ビジネスチャットの重要性
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、職場や仕事での利用に特化したチャットツールのサービスです。一部の組織ではグループチャットや社内チャットと呼ぶ事もあります。
このサービスの主なコミュニケーション方法はテキストを用いたチャットで、通常は複数人が参加するグループ形式を採用しています。主要ビジネスチャット製品のユーザーインターフェース（UI）は次の通りで、ビデオ通話やスケジュール共有、タスク管理機能も備えていることがあります。
ビジネスチャット１つを導入すれば、ほとんどのビジネスコミュニケーションをまかなうことができる便利さから、年々その普及率は増え続けています。
またビジネスチャットは、個人用SNSと異なり、ビジネスニーズに応えるセキュリティとユーザ管理機能にフォーカスしている点も特徴です。
現代ビジネスにおけるコミュニケーションの変化
ビジネスチャットの重要性を理解するためには、現代ビジネスにおけるコミュニケーションの変化を見ることが重要です。過去数十年間で、ビジネス環境は劇的に変化しました。テクノロジーの進歩、グローバル化、そして最近ではリモートワークの普及により、従来のコミュニケーション方法では不十分になっています。
ビジネスチャットツールは、これらの変化に対応するために開発されました。メールや電話といった従来の方法に比べて、ビジネスチャットはより迅速かつ効率的なコミュニケーションを実現します。メッセージはリアルタイムで送受信され、重要な情報はすぐに共有でき、チームメンバーはどこからでもアクセスできるため、物理的な場所の制約を超えた作業が可能になります。
さらに、ビジネスチャットは社内の透明性を高めます。プロジェクトの進捗や意思決定のプロセスが可視化され、全員が情報を共有できるため、チーム全体の協力と連携が促進されます。このように、ビジネスチャットは現代のビジネス環境におけるコミュニケーションの効率化と改善に不可欠な役割を果たしています。
ビジネスチャットの主要機能
ビジネスチャットは、現代の職場におけるコミュニケーションと協働を劇的に改善する多様な機能を備えています。主要な機能は以下のように分類されます。
リアルタイムメッセージング
リアルタイムメッセージングは、ビジネスチャットの中核をなす機能です。この機能により、チームメンバーは時と場所を問わず即座にコミュニケーションを取ることが可能です。メッセージの即時交換は、緊急性の高いプロジェクトや迅速な意思決定を必要とする状況で特に有効です。
メッセージの送信形式には、基本的に二つのタイプが存在します。一つはダイレクトメッセージ、これは特定の個人に直接送信されるプライベートなメッセージです。もう一つはグループチャット、これは複数の参加者がいるチャットルームでのやり取りで、チームやグループ全体とのコミュニケーションに使用されます。ダイレクトメッセージとグループチャットは、適切に使い分ける事で、ビジネスコミュニケーションが効率化されます。
ユーザのプレゼンス管理
チームメンバーの現在の状態を把握するための重要な機能です。この機能により、ユーザーは同僚やチームメンバーがオンラインかオフラインか、会議中か、仕事に没頭しているかなど、その瞬間のステータスを確認できます。
特にリモートワークやフレキシブルな勤務体系が一般的な現代のビジネス環境において、コミュニケーションの効率化とチームの協調を促進するために重要です。ユーザのプレゼンス情報が分かることで、メッセージを送るタイミングや、会話を開始するかどうかを判断する際の参考になります。
ファイル共有
ファイル共有機能は、文書やプレゼンテーションなどの重要なドキュメントをチームメンバー間で簡単に共有することを可能にします。多くのビジネスチャットツールでは、ファイルを直接チャットウィンドウにドラッグ＆ドロップすることで共有でき、これにより作業の効率が大幅に向上します。また、共有されたファイルに対するコメントやフィードバックもリアルタイムで行えるため、協働作業がスムーズに進行します。
音声通話・ビデオ通話機能
ビジネスチャット製品によっては、音声通話やビデオ通話が含まれることがあります。特に、ビデオ通話機能は、遠隔地にいるチームメンバーやクライアントとの直接的な対話を可能にし、顔を見ながらのコミュニケーションによってより深い理解とつながりを促進します。
また、ビジネスチャットのプレゼンス機能と組み合わせる事で、音声通話やビデオ通話を行う前に、通話対象のユーザーがオンラインであり、かつ応答可能な状態にあるかを確認することができます。これにより、通話のタイミングを最適化し、効率的かつ円滑なコミュニケーションを実現することが可能になります。
