Lima hal yang perlu diperhatikan saat memperkenalkan groupware!
Pengenalan TI di perkantoran telah mengalami kemajuan pesat dalam beberapa tahun terakhir. Lingkungan kantor menjadi semakin penting, dan produk TI diperkenalkan untuk membuat tugas-tugas yang biasanya boros menjadi lebih efisien.
Groupware menarik perhatian untuk meningkatkan efisiensi kerja internal. Berbagai produk groupware telah bermunculan, dan perusahaan yang ingin menginstalnya kini punya pilihan.
Namun, ada beberapa perusahaan yang belum mampu meningkatkan efisiensi bisnisnya bahkan setelah memperkenalkan groupware.
Artikel ini menjelaskan lima poin yang harus Anda ketahui sebelum memperkenalkannya, jadi jika Anda adalah pemilik bisnis atau penanggung jawab yang sedang mempertimbangkan untuk memperkenalkannya, silakan lihat.
Obrolan & Messenger adalah groupware yang mengintegrasikan obrolan bisnis, konferensi web, berbagi file, manajemen jadwal, manajemen dokumen, reservasi ruang konferensi, dan manajemen kehadiran dengan cara yang mudah digunakan. Keamanan sempurna untuk bisnis,Tersedia secara gratis!
Memperjelas maksud dan tujuan memperkenalkan groupware
Groupware adalah produk yang sangat berguna. Ini memfasilitasi berbagi informasi dan komunikasi internal. Namun, memperkenalkannya saja tidak akan membuahkan hasil. Jika Anda tidak memiliki tujuan yang jelas, Anda akan puas hanya dengan melaksanakannya.
Perjelas apa yang ingin dicapai perusahaan Anda dengan memperkenalkan groupware. Penting juga untuk menetapkan tujuan. Anda dapat memahami dampaknya dengan mengukur tujuan yang telah Anda tetapkan dan membandingkannya sebelum dan sesudah memperkenalkan groupware. Agar tidak puas hanya dengan memperkenalkan sistem, pastikan untuk menentukan maksud dan tujuan Anda.
Apakah opini dari lapangan sudah tercermin?
Ketika mendorong efisiensi operasional dalam suatu perusahaan, yang cenderung terjadi adalah pendekatan top-down dari presiden dan tim manajemen. Tentu saja, manajemen menentukan kebijakan perusahaan, namun karyawan garis depanlah yang sebenarnya menggunakan groupware dalam pekerjaan sehari-hari mereka. Memperkenalkan groupware yang sulit digunakan oleh karyawan di lokasi tidak akan meningkatkan efisiensi kerja.
Apakah groupware yang Anda perkenalkan saat ini mencerminkan pendapat di tempat kerja? Sebelum memutuskan untuk memperkenalkan groupware, tanyakan pendapat karyawan garis depan Anda.
Apakah kebijakan penggunaan groupware diterapkan di dalam perusahaan?
Sama seperti groupware yang mencerminkan pendapat di tempat kerja, kebijakan untuk memperkenalkan produk juga penting untuk diterapkan di dalam perusahaan. Apakah manfaat memperkenalkan groupware meresap ke dalam perusahaan Anda?
Sekalipun keputusan untuk memperkenalkan groupware dibuat dari atas ke bawah, jika karyawan tidak memiliki motivasi yang tinggi untuk menggunakannya, hal itu tidak akan berguna sebagai alat komunikasi. Sekalipun Anda memperkenalkan groupware, akan sia-sia jika Anda terus menggunakan email dan SNS seperti biasa. Mengkomunikasikan manfaat groupware kepada setiap karyawan akan menjadi kunci untuk meningkatkan efisiensi kerja.
Apakah ini hemat biaya?
Meskipun groupware dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan meningkatkan komunikasi, namun jika tidak sebanding dengan biaya awal dan operasionalnya, maka akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Sangat penting untuk mempertimbangkan apakah biaya awal dan biaya operasional sepadan dengan efisiensi operasional yang diharapkan.
Berbagai produk groupware tersedia. Karena banyaknya pilihan, maka perlu dicari produk yang menawarkan kinerja biaya yang baik. Dalam beberapa kasus, menambahkan fitur opsional saja dapat membuat perbedaan besar dalam harga, jadi Anda perlu membuat keputusan yang akurat tentang opsi mana yang akan dipilih antara fitur dan harga. Sebelum memutuskan untuk memperkenalkan groupware, periksa kinerja biaya.
Apakah ini akan diterapkan secara keseluruhan atau sebagian?
Saat menggunakan groupware, Anda harus berhati-hati apakah Anda ingin menerapkannya secara keseluruhan atau sebagian. Groupware memiliki beragam fungsi, sehingga hanya sedikit orang yang dapat langsung menggunakannya. Itu sebabnya menerapkannya di seluruh perusahaan sejak awal sangatlah berisiko. Di sisi lain, beberapa orang mungkin berpikir bahwa meskipun mereka memperkenalkannya secara parsial, mereka tidak akan mengetahui apakah hal tersebut akan efektif atau tidak.
Apakah Anda merasa hal ini meningkatkan efisiensi kerja dan meningkatkan komunikasi dapat bervariasi tergantung pada perbedaan individu. Selain itu, karyawan dengan tingkat literasi TI yang tinggi mungkin proaktif dalam memperkenalkan teknologi informasi, namun karyawan dengan tingkat pengetahuan teknologi informasi yang rendah mungkin akan sulit menggunakannya bahkan setelah teknologi tersebut diterapkan di seluruh perusahaan.
Ada pro dan kontra, namun jika Anda ingin mengurangi risiko implementasi, sebaiknya buat tim model yang menggunakan groupware. Jika Anda berhasil dengan tim model kecil, mungkin merupakan ide bagus untuk menerapkannya di seluruh perusahaan. Penting untuk menilai karakteristik perusahaan Anda dan memperhatikan skala pengenalannya.
ringkasan
Kami telah menjelaskan lima hal yang perlu diingat ketika memperkenalkan groupware. Groupware yang meningkatkan efisiensi kerja tidak serta merta menjamin kesuksesan. Dengan memperhatikan lima poin yang diperkenalkan di sini, Anda akan mampu meningkatkan komunikasi setelah implementasi. Silakan periksa artikel ini lagi sebelum menginstal groupware!