Cách sử dụng phần mềm nhóm không cần giấy tờ

Bạn nghĩ gì khi nghe thấy từ không cần giấy tờ? Nhiều người có thể cho rằng nó “thân thiện với môi trường”. Đúng là không giấy tờ thân thiện với môi trường hơn. Nhưng lợi ích của việc không cần giấy tờ không dừng lại ở đó.

Vì vậy, ở đây chúng tôi sẽ giới thiệu những lợi ích của hoạt động không cần giấy tờ và cách đạt được chúng bằng phần mềm nhóm.

Không cần giấy tờ là gì?

Không cần giấy tờ có nghĩa là tận dụng tối đa thông tin liên lạc điện tử (ví dụ: email, trò chuyện, v.v.) và tránh sử dụng giấy càng nhiều càng tốt. Ví dụ: có thể nỗ lực chuyển đổi tài liệu giấy thành tệp PDF và lưu trữ chúng trên máy chủ tệp dùng chung.

Tuy nhiên, không dùng giấy tờ "không có nghĩa là không sử dụng dù chỉ một tờ giấy". Mục đích là để phân tách và sắp xếp các tài liệu phải được lưu giữ ở dạng giấy và những tài liệu không được lưu giữ ở dạng giấy.

Phần mềm nhóm là gì?

Groupware là một nhóm công cụ nhằm nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc bằng cách chia sẻ thông tin và liên lạc. Nó có các tính năng như trò chuyện, quản lý tác vụ, quản lý lịch trình, chia sẻ tệp và hội thảo trên web.

Ưu điểm của việc không cần giấy tờ

Chúng ta hãy xem những lợi ích của việc không cần giấy tờ.

Việc tìm kiếm tài liệu tương đối dễ dàng

Thay vì giữ tài liệu giấy trong bìa cứng, bạn có thể số hóa chúng và sắp xếp chúng theo danh mục hoặc ngày tháng để truy cập nhanh chóng thông tin bạn muốn.

Giảm nguy cơ rò rỉ thông tin

Nếu bạn mang phương tiện giấy ra ngoài văn phòng, có khả năng bạn sẽ vô tình làm rơi tài liệu. Trong trường hợp phương tiện điện tử, bằng cách chỉ định quyền xem tùy thuộc vào tài liệu, không cần phải lo lắng về việc tài liệu được xem ngay cả khi PC khách bị đặt sai vị trí.

Có tác dụng giảm chi phí

Phương tiện giấy phát sinh các chi phí như chi phí giấy, chi phí in ấn và không gian lưu trữ (tủ). Số hóa có thể cắt giảm những chi phí này.

Tài liệu có thể được chia sẻ với các địa điểm từ xa

Không thể chia sẻ tài liệu giấy với nhân viên ở những địa điểm xa. Với phương tiện điện tử, bạn có thể chia sẻ thông tin với nhân viên từ xa qua mạng bằng cách đặt các tài liệu điện tử ở một vị trí chung và có thể xem được.

Làm thế nào để đạt được mục tiêu không cần giấy tờ bằng cách sử dụng phần mềm nhóm

Bây giờ chúng ta đã hiểu lợi ích của việc không dùng giấy tờ, hãy xem cách đạt được không cần giấy tờ bằng cách sử dụng phần mềm nhóm.

Không cần giấy tờ với chức năng chia sẻ tập tin

Groupware có chức năng chia sẻ tập tin. Bằng cách sử dụng chức năng chia sẻ tập tin, bạn có thể không cần giấy tờ.

Tuy nhiên, chỉ có chức năng chia sẻ file là chưa đủ. Điều quan trọng là chọn phần mềm nhóm cho phép bạn hưởng lợi từ hệ thống không cần giấy tờ đã đề cập trước đó.

Đặc biệt, ``tìm kiếm tệp nhanh chóng và tốc độ cao'' và `` tính bảo mật '' là những đặc điểm mà mỗi phần mềm nhóm đều có. Vui lòng sử dụng thông tin này làm tài liệu tham khảo để xác định phần mềm nhóm nào phù hợp nhất với bạn.

Bạn cũng có thể sử dụng bảng thông báo và chức năng trò chuyện kinh doanh.

Có thể có trường hợp nội dung không đáng để gộp lại trong một tệp. Trong trường hợp đó, bảng thông báo và chức năng trò chuyện kinh doanh có thể hữu ích.

Giao tiếp bằng bảng tin và trò chuyện vẫn còn trong phần mềm nhóm, điều này rất hữu ích nếu bạn muốn xem lại sau.

Hội thảo trên web cũng có hiệu quả khi không cần giấy tờ

Hội nghị trên web là một hệ thống cho phép bạn tổ chức các cuộc họp với nhiều nhân viên ở các địa điểm xa nhau qua Internet.

Hội nghị trên web là "một công cụ hữu ích để giao tiếp bằng thông tin điện tử". Khi sử dụng hội thảo trên web, phương tiện điện tử thuận tiện hơn phương tiện giấy vì nó được kết nối liền mạch với các chức năng chia sẻ tệp, bảng thông báo và chức năng trò chuyện.

Tận hưởng những lợi ích của việc không cần giấy tờ với phần mềm nhóm!

Tôi hy vọng bạn có thể hiểu rằng không cần giấy tờ không chỉ thân thiện với môi trường mà còn có những ưu điểm về chi phí, tính bảo mật và chia sẻ thông tin.

Bằng cách tận dụng tốt phần mềm nhóm, bạn hoàn toàn có thể thu được lợi ích từ việc không cần giấy tờ. Hãy cân nhắc việc giới thiệu nó một lần.