การประชุมทางเว็บได้กลายเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ขาดไม่ได้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจสมัยใหม่ บริษัทหลายแห่งกำลังดำเนินการอย่างจริงจัง เนื่องจากช่วยให้พวกเขาแบ่งปันข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก้าวข้ามข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์ และประหยัดเวลาและเงิน
นอกจากนี้ เทคโนโลยีการประชุมทางเว็บยังมีการพัฒนาทุกวัน และมีตัวเลือกผลิตภัณฑ์ที่หลากหลาย อย่างไรก็ตาม เพื่อที่จะเลือกและใช้เทคโนโลยีเหล่านี้อย่างเหมาะสมอย่างมีประสิทธิผล สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจกลไกและฟังก์ชันพื้นฐานของเทคโนโลยีเหล่านี้
คู่มือนี้ให้รายละเอียดแง่มุมต่างๆ ของการประชุมทางเว็บตั้งแต่พื้นฐานไปจนถึงประโยชน์ทางธุรกิจและวิธีการนำไปใช้และมอบวิธีในการเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดของการประชุมทางเว็บสำหรับธุรกิจของคุณ สิ่งที่ต้องทำ เราจะอธิบายทุกอย่างตั้งแต่การแนะนำไปจนถึงการทำงานของการประชุมผ่านเว็บจากมุมมองที่หลากหลาย ดังนั้นโปรดอ่านให้จบ
พื้นฐานของการประชุมผ่านเว็บ
มาเริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจอย่างละเอียดว่าการประชุมผ่านเว็บคืออะไร เราจะอธิบายพื้นฐานของการประชุมผ่านเว็บในที่นี้
การประชุมผ่านเว็บคืออะไร?
การประชุมทางเว็บเป็นระบบที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมในสถานที่ต่าง ๆ สามารถสื่อสารแบบเรียลไทม์ผ่านอินเทอร์เน็ต ระบบช่วยให้สามารถส่งสัญญาณภาพและเสียงได้ ช่วยให้ผู้เข้าร่วมมองเห็นกันบนหน้าจอและสนทนากัน การประชุมผ่านเว็บช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด โดยไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงระยะทางและการเดินทาง
ลักษณะสำคัญของการประชุมผ่านเว็บคือความสะดวกและการเข้าถึง คุณไม่จำเป็นต้องมีอุปกรณ์พิเศษหรืออุปกรณ์ราคาแพงใด ๆ คุณสามารถเข้าร่วมได้อย่างง่ายดายจากคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนของคุณตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ยังใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย รวมถึงการประชุมทางธุรกิจ การสัมมนาด้านการศึกษา และการโทรระหว่างบุคคล
ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีมีส่วนอย่างมากต่อการแพร่กระจายของการประชุมผ่านเว็บ การแพร่กระจายของอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงและการปรับปรุงเทคโนโลยี เช่น เว็บแคมและไมโครโฟน ทำให้แฮงเอาท์วิดีโอคุณภาพสูงเป็นไปได้ นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์การประชุมผ่านเว็บจำนวนมากยังมีคุณสมบัติที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การแชร์หน้าจอ การถ่ายโอนไฟล์ และฟังก์ชันการแชทแบบเรียลไทม์ ส่วนติดต่อผู้ใช้ (UI) ของผลิตภัณฑ์การประชุมผ่านเว็บหลักๆ มีดังนี้
การประชุมผ่านเว็บกำลังเปิดช่องทางการทำงานแบบใหม่ บริษัทและสถาบันการศึกษาหลายแห่งนำมาใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการทำงานจากระยะไกลและการจัดการงานที่ยืดหยุ่น แนวทางทุกที่ทุกเวลานี้ยังส่งเสริมความร่วมมือและความร่วมมือระดับโลก โดยเร่งสร้างนวัตกรรมในอุตสาหกรรมและภาคส่วนต่างๆ
แชท&เมสเซนเจอร์ เป็นกรุ๊ปแวร์ที่รวมการสนทนาทางธุรกิจ การประชุมทางเว็บ การแชร์ไฟล์ การจัดการตารางเวลา การจัดการเอกสาร การจองห้องประชุม และการจัดการการเข้างานในลักษณะที่ใช้งานง่าย การรักษาความปลอดภัยที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจใช้ได้ฟรี!
