商務聊天的重要性
什么是商务聊天？
商务聊天是一款專門用於職場和工作中的聊天工具服務。在一些組織中群聊和......和內部聊天有時也被稱為。
該服務的主要通訊方式是文字聊天，通常採用多人參與的群組形式。主要商務聊天產品的使用者介面（UI）如下，也可能包括視訊通話、行程分享和任務管理功能。
由於引進一項商務聊天服務就能夠涵蓋大多數商務通信，商務聊天的受歡迎程度逐年增加。
與個人SNS不同，Business Chat的另一個特點是它專注於滿足業務需求的安全性和使用者管理功能。
現代商業溝通方式的變化
要了解商務聊天的重要性，有必要了解現代商務中溝通方式的變化。過去幾十年來，商業環境發生了巨大變化。科技的進步、全球化，以及最近遠距工作的盛行，使得傳統的通訊方法變得不再適用。
商務聊天工具的發展就是為了因應這些變化。與電子郵件和電話等傳統方式相比，商務聊天可以實現更快、更有效率的溝通。訊息即時發送和接收，關鍵資訊可以即時共享，團隊成員可以從任何地方存取它，讓您的工作不受實體位置的限制。
此外，業務聊天也提高了內部透明度。專案進度和決策過程視覺化，每個人都可以共享訊息，促進團隊之間的協作和協作。因此，商務聊天在現代商業環境中簡化和改善溝通方面發揮著至關重要的作用。
商務聊天的主要特點
商務聊天具有多種功能，可顯著改善現代工作場所的溝通和協作。主要特徵分類如下：
即時訊息傳遞
即時訊息傳遞是商務聊天的核心功能。此功能可讓團隊成員隨時隨地進行即時溝通。立即交換訊息對於緊急專案和需要快速決策的情況特別有用。
基本上有兩種類型的消息發送格式。一種是直接訊息，即直接發送給特定個人的私人訊息。另一種是群組聊天，這是一種多參與者聊天室交互，用於與整個團隊或群組進行交流。正確利用私訊和群組聊天將使商務溝通更加有效率。
使用者存在管理
這是了解團隊成員目前狀態的重要特徵。此功能可讓使用者查看同事和團隊成員的當前狀態，包括他們是否在線上、離線、正在開會或沉浸在工作中。
這對於促進高效溝通和團隊協作非常重要，尤其是在當今遠距工作和靈活工作安排常見的商業環境中。了解用戶的狀態資訊可以幫助您決定何時發送訊息或開始對話。
文件共享
文件共用功能可讓您在團隊成員之間輕鬆共用重要文檔，例如文件和簡報。許多商務聊天工具可讓您透過將文件直接拖放到聊天視窗中來共享文件，從而使您的工作更有效率。此外，可以即時對共享文件進行評論和回饋，從而促進協作。
語音通話/視訊通話功能
一些商務聊天產品可能包括語音和視訊通話。特別是，視訊通話功能可以與遠端團隊成員和客戶直接互動，透過面對面的交流促進更深入的理解和聯繫。
此外，透過將其與 Business Chat 的狀態功能相結合，您可以在進行語音或視訊通話之前檢查您呼叫的人是否在線上且可用。這使得優化通話時間並實現高效、順暢的溝通成為可能。
透過這種方式，語音/視訊通話功能和商務聊天工具中的線上狀態功能的結合有助於創建高效且富有成效的工作環境。這使得商務聊天工具不僅僅是訊息工具，而是一個多功能且有效的溝通中心。
任务管理
任務管理功能在商務聊天中也扮演著重要角色。在聊天中直接分配任務、追蹤進度、設定截止日期等。此外，許多商務聊天工具可以與外部專案管理工具和日曆應用程式集成，這可以幫助您更有效率地工作並提高組織的生產力。
安全和隱私功能
安全和隱私對於企業來說極為重要。商務聊天工具提供進階安全功能，包括安全登入流程、資料保護策略等。這可以最大限度地降低敏感資訊外洩的風險，並實現在安全的數位環境中進行通訊和文件共享。
這些功能將商務聊天從簡單的訊息工具轉變為強大的業務支援工具。透過商務聊天，團隊可以更有效率、更安全地協作並完成工作。
商务聊天的优缺点
说明了商务聊天的优缺点。
好处
1. 比电子邮件或电话更快
無需寫出電子郵件中典型的“謝謝您的幫助”或“謝謝您的辛勤工作”等句子，您可以快速發布主題。
此外，與電子郵件不同，商務聊天是即時到達對方的，因此您可以在直接對話的層級進行交流。
2. 基于团队的信息共享
就電子郵件而言，共享時您通常會意識到抄送，但就業務聊天而言，您可以與專案團隊或部門成員建立群組，從而更輕鬆地共享資訊。
商務聊天的另一個優點是可以將高度緊急的訊息即時傳達給每個人。
3.支持遠距辦公和彈性的工作安排
