ความสำคัญของการสนทนาทางธุรกิจ
การสนทนาทางธุรกิจคืออะไร?
การสนทนาทางธุรกิจเป็นบริการเครื่องมือแชทเฉพาะสำหรับใช้ในที่ทำงานและที่ทำงาน ในบางองค์กรแชทเป็นกลุ่มหรือแชทภายในบางครั้งก็เรียกว่า
วิธีการสื่อสารหลักสำหรับบริการนี้คือการแชทด้วยข้อความ โดยปกติจะอยู่ในรูปแบบกลุ่มที่มีผู้เข้าร่วมหลายคน ส่วนติดต่อผู้ใช้ (UI) ของผลิตภัณฑ์แชททางธุรกิจหลักๆ มีดังนี้ และอาจรวมถึงการสนทนาทางวิดีโอ การแบ่งปันกำหนดการ และคุณลักษณะการจัดการงาน
ความนิยมของการแชททางธุรกิจยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องทุกปี เนื่องจากความสะดวกในการครอบคลุมการสื่อสารทางธุรกิจส่วนใหญ่ด้วยการแนะนำบริการแชททางธุรกิจเพียงหนึ่งเดียว
คุณสมบัติอีกประการหนึ่งของ Business Chat ซึ่งแตกต่างจาก SNS ส่วนตัว คือการมุ่งเน้นไปที่ฟังก์ชั่นความปลอดภัยและการจัดการผู้ใช้ที่ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ
การเปลี่ยนแปลงการสื่อสารในธุรกิจยุคใหม่
เพื่อให้เข้าใจถึงความสำคัญของการสนทนาทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องดูการเปลี่ยนแปลงในการสื่อสารในธุรกิจสมัยใหม่ สภาพแวดล้อมทางธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในช่วงไม่กี่ทศวรรษที่ผ่านมา ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี โลกาภิวัตน์ และเมื่อเร็ว ๆ นี้ ความแพร่หลายของการทำงานทางไกล ทำให้วิธีการสื่อสารแบบเดิมๆ ไม่เพียงพอ
เครื่องมือการสนทนาทางธุรกิจได้รับการพัฒนาเพื่อตอบสนองการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ เมื่อเปรียบเทียบกับวิธีการทั่วไป เช่น อีเมลและโทรศัพท์ การแชททางธุรกิจช่วยให้สามารถสื่อสารได้เร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ข้อความจะถูกส่งและรับแบบเรียลไทม์ สามารถแชร์ข้อมูลสำคัญได้ทันที และสมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ ช่วยให้คุณทำงานนอกข้อจำกัดของสถานที่ตั้งทางกายภาพได้
นอกจากนี้ การสนทนาทางธุรกิจยังเพิ่มความโปร่งใสภายในอีกด้วย ความคืบหน้าของโครงการและกระบวนการตัดสินใจจะปรากฏเป็นภาพ และทุกคนสามารถแบ่งปันข้อมูล ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและการทำงานร่วมกันระหว่างทีมได้ ด้วยเหตุนี้ การสนทนาทางธุรกิจจึงมีบทบาทสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงการสื่อสารในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจสมัยใหม่
คุณสมบัติหลักของการแชททางธุรกิจ
Business Chat มีฟีเจอร์มากมายที่ช่วยปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันในที่ทำงานสมัยใหม่อย่างมาก คุณสมบัติหลักแบ่งออกเป็นดังนี้:
การส่งข้อความแบบเรียลไทม์