このように、ビジネスチャットツールにおける音声通話・ビデオ通話機能とプレゼンス機能の組み合わせは、効率的で生産的な職場環境の構築に寄与します。これにより、ビジネスチャットツールは単なるメッセージングツールを超え、多機能かつ効果的なコミュニケーションハブとして機能します。
タスク管理
ビジネスチャットでは、タスク管理機能も重要な役割を果たします。タスクの割り当て、進捗の追跡、期限の設定などを直接チャット内で行うことができます。さらに、多くのビジネスチャットツールは、外部のプロジェクト管理ツールやカレンダーアプリとの統合が可能であり、これにより作業の効率化と組織の生産性向上が図れます。
セキュリティとプライバシー機能
企業にとってセキュリティとプライバシーは非常に重要です。ビジネスチャットツールは、セキュアなログインプロセス、データ保護ポリシーなど、高度なセキュリティ機能を提供します。これにより、機密情報の漏洩リスクを最小限に抑え、安全なデジタル環境でのコミュニケーションとファイル共有が可能になります。
これらの機能は、ビジネスチャットをただのメッセージングツールから、強力な業務支援ツールへと変貌させています。ビジネスチャットの導入によって、チームはより効率的に、そして安全に連携し、業務を遂行することができるようになります。
ビジネスチャットのメリット・デメリット
ビジネスチャットのメリット・デメリットについて、解説していきます。
メリット
1. メールや電話よりもスピーディー
メール特有の「お世話になっております」「お疲れ様です」のような文面を書く必要がなく、いきなり本題を投稿するため仕事が早いです。
また、ビジネスチャットは、メールと違いリアルタイムで相手へ届くため、直接会話しているレベルで意思疎通ができます。
2. チーム単位での情報共有
メールの場合、共有する際に CC を意識する事が多いですが、ビジネスチャットの場合は、プロジェクトチームや部署メンバーでグループを作成できるため情報共有がしやすいです。
緊急性の高い情報が全員宛に即時に伝達できるのもビジネスチャットのメリットです。
3. リモートワークと柔軟な勤務形態のサポート
リモートワークやフレキシブルな勤務形態は、現代の働き方のトレンドです。ビジネスチャットは、地理的な制約を超えた効果的なコミュニケーションを実現し、これらの勤務形態をサポートします。社員がオフィスにいなくても、チームメンバーと連絡を取り合い、情報を共有し、協働することが可能になります。これにより、働く場所の柔軟性が高まり、生産性と働きやすさが向上します。
4. 会議時間が削減できる
ビジネスチャットを導入すると大幅に会議時間が減ります。事前にビジネスチャットで議論した上で、直接 MTG して話たほうが良い案件だけ会議する事になるからです。
Chat&Messenger のように、音声通話やビデオ通話の機能が備わっていると、海外拠点や各支店のメンバーと会議をしたい時に、遠隔会議で済む事も多く、移動時間を削減することができます。
5. ファイル転送が効率良い
メールの場合、添付ファイルのサイズ制限を気する必要があったり、パスワードを付けたり、何かと手間が掛かります。ビジネスチャットの場合はそう言った制限が少ないです。
Chat&Messenger LAN用は、ピア接続が可能なため GB単位の巨大ファイルやフォルダでも転送する事が可能です。
デメリット
ビジネスチャットは多くのメリットを提供しますが、いくつかのデメリットも存在します。これらの課題を理解し、適切に対処することが重要です。
1. 重要なメッセージが埋もれてしまう
複数人でグループチャットしている場合、何人ものメンバーが常にメッセージを送り合っているため、重要なメッセージが直ぐに埋もれてしまう。
2. 誰あてのメッセージか分からない
複数人でグループチャットしていると、誰宛に送ったメッセージか分からない場合がある。実際につぶやくだけの人も結構いたり、アラートをあげている場合もある。
3. モバイル連携していると、業務時間外に Push 通知が飛んでくる場合が
せっかくビジネスチャットが便利とは言え、休日や就寝時間に通知されたら、ストレスの原因になる人もいるため注意が必要です。
デメリットの解決策は？
上記のようなデメリットがありますが、システム的に考慮されているケースもあり、ルールやマナー、使い方を工夫する事でこれらのデメリットは解消できます。以下の記事も参考にしてください。
働き方改革とビジネスチャット
総務省も、ビジネス用途のチャットツール導入が、働き方改革の推進を後押しする、としてビジネスチャット導入を推奨しています。
「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」
「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」
これらの課題を克服し日本経済を成長させるためにはビジネスコミュニケーションを効率化しないと駄目です、と伝えているのです。非常に重要な政策です。