กลไกทางเทคนิคและการเข้ารหัสการประชุมทางเว็บ
ระบบการประชุมทางเว็บใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลเสียง วิดีโอ และข้อความ กระบวนการนี้อาศัยเทคโนโลยีที่เรียกว่า WebRTC (การสื่อสารแบบเรียลไทม์ผ่านเว็บ) เป็นอย่างมาก WebRTC ช่วยให้สามารถสตรีมเสียงและวิดีโอได้โดยตรงระหว่างเบราว์เซอร์โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์หรือปลั๊กอินเพิ่มเติม เทคโนโลยีนี้ทำให้การสื่อสารแบบเรียลไทม์ง่ายและมีประสิทธิภาพ ปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้
WebRTC เป็นโอเพ่นซอร์สและได้รับการสนับสนุนอย่างกว้างขวางจากเว็บเบราว์เซอร์หลักๆ รวมถึง Google Chrome, Mozilla Firefox และ Apple Safari การแพร่กระจายนี้ทำให้การประชุมทางเว็บง่ายขึ้นและเข้าถึงได้มากขึ้น WebRTC ยังรวมเข้ากับโปรโตคอลจำนวนหนึ่งที่เปิดใช้งานการบีบอัดและถ่ายโอนข้อมูล การซิงโครไนซ์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ และต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่รวดเร็ว รวมถึงฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่เข้ากันได้เพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ นี่เป็นสิ่งสำคัญ
สิ่งที่น่าสังเกตก็คือ WebRTC มีฟังก์ชันการเข้ารหัสเป็นมาตรฐาน ตามค่าเริ่มต้น WebRTC จะใช้ SRTP (Secure Real-time Transport Protocol) และ DTLS (Datagram Transport Layer Security) เป็นโปรโตคอลการสื่อสาร ซึ่งจะเข้ารหัสการสื่อสารทั้งหมด การเข้ารหัสในตัวนี้ช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ส่งและรับระหว่างการประชุมทางเว็บได้รับการปกป้องอย่างปลอดภัยและไม่สามารถถอดรหัสได้ แม้ว่าข้อมูลการสื่อสารจะถูกดักจับโดยผู้โจมตีภายนอกก็ตาม ซึ่งช่วยลดความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยในการสื่อสารสำหรับธุรกิจและบุคคลที่ใช้การประชุมทางเว็บได้อย่างมาก
ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่จำเป็นสำหรับการประชุมทางเว็บ
ข้อกำหนดด้านฮาร์ดแวร์
หากต้องการจัดการประชุมทางเว็บ คุณต้องมีฮาร์ดแวร์พื้นฐานบางอย่าง ซึ่งรวมถึง:
- กล้อง: ต้องใช้เว็บแคมในตัวหรือภายนอกสำหรับการสนทนาทางวิดีโอ กล้องคุณภาพสูงให้ภาพที่ชัดเจนและปรับปรุงการสื่อสาร
- ไมโครโฟน:ต้องใช้ไมโครโฟนในตัวหรือภายนอกเพื่อการสื่อสารด้วยเสียงที่ชัดเจน ไมโครโฟนพร้อมฟังก์ชันตัดเสียงรบกวนช่วยลดเสียงรบกวนรอบข้างและให้เสียงที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
- ลำโพงหรือชุดหูฟัง: ต้องใช้ลำโพงหรือชุดหูฟังเพื่อฟังผู้เข้าร่วม ชุดหูฟังช่วยลดเสียงรบกวนรอบข้างและมอบสภาพแวดล้อมการประชุมที่เป็นส่วนตัว
การเลือกซอฟต์แวร์
การเลือกซอฟต์แวร์สำหรับการประชุมผ่านเว็บเป็นเรื่องง่ายอย่างน่าประหลาดใจ เครื่องมือการประชุมผ่านเว็บที่ทันสมัยจำนวนมากสามารถเข้าถึงได้โดยตรงจากเว็บเบราว์เซอร์มาตรฐานโดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชันพิเศษ
ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มการประชุมทางเว็บหลักๆ เช่น Chat&Messenger, Google Meet และ Microsoft Teams สามารถใช้งานได้ง่ายบนเบราว์เซอร์รุ่นใหม่ส่วนใหญ่ หากต้องการใช้บริการเหล่านี้ คุณเพียงแค่ต้องสร้างบัญชีและติดตั้งส่วนขยายเบราว์เซอร์แบบง่ายหากจำเป็น จากนั้นเพียงคลิกลิงก์เพื่อเข้าร่วมการประชุมโดยตรง
ความสะดวกในการใช้งานนี้ได้ลดอุปสรรคในการสื่อสารในโลกธุรกิจลงอย่างมาก ระบบการประชุมแบบเดิมๆ ต้องใช้อุปกรณ์พิเศษและการตั้งค่าที่ซับซ้อน แต่ด้วยการประชุมทางเว็บ การเตรียมการก็สามารถทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
ความแตกต่างระหว่างระบบการประชุมผ่านเว็บและระบบการประชุมทางวิดีโอ
เครื่องมือการประชุมทางเว็บและระบบการประชุมทางวิดีโอเป็นเครื่องมือที่ใช้สำหรับการประชุมออนไลน์ แต่เครื่องมือแต่ละอย่างก็มีลักษณะเฉพาะของตัวเอง
ระบบการประชุมทางวิดีโอเป็นระบบที่สามารถส่งและรับเสียงและวิดีโอคุณภาพสูงโดยใช้อุปกรณ์และสายสัญญาณเฉพาะ ข้อดีได้แก่ คุณภาพการสื่อสารที่เสถียรและความปลอดภัยสูง แต่การติดตั้งและการใช้งานต้องใช้ต้นทุนและเทคโนโลยีสูง และมีข้อจำกัดด้านสถานที่และเวลา
ในทางกลับกัน เครื่องมือการประชุมทางเว็บเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณจัดการประชุมบนอุปกรณ์ เช่น คอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟนผ่านทางอินเทอร์เน็ตได้อย่างง่ายดาย มีข้อดีคือมีต้นทุนต่ำ ใช้งานง่าย มีความยืดหยุ่นทั้งในด้านสถานที่และเวลา แต่ต้องคำนึงถึงคุณภาพและความปลอดภัยของการสื่อสารด้วย
| รายการเปรียบเทียบ | การประชุมแบบพบหน้ากัน | การประชุมทางเว็บ |
|---|---|---|
| ที่ตั้ง | ห้องประชุมเดียวกัน | ออนไลน์ (ที่บ้าน ระหว่างเดินทาง ฯลฯ) |
| เวลาเดินทาง | ความต้องการ | ไม่จำเป็น |
| การบันทึกการประชุม | คู่มือ (บันทึกและบันทึกเสียง) | สามารถบันทึกอัตโนมัติได้ |
| ค่าใช้จ่าย | จะมีการเรียกเก็บค่าสถานที่ ค่าขนส่ง ฯลฯ | เกือบศูนย์ (ค่าเครื่องมืออย่างเดียว) |
การประชุมผ่านเว็บมีประโยชน์อย่างไร?
มาเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการประชุมผ่านเว็บ ที่นี่เราจะแนะนำคุณประโยชน์ของการประชุมผ่านเว็บ
สามารถลดต้นทุนได้อย่างมาก
ประโยชน์ทางเศรษฐกิจที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งที่การประชุมผ่านเว็บนำมาสู่ธุรกิจของคุณคือการประหยัดต้นทุน ด้านล่างนี้คือขอบเขตเฉพาะของการประหยัดต้นทุนที่สามารถทำได้ผ่านการประชุมผ่านเว็บ
- ลดต้นทุนการเดินทางและการขนส่ง: การเดินทางไปประชุมมีค่าใช้จ่ายจำนวนมาก รวมถึงค่าตั๋วเครื่องบิน ที่พัก และค่าเดินทาง การประชุมผ่านเว็บสามารถลดต้นทุนเหล่านี้จนเกือบเป็นศูนย์
- ลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาพื้นที่การประชุม: มีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเช่า การบำรุงรักษา และการจัดการพื้นที่การประชุมทางกายภาพ การประชุมผ่านเว็บช่วยลดความต้องการพื้นที่เหล่านี้ได้อย่างมากและลดต้นทุนที่เกี่ยวข้อง
- เพิ่มผลผลิตผ่านการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ: นอกเหนือจากการประหยัดต้นทุนโดยตรงแล้ว การลดเวลาการเดินทางยังช่วยเพิ่มผลผลิตของพนักงานอีกด้วย ประหยัดเวลาที่พนักงานของคุณใช้ในการเดินทางไปทำงานที่มีคุณค่ามากขึ้น
- ลดต้นทุนการดำเนินงานสำนักงาน: ด้วยการเปิดใช้การทำงานจากระยะไกลและการทำงานแบบผสมผสาน ทำให้สามารถลดพื้นที่สำนักงานและลดต้นทุนการดำเนินงานของสำนักงาน เช่น ไฟฟ้า การทำความร้อน การทำความเย็น และการทำความสะอาด
- การลดต้นทุนการสื่อสาร: เมื่อเปรียบเทียบกับการประชุมทางโทรศัพท์แบบเดิมๆ และการโทรระหว่างประเทศ การประชุมทางเว็บใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ซึ่งสามารถลดต้นทุนการสื่อสารได้อย่างมาก
- การลดการใช้กระดาษ: การประชุมทางเว็บทำให้การแบ่งปันเอกสารดิจิทัลเป็นเรื่องง่าย ลดต้นทุนการพิมพ์และการใช้กระดาษ
สามารถทำงานระยะไกลได้
การทำงานจากระยะไกลเป็นวิธีการทำงานที่พนักงานทำงานจากสถานที่ภายนอกสำนักงาน เช่น บ้าน ร้านกาแฟ หรือพื้นที่ทำงานร่วมกัน แตกต่างจากการทำงานในสำนักงานแบบเดิมๆ เราใช้อินเทอร์เน็ตและเทคโนโลยีการสื่อสารต่างๆ เพื่อดำเนินงานโดยไม่ต้องเชื่อมโยงกับสถานที่ตั้งทางกายภาพ แนวทางการทำงานนี้ได้รับการยอมรับจากบริษัทและองค์กรหลายแห่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศ
แม้จะทำงานจากระยะไกล เครื่องมือการประชุมผ่านเว็บก็ทำหน้าที่เป็นแกนหลักของการสื่อสารในองค์กร ทางเลือกหนึ่งของการสื่อสารแบบเห็นหน้ากันโดยตรง เครื่องมือการประชุมทางเว็บมอบวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างสมาชิกในทีม การสื่อสารทั้งหมด ตั้งแต่การแบ่งปันความคืบหน้าของโครงการไปจนถึงการโต้ตอบรายวัน จะดำเนินการผ่านการแชททางธุรกิจ
นอกจากนี้ เครื่องมือการประชุมผ่านเว็บยังช่วยให้มีรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นโดยไม่ต้องผูกติดอยู่กับสถานที่จริง ซึ่งช่วยเพิ่มความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและการทำงานให้กับพนักงาน นอกจากนี้ยังเสริมสร้างการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมและทำให้เกิดการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล
การสื่อสารสามารถทำได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
การประชุมทางเว็บเป็นวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากกว่าโทรศัพท์หรืออีเมล ตัวอย่างเช่น แม้ว่าคุณจะไม่เห็นการแสดงออกทางสีหน้าของอีกฝ่ายทางโทรศัพท์ แต่คุณสามารถเห็นใบหน้าของอีกฝ่ายในระหว่างการประชุมทางเว็บ ดังนั้นคุณจึงสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลรวมถึงการสื่อสารแบบอวัจนภาษา (เช่น รอยยิ้มและการพยักหน้า) สิ่งนี้จะสร้างความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น การเชื่อมต่อที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น และการสื่อสารที่ราบรื่นยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ เนื่องจากการแชร์หน้าจอสามารถทำได้ในระหว่างการประชุมทางเว็บ คุณจึงสามารถดูและหารือเกี่ยวกับการนำเสนอและเอกสารได้แบบเรียลไทม์ ป้องกันความเข้าใจผิดและส่งเสริมการสนทนาที่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ คุณสามารถตรวจสอบเนื้อหาของการประชุมที่สำคัญได้ในภายหลังโดยใช้ฟังก์ชันบันทึกการประชุม คุณสมบัติเหล่านี้ทำให้การประชุมผ่านเว็บเป็นเครื่องมือที่สะดวกสบายที่ช่วยให้คุณทำงานร่วมกับทีมของคุณได้อย่างง่ายดายไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน โดยไม่คำนึงถึงเวลาหรือสถานที่
ง่ายต่อการปฏิบัติ
แม้ว่าการประชุมทางวิดีโอต้องใช้อุปกรณ์พิเศษ แต่การประชุมผ่านเว็บสามารถเริ่มต้นได้ด้วยคอมพิวเตอร์ ทำให้ง่ายต่อการนำไปใช้ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นบริษัทสตาร์ทอัพที่ยังไม่ได้ระดมทุน การประชุมทางเว็บอาจมีประโยชน์มากเนื่องจากสามารถลดต้นทุนการดำเนินการได้
ข้อเสียของการประชุมผ่านเว็บคืออะไร?
แม้ว่าการประชุมผ่านเว็บจะมีข้อดีหลายประการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของการลดต้นทุนและเวลา แต่ก็มีข้อเสียอยู่บ้างเช่นกัน เมื่อทราบข้อเสียของการประชุมทางเว็บและดำเนินการแก้ไขล่วงหน้า คุณจะได้รับสิทธิประโยชน์มากขึ้นหลังจากนำไปใช้
ยากที่จะอ่านบรรยากาศระหว่างการประชุม
การประชุมทางเว็บจัดขึ้นระหว่างบุคคลที่อยู่ห่างไกลกัน ไม่ใช่การประชุมแบบเห็นหน้ากันอย่างสมบูรณ์ และข้อมูลต่างๆ เช่น พฤติกรรมและท่าทางของบุคคลอื่นก็ขาดหายไป ทำให้ยากต่อการเข้าใจบรรยากาศการประชุม
เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้การประชุมทางเว็บและการประชุมแบบดั้งเดิมที่แตกต่างกันสำหรับการประชุมระดับงานและระดับผู้บริหาร
จำเป็นต้องเตรียมการล่วงหน้า
หากคุณไม่คุ้นเคย การประชุมทางเว็บอาจไม่ราบรื่นเนื่องจากอุปกรณ์ขัดข้อง การเชื่อมต่อไม่ดี เสียงตอบรับของไมโครโฟน ฯลฯ หากคุณกำลังจัดการประชุมทางเว็บเป็นครั้งแรก โปรดตรวจสอบล่วงหน้า โปรดดูข้อมูลต่อไปนี้เกี่ยวกับวิธีการดำเนินการประชุมทางเว็บที่มีประสิทธิภาพ
จำเป็นต้องมีการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตที่เสถียร
ข้อเสียอีกประการหนึ่งคือต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร ปัญหาที่เกิดขึ้นกับสภาพแวดล้อมอินเทอร์เน็ตทั้งฝั่งผู้จัดงานและฝั่งผู้เข้าร่วมอาจทำให้เกิดปัญหา เช่น เสียงผิดเพี้ยนหรือวิดีโอค้าง
เพื่อเป็นแนวทางแก้ไข เมื่อใช้สายโทรศัพท์สำหรับธุรกิจ คุณสามารถทำให้การสื่อสารของคุณมีเสถียรภาพได้แม้ในช่วงที่สายโทรศัพท์บ้านมีการใช้งานหนาแน่น อย่างไรก็ตาม คุณควรทราบว่าสายโทรศัพท์สำหรับธุรกิจจะมีค่าธรรมเนียมสัญญาที่สูงกว่าสายโทรศัพท์บ้าน
คุณสมบัติเครื่องมือการประชุมผ่านเว็บ
เครื่องมือการประชุมทางเว็บมีคุณสมบัติที่คุณต้องการในการสื่อสารออนไลน์ เราจะอธิบายฟังก์ชันพื้นฐานและฟังก์ชันที่มีประโยชน์
ฟังก์ชันพื้นฐานของเครื่องมือการประชุมผ่านเว็บ
ฟังก์ชั่นการแบ่งปันเสียง/วิดีโอ
ฟังก์ชันการแบ่งปันเสียง/วิดีโอช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้ยินและเห็นเสียงและใบหน้าของกันและกัน ทำให้สามารถโต้ตอบได้แบบเรียลไทม์ เมื่อเปรียบเทียบกับการโทรด้วยเสียงเท่านั้น วิดีโอมีข้อดีคือทำให้อ่านอารมณ์และความแตกต่างของอีกฝ่ายได้ง่ายขึ้น
คุณสมบัติการแชร์หน้าจอและไฟล์
คุณสมบัติการแชร์หน้าจอทำให้คุณสามารถแสดงหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณแก่ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ได้ คุณสมบัตินี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการนำเสนอหรือการสาธิต ซึ่งผู้เข้าร่วมสามารถเข้าใจสิ่งที่คุณพูดได้ดีขึ้นโดยดูที่หน้าจอ คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันแชร์หน้าจอเพื่อแชร์เอกสารและข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้
คุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่ต้องมีในเครื่องมือการประชุมทางเว็บ
นอกจากฟังก์ชันพื้นฐานแล้ว เครื่องมือการประชุมผ่านเว็บยังมีฟังก์ชันที่มีประโยชน์อีกมากมาย ในบรรดาฟังก์ชันเหล่านี้ ขอแนะนำฟังก์ชันสองฟังก์ชันต่อไปนี้เป็นพิเศษ
ฟังก์ชั่นการบันทึก/การบันทึก
ฟังก์ชันการบันทึกเป็นฟังก์ชันที่ช่วยให้คุณสามารถบันทึกเสียงและวิดีโอของการประชุมทางเว็บได้ หากคุณมีฟังก์ชั่นบันทึก คุณสามารถตรวจสอบเนื้อหาการประชุมในภายหลัง แบ่งปันกับผู้ที่ไม่อยู่ หรือเก็บไว้เป็นบันทึกได้ นอกจากนี้ ด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลที่บันทึกไว้ คุณสามารถค้นพบประสิทธิภาพของการประชุมและพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง
ฟังก์ชั่นการวาดภาพหน้าจอ (การทำเครื่องหมายหน้าจอ)
