그룹웨어 도입 시 주의해야 할 5가지 포인트!

그룹웨어 도입 시 주의해야 할 5가지 포인트!

최근 사무실의 IT화가 빠르게 진행되고 있다. 사무실 환경이 중시되고, 기존의 불필요한 업무를 효율화하기 위해 IT 제품이 도입되고 있는 것이다.

사내 업무 효율화로 주목받고 있는 것이 바로 그룹웨어다. 그룹웨어는 다양한 제품이 등장하면서 도입하는 기업들에게 선택의 폭이 넓어졌다.

하지만 그룹웨어를 도입하고도 업무 효율화를 이루지 못하는 기업도 있다.

이 글에서는 도입 전 알아야 할 5가지 포인트를 설명하니, 도입을 고려하고 있는 경영자나 담당자분들은 참고해 보시기 바랍니다.

그룹웨어 도입 목적과 목표를 명확히 한다.

그룹웨어는 매우 유용한 제품입니다. 정보 공유를 원활하게 해주고, 사내 커뮤니케이션을 원활하게 해준다. 하지만 단순히 도입하는 것만으로는 효과를 기대할 수 없다. 목적이 명확하지 않으면 도입하는 것만으로 만족하게 됩니다.

그룹웨어를 도입하여 회사로서 어떤 것을 실현하고자 하는지 그 목적을 명확히 해야 한다. 또한, 목표를 설정하는 것도 중요합니다. 목표로 설정한 것을 수치화하여 그룹웨어 도입 전과 도입 후를 비교하면 그 효과를 알 수 있습니다. 도입한 것만으로 만족하지 않기 위해서라도 목적과 목표를 정해야 한다.

현장의 의견이 반영되고 있는가

사내 업무 효율화를 추진할 때 흔히 볼 수 있는 것이 사장이나 경영진에 의한 하향식이다. 물론 회사의 방침을 결정하는 것은 경영진이지만, 실제로 그룹웨어를 사용해 매일 업무를 수행하는 것은 현장 직원들이다. 현장 직원들이 사용하기 어려운 그룹웨어를 도입한다고 해서 업무 효율화를 기대할 수 없습니다.

지금 도입하려는 그룹웨어는 현장의 의견을 반영하고 있나요? 그룹웨어 도입을 결정하기 전에 현장 직원들의 의견을 들어보자.

그룹웨어 사용 방침이 사내에 정착되어 있는가?

현장의 의견이 반영된 그룹웨어와 마찬가지로, 제품 도입 방침이 사내에 잘 정착되어 있는지도 중요합니다. 그룹웨어를 도입하면 얻을 수 있는 혜택이 사내에 잘 전달되고 있나요?

탑다운 방식으로 그룹웨어를 도입한다고 해도 직원들이 높은 동기부여를 가지고 사용하지 않는다면 커뮤니케이션 도구로서는 무용지물이다. 그룹웨어를 도입하고도 기존 이메일이나 SNS를 그대로 사용한다면 무용지물이 될 수 있습니다. 그룹웨어의 장점을 직원 개개인에게 알리는 것이 업무 효율화를 실현할 수 있는 포인트가 될 것입니다.

가성비가 좋은지

그룹웨어를 통해 업무의 효율성과 소통을 촉진할 수 있다고 해도 초기 비용과 운영비용이 그에 걸맞지 않으면 회사의 손실이 될 수 있다. 초기 비용과 운영비용이 기대하는 업무 효율화에 부합하는지를 검토하는 것은 매우 중요한 일이다.

그룹웨어는 다양한 제품이 판매되고 있다. 선택의 폭이 넓기 때문에 가성비가 좋은 제품을 가려내야 한다. 옵션 기능을 추가하는 것만으로도 금액이 크게 달라지는 경우도 있기 때문에 기능과 가격 중 어느 쪽을 택할 것인지에 대한 정확한 판단이 필요합니다. 그룹웨어 도입을 결정하기 전, 가성비를 먼저 확인해보자.

전사적으로 도입할 것인가, 부분적으로 도입할 것인가

그룹웨어를 도입할 때 주의해야 할 점은 전사적으로 도입할 것인지, 부분적으로 도입할 것인지이다. 그룹웨어는 다양한 기능을 갖추고 있기 때문에, 당장 사용할 수 있는 사람은 많지 않을 것이다. 그렇기 때문에 처음부터 전사적으로 도입하는 것은 리스크가 큽니다. 반대로 부분적으로 도입해도 효과가 있을지 모르겠다고 생각하는 사람도 있을 것이다.

업무 효율화나 소통의 촉진에 도움이 된다고 느끼는지 여부는 개인에 따라 다를 수 있습니다. 또한, IT 리터러시가 높은 직원이라면 도입에 적극적이지만, 낮은 사람이라면 전사적으로 도입한 후에도 거의 사용하지 않는 경우도 있을 것입니다.

장단점이 있지만, 도입 리스크를 줄이려면 그룹웨어를 사용하는 모델 팀을 만드는 것이 좋습니다. 소규모 모델팀에서 먼저 성공하면 전사적으로 도입하는 것이 좋다. 회사의 특성을 파악하여 도입 규모에 신중을 기하는 것이 중요합니다.

요약

지금까지 그룹웨어를 도입할 때 주의해야 할 5가지 포인트를 설명해드렸습니다. 업무 효율을 높여주는 그룹웨어를 도입한다고 해서 반드시 성공하는 것은 아닙니다. 오늘 소개한 5가지 사항을 참고하면 도입 후 커뮤니케이션을 원활하게 할 수 있을 것이다. 그룹웨어를 도입하기 전에 이 글을 다시 한 번 확인해보자!