ビジネスチャットを導入する事で、企業は社内外とのコミュニケーション効率化、及びチャットツールを軸としたビジネスプロセスの見直しによる生産性の向上、個人用のソーシャルメディア利用が引き起こすシャドーIT化の防止によるガバナンス・セキュリティの強化といった効果を享受するとしており、企業が働き方改革を進める中でビジネス用途のチャットツールを導入する企業は増加していくと予想しています。
愛媛県西予市の働き方改革の取り組みなどのも参考になります。
リモートワークとビジネスチャット
リモートワークとは、従業員がオフィス外の場所、例えば自宅やカフェ、共同作業スペースなどで仕事を行う働き方です。従来のオフィスでの勤務と異なり、インターネットや各種通信技術を活用して、物理的な場所に縛られずに業務を遂行します。この働き方は、特に情報技術の進展に伴い、多くの企業や組織で採用されています。
リモートワークにおいてもビジネスチャットは、まさに企業コミュニケーションの中枢として機能しています。直接的な対面コミュニケーションの代わりとして、ビジネスチャットはチームメンバー間の迅速かつ効果的な情報交換の場を提供します。プロジェクトの進行状況の共有から、日常的なやり取りまで、あらゆるコミュニケーションがビジネスチャットを介して行われるのです。
さらに、ビジネスチャットは物理的な場所に縛られることなく柔軟な働き方を可能にし、従業員のワークライフバランスの向上に寄与しています。また、チームメンバー間の結束を強化し、リモートワーク環境でも効果的な協働を実現します。セキュリティ面では、ビジネスチャットはデータの暗号化やアクセス権限の管理などを通じて、機密情報の保護を図る重要な役割を果たしています。
このように、ビジネスチャットはリモートワークを支える不可欠なツールとなり、企業がグローバルに、かつ効率的に運営されるための鍵を握っています。
ビジネスチャットツールの選び方
ビジネスチャットツールの選択は、企業のコミュニケーションと協働の効率を大きく左右します。適切なツール選びには、導入費用、セキュリティ、必要な機能、そして提供形態（クラウド型かオンプレミス型か）の各観点を慎重に検討する必要があります。
必要な機能が揃っているか？
ビジネスチャットは社内SNSツールとして非常に有用ですが、ただ導入するだけで全てのコミュニケーションに関する問題が解決する訳ではありません。
リアルタイムメッセージング、ファイル共有、ビデオ通話、タスク管理など、自社にとって必要な機能をできるだけ多く揃えたサービスを選ぶ必要があります。例えば地理的に遠くにいるメンバーと会議したいのであれば、Web会議機能が付いている必要がありますし、まだ社内インフラが整っていないのであれば、ファイル共有やスケジュール・タスク管理が備わっている網羅的なサービスが向いています。
またモバイル対応も重要です。働き方改革が重要なキーワードとなった昨今、柔軟な働き方を実現する上で、いつでもどこでも情報共有できることは重要な要素の一つです。操作性が良い専用のAndroid、iOSのアプリが提供されているかも確認してください。
費用に基づいた選び方
ビジネスチャットツールを選ぶ際、費用は重要な要素です。まず機能と価格のバランスを考慮する必要があります。チャットツールには多様な機能があり、それぞれのツールが提供する機能と価格帯は大きく異なります。重要なのは、必要な機能を備えているかつ、予算内で利用可能なオプションを選ぶことです。
次に、無料プランと有料プランを比較することも大切です。多くのビジネスチャットツールは基本機能を無料で提供していますが、一部の高度な機能や追加のサポートは有料プランでのみ利用可能です。無料プランの制限、例えば参加できるユーザー数の制限やデータ保存量の上限などを理解し、それがビジネスの要件を満たしているかどうかを検討する必要があります。
セキュリティ観点で選ぶ
ビジネスチャットツールの選定において、セキュリティは最も重要な要素の一つです。ビジネス上の情報交換は多くの場合、機密性の高い内容を含むため、適切なセキュリティ対策がなされたツールを選ぶ必要があります。
通信とデータの暗号化
まず、エンドツーエンド暗号化が提供されているかどうかを確認します。これは、メッセージが送信者から受信者までの間、外部から読み取られることなく安全に伝送されることを保証する重要な機能です。また、サーバー上でのデータの保管方法も重要です。データがサーバー上で暗号化されて保管されているかどうか、また、その暗号化の強度が十分かどうかを検討する必要があります。
ID・パスワードの一元管理
ビジネスチャットツールが既存のID・パスワード管理システム（例えば、IDaaSソリューションや企業のActive Directoryなど）と連携し、その一元管理システムを利用できるかどうかはセキュリティ面で重要です。
