[คู่มือฉบับสมบูรณ์] แนะนำวิธีแนะนำการประชุมผ่านเว็บภายในองค์กรและผลิตภัณฑ์ที่แนะนำ

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจดิจิทัลที่เพิ่มมากขึ้น การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพและความสามารถในการแข่งขัน ระบบการประชุมผ่านเว็บในองค์กรมีบทบาทสำคัญในบริษัทที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง

ข้อดีหลักของระบบภายในองค์กรคือ:การดำเนินงานในศูนย์ข้อมูลของเราเองช่วยลดความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูล และช่วยให้เราสามารถปรับตัวให้เข้ากับมาตรฐานด้านกฎระเบียบที่เข้มงวดและข้อกำหนดด้านความปลอดภัยเฉพาะตัวได้นอกจากนี้ยังให้ประโยชน์ที่สำคัญในแง่ของการปรับแต่งและความคุ้มค่า

คู่มือนี้ให้คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการตั้งแต่การเลือก การนำไปใช้ และการดำเนินการการประชุมทางเว็บในองค์กร โดยให้ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญและคำแนะนำที่เป็นประโยชน์เมื่อพิจารณาถึงการใช้งาน

พื้นฐานของการประชุมทางเว็บในองค์กร

การประชุมทางเว็บคืออะไร?

การประชุมทางเว็บเป็นระบบที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมในสถานที่ต่าง ๆ สามารถสื่อสารแบบเรียลไทม์ผ่านอินเทอร์เน็ต ระบบช่วยให้สามารถส่งสัญญาณภาพและเสียงได้ ช่วยให้ผู้เข้าร่วมมองเห็นกันบนหน้าจอและสนทนากัน การประชุมผ่านเว็บช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด โดยไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงระยะทางและการเดินทาง

ลักษณะสำคัญของการประชุมผ่านเว็บคือความสะดวกและการเข้าถึง คุณไม่จำเป็นต้องมีอุปกรณ์พิเศษหรืออุปกรณ์ราคาแพงใด ๆ คุณสามารถเข้าร่วมได้อย่างง่ายดายจากคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนของคุณตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ยังใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย รวมถึงการประชุมทางธุรกิจ การสัมมนาด้านการศึกษา และการโทรระหว่างบุคคล

ความแตกต่างระหว่างภายในองค์กรและระบบคลาวด์

ภายในองค์กรคือระบบที่บริษัทดำเนินการเซิร์ฟเวอร์และซอฟต์แวร์ของตนเองโดยวิธีนี้ระบบข้อมูลจะถูกเก็บไว้ภายในเครือข่ายของบริษัทและจำกัดการเข้าถึงจากภายนอก ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถรักษาการควบคุมและการรักษาความปลอดภัยของระบบของตนได้อย่างสมบูรณ์

ในทางตรงกันข้าม,บริการคลาวด์หมายถึงรูปแบบการใช้บริการไอทีที่จำเป็นผ่านทางอินเทอร์เน็ต. ธุรกิจไม่ได้เป็นเจ้าของฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ แต่ใช้ทรัพยากรที่ผู้ให้บริการจัดหาให้ วิธีการนี้ให้ความยืดหยุ่นและประหยัดต้นทุน ลดการลงทุนและภาระการบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐานทางกายภาพ

ภายในองค์กรนำเสนอการรักษาความปลอดภัยและการปรับแต่ง ในขณะที่ระบบคลาวด์นำเสนอความสามารถในการขยายขนาดและการดำเนินงานที่ง่ายดาย สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจความแตกต่างเหล่านี้เพื่อให้ธุรกิจต่างๆ สามารถเลือกสิ่งที่ดีที่สุดตามความต้องการของตนได้

ข้อดีของการติดตั้งภายในองค์กร

เนื่องจากระบบภายในองค์กรถูกสร้างขึ้นภายในบริษัท ระบบจึงมีความยืดหยุ่นและปรับแต่งได้ง่าย และง่ายต่อการผสานรวมกับระบบของคุณเอง นอกจากนี้ เนื่องจากระบบทำงานภายในเครือข่ายของบริษัท จึงมีข้อดีคือมีความปลอดภัยสูง