การส่งข้อความแบบเรียลไทม์เป็นคุณลักษณะหลักของการสนทนาทางธุรกิจ คุณสมบัตินี้ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารได้ทันทีทุกที่ทุกเวลา การแลกเปลี่ยนข้อความในทันทีมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับโครงการเร่งด่วนและสถานการณ์ที่ต้องตัดสินใจอย่างรวดเร็ว
รูปแบบการส่งข้อความโดยทั่วไปมี 2 ประเภท หนึ่งคือข้อความส่วนตัวซึ่งเป็นข้อความส่วนตัวที่ส่งโดยตรงถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง อีกประการหนึ่งคือการแชทเป็นกลุ่ม ซึ่งเป็นการโต้ตอบในห้องสนทนาที่มีผู้เข้าร่วมหลายรายซึ่งใช้เพื่อสื่อสารกับทั้งทีมหรือทั้งกลุ่ม การใช้ข้อความโดยตรงและการแชทกลุ่มอย่างเหมาะสมจะทำให้การสื่อสารทางธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การจัดการการแสดงตนของผู้ใช้
นี่เป็นคุณลักษณะสำคัญในการทำความเข้าใจสถานะปัจจุบันของสมาชิกในทีม ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ผู้ใช้เห็นสถานะปัจจุบันของเพื่อนร่วมงานและสมาชิกในทีม รวมถึงว่าพวกเขาออนไลน์ ออฟไลน์ ในการประชุม หรือกำลังทำงานอยู่
นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกันเป็นทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบันซึ่งมีการทำงานจากระยะไกลและการจัดการงานที่ยืดหยุ่นเป็นเรื่องปกติ การทราบข้อมูลการแสดงตนของผู้ใช้สามารถช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าจะส่งข้อความหรือเริ่มการสนทนาเมื่อใด
การแชร์ไฟล์
คุณสมบัติการแชร์ไฟล์ช่วยให้คุณแบ่งปันเอกสารสำคัญ เช่น เอกสารและการนำเสนอระหว่างสมาชิกในทีมได้อย่างง่ายดาย เครื่องมือแชททางธุรกิจจำนวนมากช่วยให้คุณสามารถแชร์ไฟล์ได้โดยการลากและวางลงในหน้าต่างแชทโดยตรง ทำให้งานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ แสดงความคิดเห็นและข้อเสนอแนะเกี่ยวกับไฟล์ที่แชร์ได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน
ฟังก์ชั่นการโทรด้วยเสียง/วิดีโอคอล
ผลิตภัณฑ์แชททางธุรกิจบางอย่างอาจมีการโทรด้วยเสียงและวิดีโอ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ความสามารถในการสนทนาทางวิดีโอช่วยให้สามารถโต้ตอบโดยตรงกับสมาชิกในทีมและลูกค้าระยะไกล อำนวยความสะดวกในการทำความเข้าใจและการเชื่อมต่อที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นผ่านการสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน
นอกจากนี้ เมื่อรวมเข้ากับฟีเจอร์การแสดงตนของ Business Chat คุณจะสามารถตรวจสอบได้ว่าบุคคลที่คุณโทรหาออนไลน์และว่างหรือไม่ก่อนทำการโทรด้วยเสียงหรือวิดีโอ ทำให้สามารถปรับเวลาการโทรให้เหมาะสมและบรรลุการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและราบรื่น
