ビジネスチャット、テレビ会議、ファイル共有、スケジュール管理を統合したグループウェア。IP Messenger 互換。

グループウェア導入で注意したい5つのポイント!

グループウェア導入で注意したい5つのポイント!

オフィスのIT化は、近年急速に進められています。オフィス環境が重視され、従来の無駄な仕事を効率化するために、IT製品が導入されているのです。

社内の業務効率化で注目されているのが、グループウェアです。グループウェアはさまざまな製品が登場し、導入する企業にも選択肢ができました。

しかし、グループウェアを導入しても、業務の効率化を実現できていない企業も存在します。

この記事では、導入前に知るべき5つのポイントを解説しますので、導入を検討している経営者や担当者の方は、ご覧ください。

グループウェアを導入する目的と目標をはっきりさせる

グループウェアは、とても便利な製品です。情報共有を円滑にし、社内のコミュニケーションをスムーズにしてくれます。しかし、ただ導入するだけでは効果が望めません。目的がはっきりしていなければ、導入するだけで満足してしまいます。

グループウェアを導入したことで、会社としてどのようなことを実現したいのか、その目的をはっきりさせましょう。また、目標を掲げることも大切です。目標に設定したことを数値化し、グループウェアの導入前と導入後で比較すれば、効果が分かります。導入しただけで満足しないためにも、目的と目標を決めるようにしましょう。

現場の意見が反映されているか

社内の業務効率化を進めるときにありがちなのが、社長や経営陣によるトップダウンです。もちろん、会社の方針を決めるのは経営陣ですが、実際にグループウェアを使って日々仕事をするのは現場の社員。現場の社員が使いにくいグループウェアを導入したところで、業務の効率化は望めません。

いま導入しようとしているグループウェアは、現場の意見が反映されているでしょうか?グループウェアの導入を決定する前に、現場の社員にも意見を聞いてみましょう。

グループウェアを使う方針が社内に浸透しているか

現場の意見が反映されているグループウェアと同様に、製品を導入する方針が社内に浸透しているかも大切です。グループウェアを導入することのメリットは、社内に浸透しているでしょうか?

トップダウンでグループウェアの導入を決めても、社員が高いモチベーションで使おうと思わなければ、コミュニケーションツールとして役に立ちません。せっかくグループウェアを導入しても、従来どおりのメールやSNSを使っていては宝の持ち腐れです。グループウェアのメリットを社員一人ひとりに伝えることが、業務効率化を実現するポイントになるでしょう。

コストパフォーマンスがいいか

グループウェアを使って業務の効率化やコミュニケーションの促進を実現できても、初期費用や運用コストに見合わなければ、会社の損失になります。初期費用や運用コストが期待している業務効率化に見合っているか検討するのは、非常に大切なことです。

グループウェアは、さまざまな製品が販売されています。選択肢が多いからこそ、コストパフォーマンスがいい製品を見極める必要があります。オプション機能を付けるだけで、金額が大きく変わるケースもあるため、機能と値段のどちらを取るか、的確な判断が求められるのです。グループウェアの導入を決める前に、コストパフォーマンスを確認しましょう。

全社的に導入するか、部分的に導入するか

グループウェアを利用するときに注意したいのが、全社的に導入するか、部分的に導入するかです。グループウェアにはさまざまな機能が備わっているため、すぐに使いこなせる人は少ないでしょう。だからこそ、最初から全社的に導入するのはリスクが高いです。逆に部分的に導入しても、効果があるのか分からないと思う人もいるでしょう。

業務効率化やコミュニケーションの促進に繋がっていると感じられるかは、個人差により違う場合もあります。また、ITリテラシーが高い社員なら導入に積極的ですが、低い人であれば全社的に取り入れた後もほとんど使わないケースもあるでしょう。

一長一短ではありますが、導入リスクを減らすなら、グループウェアを使うモデルチームを作るのがおすすめです。小さいモデルチームからはじめて成功すれば、全社的に導入するのがいいでしょう。自社の特性を見極めて、導入規模に注意することが大切です。

業務効率化を実現するためにも、導入前は慎重に

グループウェアを導入するときに注意したい5つのポイントを解説してきました。業務を効率化してくれるグループウェアは、導入すれば必ず成功するわけではありません。ここで紹介した5つのポイントに注意することで、導入後にコミュニケーションを促進してくれるでしょう。グループウェアの導入前に、再度この記事をチェックしてください!

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