ช่วงนี้ความต้องการผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บแบบคลาวด์เพิ่มมากขึ้น แต่มีปัญหาในระดับพนักงานที่แม้แต่ข้อมูลที่เป็นความลับและข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่ได้เปิดเผยต่อบุคคลที่สามก็สามารถส่งต่อไปยังคลาวด์ได้อย่างง่ายดายและแชร์ภายในและภายนอกบริษัท มีความท้าทายเกิดขึ้น มีความจำเป็นหลายประการในการดำเนินการประชุมผ่านเว็บในสถานที่ในสภาพแวดล้อมเฉพาะบริษัท โดยคำนึงถึงการรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคล ปัญหาการซื้อขายหลักทรัพย์โดยใช้ข้อมูลภายใน การปฏิบัติตามข้อกำหนด การจารกรรมทางอุตสาหกรรม และความเสี่ยงที่ไม่คาดคิด

ข้อเสียของการติดตั้งภายในองค์กร

โดยทั่วไปแล้ว ข้อเสียของ on-premises มีดังนี้:

ล่าสุดกระทรวงกิจการภายในและการสื่อสารได้แนะนำการประชุมผ่านเว็บซึ่งเหมาะสำหรับการทำงานทางไกล ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิรูปรูปแบบการทำงาน นอกจากนี้ เนื่องจากความสะดวกในการใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ได้รับการปรับปรุง ความต้องการการประมวลผลแบบคลาวด์จึงเพิ่มขึ้น และมีผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บภายในองค์กรน้อยมากที่เข้ากันได้กับการทำงานทางไกลและอุปกรณ์เคลื่อนที่

กลยุทธ์บูรณาการสำหรับการประชุมผ่านเว็บในสถานที่

แม้แต่ในโลกปัจจุบันที่การประมวลผลแบบคลาวด์ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลาย บริษัทหลายแห่งยังคงใช้งานระบบธุรกิจหลักของตนภายในองค์กรด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัยและความยืดหยุ่นในการปรับแต่ง การเลือกการติดตั้งภายในองค์กรมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือกฎระเบียบเฉพาะอุตสาหกรรมเข้ามาเกี่ยวข้อง

ด้วยบริบทนี้ การผสานรวมการประชุมทางเว็บภายในองค์กรจึงมีประสิทธิภาพสูงจากมุมมองด้านความสอดคล้องของข้อมูลและความปลอดภัย

ตระหนักถึงการเชื่อมโยงข้อมูลที่รวดเร็วและปลอดภัย

การเชื่อมโยง API ความเร็วสูงและปลอดภัยสามารถทำได้ระหว่างระบบการประชุมผ่านเว็บในองค์กรและระบบที่มีอยู่ (ระบบธุรกิจหลัก ฯลฯ) โดยใช้เครือข่ายภายในภายในอินทราเน็ต ตัวอย่างเช่น ซึ่งรวมถึงการซิงโครไนซ์ข้อมูลผู้ใช้และการประมวลผลการรับรองความถูกต้องผ่านการเชื่อมโยง Active Directory ซึ่งจะอธิบายในภายหลัง

ช่วยให้สามารถแบ่งปันข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและสนับสนุนการตัดสินใจแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ การจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์สามารถปรับปรุงความสอดคล้องของข้อมูล ซึ่งมีส่วนอย่างมากในการทำให้กระบวนการทางธุรกิจมีความคล่องตัวมากขึ้น

การรักษาความปลอดภัยขั้นสูง

การจัดการข้อมูลภายในองค์กรมีบทบาทสำคัญในการปกป้องข้อมูลอันมีค่าของบริษัทจากภัยคุกคามภายนอก ความปลอดภัยของข้อมูลยังมีความสำคัญสูงสุดเมื่อพูดถึงการบูรณาการโดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อบันทึกวิดีโอจากการประชุมทางเว็บ หากคุณเลือกคลาวด์ คุณควรระวังว่าไฟล์วิดีโออาจถูกบันทึกไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการคลาวด์

การดำเนินงานในองค์กรเสริมสร้างความปลอดภัยและป้องกันข้อมูลรั่วไหลและการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตผ่านไฟร์วอลล์ เทคโนโลยีการเข้ารหัส และการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงที่เข้มงวด

