그룹웨어는 업무 효율화를 위해 다양한 기능을 갖추고 있다. 그 중 편리한 기능 중 하나가 바로 워크플로우다. 하지만 워크플로우 기능에 대해 잘 모르는 비즈니스맨도 적지 않다. 이에 워크플로우에 대해 자세히 알아보겠습니다. 워크플로우 기능이 탑재된 그룹웨어를 도입해야 할지 고민 중이거나 워크플로우에 대한 지식이 없는 분들은 참고하시기 바랍니다.
워크플로우란?
워크플로우의 의미를 직역하면, 일=업무, 흐름=흐름, 즉 업무의 일련의 흐름이라고 할 수 있습니다. 사내 신청 업무에서는 항상 누군가가 업무를 시작하고 마지막으로 승인하는 사람이 있을 것이다. 이 흐름을 전자화하여 사내 결재 흐름을 간소화하고 업무를 효율화하는 기능이 바로 그룹웨어의 워크플로우입니다.
Chat&Messenger 는 비즈니스 채팅, 웹 회의, 파일 공유, 일정 관리, 문서 관리, 회의실 예약, 근태 관리를 사용하기 쉽게 통합한 그룹웨어입니다. 기업용 보안도 만전으로,무료로 사용할 수 있습니다!
장소에 구애받지 않고 신청 및 승인 가능
그룹웨어에 탑재된 워크플로우 기능은 모두 인터넷상에서 이뤄진다. 따라서 장소에 구애받지 않고 언제든 신청과 승인이 가능합니다. 서류로 결재를 받는 경우, 결재자가 돌아와야만 결재할 수 있다. 결제자가 출장이나 휴가 중이라면 한동안 신청이 불가능하다. 그러면 이후 업무에 지장을 초래할 수 있다.
워크플로우가 탑재된 그룹웨어를 사용하면 어디서든 신청과 승인을 할 수 있습니다. 장소에 구애받지 않고 서로가 편한 시간에 작업할 수 있어 업무 효율을 높일 수 있습니다.
직급이 세분화되어 있는 일본에서 편리함
일본은 직급이 세분화되어 있습니다. 기업마다 다르지만, 일반적으로 평사원→주임→과장→과장→부장→이사→사장으로 이어지는 것이 일반적일 것이다. 사내의 결재 흐름도 이런 흐름으로 되어 있는 경우가 많다. 이런 흐름으로 서류를 제출하고 승인을 받으려면 며칠이 걸리기도 합니다. 비즈니스는 시간과의 싸움인 경우가 많습니다. 자칫하면 좋은 비즈니스 기회를 놓칠 수도 있습니다.
이럴 때 그룹웨어의 워크플로우를 사용하면 서면보다 빠르게 신청과 승인을 할 수 있다. 직급이 세분화되어 있고, 승인자가 여러 명인 일본 기업에 워크플로우 기능은 적합하다.
워크플로우가 있으면 비용 절감도 가능하다.
그룹웨어에서 워크플로우를 사용하면 비용도 절감할 수 있습니다. 문서로 결재를 받으려면 매번 인쇄를 해야 한다. 그때마다 인쇄비와 잉크비가 들어갑니다. 규모가 큰 회사라면 비용도 늘어날 것이다. 또한 신청한 서류를 보관해야 하기 때문에 보관 공간이 필요하다. 사내 공간을 사용하게 되는데, 이것도 비용으로 볼 수 있습니다.
그룹웨어의 워크플로우 기능만 있으면 모든 작업이 인터넷에서 완료됩니다. 프린트 비용도, 보관 비용도 들지 않습니다. 페이퍼리스화를 실현할 수 있기 때문에 깔끔한 사내를 만들 수 있을 것입니다. 워크플로우가 가능한 그룹웨어를 도입하는 것만으로도 업무뿐만 아니라 비용 관리에도 긍정적인 영향을 미칠 수 있습니다.
요약
지금까지 그룹웨어에 탑재된 워크플로우가 어떤 기능인지에 대해 알아보았습니다. 워크플로우 기능은 사내의 신청과 결재를 인터넷으로 완료할 수 있는 기능입니다. 장소에 구애받지 않고 신속하게 업무를 진행할 수 있어 업무 효율을 높일 수 있습니다. 비용절감에도 도움이 되는 큰 장점이 있는 기능입니다. 그룹웨어를 도입할 때 워크플로우 기능이 있는지 확인해 보세요.