ビジネスチャット、ビデオ通話、文書管理、スケジュールを統合。IP Messenger 互換。基本無料!

文書管理・ファイル共有

文書管理・ファイル共有機能

文書管理機能を利用すると、社内のナレッジ(ノウハウ)文書の共有や、ファイル共有が簡単に利用できます。

以下機能概要です。

  • 文書管理・ファイル共有
    • ナレッジ文書、添付ファイルを使いやすいインターフェースで共有
    • 掲示板、電子回覧版としても利用可能
    • 登録された文書はフォルダ毎に階層化され、公開設定でグループ、ユーザ毎に閲覧を制御可能(パスワード設定も可)
  • 検索がものすごい
    doc_share_search.jpg
    doc_attach_sersch.jpg
    • 文書データベースから、目的の文書を瞬時に検索する事が可能
    • インクリメンタルサーチで高速、軽快に検索する事ができ、スターによる検索、月毎、年毎による改ページが可能
    • Excel、Word、PDF、PowerPoint 等、Office ファイル内の検索も可能
    • 目的の文書を直ぐに探す事ができなければ、文書・ファイル共有されている意味がありません。今お使いのグループウェアはどうですか?
  • テンプレート登録や複写機能で楽々文書登録
    • テンプレートを登録する事で、フォルダ直下の新規投稿文書の初期値を設定する事ができる
    • 文書の書式や、公開設定、パスワード設定などを登録しておくと便利です
    • 投稿済みの文書から複写して新規投稿する事も可能

初期設定など

初期設定は特にありません。下記のように、「表示」メニュー⇒「文書管理表示」にチェックすると、 文書管理タブが開き、必要なモジュールがロードされ CAMServerから 文書データを受信するようになります。
※「文書管理表示」にチェックをしない限り、無駄なリソースを使用する事はありません。
ポイント:
  • 「表示」メニュー⇒「文書管理表示」にチェックがされていない場合、文書データの自動的な受信は行われなくなるため、 新着情報についてバルーンで通知を受け取ることもありません。
  • 文書管理機能の利用の開始にあたって、全員に「文書管理表示」にチェックする旨通知する事が手間な場合は、 新規投稿時に「即時通知」を選択すると、次のような確認ダイアログが対象ユーザへ表示され、「文書管理表示」にチェックするよう案内されます。

文書の投稿

新規投稿は以下ご覧ください。

フォルダについて

  • フォルダ名は左ペインの文書管理タブでツリー上に整理されます。サブフォルダを作成したい場合は、フォルダ名を半角スラッシュ / で区切るようにしてください。
  • 左ペインの文書管理タブのツリーの並び順は、フォルダ名毎、文書の更新日時毎となります。
  • ツリーのアイコンの説明は以下ご覧ください。
  • フォルダのみを作成する操作はありません。常に文書のフォルダ設定で、指定されたフォルダが自動的に作成され、ツリーが構成されます。何らかの理由でフォルダだけ先に作成したい場合は、フォルダにテンプレートを作成すると良いでしょう。

公開設定とパスワード設定

公開設定でアクセス権を設定し、グループ、ユーザ毎に閲覧を制御可能です。またパスワードを設定する事でよりセキュリティを高める事が可能です。 設定方法は以下をご覧ください。

オンプレミス版(LAN) カスタマイズ

CAMServer にパスワードを設定し、セキュリティを高めた運用を行う

文書管理機能リリースに伴い、CAMServer v2.50.45 から、CAMServer サーバ接続時にパスワードを要求するよう設定できます。
設定は、CAMServer 側で 「管理」メニュー⇒「クライアント利用制限」を開き、「クライアントはCAMServer接続時パスワードが必要」 にチェックを行い、任意のパスワードを設定してください。

CAMServer でパスワードを設定すると、 Chat&Messenger 側では、初回 CAMServer 接続時、パスワードの要求があります。 正しくパスワードが入力できた場合、暗号化され保管し、パスワードが変更されるまで問い合わせは行われません。

詳細は下図をご覧ください。
※CAMServer 側で、「クライアント利用制限」にてパスワードを設定する camserver_password.jpg
※CAMServer にパスワードが設定されている場合の Chat&Messenger 側の動作 camserver_password_client.jpg

文書を RAID など耐障害性の高いストレージに保存

初期設定状態では、文書は CAMServer/config/DocShare に保存されていますが、オプションで RAID など耐障害性の高いストレージへ変更する事ができます。
  • CAMServer のPCが RAID など耐障害性の高いストレージで稼働している場合は、この設定は不要です。
  • 既に文書データがある場合は、CAMServer/config/DocShare フォルダを、手動で変更場所へコピーしてから変更を実施してください。
  • ネットワークパスにパスワード認証が必要な場合は、CAMServer 側のPCから事前に Windows 資格情報の登録を行う事で、アクセスが可能になります。
  • CAMServerをWindowsサービスとして実行している場合、ネットワークパスへのアクセス権限の制限のため、サービスの実行アカウントを指定する必要があります。下記は、コントロールパネル より変更可能です。