그룹웨어 도입으로 주의하고 싶은 5가지 포인트!
오피스의 IT화는 최근 급속히 진행되고 있습니다. 오피스 환경이 중시되어 기존의 쓸데없는 작업을 효율화하기 위해 IT 제품이 도입되고 있습니다.
사내 업무 효율화로 주목 받고 있는 것이 그룹웨어입니다. 그룹웨어는 다양한 제품이 등장해 도입하는 기업에도 선택사항이 생겼습니다.
그러나 그룹웨어를 도입해도 업무의 효율화를 실현할 수 없는 기업도 존재합니다.
이 기사에서는 도입 전에 알아야 할 5가지 포인트를 설명하므로, 도입을 검토하고 있는 경영자나 담당자는, 봐 주세요.
Chat&Messenger 는 비즈니스 채팅, 웹 회의, 파일 공유, 일정 관리, 문서 관리, 회의실 예약, 근태 관리를 사용하기 쉽게 통합한 그룹웨어입니다. 기업용 보안도 만전으로,무료로 사용할 수 있습니다!
그룹웨어 도입의 목적과 목표를 명확히
그룹웨어는 매우 편리한 제품입니다. 정보 공유를 원활하게 하고, 사내의 커뮤니케이션을 원활하게 해 줍니다. 그러나, 단지 도입하는 것만으로는 효과를 바랄 수 없습니다. 목적이 분명하지 않다면, 도입하는 것만으로 만족해 버립니다.
그룹웨어를 도입함으로써 회사로서 어떤 것을 실현하고 싶은지 그 목적을 명확하게 합시다. 또, 목표를 내거는 것도 중요합니다. 목표로 설정한 것을 수치화하고 그룹웨어 도입 전과 도입 후 비교하면 효과를 알 수 있습니다. 도입한 것만으로 만족하지 않기 위해서도, 목적과 목표를 결정하도록 합시다.
현장의 의견이 반영되는가?
사내의 업무 효율화를 진행할 때 흔히 있는 것이 사장이나 경영진에 의한 하향식입니다. 물론 회사의 방침을 결정하는 것은 경영진이지만 실제로 그룹웨어를 사용하여 매일 일하는 것은 현장 직원. 현장 직원이 사용하기 어려운 그룹웨어를 도입한 결과, 업무의 효율화는 바랄 수 없습니다.
지금 도입하려는 그룹웨어는 현장의 의견이 반영되고 있습니까? 그룹웨어의 도입을 결정하기 전에 현장 직원들에게도 의견을 들어보자.
그룹웨어 사용 정책이 사내에 침투하는가?
현장의 의견이 반영된 그룹웨어와 마찬가지로 제품을 도입할 방침이 사내에 침투하고 있을지도 중요합니다. 그룹웨어를 도입하는 이점은 사내에 침투하고 있습니까?
하향식으로 그룹웨어의 도입을 결정해도 직원이 높은 동기 부여에서 사용하려고 생각하지 않으면 커뮤니케이션 도구로 도움이되지 않습니다. 모처럼 그룹웨어를 도입해도, 종래대로의 메일이나 SNS를 사용하고 있어는 보물의 썩은입니다. 그룹웨어의 이점을 사원 한 사람 한 사람에게 전하는 것이 업무 효율화를 실현하는 포인트가 될 것입니다.
비용 성능이 좋은가?
그룹웨어를 사용해 업무의 효율화나 커뮤니케이션의 촉진을 실현할 수 있어도, 초기 비용이나 운용 비용에 맞지 않으면 회사의 손실이 됩니다. 초기 비용과 운영 비용이 예상하는 업무 효율성에 맞는지 고려하는 것은 매우 중요합니다.
그룹웨어는 다양한 제품이 판매됩니다. 선택이 많기 때문에 비용 성능이 좋은 제품을 파악할 필요가 있습니다. 옵션 기능을 붙이는 것만으로, 금액이 크게 바뀌는 경우도 있기 때문에, 기능과 가격의 어느 쪽을 취할지, 정확한 판단이 요구되는 것입니다. 그룹웨어 배포를 결정하기 전에 비용 성능을 확인하십시오.
전사적으로 도입하거나 부분적으로 도입하는지
그룹웨어를 이용할 때 주의하고 싶은 것이 전사적으로 도입할지 부분적으로 도입할 것인가입니다. 그룹웨어는 다양한 기능을 갖추고 있기 때문에, 곧바로 잘 다룰 수 있는 사람은 적을 것입니다. 그렇기 때문에 처음부터 전사적으로 도입하는 것은 위험이 높습니다. 반대로 부분적으로 도입해도, 효과가 있는지 모른다고 생각하는 사람도 있을 것입니다.
업무 효율화나 커뮤니케이션의 촉진에 연결되어 있다고 느껴지는지는, 개인차에 의해 다른 경우도 있습니다. 또, IT 리터러시가 높은 사원이라면 도입에 적극적입니다만, 낮은 사람이면 전사적으로 도입한 후에도 거의 사용하지 않는 경우도 있을 것입니다.
1장 1단이지만 도입 위험을 줄이면 그룹웨어를 사용하는 모델 팀을 만드는 것이 좋습니다. 작은 모델 팀에서 처음으로 성공하면 전사적으로 도입하는 것이 좋을 것입니다. 자사의 특성을 파악하고 도입 규모에 주의하는 것이 중요합니다.
요약
그룹웨어를 도입할 때 주의하고 싶은 5가지 포인트를 설명해 왔습니다. 업무를 효율화해 주는 그룹웨어는 도입하면 반드시 성공하는 것은 아닙니다. 여기에서 소개한 5개의 포인트에 주의하는 것으로, 도입 후에 커뮤니케이션을 촉진해 줄 것입니다. 그룹웨어를 도입하기 전에 다시이 기사를 확인하십시오!