ด้วยวิธีนี้ การผสมผสานระหว่างคุณสมบัติการโทรด้วยเสียง/วิดีโอและคุณสมบัติการแสดงตนในเครื่องมือแชททางธุรกิจ มีส่วนช่วยสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ทำให้เครื่องมือการแชททางธุรกิจเป็นมากกว่าเครื่องมือส่งข้อความ และทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางการสื่อสารแบบมัลติฟังก์ชั่นและมีประสิทธิภาพ
การจัดการงาน
คุณสมบัติการจัดการงานยังมีบทบาทสำคัญในการแชททางธุรกิจ มอบหมายงาน ติดตามความคืบหน้า กำหนดเวลา และอื่นๆ ได้โดยตรงภายในแชท นอกจากนี้ เครื่องมือการแชททางธุรกิจจำนวนมากสามารถรวมเข้ากับเครื่องมือการจัดการโครงการภายนอกและแอปปฏิทิน ซึ่งสามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรของคุณ
คุณสมบัติด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว
ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อธุรกิจ เครื่องมือแชททางธุรกิจนำเสนอคุณสมบัติความปลอดภัยขั้นสูง รวมถึงกระบวนการเข้าสู่ระบบที่ปลอดภัย นโยบายการปกป้องข้อมูลและอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงในการรั่วไหลของข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และช่วยให้สามารถสื่อสารและแบ่งปันไฟล์ในสภาพแวดล้อมดิจิทัลที่ปลอดภัย
ฟีเจอร์เหล่านี้เปลี่ยน Business Chat จากเครื่องมือส่งข้อความธรรมดาให้กลายเป็นเครื่องมือสนับสนุนทางธุรกิจที่ทรงพลัง ด้วย Business Chat ทีมสามารถทำงานร่วมกันและทำงานให้สำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัยยิ่งขึ้น
ข้อดีและข้อเสียของการสนทนาทางธุรกิจ
เราจะอธิบายข้อดีและข้อเสียของการสนทนาทางธุรกิจ
บุญ
1. เร็วกว่าอีเมลหรือโทรศัพท์
ไม่จำเป็นต้องเขียนประโยคเช่น "ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ" หรือ "ขอบคุณสำหรับการทำงานหนัก" ซึ่งเป็นเรื่องปกติของอีเมล และคุณสามารถโพสต์หัวข้อหลักได้อย่างรวดเร็ว
นอกจากนี้ การแชททางธุรกิจจะเข้าถึงอีกฝ่ายแบบเรียลไทม์ ซึ่งต่างจากอีเมลตรง ดังนั้นคุณจึงสามารถสื่อสารในระดับการสนทนาโดยตรงได้
2. การแบ่งปันข้อมูลโดยทีมงาน
ในกรณีของอีเมล คุณมักจะคำนึงถึง CC เมื่อแบ่งปัน แต่ในกรณีของการสนทนาทางธุรกิจ คุณสามารถสร้างกลุ่มกับทีมงานโครงการหรือสมาชิกแผนก ทำให้ง่ายต่อการแบ่งปันข้อมูล
ข้อดีอีกประการหนึ่งของการสนทนาทางธุรกิจคือสามารถสื่อสารข้อมูลเร่งด่วนกับทุกคนได้ทันที
3. สนับสนุนการทำงานทางไกลและการจัดการการทำงานที่ยืดหยุ่น
การทำงานจากระยะไกลและการจัดการงานที่ยืดหยุ่นถือเป็นเทรนด์การทำงานยุคใหม่ การสนทนาทางธุรกิจสนับสนุนการจัดการการทำงานเหล่านี้โดยช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพซึ่งอยู่เหนือข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์ พนักงานสามารถติดต่อ แบ่งปันข้อมูล และทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมได้แม้ว่าจะไม่อยู่ที่สำนักงานก็ตาม สิ่งนี้จะเพิ่มความยืดหยุ่นในสถานที่ทำงานของคุณ เพิ่มผลผลิต และความง่ายในการทำงาน
4. ลดเวลาการประชุมได้
การแนะนำการแชททางธุรกิจจะช่วยลดเวลาการประชุมลงอย่างมาก เนื่องจากการประชุมจะเกี่ยวข้องกับเฉพาะเรื่องที่ควรหารือล่วงหน้าผ่านการแชททางธุรกิจและโดยตรงผ่าน MTG เท่านั้น
แชท&เมสเซนเจอร์ หากระบบมีฟังก์ชั่นการโทรด้วยเสียงและวิดีโอ เมื่อคุณต้องการจัดการประชุมกับสมาชิกจากต่างประเทศหรือสำนักงานสาขา มักจะสามารถทำได้จากระยะไกล ช่วยลดเวลาการเดินทาง
5. การถ่ายโอนไฟล์ที่มีประสิทธิภาพ
ในกรณีของอีเมล คุณต้องระมัดระวังเกี่ยวกับขนาดจำกัดของไฟล์แนบ คุณต้องใช้รหัสผ่าน และต้องใช้ความพยายามอย่างมาก ในกรณีของการสนทนาทางธุรกิจ จะมีข้อจำกัดดังกล่าวน้อยกว่า
แชท&เมสเซนเจอร์ สำหรับ LAN สามารถเชื่อมต่อแบบเพียร์ได้ จึงสามารถถ่ายโอนไฟล์และโฟลเดอร์ขนาดใหญ่ในหน่วย GB ได้
โทษ
แม้ว่าการสนทนาทางธุรกิจจะมอบสิทธิประโยชน์มากมาย แต่ก็มีข้อเสียอยู่บ้างเช่นกัน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจความท้าทายเหล่านี้และจัดการอย่างเหมาะสม
1. ข้อความสำคัญถูกฝัง
เมื่อมีคนหลายคนอยู่ในแชทกลุ่ม ข้อความสำคัญอาจสูญหายได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากสมาชิกจำนวนมากส่งข้อความหากันอยู่ตลอดเวลา
2. ฉันไม่รู้ว่าข้อความนี้มีไว้สำหรับใคร
หากคุณอยู่ในแชทกลุ่มที่มีหลายคน คุณอาจไม่รู้ว่าข้อความนั้นถูกส่งไปยังใครมีคนไม่กี่คนที่แค่ทวีตจริงๆ และบางคนถึงกับส่งการแจ้งเตือนด้วยซ้ำ
3. เมื่อลิงก์ไปยังมือถือ การแจ้งเตือนอาจมาถึงนอกเวลาทำการ
แม้ว่าการสนทนาทางธุรกิจจะสะดวก แต่บางคนก็ต้องระมัดระวังหากได้รับการแจ้งเตือนในวันหยุดหรือเวลานอน เนื่องจากอาจทำให้เกิดความเครียดได้
ข้อเสียมีทางแก้ไขอย่างไร?
แม้ว่าจะมีข้อเสียดังที่กล่าวมาข้างต้น แต่ก็มีบางกรณีที่ได้รับการพิจารณาอย่างเป็นระบบ และข้อเสียเหล่านี้สามารถกำจัดได้ด้วยการคิดค้นกฎเกณฑ์ มารยาท และการใช้งาน โปรดดูบทความต่อไปนี้ด้วย
การปฏิรูปรูปแบบการทำงานและการพูดคุยทางธุรกิจ
กระทรวงกิจการภายในและการสื่อสารด้วยการเปิดตัวเครื่องมือแชทสำหรับการใช้งานทางธุรกิจจะช่วยส่งเสริมการปฏิรูปรูปแบบการทำงานเราขอแนะนำการพูดคุยทางธุรกิจ
“ประชากรวัยทำงานลดลงเนื่องจากอัตราการเกิดและประชากรสูงวัยลดลง”
“ความต้องการที่หลากหลายของคนงาน เช่น การรักษาสมดุลการดูแลเด็กและการพยาบาล”
เรากำลังบอกพวกเขาว่าเพื่อที่จะเอาชนะความท้าทายเหล่านี้และทำให้เศรษฐกิจญี่ปุ่นเติบโต เราต้องทำให้การสื่อสารทางธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้นนี่เป็นนโยบายที่สำคัญมาก
กระทรวงสาธารณสุข แรงงาน และสวัสดิการ: มุ่งสู่การบรรลุ “การปฏิรูปรูปแบบการทำงาน”
