめです。