引入群件时应注意五点

引入群件时应注意五点

近年来，信息技术在办公室中的应用迅速增加。重点是办公环境和信息技术产品的引进，以简化传统的浪费性工作。

群件在提高内部业务效率方面备受关注。现在有多种群件产品可供选择，企业在实施群件时有了更多的选择。

然而，一些公司虽然引入了群件，但却未能提高其运营效率。

本文介绍了实施该系统前需要了解的五个要点，考虑实施该系统的管理人员和员工应阅读本文。

明确引入群件的目的和目标。

群件是一种非常有用的产品。它促进了公司内部的信息共享和顺畅沟通。但是，仅仅引入它并不能使其发挥效用。如果目的不明确，你就会满足于仅仅引入它。

明确公司引入群件的目的和目标。设定目标也很重要。量化你设定的目标，并将其与引入群件前后的结果进行比较，这样你就能看到效果。确保设定目标和指标，这样你就不会仅仅满足于引进系统。

是否反映了实地的意见？

在促进内部业务效率时，总裁或管理团队往往采取自上而下的方式。当然，决定公司政策的是管理团队，但实际使用群件进行日常工作的却是一线员工。如果引进了一线员工难以使用的群件，就无法提高业务效率。

你现在引进的群件是否反映了一线员工的意见？在决定引入群件之前，也要征求一线员工的意见。

公司内部是否有使用群件的政策？

除了群件能反映现场的意见外，引进该产品的政策是否已渗透到公司也很重要。引进群件的好处是否已渗透到公司内部？

即使自上而下决定引入群件，但如果员工使用群件的积极性不高，群件作为一种沟通工具也不会有用。即使费尽周折引进了群件，如果继续使用传统的电子邮件和 SNS，那也是在浪费宝藏。向每一位员工宣传群件的好处是提高工作效率的关键。

成本效益高吗？

即使群件可以提高业务效率和促进沟通，但如果初始成本和运营成本不值得，公司也会蒙受损失。考虑初始成本和运营成本是否与预期的业务效率提高相称是非常重要的。

群件产品种类繁多。由于选择太多，有必要确定哪些产品具有成本效益。在某些情况下，只需增加可选功能，所需的费用就会相差很大，因此你需要准确地决定是要功能还是要价格。在决定引进群件之前，请检查其性价比。

全公司或部分介绍。

在使用群件时，必须注意是在全公司范围内使用，还是分批使用。由于群件功能繁多，很少有人能立即使用。因此，从一开始就在全公司范围内引入是有风险的。另一方面，即使部分引进，有些人也不知道是否有效。

人们是否认为该系统提高了工作效率并促进了沟通，可能因人而异。此外，信息技术素养高的员工可能会积极主动地引进系统，而信息技术素养低的员工即使在全公司范围内引进了系统，也可能很少使用。

虽然凡事都有两面性，但如果想降低实施风险，建议创建一个使用群件的示范团队。最好先从一个小规模的示范团队开始，如果取得成功，再在全公司范围内推广。重要的是要评估贵公司的特点，并注意引进的规模。

摘要

我们介绍了在引入群件时应注意的五点。群件虽然能提高工作效率，但在引入时并不总是很成功。只要注意这里介绍的五点，就能在引入后促进交流。在引入群件之前，请再次查看本文！