ความเป็นไปได้ในการปรับแต่งที่ยืดหยุ่น

การประชุมทางเว็บในสถานที่ช่วยให้สามารถปรับแต่งได้ในระดับที่สูงกว่าโซลูชันบนระบบคลาวด์ บริษัทต่างๆ สามารถปรับแต่งให้ตรงตามความต้องการเฉพาะของตน และสร้างกระแสธุรกิจที่มีประสิทธิภาพได้ สิ่งนี้มีส่วนช่วยโดยตรงในการเพิ่มผลผลิตของพนักงานและสร้างผลลัพธ์ที่ปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร

ด้วยเหตุนี้ การบูรณาการการประชุมผ่านเว็บในสถานที่จึงเป็นองค์ประกอบสำคัญในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของบริษัท และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันผ่านความสอดคล้องของข้อมูล ความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น และความเป็นไปได้ในการปรับแต่งที่ยืดหยุ่น ด้วยการจัดหาเครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัย บริษัทต่างๆ จะสามารถบรรลุผลสำเร็จในการดำเนินธุรกิจที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

[ตารางเปรียบเทียบ] ผลิตภัณฑ์การประชุมผ่านเว็บหลักๆ และสถานะความเข้ากันได้ภายในองค์กร

ตารางเปรียบเทียบต่อไปนี้แสดงรายการผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บหลักๆ ตามลำดับว่ารองรับภายในองค์กร (เครือข่ายปิด) และราคาหรือไม่

ชื่อผลิตภัณฑ์	On-premise การโต้ตอบ	เวอร์ชันภายในองค์กร ราคารายปี (ประมาณการ)
แชท&เมสเซนเจอร์	◯	ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น: 20,000 เยน ผู้ใช้ 20 คน: ตั้งแต่ 72,000 เยน
เฟรชวอยซ์	◯	ราคาเริ่มต้น: 330,000 เยน ~ จำนวนการเชื่อมต่อพร้อมกัน: 10 เครื่อง: เริ่มต้น 1,056,000 เยน
มีชีวิตต่อ	◯	ซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์: 1,100,000 เยน ลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ไคลเอ็นต์: 78,000 เยน (ไม่รวมภาษี) / 1 ใบอนุญาต รายปี: ซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์ + ใบอนุญาตทั้งหมด 20%
วี-คิวบ์	◯	จำเป็นต้องสอบถาม
ลูปเกต	◯	จำเป็นต้องสอบถาม
งานแชท	✖	–
ซูม	✖	–
Google Meet	✖	–
ทีมไมโครซอฟต์	✖	–
สไกป์	✖	–

On-premiseวิธีเลือกผลิตภัณฑ์การประชุมผ่านเว็บ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเลือกระบบการประชุมทางเว็บภายในองค์กร สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาประเด็นต่อไปนี้

1. เกณฑ์การประเมินการเลือกระบบ

เมื่อเลือกผลิตภัณฑ์การประชุมผ่านเว็บในองค์กร ให้ประเมินฟังก์ชันการทำงาน ความเข้ากันได้ของสมาร์ทโฟน ประสิทธิภาพ ความปลอดภัย ต้นทุน ระบบสนับสนุน และความสะดวกในการใช้งานอินเทอร์เฟซผู้ใช้อย่างครอบคลุม

สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องยืนยันว่ามีฟังก์ชันที่จำเป็น (การบันทึกการประชุม การแชร์หน้าจอ แชท การสร้างนาที ฟังก์ชันการวาดภาพหน้าจอ ฯลฯ)

2. บันทึกการควบคุมการเข้าถึงและการตรวจสอบ

จากมุมมองด้านความปลอดภัย ตรวจสอบว่าฟังก์ชันการควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้และการบันทึกบันทึกการตรวจสอบเป็นไปได้หรือไม่ บันทึกการตรวจสอบช่วยให้คุณสามารถติดตามการเข้าถึงระบบและบันทึกการดำเนินงาน ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการได้ทันทีในกรณีที่มีกิจกรรมที่น่าสงสัยหรือการละเมิดความปลอดภัย ซึ่งสามารถช่วยลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยได้ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บของคุณมีคุณสมบัติเหล่านี้