ด้วยการแนะนำการแชททางธุรกิจ บริษัทต่างๆ สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของการสื่อสารภายในและภายนอก ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยการตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจที่มีศูนย์กลางอยู่ที่เครื่องมือแชท และการกำกับดูแลโดยการป้องกัน Shadow IT ที่เกิดจากการใช้โซเชียลมีเดียส่วนบุคคล ・ว่ากันว่าบริษัทจะได้รับผลประโยชน์ เช่น การรักษาความปลอดภัยขั้นสูงในขณะที่บริษัทต่างๆ เดินหน้าการปฏิรูปรูปแบบการทำงาน เราคาดว่าจำนวนบริษัทที่แนะนำเครื่องมือแชทสำหรับการใช้งานทางธุรกิจจะเพิ่มขึ้น
ความริเริ่มในการปฏิรูปรูปแบบการทำงานในเมืองเซโย จังหวัดเอฮิเมะฯลฯ ก็มีประโยชน์เช่นกัน
การทำงานระยะไกลและการแชททางธุรกิจ
การทำงานจากระยะไกลเป็นวิธีการทำงานที่พนักงานทำงานจากสถานที่ภายนอกสำนักงาน เช่น บ้าน ร้านกาแฟ หรือพื้นที่ทำงานร่วมกัน แตกต่างจากการทำงานในสำนักงานแบบเดิมๆ เราใช้อินเทอร์เน็ตและเทคโนโลยีการสื่อสารต่างๆ เพื่อดำเนินงานโดยไม่ต้องเชื่อมโยงกับสถานที่ตั้งทางกายภาพ แนวทางการทำงานนี้ได้รับการยอมรับจากบริษัทและองค์กรหลายแห่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศ
แม้ในระหว่างการทำงานจากระยะไกล การสนทนาทางธุรกิจก็ทำหน้าที่เป็นแกนหลักของการสื่อสารองค์กร ทางเลือกหนึ่งของการสื่อสารแบบเห็นหน้ากันโดยตรง การแชททางธุรกิจเป็นวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างสมาชิกในทีม การสื่อสารทั้งหมด ตั้งแต่การแบ่งปันความคืบหน้าของโครงการไปจนถึงการโต้ตอบรายวัน จะดำเนินการผ่านการแชททางธุรกิจ
นอกจากนี้ การแชททางธุรกิจยังช่วยให้มีรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นโดยไม่ต้องผูกติดอยู่กับสถานที่จริง ซึ่งช่วยเพิ่มความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานให้กับพนักงาน นอกจากนี้ยังเสริมสร้างการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมและทำให้เกิดการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล ในแง่ของความปลอดภัย Business Chat มีบทบาทสำคัญในการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยการเข้ารหัสข้อมูลและจัดการสิทธิ์การเข้าถึง
ด้วยวิธีนี้ การสนทนาทางธุรกิจจึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการสนับสนุนการทำงานจากระยะไกลและเป็นกุญแจสำคัญสำหรับบริษัทที่ดำเนินงานทั่วโลกและมีประสิทธิภาพ
วิธีเลือกเครื่องมือแชททางธุรกิจ
การเลือกเครื่องมือแชททางธุรกิจมีผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพของการสื่อสารและการทำงานร่วมกันของบริษัท การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมต้องพิจารณาอย่างรอบคอบถึงค่าใช้จ่ายในการใช้งาน ความปลอดภัย ฟังก์ชันการทำงานที่จำเป็น และรูปแบบการนำส่ง (ระบบคลาวด์หรือในองค์กร)
มันมีคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการหรือไม่?
