ビジネスチャットとは？メリット・デメリットを解説

2019年4月24日ビジネスチャット, ブログ

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、チャットツールを会社・職場でも利用できるよう最適化したサービスです。

主な連絡方法はテキストベースでのチャットで、基本的には複数名が参加するグループチャットの形式を取ります。

サービスによってはビデオ通話や、スケジュール共有、タスク管理も行う事ができ、ビジネスチャット１つを導入すれば、ほとんどのビジネスコミュニケーションをまかなうことができる便利さから、年々その普及率は増え続けています。

また、ビジネスニーズを満たすため、個人で利用できる SNS とは異なりセキュリティやユーザ管理機能にフォーカスしている点が特徴です。

ビジネスチャットのメリット・デメリット

ビジネスチャットのメリット・デメリットについて、解説していきます。

メリット

1. メールや電話よりもスピーディー

メール特有の「お世話になっております」「お疲れ様です」のような文面を書く必要がなく、いきなり本題を投稿するため仕事が早いです。また、ビジネスチャットは、メールと違いリアルタイムで相手へ届くため、直接会話しているレベルで意思疎通ができます。

2. チーム単位での情報共有

メールの場合、共有する際に CC を意識する事が多いですが、ビジネスチャットの場合は、プロジェクトチームや部署メンバーでグループを作成できるため情報共有がしやすいです。緊急性の高い情報が全員宛に即時に伝達できるのもビジネスチャットのメリットです。

3. 会議時間が削減できる

ビジネスチャットを導入すると大幅に会議時間が減ります。事前にビジネスチャットで議論した上で、直接 MTG して話たほうが良い案件だけ会議する事になるからです。

Chat&Messenger のように、音声通話やビデオ通話の機能が備わっていると、海外拠点や各支店のメンバーと会議をしたい時に、遠隔会議で済む事も多く、移動時間を削減することができます。

4. ファイル転送が効率良い

メールの場合、添付ファイルのサイズ制限を気する必要があったり、パスワードを付けたり、何かと手間が掛かります。ビジネスチャットの場合はそう言った制限が少ないです。特に Chat&Messenger は、ピア接続が可能なため巨大ファイルやフォルダでも転送する事が可能です。

デメリット

1. 重要なメッセージが埋もれてしまう

複数人でグループチャットしている場合、何人ものメンバーが常にメッセージを送り合っているため、重要なメッセージが直ぐに埋もれてしまう。

2. 誰あてのメッセージか分からない

複数人でグループチャットしていると、誰宛に送ったメッセージか分からない場合がある。実際につぶやくだけの人も結構いたり、アラートをあげている場合もある。

3. モバイル連携していると、業務時間外に Push 通知が飛んでくる場合が

せっかくビジネスチャットが便利とは言え、休日や就寝時間に通知されたら、ストレスの原因になる人もいるため注意が必要です。

デメリットの解決策は？

上記のようなデメリットがありますが、システム的に考慮されているケースもあり、ルールやマナー、使い方を工夫する事でこれらのデメリットは解消できます。以下の記事も参考にしてください。

働き方改革とビジネスチャット

総務省も、ビジネス用途のチャットツール導入が、働き方改革の推進を後押しする、としてビジネスチャット導入を推奨しています。

働き方改革×チャットツールのビジネス活用

「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」
「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」

これらの課題を克服し日本経済を成長させるためにはビジネスコミュニケーションを効率化しないと駄目です、と伝えているのです。非常に重要な政策です。

厚生労働省：「働き方改革」の実現に向けて

ビジネスチャットを導入する事で、企業は社内外とのコミュニケーション効率化、及びチャットツールを軸としたビジネスプロセスの見直しによる生産性の向上、個人用のソーシャルメディア利用が引き起こすシャドーIT化の防止によるガバナンス・セキュリティの強化といった効果を享受するとしており、企業が働き方改革を進める中でビジネス用途のチャットツールを導入する企業は増加していくと予想しています。

愛媛県西予市の働き方改革の取り組みなどのも参考になります。