3. การเชื่อมโยง Active Directory

ตรวจสอบว่าการรับรองความถูกต้องด้วยรหัสผ่าน OS และการลงชื่อเข้าระบบครั้งเดียว (SSO) เป็นไปได้หรือไม่โดยเชื่อมโยงกับ Active Directory สิ่งนี้ทำให้การจัดการผู้ใช้ง่ายขึ้นและเพิ่มการใช้งานพร้อมทั้งเพิ่มความปลอดภัย โปรดตรวจสอบล่วงหน้าว่าระดับใดที่เป็นไปได้ในการเชื่อมโยง Active Directory กับผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บที่คุณกำลังพิจารณา

ต่อไปนี้เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการเชื่อมโยง Active Directory ที่ Chat&Messenger ทำได้

4. วิธีการสำรองข้อมูล

เพื่อรักษาเสถียรภาพของระบบ จำเป็นต้องมีการสำรองข้อมูลเป็นประจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บของคุณมีกลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่ดีในตัวเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถกู้คืนข้อมูลได้อย่างรวดเร็วในกรณีที่เกิดภัยพิบัติหรือระบบล้มเหลว

5. เข้ากันได้กับความซ้ำซ้อนและการปรับสมดุลโหลด

เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของระบบ ให้พิจารณาว่าสามารถกำหนดค่าเซิร์ฟเวอร์สำรองได้หรือไม่ สิ่งนี้ทำให้แน่ใจได้ว่าแม้ว่าเซิร์ฟเวอร์ตัวหนึ่งจะล้มเหลว แต่เซิร์ฟเวอร์อื่นก็สามารถทำหน้าที่แทนและป้องกันการหยุดชะงักของบริการได้ จำเป็นต้องมีการกำหนดค่าซ้ำซ้อนเมื่อจำนวนผู้ใช้เพิ่มขึ้นเป็นหลายพัน ดังนั้นโปรดตรวจสอบว่าผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บที่คุณกำลังพิจารณาสามารถรองรับสิ่งนี้ได้หรือไม่

รูปภาพด้านล่างแสดงให้เห็นว่า Chat&Messenger รองรับการซ้ำซ้อนและการปรับสมดุลโหลดอย่างไร

6. การปรับแต่งและส่วนขยาย

ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งคือระบบสามารถปรับแต่งและขยายให้ตรงตามความต้องการเฉพาะของบริษัทได้หรือไม่ ขอแนะนำให้เลือกระบบที่สามารถตอบสนองการเติบโตและการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจในอนาคตได้อย่างยืดหยุ่น

เมื่อเลือกผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บในองค์กร สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาปัจจัยเหล่านี้แบบองค์รวม และเลือกผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับความต้องการในปัจจุบันและอนาคตของบริษัทของคุณมากที่สุด การเลือกระบบที่เหมาะสมสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพและปลอดภัยยิ่งขึ้น

แนะนำผลิตภัณฑ์ที่แนะนำในการประชุมทางเว็บในสถานที่

Chat&Messenger คือการสนทนาทางธุรกิจ ,การประชุมทางเว็บ,การแชร์ไฟล์,กำหนดการ,การจองห้องประชุมกรุ๊ปแวร์ที่รวมเครื่องมือต่อพ่วง เช่นเข้ากันได้กับทั้งในสถานที่และระบบคลาวด์

เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดสามารถจัดการได้ภายในองค์กร จึงเป็นไปได้ที่จะจัดการสภาพแวดล้อมด้วยกฎการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต (เครือข่ายปิด) และข้อมูลที่เป็นความลับสูง (มีการนำไปใช้ในหลายองค์กรที่จัดการข้อมูลที่ไม่สามารถจัดเก็บบนคลาวด์ได้

แม้แต่ในองค์กร Chat&Messenger ก็ติดตั้งง่าย ปรับให้รองรับผู้ใช้มากกว่า 5,000 ราย และไม่ต้องใช้ทักษะด้านไอทีในแง่ของราคา ยังมีราคาถูกกว่าระบบคลาวด์ของบริษัทอื่นๆ อย่างท่วมท้น และข้อเสียทั่วไปของระบบภายในองค์กรจะไม่มีผลใช้บังคับ

Chat&Messenger เวอร์ชันภายในองค์กรเป็นแผนแบบชำระเงิน แต่เรามีฟังก์ชันการทำงานระดับสูงและราคาที่ต่ำอย่างล้นหลามเมื่อเปรียบเทียบกับบริษัทอื่นๆ