グループウェアのスケジュール管理と共有を使い仕事を効率化

2019年6月10日グループウェア, ブログ

仕事をいかに効率的に終わらせるか。そんなワークハックに関するノウハウは、書籍やネットメディアに溢れています。しかし、効率的に仕事をできる人は、なかなかいません。

仕事を効率化する方法のひとつは、スケジュール管理を徹底することです。スケジュール管理が正しくできれば、効率的に仕事を進められるでしょう。また、スケジュール管理は個人でするだけでなくチームで行うことで、より効率的な働き方を実現できます。

「仕事がなかなか効率的にできない」「社員の仕事を、効率的に進められる環境を作りたい」と考えているビジネスパーソンや経営者の方は、ぜひご一読ください。

仕事では、打合せや会議、実務や雑務などさまざまな種類の業務が発生します。上司やクライアントからの要望が多ければ、自分の好きなようにスケジュールを立てる事ができなくなります。しっかりスケジュールを管理しなければ、相手に振り回される仕事しかできないのです。

スケジュールを上手に管理すれば、自分の働きやすい環境を作ることができ、仕事は自然と効率化していきます。

仕事ができると言われている人の多くが、タスクの優先順位のつけ方、スケジュール管理の方法が上手です。スケジュール管理を徹底することで仕事の効率化につながります。

また、スケジュール管理はチームで行うことで、より効率的な働き方を実現できる点を次のセクションで説明致します。

自分のスケジュールを管理することは仕事の効率化に繋がりますが、さらに生産性を上げるなら、プロジェクトメンバーや同じ部署の人と共有することも大切です。

お互いのスケジュールを把握していれば、予定に関する無駄なコミュニケーションを省けるでしょう。上司のスケジュールが分かれば、次回同席してもらいたいミーティングがあったときに、その打合せに上長が参加していなくても、都合を踏まえてセッティングできる可能性もあるのです。

スケジュール管理は個人の仕事を効率化してくれますが、プロジェクトや部署などのグループでの仕事の生産性も高めてくれます。スケジュール管理がもたらす仕事への影響は、とても大きいのです。

これまでスケジュール帳でスケジュールを管理してきたけど、それほど効率化できていなかったという人もいるでしょう。スケジュール帳には、いくつかのデメリットがあります。

まず、スケジュール帳を自宅に忘れたり、失くしたりしたことはないでしょうか？スケジュール帳は、常に手元にあるか確認しなければなりません。紛失したときは、スケジュールの確認ができなくなり、予定をすっぽかして相手に迷惑をかける可能性もあるのです。

冊数が増えれば、管理が手間になることもあります。過去のスケジュールを振り返るのも一苦労で、直近のことしか分かりません。このようにスケジュール帳には、いくつものデメリットがあるのです。

スケジュール共有を円滑にするなら、グループウェアがおすすめ

では、スケジュール帳が管理に向かないのであれば、どのようなツールを使えばいいのでしょうか？その答えは、グループウェアです。

グループウェアは、業務効率化を目的とした製品。このグループウェアには、さまざまな機能が備わっています。

多くの製品が販売されていますが、ほぼ全てのグループウェアにスケジュール機能（カレンダー）は搭載されています。グループウェアのスケジュール機能は、業務効率化を実現するために、とても使いやすいです。

また、パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンでも利用できます。マルチデバイスなので、パソコンで設定したスケジュールを、出先からスマートフォンから確認できるのです。