ビジネスチャット、テレビ会議、ファイル共有、スケジュール管理を統合したグループウェア。IP Messenger 互換。

グループウェアのスケジュール管理と共有を使い仕事を効率化

グループウェアのスケジュール管理と共有を使い仕事を効率化

この記事では、仕事を効率化するために知りたいスケジュールの管理方法と共有の仕方を紹介します。

仕事をいかに効率的に終わらせるか。そんなワークハックに関するノウハウは、書籍やネットメディアに溢れています。しかし、効率的に仕事をできる人は、なかなかいません。

仕事を効率化する方法のひとつは、スケジュール管理を徹底することです。スケジュール管理が正しくできれば、効率的に仕事を進められるでしょう。また、スケジュール管理は個人でするだけでなくチームで行うことで、より効率的な働き方を実現できます。

ここからは、仕事を効率化するスケジュール管理と共有の方法を解説。「仕事がなかなか効率的にできない」「社員の仕事を、効率的に進められる環境を作りたい」と考えているビジネスパーソンや経営者の方は、ぜひご一読ください。

仕事を効率化するなら、スケジュール管理は大切

仕事では、打合せや会議、実務や雑務などさまざまな種類の業務が発生します。上司やクライアントからの要望があれば、自分の好きなように予定を組めないことも珍しくありません。だからこそ、自分自身のスケジュールを管理する必要があるのです。スケジュールを上手に管理すれば、自分の働きやすい環境を作ることができるでしょう。自分でスケジュールを管理しなければ、相手に振り回される仕事しかできないのです。スケジュールを管理すれば、仕事は自然と効率化していきます。

スケジュールを共有すれば、プロジェクトや部署の生産性も上がる

自分のスケジュールを管理することは仕事の効率化に繋がりますが、さらに生産性を上げるなら、プロジェクトメンバーや同じ部署の人と共有することも大切です。お互いのスケジュールを把握していれば、予定に関する無駄なコミュニケーションを省けるでしょう。上司のスケジュールが分かれば、次回同席してもらいたいミーティングがあったときに、その打合せに上長が参加していなくても、都合を踏まえてセッティングできる可能性もあるのです。

スケジュール管理は個人の仕事を効率化してくれますが、プロジェクトや部署などのグループでの仕事の生産性も高めてくれます。スケジュール管理がもたらす仕事への影響は、とても大きいのです。

スケジュール帳は柔軟性がないから、おすすめできない

これまでスケジュール帳でスケジュールを管理してきたけど、それほど効率化できていなかったという人もいるでしょう。スケジュール帳には、いくつかのデメリットがあります。まず、スケジュール帳を自宅に忘れたり、失くしたりしたことはないでしょうか?スケジュール帳は、常に手元にあるか確認しなければなりません。紛失したときは、スケジュールの確認ができなくなり、予定をすっぽかして相手に迷惑をかける可能性もあるのです。

冊数が増えれば、管理が手間になることもあります。過去のスケジュールを振り返るのも一苦労で、直近のことしか分かりません。このようにスケジュール帳には、いくつものデメリットがあるのです。

スケジュール共有を円滑にするなら、グループウェアがおすすめ

では、スケジュール帳が管理に向かないのであれば、どのようなツールを使えばいいのでしょうか?その答えは、グループウェアです。グループウェアは、業務効率化を目的とした製品。このグループウェアには、さまざまな機能が備わっています。

多くの製品が販売されていますが、ほぼ全てのグループウェアにスケジュール機能(カレンダー)は搭載されています。グループウェアのスケジュール機能は、業務効率化を実現するために、とても使いやすいです。また、パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンでも利用できます。マルチデバイスなので、パソコンで設定したスケジュールを、出先からスマートフォンから確認できるのです。