クラウドでファイル共有・文書管理して業務効率化

クラウドでファイル共有・文書管理して業務効率化

ツールやサービスの進化とともに、ビジネスシーンでの文書管理の方法も変化しつつあります。最近では、クラウドに文書を保管することにより、より快適により効率的に資料を管理できるようになったのです。しかし、まだまだクラウドについて知らず、ローカルの環境で文書を保管している企業も少なくありません。そこで、ここからはクラウドの基礎知識やクラウド環境で文書管理するメリットについて解説します。クラウドについて知りたい方や文書管理の手法で悩んでいる方は、ぜひご覧ください。

クラウドとは

まずは、クラウドとはどのようなサービスなのかを紹介します。クラウドは、クラウド・コンピューティングと呼ばれることもあるネットワークのことです。ストレージやサーバー、ソフトウェアを持っていなくても、インターネットを介することで、さまざまなサービスを利用できます。クラウドを使ってできることのひとつとして、文書管理もあるのです。

クラウドがあれば、ソフトウェアやサーバーを自社で用意する必要がありません。自社でサーバーなどを用意すると、システム構築をする時間や費用が必要ですが、クラウドなら不要です。また、クラウドサービスの運営会社がメンテナンスをしてくれるため、ユーザーサイドで考える必要はありません。物理的な場所に縛られずにサービスを利用できるのが、クラウドなのです。

クラウドで文書管理をするメリット

では、クラウドで文書管理をすることに、どのようなメリットがあるのでしょうか？ここではふたつのメリットをピックアップして紹介します。

場所を選ばずに文書へアクセスできる

クラウドで文書を管理すれば、場所を選ばずにアクセスできます。従来であれば、会社に戻らなければ文書を開くことはできませんでした。しかし、クラウドに保存していれば、出先や自宅でも文書を開くことはできるのです。フレキシブルな働き方が求められる現代に求められている機能と言えるでしょう。

文書管理が楽になる

クラウドを使えば、文書を探す手間を省くことができます。クラウドなら、全ての文書を入れて管理できるので、データをどこに入れたか分からなくなることはないのです。クラウドに搭載されている検索機能を使えば、簡単に文書へアクセス可能。管理が簡単にできるようになるのです。

グループウェアなら、クラウドで文書管理できる

クラウドで文書管理するときは、グループウェアが便利です。グループウェアは、業務効率化をするための多機能ツール。業務を効率化するための手段のひとつとして、ファイル共有機能も搭載されているのです。また、ファイル共有機能だけでなく、コミュニケーションツールやプロジェクト管理機能もあり、格安でビジネスに必要な多くのツールを利用できます。グループウェアはクラウド型が主流なので、インターネット上で文書管理ができるのです。クラウドで文書管理するなら、さまざまな機能も搭載されているグループウェアを使うのがいいでしょう。

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まとめ

クラウドで文書管理をするべき理由について解説してきました。クラウド上で文書管理をすれば、ファイルの管理が楽になり、場所を選ばずにアクセスできます。クラウド上で文書管理できるツールはいくつもありますが、その中でもおすすめなのがグループウェアです。さまざまな機能も兼ね備えた業務効率化ツールで、文書をクラウド上で管理することもできます。現代のビジネスシーンに欠かせない優れたツールであるグループウェアを使って、快適に文書管理をしましょう。