คุณสมบัตินี้ช่วยให้สามารถใส่คำอธิบายประกอบและการทำเครื่องหมายแบบเรียลไทม์ระหว่างการแชร์หน้าจอ ตัวอย่างเช่น ผู้เข้าร่วมสามารถวาดเส้นหรือข้อความได้โดยตรงบนสไลด์ที่ต้องการหรือส่วนสำคัญของเอกสารในงานนำเสนอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระหว่างการประชุมการออกแบบและการวางแผน คุณสามารถใช้คุณสมบัติการวาดภาพหน้าจอเพื่อแสดงความคิดและข้อเสนอของคุณเป็นภาพได้ นี่อาจเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากในกระบวนการสร้างสรรค์
ฟังก์ชั่นไวท์บอร์ด
ฟังก์ชั่นไวท์บอร์ดช่วยให้คุณใช้ไวท์บอร์ดเสมือนที่ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถแชร์ในการประชุมทางเว็บได้ ฟังก์ชันไวท์บอร์ดช่วยให้คุณสามารถจดแนวคิด วาดไดอะแกรมและกราฟ และเพิ่มความคิดเห็นได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถแชร์เนื้อหาการประชุมด้วยภาพและรับคำติชมได้
การแปลหลายภาษา
ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบัน คุณอาจสื่อสารกับผู้เข้าร่วมที่พูดได้หลายภาษา ความสามารถในการแปลหลายภาษาช่วยให้การแปลแบบเรียลไทม์ ลดอุปสรรคในการสื่อสารระหว่างผู้เข้าร่วมที่พูดภาษาต่างกัน และอำนวยความสะดวกในการโต้ตอบทางธุรกิจทั่วโลก
การสร้างรายงานการประชุม
ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้คุณสามารถบันทึกเนื้อหาของการประชุมและอ้างอิงได้ในภายหลัง ระบบจดนาทีอัตโนมัติจะเก็บข้อมูลสำคัญระหว่างการประชุมและช่วยให้ผู้เข้าร่วมไตร่ตรองได้ในภายหลัง ช่วยให้ผู้เข้าร่วมมุ่งเน้นไปที่เนื้อหาการประชุม และปรับปรุงการแบ่งปันข้อมูลและการติดตามผล
คุณสมบัติเหล่านี้มีอยู่ใน Chat&Messenger ดังนั้นโปรดดูหน้าคู่มือด้านล่าง
แนะนำการประชุมทางเว็บและประเด็นการเลือกผลิตภัณฑ์
มาดูกันว่าควรนำเครื่องมือการประชุมผ่านเว็บมาใช้ในการประชุมผ่านเว็บอย่างไร เราจะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีนำการประชุมผ่านเว็บมาใช้และประเด็นสำคัญในการเลือกผลิตภัณฑ์
การระบุความต้องการและวัตถุประสงค์
ในระหว่างขั้นตอน "การระบุความต้องการและวัตถุประสงค์" สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาสถานการณ์การใช้งานเฉพาะของระบบการประชุมทางเว็บ ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานขายใช้สำหรับการประชุมกับลูกค้า สิ่งสำคัญคือต้องมีความสามารถในการสนทนาทางวิดีโอคุณภาพสูง การแชร์หน้าจอ การเชื่อมต่อที่เชื่อถือได้ และความเข้ากันได้ทางอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับการเข้าถึงระหว่างเดินทาง ในทางกลับกัน สำหรับการประชุมทีมภายใน คุณจะต้องมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การสนับสนุนสำหรับการประชุมที่มีผู้คนจำนวนมาก ฟังก์ชันการแชท การสร้างนาทีอัตโนมัติ และฟังก์ชันไวท์บอร์ด
ด้วยวิธีนี้ ฟังก์ชั่นและคุณภาพที่ต้องการจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์การใช้งาน ด้วยการระบุความต้องการของคุณอย่างแม่นยำ คุณสามารถเลือกระบบการประชุมทางเว็บที่เหมาะสมที่สุดและนำไปใช้อย่างมีประสิทธิผล การกำหนดงบประมาณและการพิจารณาข้อกำหนดด้านความปลอดภัยก็มีความสำคัญเช่นกันในขั้นตอนนี้ การเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสมตามความต้องการที่ระบุของคุณจะเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าที่สุดสำหรับองค์กรของคุณในที่สุด
การประเมินโซลูชันภายในองค์กรเทียบกับโซลูชันระบบคลาวด์
การเลือกโซลูชันภายในองค์กรหรือระบบคลาวด์จะขึ้นอยู่กับความต้องการ ทรัพยากร นโยบายความปลอดภัย งบประมาณ และอื่นๆ ของบริษัทของคุณ
โซลูชันภายในองค์กรคือวิธีการติดตั้งและดำเนินการระบบโดยตรงบนเซิร์ฟเวอร์ภายในของบริษัท ข้อดีของแนวทางนี้คือ คุณสามารถควบคุมข้อมูลของคุณได้อย่างสมบูรณ์และปรับแต่งได้ในระดับสูง อย่างไรก็ตาม การลงทุนเริ่มแรกนั้นมีจำนวนมาก และการบำรุงรักษาและการอัปเดตระบบต้องใช้ความรู้และทรัพยากรเฉพาะทาง