การแชททางธุรกิจมีประโยชน์อย่างยิ่งในฐานะเครื่องมือ SNS ภายใน แต่การแนะนำเครื่องมือนี้เพียงอย่างเดียวไม่สามารถแก้ปัญหาการสื่อสารทั้งหมดได้
คุณควรเลือกบริการที่นำเสนอฟีเจอร์มากมายที่บริษัทของคุณต้องการ เช่น การส่งข้อความแบบเรียลไทม์ การแชร์ไฟล์ การสนทนาทางวิดีโอ และการจัดการงาน ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการจัดการประชุมกับสมาชิกที่อยู่ห่างไกลออกไป คุณต้องมีฟังก์ชันการประชุมผ่านเว็บ และหากคุณยังไม่มีโครงสร้างพื้นฐานภายในองค์กร คุณจำเป็นต้องมีฟังก์ชันที่ครอบคลุมซึ่งมีการแชร์ไฟล์ และการจัดการตารางเวลา/งาน บริการนี้เหมาะสำหรับ
ความเข้ากันได้ของมือถือก็มีความสำคัญเช่นกัน ในปัจจุบัน การปฏิรูปรูปแบบการทำงานกลายเป็นคำสำคัญ และความสามารถในการแบ่งปันข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาถือเป็นองค์ประกอบสำคัญประการหนึ่งในการตระหนักถึงรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น โปรดตรวจสอบด้วยว่ามีแอปเฉพาะสำหรับ Android หรือ iOS ที่ใช้งานง่ายหรือไม่
วิธีการเลือกตามต้นทุน
ต้นทุนเป็นปัจจัยสำคัญในการเลือกเครื่องมือแชททางธุรกิจ ก่อนอื่นคุณต้องพิจารณาถึงความสมดุลระหว่างคุณสมบัติและราคา เครื่องมือแชทมีคุณสมบัติที่หลากหลาย และแต่ละเครื่องมือก็มีคุณสมบัติและช่วงราคาที่แตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัด สิ่งสำคัญคือการเลือกตัวเลือกที่มีคุณสมบัติที่คุณต้องการและอยู่ในงบประมาณของคุณ
ถัดไป การเปรียบเทียบแผนแบบฟรีและแผนแบบชำระเงินเป็นสิ่งสำคัญ เครื่องมือแชททางธุรกิจจำนวนมากมีฟังก์ชันพื้นฐานฟรี แต่ฟีเจอร์ขั้นสูงและการสนับสนุนเพิ่มเติมบางอย่างมีให้เฉพาะในแผนแบบชำระเงินเท่านั้น คุณควรเข้าใจข้อจำกัดของแผนแบบฟรี เช่น การจำกัดจำนวนผู้ใช้ที่สามารถเข้าร่วมและขีดจำกัดการจัดเก็บข้อมูล และพิจารณาว่าเป็นไปตามข้อกำหนดทางธุรกิจของคุณหรือไม่
เลือกจากมุมมองด้านความปลอดภัย
ความปลอดภัยเป็นหนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการเลือกเครื่องมือแชททางธุรกิจ การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจมักเกี่ยวข้องกับเนื้อหาที่เป็นความลับสูง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเลือกเครื่องมือที่มีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม
การสื่อสารและการเข้ารหัสข้อมูล
ขั้นแรก ตรวจสอบว่ามีการเข้ารหัสจากต้นทางถึงปลายทางหรือไม่ นี่เป็นคุณสมบัติสำคัญที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความจะถูกส่งอย่างปลอดภัยจากผู้ส่งไปยังผู้รับโดยที่บุคคลภายนอกไม่สามารถอ่านได้ สิ่งสำคัญอีกอย่างคือวิธีการจัดเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ คุณควรพิจารณาว่าข้อมูลของคุณได้รับการเข้ารหัสบนเซิร์ฟเวอร์ของคุณหรือไม่ และการเข้ารหัสนั้นแข็งแกร่งเพียงพอหรือไม่
