그룹웨어를 사용하여 페이퍼리스를 실현하는 방법

2019년 10월 30일

여러분은 페이퍼리스라고 들으면 어떤 것을 떠올릴 수 있습니까? "환경 친화적"이라고 생각하는 것이 많지 않을까요? 분명히 종이없는 환경 친화적 인 측면이 있습니다. 그러나 페이퍼리스의 장점은 그만큼 머무르지 않습니다.

그래서 여기에서는 페이퍼리스의 이점과 그것을 그룹웨어로 실현하는 방법에 대해 소개합니다.

페이퍼리스란?

페이퍼리스란, 전자적인 교환(예를 들면 메일이나 채팅 등)을 구사해, 가능한 한 종이를 사용하지 않게 하는 것입니다. 예를 들어 종이 매체의 서류를 PDF화해, 공유 파일 서버에 보관하는, 등의 대처를 들 수 있습니다.

그러나 페이퍼리스란 "종이를 한 장이나 사용하지 않는다는 것은 아닙니다". 종이 매체에 보관해 두어야 하는 서류와 그렇지 않은 서류를 나누어 정리 정돈하는 것이 목적입니다.

그룹웨어란 정보를 공유하고 커뮤니케이션을 함으로써 업무의 효율화와 생산성 향상을 목표로 하는 툴군입니다. 채팅, 작업 관리, 일정 관리, 파일 공유, 웹 회의 등의 기능을 갖추고 있습니다.

페이퍼리스에 종사하면 어떤 장점이 있는지 살펴 보겠습니다.

종이 매체의 서류를 바인더에 넣어 두는 것보다도, 서류를 전자화해 카테고리화나 일자로 소트 하는 것으로, 원하는 정보에 재빨리 액세스 할 수 있습니다.

종이 매체를 사외로 반출한 경우, 실수로 서류를 떨어뜨릴 가능성이 있습니다. 전자 매체의 경우는 서류에 의해서 열람 권한을 붙이는 것으로, 비록 클라이언트 PC를 두고 잊어 버렸다고 하는 경우에서도 서류를 볼 수 있는 걱정은 없습니다.

종이 매체는 종이 요금, 인쇄 비용, 보관 장소(캐비닛) 등의 비용이 듭니다. 전자화함으로써 이러한 비용을 잘라낼 수 있습니다.

종이 매체는 원격지에 있는 직원과 서류를 공유할 수 없습니다. 전자 매체라면 공유하고 열람할 수 있는 장소에 전자 서류를 넣어 네트워크를 통해 원격지의 직원과 정보를 공유할 수 있습니다.

페이퍼리스의 장점을 알게 된 곳에서 마지막으로 그룹웨어를 사용한 페이퍼리스의 실현 방법에 대해 살펴보겠습니다.

그룹웨어에는 파일 공유 기능이 있습니다. 파일 공유 기능을 사용하여 페이퍼리스화를 실현할 수 있습니다.

하지만 단지 파일 공유 기능이 있으면 좋다는 것은 아닙니다. 방금 전 종이없는 혜택을 누릴 수있는 그룹웨어를 선택하는 것이 중요합니다.

특히 "빠르고 경쾌한 파일 검색" "보안인 것"은 그룹웨어마다 특색있는 부분입니다. 어떤 그룹웨어가 좋은지 파악하는 참고로 해 주세요.

일부러 하나의 파일에 정리할 정도의 내용이 아닌 경우도 있지요. 이 경우 게시판과 비즈니스 채팅 기능이 유용합니다.

게시판이나 채팅을 사용한 교환은 그룹웨어에 계속 남아 있으므로 나중에 검토하고 싶은 경우에 편리합니다.

웹 컨퍼런스는 인터넷을 통해 먼 거점의 여러 직원과 회의할 수 있는 시스템입니다.

웹 컨퍼런스는 “전자화된 정보로 의사소통을 할 때 유용한 도구”입니다. 파일 공유 기능이나 게시판, 채팅 기능과 원활하게 연결되어 있기 때문에, 웹 회의를 사용하는 경우는 종이 매체보다 전자 매체가 더 편리합니다.

페이퍼리스는 단순히 환경 친화적일 뿐만 아니라, 「비용, 보안, 정보 공유의 면에서 어드밴티지가 있다」는 것을 알 수 있을까 생각합니다.

그룹웨어를 잘 활용하면 페이퍼리스화의 혜택을 남기지 않고 받을 수 있습니다. 한번 도입을 검토해 보세요.