例えば、企業がActive Directoryを用いて従業員のアカウント情報を管理している場合、ビジネスチャットツールがActive Directoryと連携することで、従業員は同じアカウント情報でチャットツールにログインできるようになります。これにより、ユーザーは別々のアカウントとパスワードを覚える必要がなくなり、一方で管理者はセキュリティ管理を一元化できます。
また、シングルサインオン（SSO）機能を備えたIDaaSソリューションとの連携も重要です。SSOを通じて、従業員は一度の認証でビジネスチャットツールを含む複数のアプリケーションにアクセスできるようになり、これにより利便性が高まり、セキュリティも強化されます。
Chat&Messenger が実現しているActive Directory連携は以下が参考です。
アクセスログ、メッセージ、添付ファイルの監査
業界によってはアクセスログ、メッセージ、添付ファイルの監査機能は、セキュリティ管理とコンプライアンスの観点から重要です。アクセスログは、ユーザーのアクセス履歴や操作内容を記録し、不正アクセスや情報漏洩の早期発見に寄与します。また、メッセージの監査は、コミュニケーションの内容を記録し、後から確認することができるため、トラブル発生時の追跡や証拠保全に役立ちます。添付ファイルの監査は、ファイルの送受信記録を残し、データ漏洩防止に重要な役割を果たします。
このように、アクセスログやメッセージ、添付ファイルの監査機能の有無は、ビジネスチャットツールのセキュリティを判断する上で重要な要素です。これらを十分に確認し、ビジネスのセキュリティ基準に適合するツールを選定することが、安全なコミュニケーション環境を確保するために必要です。
Chat&Messenger では、監査用に次のような管理画面を搭載しています。
クラウド型かオンプレミス型か
オンプレミス型のビジネスチャットは、自社のサーバーやソフトウェアを自身で運用する製品で、データ管理やセキュリティ強化ができるメリットがあります。しかし、製品によっては導入や運用に専門的な知識やスキルが必要で費用が高くなりやすいというデメリットもあります。
また、クラウド型のビジネスチャットは、インターネット経由でサービスを利用する製品で、導入や運用が簡単で、費用が安いというメリットがあります。しかし、個人情報や機密情報を扱う組織では、セキュリティーポリシー上利用できない場合もあります。
詳細は以下を参照してください。
適切なビジネスチャットツールの選定は、コスト、セキュリティ、機能、提供形態の各側面をバランスよく考慮し、企業の特定のニーズに最適なものを選ぶことによって成り立ちます。これらの要因を総合的に評価し、企業のコミュニケーション戦略に合った最良の選択をすることが重要です。
無料でビジネスチャットツールを導入してみよう
Chat&Messenger は、ビジネスチャット、Web会議、ファイル共有、スケジュール管理、文書管理、会議室予約、勤怠管理を使いやすく統合したグループウェアです。企業向けにセキュリティも万全で、無料で利用できます！
まとめと展望
ビジネスチャットの将来性
ビジネスチャットは、現代のビジネス環境において不可欠なツールとなっています。テクノロジーの進化とともに、ビジネスチャットはさらに高度な機能を備え、よりシームレスなコミュニケーション体験を提供するでしょう。
人工知能（AI）の統合による自動応答システム、より高度なデータ分析、ビジネスプロセスの自動化などが、今後のビジネスチャットの発展に寄与すると予想されます。これにより、業務の効率化、生産性の向上、意思決定プロセスの迅速化が一層進むでしょう。
企業における持続的な活用方法
企業はビジネスチャットをただのコミュニケーションツールとしてではなく、組織の生産性と効率性を向上させる手段として考えるべきです。これを実現するためには、定期的な評価と改善、従業員のニーズに合わせたカスタマイズ、新機能の迅速な導入、および従業員のトレーニングと教育が重要です。
また、従業員の声を聞き、フィードバックに基づいてツールを進化させることが、持続的な活用と成長につながります。
読者への最終的なアドバイスや推奨事項
ビジネスチャットを成功させるためには、適切なツールの選定から始め、組織内での適切な展開と統合が鍵となります。導入初期の段階での計画性と段階的な展開、従業員への継続的なサポートとトレーニングを提供することが重要です。
また、変化するビジネス環境に柔軟に対応し、ツールの機能を最大限に活用することで、ビジネスチャットは組織の生産性とコミュニケーションの質を高める大きな力となるでしょう。
最後に、セキュリティとプライバシーを常に意識し、従業員が安心して使用できる環境を整えることが不可欠です。これらの要素をバランス良く管理することで、ビジネスチャットはあなたの組織にとって価値ある資産となります。