그룹웨어로 페이퍼리스화를 실현하는 방법

2019년 10월 30일

여러분은 페이퍼리스라고 들으면 어떤 것을 떠올릴 수 있습니까? "환경 친화적"이라고 생각하는 것이 많지 않을까요? 분명히 종이없는 환경 친화적 인 측면이 있습니다. 그러나 페이퍼리스의 장점은 그만큼 머무르지 않습니다.

그래서 여기서는 페이퍼리스의 장점과 이를 그룹웨어로 구현하는 방법에 대해 소개하고자 한다.

페이퍼리스란?

페이퍼리스란, 전자적인 교환(예를 들면 메일이나 채팅 등)을 구사해, 가능한 한 종이를 사용하지 않게 하는 것입니다. 예를 들어 종이 매체의 서류를 PDF화해, 공유 파일 서버에 보관하는, 등의 대처를 들 수 있습니다.

하지만 페이퍼리스는 '종이를 한 장도 사용하지 않는 것'이 아니다. 종이로 보관해야 하는 서류와 그렇지 않은 서류를 구분하고 정리하는 것이 목적이다.

그룹웨어란 정보를 공유하고 커뮤니케이션을 함으로써 업무의 효율화와 생산성 향상을 목표로 하는 툴군입니다. 채팅, 작업 관리, 일정 관리, 파일 공유, 웹 회의 등의 기능을 갖추고 있습니다.

종이 없는 생활이 어떤 이점이 있는지 알아보자.

종이로 된 문서를 바인더에 넣어두는 것보다 전자화하여 분류 및 날짜별로 정렬하면 원하는 정보에 빠르게 접근할 수 있습니다.

종이 매체를 외부로 반출할 경우, 실수로 서류를 떨어뜨릴 수 있습니다. 전자매체의 경우 문서별로 열람 권한을 부여하면 클라이언트 PC를 두고 왔다고 하더라도 문서를 볼 염려가 없다.

종이 매체는 종이값, 인쇄비, 보관 장소(캐비닛) 등의 비용이 든다. 전자화를 통해 이러한 비용을 절감할 수 있습니다.

종이 매체로는 원격지에 있는 직원과 문서를 공유할 수 없다. 전자 매체라면 공유 및 열람이 가능한 곳에 전자문서를 올려두면 네트워크를 통해 원격지에 있는 직원들과 정보를 공유할 수 있습니다.

페이퍼리스의 장점을 알았다면, 마지막으로 그룹웨어를 통해 페이퍼리스를 실현하는 방법에 대해 알아보자.

그룹웨어에는 파일 공유 기능이 있습니다. 파일 공유 기능을 통해 페이퍼리스화를 실현할 수 있습니다.

하지만 단순히 파일 공유 기능만 있으면 되는 것은 아닙니다. 앞서 말한 페이퍼리스화의 혜택을 누릴 수 있는 그룹웨어를 선택하는 것이 중요하다.

특히 '빠르고 빠른 파일 검색', '보안이 잘 되어 있는 것'은 그룹웨어마다 특징이 있는 부분이다. 어떤 그룹웨어가 좋은지 판단하는 데 참고하세요.

굳이 하나의 파일로 정리할 만큼의 내용이 아닌 경우도 있잖아요. 이럴 때는 게시판이나 비즈니스 채팅 기능이 도움이 됩니다.

게시판이나 채팅으로 주고받은 내용은 그룹웨어 내에 계속 남아있기 때문에 나중에 다시 보고 싶을 때 편리합니다.

웹 컨퍼런스는 인터넷을 통해 멀리 떨어진 지점에 있는 여러 직원들과 회의할 수 있는 시스템입니다.

웹회의는 '전자화된 정보로 커뮤니케이션을 할 때 유용한 도구'이다. 파일 공유 기능, 게시판, 채팅 기능과 원활하게 연결되기 때문에 웹 회의를 사용하는 경우 종이 매체보다 전자 매체가 더 편리하다.

페이퍼리스가 단순히 친환경적일 뿐만 아니라 '비용, 보안, 정보 공유 측면에서 장점이 있다'는 것을 알 수 있었으리라 생각합니다.

그룹웨어를 잘 활용하면 페이퍼리스화의 혜택을 충분히 누릴 수 있습니다. 한 번 도입을 고려해 보시기 바랍니다.