การจัดการ ID และรหัสผ่านแบบรวมศูนย์
จากมุมมองด้านความปลอดภัย สิ่งสำคัญคือเครื่องมือแชททางธุรกิจจะต้องสามารถรวมเข้ากับระบบการจัดการ ID/รหัสผ่านที่มีอยู่ (เช่น โซลูชัน IDaaS หรือ Active Directory ขององค์กร) และใช้ระบบการจัดการแบบรวมศูนย์นั้น
ตัวอย่างเช่น หากบริษัทใช้ Active Directory เพื่อจัดการข้อมูลบัญชีพนักงาน โดยการเชื่อมโยงเครื่องมือแชททางธุรกิจกับ Active Directory พนักงานจะสามารถเข้าสู่ระบบเครื่องมือแชทด้วยข้อมูลบัญชีเดียวกันได้ ซึ่งช่วยลดความจำเป็นที่ผู้ใช้จะต้องจำบัญชีและรหัสผ่านแยกกัน ขณะเดียวกันก็ทำให้ผู้ดูแลระบบสามารถรวมการจัดการความปลอดภัยไว้ที่ศูนย์กลางได้
สิ่งสำคัญคือต้องผสานรวมกับโซลูชัน IDaaS ที่มีฟังก์ชันการลงชื่อเพียงครั้งเดียว (SSO) ด้วย SSO พนักงานสามารถตรวจสอบสิทธิ์ได้เพียงครั้งเดียวเพื่อเข้าถึงแอปพลิเคชันต่างๆ รวมถึงเครื่องมือแชททางธุรกิจ ซึ่งให้ความสะดวกและความปลอดภัยที่มากขึ้น
ต่อไปนี้เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการเชื่อมโยง Active Directory ที่ Chat&Messenger ทำได้
ตรวจสอบบันทึกการเข้าถึง ข้อความ และไฟล์แนบ
ในบางอุตสาหกรรม ความสามารถในการตรวจสอบบันทึกการเข้าถึง ข้อความ และเอกสารแนบถือเป็นสิ่งสำคัญจากมุมมองการจัดการความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด บันทึกการเข้าถึงจะบันทึกประวัติการเข้าถึงของผู้ใช้และรายละเอียดการดำเนินการ ซึ่งช่วยในการตรวจจับการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตและการรั่วไหลของข้อมูลได้ตั้งแต่เนิ่นๆ นอกจากนี้ การตรวจสอบข้อความยังช่วยให้คุณบันทึกเนื้อหาของการสื่อสารและตรวจสอบในภายหลัง ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการติดตามและการเก็บรักษาหลักฐานในกรณีที่เกิดปัญหา การตรวจสอบไฟล์แนบจะติดตามไฟล์ที่ส่งและรับ และมีบทบาทสำคัญในการป้องกันข้อมูลรั่วไหล
ด้วยวิธีนี้ การมีอยู่หรือไม่มีฟังก์ชันการตรวจสอบสำหรับบันทึกการเข้าถึง ข้อความ และไฟล์แนบจึงเป็นปัจจัยสำคัญในการพิจารณาความปลอดภัยของเครื่องมือแชททางธุรกิจ จำเป็นต้องตรวจสอบสิ่งเหล่านี้อย่างรอบคอบและเลือกเครื่องมือที่ตรงตามมาตรฐานความปลอดภัยทางธุรกิจของคุณ เพื่อให้มั่นใจถึงสภาพแวดล้อมการสื่อสารที่ปลอดภัย
Chat&Messenger มีหน้าจอการจัดการต่อไปนี้สำหรับการตรวจสอบ
ประเภทคลาวด์หรือประเภทภายในองค์กร?