ในทางกลับกัน โซลูชันคลาวด์ใช้บริการจากผู้ให้บริการภายนอกและเข้าถึงได้ทางอินเทอร์เน็ต ซึ่งจะช่วยลดการลงทุนเริ่มแรกและทำให้ระบบจัดการและอัปเดตได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถปรับขนาดได้สูง ทำให้คุณสามารถเพิ่มหรือลดทรัพยากรได้ตามต้องการ อย่างไรก็ตาม การจัดการข้อมูลและความปลอดภัยขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ ดังนั้นการเลือกผู้ให้บริการจึงเป็นสิ่งสำคัญ
ในขั้นตอนนี้ การประเมินความปลอดภัยของเครือข่าย ข้อกำหนดความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ความพร้อมใช้งาน และต้นทุนอย่างครอบคลุมเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อเลือกโซลูชันที่ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณมากที่สุด นอกจากนี้ จะต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ของการขยายและการเปลี่ยนแปลงในอนาคตด้วย และการเลือกจะต้องทำโดยมีความยืดหยุ่นและคำนึงถึงการพิสูจน์อนาคตด้วย
ประเมินความต้องการการรับส่งข้อมูลเครือข่ายและแบนด์วิธ
การประเมินความต้องการการรับส่งข้อมูลเครือข่ายและแบนด์วิธเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อเลือกผลิตภัณฑ์การประชุมผ่านเว็บ คุณภาพของการประชุมผ่านเว็บของคุณขึ้นอยู่กับแบนด์วิธเครือข่ายที่คุณใช้เป็นอย่างมาก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการประเมินสถานการณ์เครือข่ายโดยละเอียดสำหรับสถานการณ์ทั้งในสำนักงานและการทำงานระยะไกล
หากคุณใช้การประชุมผ่านเว็บเป็นหลักภายในบริษัทของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของบริษัทของคุณมีแบนด์วิธเพียงพอ ซึ่งรวมถึงการประเมินว่าเครือข่ายของบริษัทของคุณสามารถรองรับการประชุมทางเว็บพร้อมกันจำนวนมากและจัดการกับเวลาที่มีการเข้าชมสูงสุดได้หรือไม่
ในทางกลับกัน หากมีงานระยะไกลจำนวนมาก สภาพแวดล้อมทางอินเทอร์เน็ตที่บ้านของพนักงานแต่ละคนก็มีความสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรและมีแบนด์วิธเพียงพอ และให้ความช่วยเหลือหากจำเป็น
โดยเฉพาะหากคุณใช้การประชุมทางวิดีโอบ่อยๆ หรือมีผู้เข้าร่วมการประชุมทางเว็บจำนวนมาก จำเป็นต้องมีแบนด์วิธที่สูงกว่า ฉันจะพิจารณาเปลี่ยนแผนด้วย
ตรวจสอบจำนวนการเชื่อมต่อสูงสุด
การตรวจสอบจำนวนคนสูงสุดที่สามารถเชื่อมต่อได้เมื่อเลือกผลิตภัณฑ์เมื่อใช้ระบบการประชุมผ่านเว็บถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัทและองค์กรที่จัดการประชุมและกิจกรรมขนาดใหญ่บ่อยครั้ง
คุณควรพิจารณาถึงความเป็นไปได้ในการเป็นเจ้าภาพต้อนรับผู้เข้าร่วมเพิ่มขึ้นในอนาคตเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นและขนาดของงานกิจกรรมของคุณ ความสามารถในการปรับขนาดและความยืดหยุ่นยังเป็นเกณฑ์การคัดเลือกที่สำคัญ เนื่องจากบางระบบอนุญาตให้คุณเพิ่มจำนวนการเชื่อมต่อสูงสุดผ่านค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมหรือการอัพเกรด หากคุณละเลยตรวจสอบจำนวนการเชื่อมต่อสูงสุด คุณอาจเลือกระบบที่เข้มงวดเกินความจำเป็น ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาในภายหลังได้
ดังนั้นเมื่อเลือกระบบการประชุมทางเว็บ ไม่เพียงแต่ต้องคำนึงถึงความต้องการในปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความสามารถในการขยายในอนาคตและจำนวนคนสูงสุดที่สามารถเชื่อมต่อได้
คุณภาพการโทร เช่น คุณภาพของภาพ คุณภาพเสียง และการตัดเสียงรบกวน
คุณภาพการโทร เช่น คุณภาพของภาพ คุณภาพเสียง และการตัดเสียงรบกวน มีผลอย่างมากต่อความราบรื่นของการประชุม คุณภาพของภาพและเสียงที่ไม่ดีทำให้ยากต่อการดูสีหน้าและเสียงของบุคคลอื่น และหากไม่มีฟังก์ชันตัดเสียงรบกวน เสียงรบกวนรอบข้างก็ไม่สามารถลบออกได้ ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการสื่อสาร