遠距工作和靈活的工作安排是現代工作趨勢。商務聊天透過實現超越地理限制的有效溝通來支持這些工作安排。即使員工不在辦公室，也可以與團隊成員保持聯繫、分享資訊並合作。這提高了工作地點的靈活性，並提高了工作效率和工作便利性。
4.可以減少會議時間
商务会谈的引入大大缩短了会议时间。这是因为只有那些应事先在商务聊天中讨论，然后直接在 MTG 中讨论的事项才会在会议中讨论。
聊天&信使 由于远程会议可以进行语音和视频通话，因此通常只有在需要与海外办事处或分支机构的成员举行会议时才需要进行远程会议，从而减少了旅行时间。
5.高效率的文件傳輸
就電子郵件而言，您必須小心附件的大小限制，必須使用密碼，並且需要付出很大的努力。在商務聊天的情況下，此類限制較少。
聊天&信使 對於 LAN，可以進行對等連接，因此甚至可以傳輸 GB 級的大檔案和資料夾。
赏罚
儘管商務聊天有很多好處，但也有一些缺點。了解這些挑戰並適當解決它們非常重要。
1. 重要信息被埋没
当几个人在一个群组中聊天时，重要的信息会立即被埋没，因为很多成员都在不断地互相发送信息。
2. 不知道信息是发给谁的
当几个人在群组中聊天时，可能不清楚信息是发给谁的。在某些情况下，相当多的人实际上只是发推或发出警报。
3. 如果您集成了移动功能，您可能会在工作时间以外收到推送通知。
尽管商务聊天很有用，但需要注意的是，如果在节假日或睡前发送通知，可能会给某些人带来压力。
如何解决这些缺点？
虽然存在上述弊端，但在某些情况下，这些弊端会被系统地考虑在内，而这些弊端可以通过规则、礼仪和用法来消除。另请参考以下文章。
工作场所改革与商务交谈
内务和通信部、商务聊天工具的引入有助于推动人们工作方式的改变。建议将商务聊天作为一种
出生率下降和人口老龄化导致劳动适龄人口减少
工人的需求多样化，包括兼顾工作与育儿和护理。
我们告诉人们，要想克服这些挑战，实现日本经济的增长，就必须提高商务交流的效率。这是一项非常重要的政策。
通过引入商务聊天，公司可以提高内部和外部沟通的效率，通过基于聊天工具审查业务流程来提高生产率，并通过防止使用个人社交媒体造成的影子 IT 来加强治理和安全性。通过防止个人使用社交媒体造成的影子 IT，公司还将享受到改进治理和安全带来的好处、随着公司不断改变工作方式，采用聊天工具进行商务活动的公司预计会越来越多。
爱媛县西予市的工作场所改革举措。还可以参考以下内容。
遠距工作和商務聊天
遠距工作是一種員工在辦公室以外的地點工作的工作方式，例如家中、咖啡館或共享辦公空間。與在傳統辦公室工作不同，我們利用網路和各種通訊技術來進行工作，而不受實體位置的限制。這種工作方式已被許多公司和組織採用，特別是隨著資訊科技的進步。
即使在遠距工作期間，商務聊天也是企業溝通的核心。作為直接面對面溝通的替代方案，商務聊天提供了一種在團隊成員之間交換訊息的快速有效的方式。所有溝通，從分享專案進度到日常互動，都是透過業務聊天完成的。
此外，商務聊天可以實現靈活的工作方式，而不受實體位置的限制，有助於改善員工的工作與生活平衡。它還增強了團隊成員之間的凝聚力，並實現了遠距工作環境中的有效協作。在安全性方面，商務聊天透過加密資料和管理存取權在保護敏感資訊方面發揮著重要作用。
這樣，商務聊天已成為支援遠距工作的重要工具，是企業在全球範圍內高效運作的關鍵。
如何選擇商務聊天工具
商務聊天工具的選擇對於企業溝通協作的效率有著巨大的影響。選擇正確的工具需要仔細考慮實施成本、安全性、所需功能和交付格式（雲端或本地）。
它是否具备您需要的所有功能？
商務聊天作為內部SNS工具非常有用，但僅僅引入它並不能解決所有溝通問題。
您應該選擇能夠提供公司所需功能的服務，例如即時訊息、文件共享、視訊通話和任務管理。例如，如果您想與地理位置相距較遠的成員舉行會議，您需要網路會議功能，如果您還沒有內部基礎設施，則需要一個具有文件共享功能的綜合基礎設施以及日程/任務管理。該服務適合
行動相容性也很重要。如今，工作方式改革已成為重要關鍵字，隨時隨地分享資訊的能力是實現彈性工作方式的重要要素之一。請同時檢查是否有易於使用的專用 Android 或 iOS 應用程式。
如何根據成本選擇
成本是選擇商務聊天工具時的重要因素。首先，您需要考慮功能和價格之間的平衡。聊天工具具有各種各樣的功能，並且每種工具提供的功能和價格範圍明顯不同。關鍵是選擇一個具有您需要的功能並且在您的預算之內的選項。
接下來，比較免費方案和付費方案很重要。許多商務聊天工具免費提供基本功能，但某些高級功能和附加支援僅透過付費方案提供。您應該了解免費方案的限制，例如可以加入的用戶數量限制和資料儲存限制，並考慮它們是否符合您的業務要求。
從安全角度選擇
安全性是選擇商務聊天工具時最重要的因素之一。商業資訊的交換往往涉及高度機密的內容，因此選擇具有適當安全措施的工具非常重要。
通訊和資料加密
首先，檢查是否提供端對端加密。這是一項重要功能，可確保訊息安全地從發送者傳輸到接收者，而不會被外部人員讀取。同樣重要的是資料如何儲存在伺服器上。您應該考慮您的資料是否加密儲存在伺服器上以及加密是否足夠強大。
ID和密碼集中管理
從安全性角度來看，業務聊天工具能夠與現有 ID/密碼管理系統（例如 IDaaS 解決方案或企業 Active Directory）整合並利用此集中管理系統非常重要。
例如，如果公司使用Active Directory來管理員工帳戶訊息，透過將業務聊天工具與Active Directory鏈接，員工將可以使用相同的帳戶資訊登入聊天工具。這消除了用戶記住單獨的帳戶和密碼的需要，同時允許管理員集中安全管理。
與具有單一登入 (SSO) 功能的 IDaaS 解決方案整合也很重要。透過 SSO，員工只需進行一次身份驗證即可存取多個應用程序，包括業務聊天工具，從而提供更大的便利性和安全性。
以下是Chat&Messenger實作Active Directory連動的參考。
審核訪問日誌、訊息和附件
在某些行業中，從安全管理和合規性角度來看，審核存取日誌、訊息和附件的能力非常重要。存取日誌記錄使用者的存取歷史和操作詳情，有助於及早發現未經授權的存取和資訊外洩。此外，訊息審核允許您記錄通訊內容並在以後進行檢查，這對於在出現問題時追蹤和保存證據很有用。附件審核追蹤發送和接收的文件，在防止資料外洩方面發揮重要作用。
這樣，有無對存取日誌、訊息和附件的審計功能是決定商務聊天工具安全性的重要因素。有必要仔細檢查這些並選擇符合您業務安全標準的工具，以確保安全的通訊環境。
Chat&Messenger 有以下用於審核的管理畫面。
雲端類型還是本機類型？
本地商務聊天是您操作自己的伺服器和軟體的產品，其優點是能夠管理資料並加強安全性。然而，某些產品的缺點是需要專門的知識和技能來安裝和操作，這可能導致成本高昂。
此外，基於雲端的商務聊天是一種透過網路使用服務的產品，具有易於安裝和操作、成本低廉的優點。但是，由於安全策略的原因，處理個人或機密資訊的組織可能無法使用這些資訊。
詳情請參閱下文。
選擇正確的商務聊天工具需要平衡成本、安全性、功能和交付，以選擇最適合您公司特定需求的工具。綜合評估這些因素並為您公司的傳播策略做出最佳選擇非常重要。
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總結與展望
商務聊天的未來
商務聊天已成為現代商業環境中不可或缺的工具。隨著技術的發展，商務聊天將獲得更高級的功能並提供更無縫的通訊體驗。
整合人工智慧（AI）、更先進的數據分析和業務流程自動化的自動回應系統有望為商務聊天的未來發展做出貢獻。這將進一步簡化營運、提高生產力並加快決策過程。
如何在公司中可持續地使用它
公司不應僅將商務聊天視為一種溝通工具，而應將其視為提高組織生產力和效率的一種方式。為了實現這一目標，定期評估和改進、根據員工需求量身定制、快速引入新功能以及員工培訓和教育是關鍵。
此外，傾聽員工的意見並根據回饋不斷改進工具將帶來可持續的使用和成長。
給讀者的最終建議和建議
成功商務聊天的關鍵首先是選擇正確的工具，然後在組織內進行正確的部署和整合。儘早規劃、分階段部署並向員工提供持續的支援和培訓非常重要。
此外，透過靈活應對不斷變化的業務環境並充分利用工具的功能，業務聊天將成為提高組織生產力和溝通品質的主要力量。
最後，必須隨時注意安全和隱私，創造一個讓員工安心使用的環境。透過平衡地管理這些因素，商務聊天可以成為您的組織的寶貴資產。