5 điểm cần lưu ý khi giới thiệu phần mềm nhóm!

5 điểm cần lưu ý khi giới thiệu phần mềm nhóm!

Việc ứng dụng CNTT vào các văn phòng đã phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây. Môi trường văn phòng ngày càng trở nên quan trọng hơn và các sản phẩm CNTT đang được giới thiệu để thực hiện các công việc lãng phí truyền thống trở nên hiệu quả hơn.

Groupware đang thu hút sự chú ý trong việc nâng cao hiệu quả công việc nội bộ. Một loạt các sản phẩm phần mềm nhóm đã xuất hiện và các công ty muốn cài đặt chúng giờ đây đã có quyền lựa chọn.

Tuy nhiên, có một số công ty vẫn chưa thể nâng cao hiệu quả kinh doanh ngay cả sau khi giới thiệu phần mềm nhóm.

Bài viết này giải thích 5 điểm bạn nên biết trước khi thực hiện, vì vậy nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách đang cân nhắc thực hiện thì hãy xem qua.

Làm rõ mục đích và mục tiêu giới thiệu phần mềm nhóm

Groupware là một sản phẩm rất hữu ích. Nó tạo điều kiện chia sẻ thông tin và giao tiếp nội bộ. Tuy nhiên, chỉ giới thiệu nó sẽ không mang lại kết quả. Nếu bạn không có mục đích rõ ràng, bạn sẽ hài lòng khi thực hiện nó.

Hãy rõ ràng về những gì công ty bạn muốn đạt được bằng cách giới thiệu phần mềm nhóm. Nó cũng quan trọng để thiết lập mục tiêu. Bạn có thể hiểu được tác động bằng cách định lượng các mục tiêu bạn đã đặt ra và so sánh chúng trước và sau khi giới thiệu phần mềm nhóm. Để tránh hài lòng với việc chỉ giới thiệu hệ thống, hãy nhớ xác định mục đích và mục tiêu của bạn.

Ý kiến từ hiện trường có được phản ánh không?

Khi nâng cao hiệu quả hoạt động trong một công ty, điều có xu hướng xảy ra là cách tiếp cận từ trên xuống của chủ tịch và đội ngũ quản lý. Tất nhiên, ban quản lý quyết định các chính sách của công ty, nhưng chính những nhân viên tuyến đầu mới thực sự sử dụng phần mềm nhóm trong công việc hàng ngày của họ. Giới thiệu phần mềm nhóm khó sử dụng cho nhân viên tại chỗ sẽ không cải thiện hiệu quả công việc.

Phần mềm nhóm mà bạn hiện đang giới thiệu có phản ánh quan điểm của nơi làm việc không? Trước khi quyết định giới thiệu phần mềm nhóm, hãy hỏi ý kiến của nhân viên tuyến đầu của bạn.

Chính sách sử dụng phần mềm nhóm có được áp dụng trong công ty không?

Cũng giống như phần mềm nhóm phản ánh quan điểm của nơi làm việc, điều quan trọng là chính sách giới thiệu sản phẩm phải được thấm nhuần trong công ty. Lợi ích của việc giới thiệu phần mềm nhóm có thấm vào công ty của bạn không?

Ngay cả khi quyết định giới thiệu phần mềm nhóm được đưa ra từ trên xuống, nếu nhân viên không có động lực sử dụng nó cao thì nó sẽ không hữu ích như một công cụ giao tiếp. Ngay cả khi bạn giới thiệu phần mềm nhóm, sẽ thật lãng phí nếu bạn tiếp tục sử dụng email và SNS như bình thường. Truyền đạt lợi ích của phần mềm nhóm tới từng nhân viên sẽ là chìa khóa để nâng cao hiệu quả công việc.

Nó có hiệu quả về mặt chi phí không?

Ngay cả khi phần mềm nhóm có thể được sử dụng để cải thiện hiệu quả công việc và thúc đẩy giao tiếp, nếu nó không xứng đáng với chi phí vận hành và ban đầu, nó sẽ dẫn đến thua lỗ cho công ty. Điều rất quan trọng là phải xem xét liệu chi phí ban đầu và chi phí vận hành có tương xứng với hiệu quả hoạt động dự kiến hay không.

Một loạt các sản phẩm phần mềm nhóm có sẵn. Bởi vì có rất nhiều sự lựa chọn nên cần phải tìm được một sản phẩm mang lại hiệu quả chi phí tốt. Trong một số trường hợp, chỉ cần thêm các tính năng tùy chọn cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn về giá, vì vậy bạn cần đưa ra quyết định chính xác về việc có nên lựa chọn giữa tính năng và giá cả hay không. Trước khi quyết định giới thiệu phần mềm nhóm, hãy kiểm tra hiệu suất chi phí.

Nó sẽ được thực hiện trên toàn công ty hay một phần?

Khi sử dụng phần mềm nhóm, bạn cần phải cẩn thận về việc bạn muốn triển khai nó trên toàn công ty hay một phần. Groupware có nhiều chức năng đa dạng nên sẽ ít người có thể sử dụng được ngay. Đó là lý do tại sao việc triển khai nó trên toàn công ty ngay từ đầu là rất rủi ro. Mặt khác, một số người có thể cho rằng dù chỉ giới thiệu một phần cũng không biết có hiệu quả hay không.

Việc bạn có cảm thấy nó cải thiện hiệu quả công việc và thúc đẩy giao tiếp hay không có thể khác nhau tùy thuộc vào sự khác biệt của từng cá nhân. Ngoài ra, những nhân viên có trình độ CNTT cao có thể chủ động giới thiệu nó, nhưng những người có trình độ CNTT thấp khó có thể sử dụng nó ngay cả khi nó đã được áp dụng trên toàn công ty.

Có những ưu và nhược điểm, nhưng nếu bạn muốn giảm thiểu rủi ro khi triển khai, chúng tôi khuyên bạn nên tạo một nhóm kiểu mẫu sử dụng phần mềm nhóm. Nếu bạn thành công với một nhóm mô hình nhỏ, có thể bạn nên triển khai nó trên toàn công ty. Điều quan trọng là phải đánh giá các đặc điểm của công ty bạn và chú ý đến quy mô giới thiệu.

bản tóm tắt

Chúng tôi đã giải thích năm điểm cần lưu ý khi giới thiệu phần mềm nhóm. Phần mềm nhóm giúp cải thiện hiệu quả công việc không nhất thiết đảm bảo thành công. Bằng cách chú ý đến năm điểm được giới thiệu ở đây, bạn sẽ có thể thúc đẩy hoạt động giao tiếp sau khi thực hiện. Vui lòng kiểm tra lại bài viết này trước khi cài đặt phần mềm nhóm!