คุณภาพการโทรยังได้รับผลกระทบจากความเร็วและความเสถียรของสายอินเทอร์เน็ต ตลอดจนประสิทธิภาพและการตั้งค่าของอุปกรณ์ที่ใช้ ดังนั้นให้พิจารณาปัจจัยเหล่านี้เมื่อเลือกเครื่องมือการประชุมทางเว็บที่มีคุณภาพการโทรสูง
ฟังก์ชั่นเพิ่มเติม เช่น การแชร์หน้าจอ ฟังก์ชั่นการบันทึก และการสร้างนาที
นอกเหนือจากฟังก์ชันพื้นฐานแล้ว เครื่องมือการประชุมทางเว็บยังมีฟังก์ชันเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์ เช่น การแชร์หน้าจอและการบันทึก ด้วยการใช้ฟังก์ชันเหล่านี้ คุณสามารถสื่อสารเนื้อหาการประชุมได้ชัดเจนและจัดเก็บบันทึกได้ง่ายขึ้น คุณลักษณะเพิ่มเติมที่รวมไว้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทและแผนของเครื่องมือการประชุมทางเว็บ ดังนั้นให้เลือกเครื่องมือที่มีฟังก์ชันการทำงานที่ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณ
วิธีจัดประชุมผ่านเว็บ [Chat & Messenger]
เราจะอธิบายวิธีจัดการประชุมผ่านเว็บโดยใช้ Chat&Messenger โปรดใช้เมื่อจัดการประชุมผ่านเว็บ
สร้างการสนทนา
การสร้างกลุ่มผู้ส่งข้อความหรือห้องสนทนาทำให้การประชุมทางเว็บกับผู้คนหลายคนเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถสร้างห้องสนทนาได้โดยกดปุ่ม "+" ถัดจาก "ห้องสนทนา"
คุณสามารถเริ่มการประชุมทางเว็บได้อย่างรวดเร็วโดยเลือกสมาชิก ฟังก์ชันนี้ยังอนุญาตให้สมาชิกคนอื่นเข้าร่วมในภายหลังได้อีกด้วย เมื่อโทรออกจากแชท สถานะการโทรจะแสดงขึ้น ทำให้เข้าร่วมการประชุมในภายหลังได้ง่าย
กำหนดการการลงทะเบียน
หากเปิดใช้งาน "การประชุมผ่านเว็บ" เมื่อลงทะเบียนกำหนดเวลา จะมีการแจ้งเตือนให้สมาชิกทราบก่อนถึงเวลาที่กำหนด ทำให้ทุกคนสามารถเข้าร่วมการประชุมได้อย่างราบรื่น คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมได้อย่างรวดเร็วโดยค้นหาเวลาว่างของสมาชิกโดยใช้ปุ่ม "กำหนดเวลาการจอง"
คอลัมน์กำหนดการจะแสดงข้อมูล เช่น "ใครจะเข้าร่วม" "กิจกรรมจะเริ่มต้นเมื่อใด" และ "สถานะการมีส่วนร่วม"
การประชุมทางเว็บที่รวดเร็ว
ผู้เข้าร่วมไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนบัญชี จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมทางธุรกิจออนไลน์และการสัมมนาทางเว็บ
ด้วย Quick Web Conference คุณสามารถกำหนดวันหมดอายุและสร้าง URL ของการประชุมทางเว็บได้ เพียงแค่แชร์ URL ทางอีเมล คุณก็จะเริ่มการประชุมทางเว็บกับผู้ใช้ภายนอกบริษัทของคุณได้อย่างง่ายดาย คุณสมบัติพิเศษของบริการนี้คือคุณสามารถเข้าร่วมการประชุมทางเว็บได้แม้ว่าผู้ใช้รายอื่นจะไม่มีบัญชีก็ตาม
ฟังก์ชันปรับตารางเวลาช่วยให้คุณสามารถปรับตารางเวลาของสมาชิกได้อย่างง่ายดายจากวันที่เสนอ สามารถใช้งานบนเบราว์เซอร์ได้โดยไม่ต้องติดตั้งแอปบนสมาร์ทโฟนของคุณ
3 ระบบการประชุมผ่านเว็บที่แนะนำ
เราจะแนะนำระบบการประชุมผ่านเว็บบางส่วนจากระบบที่มีอยู่มากมาย โปรดใช้ระบบเหล่านี้เพื่อการอ้างอิง
ซูม
Zoom เป็นระบบการประชุมผ่านเว็บฟรีที่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมกันได้สูงสุด 100 คน การประชุมกลุ่มจำกัดเวลาสูงสุด 40 นาที แต่หากสมัครแผนแบบชำระเงิน "Pro" ขึ้นไป คุณจะสามารถใช้งานได้นานถึง 24 ชั่วโมง
เนื่องจากสามารถใช้งานได้กับผู้คนจำนวนมาก จึงใช้ได้ไม่เฉพาะการประชุมระหว่างสมาชิกในสถานที่ห่างไกลเท่านั้น แต่ยังสามารถใช้สำหรับการฝึกอบรมภายในองค์กรพร้อมกันได้อีกด้วย
นอกจากนี้ ระบบ Zoom ยังช่วยให้คุณสามารถใช้การบันทึกและไวท์บอร์ดได้ ดังนั้นจึงเหมาะสำหรับการบันทึกรายงานการประชุมหรือแบ่งปันข้อความและรูปวาดที่เขียนด้วยลายมือ
สไกป์
Skype เป็นระบบแชทวิดีโอที่รู้จักกันดี สามารถสนทนาพร้อมกันได้สูงสุด 100 คน และจำกัดระยะเวลาสนทนาสูงสุดต่อวันไว้ที่ 24 ชั่วโมง นอกจากนี้ คุณยังสามารถบันทึกการสนทนาเพื่อใช้บันทึกการประชุมได้อีกด้วย
