ग्रुपवेयर पेश करते समय ध्यान रखने योग्य 5 बातें!

ग्रुपवेयर पेश करते समय ध्यान रखने योग्य 5 बातें!

हाल के वर्षों में कार्यालयों में आईटी की शुरूआत तेजी से हुई है। कार्यालय का माहौल अधिक महत्वपूर्ण होता जा रहा है, और पारंपरिक रूप से बेकार कार्यों को और अधिक कुशल बनाने के लिए आईटी उत्पादों को पेश किया जा रहा है।

ग्रुपवेयर आंतरिक कार्य कुशलता में सुधार के लिए ध्यान आकर्षित कर रहा है। विभिन्न प्रकार के ग्रुपवेयर उत्पाद सामने आए हैं, और जो कंपनियाँ उन्हें स्थापित करना चाहती हैं उनके पास अब एक विकल्प है।

हालाँकि, कुछ कंपनियाँ ऐसी भी हैं जो ग्रुपवेयर लागू करने के बाद भी अपनी व्यावसायिक दक्षता में सुधार नहीं कर पाई हैं।

यह लेख पाँच बिंदुओं की व्याख्या करता है जो आपको इसे शुरू करने से पहले जानना चाहिए, इसलिए यदि आप एक व्यवसाय के मालिक या प्रभारी व्यक्ति हैं जो इसे शुरू करने पर विचार कर रहे हैं, तो कृपया एक बार देख लें।

ग्रुपवेयर शुरू करने के उद्देश्य और लक्ष्यों को स्पष्ट करें

ग्रुपवेयर एक बहुत ही उपयोगी उत्पाद है. यह सूचना साझा करने और आंतरिक संचार की सुविधा प्रदान करता है। हालाँकि, केवल इसे पेश करने से परिणाम नहीं मिलेंगे। यदि आपके पास कोई स्पष्ट उद्देश्य नहीं है, तो आप इसे लागू करके ही संतुष्ट हो जायेंगे।

इस बारे में स्पष्ट रहें कि ग्रुपवेयर पेश करके आपकी कंपनी क्या हासिल करना चाहती है। लक्ष्य निर्धारित करना भी जरूरी है. आप अपने द्वारा निर्धारित लक्ष्यों की मात्रा निर्धारित करके और ग्रुपवेयर शुरू करने से पहले और बाद में उनकी तुलना करके प्रभावों को समझ सकते हैं। केवल सिस्टम शुरू करने से संतुष्ट होने से बचने के लिए, अपना उद्देश्य और लक्ष्य निर्धारित करना सुनिश्चित करें।

क्या क्षेत्र से राय प्रतिबिंबित होती है?

किसी कंपनी के भीतर परिचालन दक्षता को बढ़ावा देते समय, जो होता है वह अध्यक्ष और प्रबंधन टीम की ओर से ऊपर से नीचे का दृष्टिकोण होता है। बेशक, प्रबंधन कंपनी की नीतियां तय करता है, लेकिन यह फ्रंटलाइन कर्मचारी ही हैं जो वास्तव में अपने दैनिक कार्यों में ग्रुपवेयर का उपयोग करते हैं। ऐसे ग्रुपवेयर का परिचय देना जो ऑन-साइट कर्मचारियों के लिए उपयोग करना कठिन है, कार्य कुशलता में सुधार नहीं करेगा।

क्या आप वर्तमान में जो ग्रुपवेयर पेश कर रहे हैं वह कार्यस्थल की राय को प्रतिबिंबित करता है? ग्रुपवेयर पेश करने का निर्णय लेने से पहले, अपने फ्रंट-लाइन कर्मचारियों से उनकी राय पूछें।

क्या ग्रुपवेयर के उपयोग की नीति कंपनी के भीतर व्याप्त है?

ग्रुपवेयर की तरह जो कार्यस्थल की राय को प्रतिबिंबित करता है, यह भी महत्वपूर्ण है कि उत्पाद पेश करने की नीति कंपनी के भीतर व्याप्त हो। क्या ग्रुपवेयर शुरू करने के लाभ आपकी कंपनी में व्याप्त हैं?

भले ही ग्रुपवेयर पेश करने का निर्णय ऊपर से नीचे तक लिया गया हो, अगर कर्मचारी इसका उपयोग करने के लिए अत्यधिक प्रेरित नहीं हैं, तो यह संचार उपकरण के रूप में उपयोगी नहीं होगा। भले ही आप ग्रुपवेयर का परिचय दें, यदि आप हमेशा की तरह ईमेल और एसएनएस का उपयोग जारी रखते हैं तो यह बर्बादी होगी। प्रत्येक कर्मचारी को ग्रुपवेयर के लाभों के बारे में बताना कार्य कुशलता में सुधार की कुंजी होगी।

क्या यह लागत प्रभावी है?

भले ही ग्रुपवेयर का उपयोग कार्य कुशलता में सुधार और संचार को बढ़ावा देने के लिए किया जा सकता है, अगर यह प्रारंभिक और परिचालन लागत के लायक नहीं है, तो इससे कंपनी को नुकसान होगा। यह विचार करना बहुत महत्वपूर्ण है कि क्या प्रारंभिक लागत और परिचालन लागत अपेक्षित परिचालन दक्षता के अनुरूप हैं।

विभिन्न प्रकार के ग्रुपवेयर उत्पाद उपलब्ध हैं। चूँकि बहुत सारे विकल्प हैं, इसलिए ऐसा उत्पाद ढूंढना आवश्यक है जो अच्छा लागत प्रदर्शन प्रदान करता हो। कुछ मामलों में, केवल वैकल्पिक सुविधाएँ जोड़ने से कीमत में बड़ा अंतर आ सकता है, इसलिए आपको सुविधाओं और कीमत के बीच कौन सा विकल्प चुनना है, इस पर सटीक निर्णय लेने की आवश्यकता है। ग्रुपवेयर पेश करने का निर्णय लेने से पहले, लागत प्रदर्शन की जांच करें।

क्या इसे कंपनी-व्यापी या आंशिक रूप से लागू किया जाएगा?

ग्रुपवेयर का उपयोग करते समय, आपको इस बात से सावधान रहना होगा कि आप इसे कंपनी-व्यापी या आंशिक रूप से लागू करना चाहते हैं। ग्रुपवेयर में विभिन्न प्रकार के कार्य होते हैं, इसलिए कम ही लोग इसका तुरंत उपयोग कर पाएंगे। इसलिए इसे शुरू से ही कंपनी-व्यापी लागू करना जोखिम भरा है। दूसरी ओर, कुछ लोग सोच सकते हैं कि अगर वे इसे आंशिक रूप से भी पेश करेंगे, तो उन्हें नहीं पता होगा कि यह प्रभावी होगा या नहीं।

आपको लगता है या नहीं कि यह कार्य कुशलता में सुधार करता है और संचार को बढ़ावा देता है, यह व्यक्तिगत मतभेदों के आधार पर भिन्न हो सकता है। इसके अतिरिक्त, उच्च आईटी साक्षरता वाले कर्मचारी इसे शुरू करने के बारे में सक्रिय हो सकते हैं, लेकिन कम आईटी साक्षरता वाले लोग इसे कंपनी-व्यापी अपनाए जाने के बाद भी शायद ही इसका उपयोग कर सकते हैं।

इसके पक्ष और विपक्ष हैं, लेकिन यदि आप कार्यान्वयन के जोखिमों को कम करना चाहते हैं, तो हम एक मॉडल टीम बनाने की सलाह देते हैं जो ग्रुपवेयर का उपयोग करती है। यदि आप एक छोटी मॉडल टीम के साथ सफल हैं, तो इसे कंपनी-व्यापी रूप से लागू करना एक अच्छा विचार हो सकता है। अपनी कंपनी की विशेषताओं का आकलन करना और परिचय के पैमाने पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है।

सारांश

हमने ग्रुपवेयर पेश करते समय ध्यान रखने योग्य पाँच बिंदु बताए हैं। कार्यकुशलता में सुधार करने वाला ग्रुपवेयर आवश्यक रूप से सफलता की गारंटी नहीं देता है। यहां प्रस्तुत पांच बिंदुओं पर ध्यान देकर आप क्रियान्वयन के बाद संचार को बढ़ावा दे सकेंगे। ग्रुपवेयर इंस्टॉल करने से पहले कृपया इस लेख को दोबारा जांचें!