การสนทนาทางธุรกิจในองค์กรเป็นผลิตภัณฑ์ที่คุณใช้งานเซิร์ฟเวอร์และซอฟต์แวร์ของคุณเอง ซึ่งมีข้อดีคือสามารถจัดการข้อมูลและเพิ่มความปลอดภัยได้ อย่างไรก็ตาม ผลิตภัณฑ์บางชนิดมีข้อเสียตรงที่ต้องอาศัยความรู้และทักษะเฉพาะทางในการติดตั้งและใช้งาน ซึ่งอาจส่งผลให้มีต้นทุนสูง
นอกจากนี้ การสนทนาทางธุรกิจบนคลาวด์ยังเป็นผลิตภัณฑ์ที่ใช้บริการผ่านอินเทอร์เน็ต และมีข้อดีคือติดตั้งและใช้งานได้ง่าย และมีต้นทุนต่ำ อย่างไรก็ตาม องค์กรที่จัดการข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่เป็นความลับอาจไม่สามารถใช้งานได้เนื่องจากนโยบายด้านความปลอดภัย
ดูรายละเอียดด้านล่าง
การเลือกเครื่องมือแชททางธุรกิจที่เหมาะสมเป็นเรื่องของการรักษาสมดุลระหว่างต้นทุน ความปลอดภัย ฟังก์ชันการทำงาน และการจัดส่ง เพื่อเลือกเครื่องมือที่เหมาะกับความต้องการเฉพาะของบริษัทของคุณมากที่สุด สิ่งสำคัญคือต้องประเมินปัจจัยเหล่านี้อย่างครอบคลุมและตัดสินใจเลือกกลยุทธ์การสื่อสารของบริษัทที่ดีที่สุด
ลองใช้เครื่องมือแชททางธุรกิจฟรี
แชท&เมสเซนเจอร์ เป็นกรุ๊ปแวร์ที่รวมการสนทนาทางธุรกิจ การประชุมทางเว็บ การแชร์ไฟล์ การจัดการตารางเวลา การจัดการเอกสาร การจองห้องประชุม และการจัดการการเข้างานในลักษณะที่ใช้งานง่าย การรักษาความปลอดภัยที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจใช้ได้ฟรี!
สรุปและแนวโน้ม
อนาคตของการแชททางธุรกิจ
การสนทนาทางธุรกิจได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจสมัยใหม่ เมื่อเทคโนโลยีพัฒนาขึ้น การแชททางธุรกิจจะได้รับคุณสมบัติขั้นสูงมากขึ้นและมอบประสบการณ์การสื่อสารที่ราบรื่นยิ่งขึ้น
ระบบตอบสนองอัตโนมัติที่มีการบูรณาการปัญญาประดิษฐ์ (AI) การวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง และระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ คาดว่าจะมีส่วนช่วยในการพัฒนาการสนทนาทางธุรกิจในอนาคต สิ่งนี้จะปรับปรุงการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพิ่มผลผลิต และเร่งกระบวนการตัดสินใจ
วิธีการใช้งานอย่างยั่งยืนในบริษัท
บริษัทควรคิดว่าการสนทนาทางธุรกิจไม่ใช่แค่เพียงเครื่องมือสื่อสารเท่านั้น แต่ยังเป็นวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กรอีกด้วย เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ การประเมินและการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ การปรับแต่งตามความต้องการของพนักงาน การแนะนำคุณสมบัติใหม่อย่างรวดเร็ว และการฝึกอบรมและการให้ความรู้แก่พนักงานเป็นสิ่งสำคัญ
นอกจากนี้ การรับฟังพนักงานและเครื่องมือที่พัฒนาตามความคิดเห็นจะนำไปสู่การใช้งานและการเติบโตที่ยั่งยืน
คำแนะนำและคำแนะนำสุดท้ายสำหรับผู้อ่าน
กุญแจสำคัญสู่การสนทนาทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จเริ่มต้นด้วยการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม ตามด้วยการปรับใช้และการผสานรวมที่เหมาะสมภายในองค์กรของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องวางแผนตั้งแต่เนิ่นๆ ระยะการเปิดตัว และให้การสนับสนุนและการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องแก่พนักงานของคุณ
นอกจากนี้ ด้วยการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจอย่างยืดหยุ่นและการใช้ประโยชน์จากฟังก์ชันของเครื่องมืออย่างเต็มที่ การแชททางธุรกิจจะกลายเป็นกำลังสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรและคุณภาพของการสื่อสาร
สุดท้ายนี้ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวอยู่เสมอ และสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานสามารถใช้งานได้อย่างสบายใจ ด้วยการจัดการปัจจัยเหล่านี้อย่างสมดุล การสนทนาทางธุรกิจสามารถกลายเป็นทรัพย์สินอันมีค่าสำหรับองค์กรของคุณได้