คุณยังสามารถใช้โปรแกรมส่งข้อความที่คล้ายกับ LINE ได้ด้วย โดยเปิดใช้งานไว้ในเดสก์ท็อปของคุณ คุณจึงสามารถส่งข้อมูลความคืบหน้าและประกาศต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย
แน่นอนว่าคุณสามารถแชร์หน้าจอและแลกเปลี่ยนไฟล์ได้ แต่ผู้ใช้บางคนบอกว่าการสนทนาจะขาดหายไปหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ซึ่งเหมาะสำหรับผู้ที่ไม่สนใจเรื่องคุณภาพและต้องการทดลองใช้การประชุมผ่านเว็บฟรี
แชท&เมสเซนเจอร์
ทั้งเวอร์ชันเดสก์ท็อปและเบราว์เซอร์ของ Chat&Messenger สามารถบูรณาการกับการประชุมทางเว็บได้อย่างราบรื่น
ฟีเจอร์พรีเมียมมีให้เลือกในเวอร์ชันที่ต้องชำระเงิน ฟีเจอร์ต่างๆ ได้แก่ "ฟังก์ชันวาดภาพ" ที่ให้คุณวาดภาพบนกล้องหรือเอกสารที่แชร์ระหว่างการประชุมผ่านเว็บและแบ่งปันกับผู้เข้าร่วมแบบเรียลไทม์ "การจดจำเสียง" และ "การสร้างบันทึกการประชุม" ที่ผู้สร้างการประชุม (ผู้ดำเนินรายการ) ใช้ได้ "การบันทึกวิดีโอ" ที่สามารถใช้ได้ทั้งในเว็บแอปและเวอร์ชันเบราว์เซอร์ และ "การปรับความละเอียดและอัตราเฟรม" ที่สามารถลดความละเอียดลงได้ตามจำนวนผู้เข้าร่วมเพื่อประหยัดแบนด์วิดท์ทั่วทั้งเครือข่าย แม้ว่าจะมีแบนด์วิดท์เพียงพอทั่วทั้งเครือข่ายก็ตาม
เนื่องจากมีฟังก์ชั่นที่เรียบง่าย จึงแนะนำสำหรับผู้ที่รู้สึกว่าการประชุมผ่านเว็บเป็นเรื่องยาก
จุดสำคัญสำหรับการประชุมทางเว็บที่ประสบความสำเร็จ
เพื่อให้การประชุมผ่านเว็บสะดวกสบายยิ่งขึ้น เราขอแนะนำให้ใช้ไมโครโฟนแบบใส่หูฟังหรือแบบสวมศีรษะ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเข้าร่วมการประชุมผ่านเว็บโดยใช้ไมโครโฟนในตัวของคอมพิวเตอร์ได้ แต่การจะเข้าใจสิ่งที่กำลังพูดนั้นอาจทำได้ยาก เนื่องจากไมโครโฟนจะรับเสียงรบกวนได้ง่าย
การใช้ฟังก์ชันปิดเสียงก็มีความสำคัญเช่นกัน การปิดเสียงไมโครโฟนของทุกคนยกเว้นลำโพงจะช่วยป้องกันเสียงรบกวน แม้ว่าคุณจะเงียบและไม่ได้พูดอะไร เสียงรบกวนในห้องก็อาจถูกไมโครโฟนรับได้ ดังนั้นการใช้ฟังก์ชันปิดเสียงจึงมีความสำคัญ
การจะทำให้การประชุมประสบความสำเร็จได้นั้น สิ่งสำคัญคือต้องมีความคิดสร้างสรรค์ในการตอบสนองของผู้ฟัง โดยพื้นฐานแล้ว ให้เปิดกล้องและแสดงสีหน้าให้กันและกันดู นอกจากนี้ การส่งคำถามผ่านการแชทและใช้แสตมป์ยังช่วยให้การประชุมดูสมจริงขึ้นและทำให้การประชุมน่าตื่นเต้นมากขึ้น
สรุป
การประชุมผ่านเว็บได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในธุรกิจยุคใหม่ และการทำความเข้าใจวิธีการทำงานและประโยชน์ทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ การประชุมทางเว็บก้าวข้ามข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์ ประหยัดเวลาและเงิน และช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มีประโยชน์ทางธุรกิจที่สำคัญ เช่น ความคล่องตัวในการสื่อสาร การลดต้นทุน และการส่งเสริมรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น
การปรับใช้เกี่ยวข้องกับปัจจัยหลายประการ รวมถึงการระบุความต้องการและวัตถุประสงค์ การประเมินโซลูชันภายในองค์กรเทียบกับระบบคลาวด์ การเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสม การตรวจสอบและเสริมความแข็งแกร่งให้กับโครงสร้างพื้นฐานเครือข่าย และการจัดการความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด การพิจารณาสิ่งเหล่านี้อย่างรอบคอบและเลือกวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณคือกุญแจสู่ความสำเร็จ
ท้ายที่สุดแล้ว การใช้ระบบการประชุมผ่านเว็บจะช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ปรับปรุงการสื่อสาร และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมขององค์กรของคุณได้อย่างมาก ในขณะที่เทคโนโลยีก้าวหน้า ฟังก์ชันการทำงานของการประชุมทางเว็บยังคงมีการพัฒนา และความสำคัญของฟังก์ชันนี้จะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในอนาคต