5 ข้อควรคำนึงถึงเมื่อแนะนำกรุ๊ปแวร์!

5 ข้อควรคำนึงถึงเมื่อแนะนำกรุ๊ปแวร์!

การนำไอทีมาใช้ในสำนักงานมีความก้าวหน้าอย่างรวดเร็วในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา สภาพแวดล้อมในสำนักงานมีความสำคัญมากขึ้น และมีการนำผลิตภัณฑ์ไอทีมาใช้เพื่อทำให้งานที่สิ้นเปลืองแบบดั้งเดิมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

กรุ๊ปแวร์กำลังดึงดูดความสนใจในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานภายใน มีผลิตภัณฑ์กรุ๊ปแวร์มากมายให้เลือก และบริษัทที่ต้องการติดตั้งผลิตภัณฑ์ก็มีทางเลือกแล้ว

อย่างไรก็ตาม มีบางบริษัทที่ไม่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจของตนได้แม้ว่าจะแนะนำกรุ๊ปแวร์แล้วก็ตาม

บทความนี้จะอธิบาย 5 ประเด็นที่คุณควรรู้ก่อนแนะนำ ดังนั้นหากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจหรือผู้รับผิดชอบที่กำลังพิจารณาแนะนำ โปรดลองดู

ชี้แจงวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการแนะนำกรุ๊ปแวร์

กรุ๊ปแวร์เป็นผลิตภัณฑ์ที่มีประโยชน์มาก อำนวยความสะดวกในการแบ่งปันข้อมูลและการสื่อสารภายใน อย่างไรก็ตาม แค่แนะนำก็ไม่เกิดผล หากคุณไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เพียงแค่คุณนำไปปฏิบัติก็พอใจแล้ว

มีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่บริษัทของคุณต้องการบรรลุผลสำเร็จด้วยการใช้กรุ๊ปแวร์ การกำหนดเป้าหมายก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน คุณสามารถเข้าใจผลกระทบได้โดยการหาจำนวนเป้าหมายที่คุณตั้งไว้และเปรียบเทียบก่อนและหลังการใช้กรุ๊ปแวร์ เพื่อหลีกเลี่ยงความพึงพอใจเพียงแค่แนะนำระบบ อย่าลืมระบุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของคุณ

ความคิดเห็นจากสาขานี้สะท้อนให้เห็นหรือไม่?

เมื่อส่งเสริมประสิทธิภาพการดำเนินงานภายในบริษัท สิ่งที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้นคือแนวทางจากบนลงล่างจากประธานและทีมผู้บริหาร แน่นอนว่าฝ่ายบริหารเป็นผู้ตัดสินใจเกี่ยวกับนโยบายของบริษัท แต่พนักงานแนวหน้าจะใช้กรุ๊ปแวร์ในการทำงานประจำวันจริงๆ การแนะนำกรุ๊ปแวร์ที่พนักงานในสถานที่ใช้งานยากจะไม่ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

กรุ๊ปแวร์ที่คุณกำลังแนะนำอยู่สะท้อนถึงความคิดเห็นของสถานที่ทำงานหรือไม่? ก่อนที่จะตัดสินใจเปิดตัวกรุ๊ปแวร์ โปรดขอความคิดเห็นจากพนักงานแนวหน้าของคุณ

นโยบายการใช้กรุ๊ปแวร์แทรกซึมภายในบริษัทหรือไม่?

เช่นเดียวกับกรุ๊ปแวร์ที่สะท้อนความคิดเห็นในสถานที่ทำงาน สิ่งสำคัญคือต้องมีนโยบายการแนะนำผลิตภัณฑ์แทรกซึมภายในบริษัท ประโยชน์ของการแนะนำกรุ๊ปแวร์แทรกซึมอยู่ในบริษัทของคุณหรือไม่?

แม้ว่าการตัดสินใจเปิดตัวกรุ๊ปแวร์จะทำจากบนลงล่าง แต่หากพนักงานไม่มีแรงจูงใจที่จะใช้มันมากนัก มันก็จะไม่มีประโยชน์ในฐานะเครื่องมือสื่อสาร แม้ว่าคุณจะแนะนำกรุ๊ปแวร์ มันจะเสียเปล่าหากคุณยังคงใช้อีเมลและ SNS ตามปกติ การสื่อสารถึงประโยชน์ของกรุ๊ปแวร์ให้กับพนักงานแต่ละคนจะเป็นกุญแจสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

มันคุ้มค่าหรือไม่?

แม้ว่ากรุ๊ปแวร์จะสามารถนำมาใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและส่งเสริมการสื่อสารได้ แต่หากไม่คุ้มค่ากับต้นทุนเริ่มต้นและการดำเนินงาน ก็จะส่งผลให้บริษัทสูญเสีย เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องพิจารณาว่าต้นทุนเริ่มต้นและต้นทุนการดำเนินงานนั้นสอดคล้องกับประสิทธิภาพการดำเนินงานที่คาดหวังหรือไม่

มีผลิตภัณฑ์กรุ๊ปแวร์ที่หลากหลาย เนื่องจากมีทางเลือกมากมาย จึงจำเป็นต้องหาผลิตภัณฑ์ที่ให้ประสิทธิภาพด้านต้นทุนที่ดี ในบางกรณี การเพิ่มคุณสมบัติเสริมก็อาจสร้างความแตกต่างด้านราคาได้มาก ดังนั้นคุณจึงต้องตัดสินใจอย่างถูกต้องว่าจะเลือกระหว่างคุณสมบัติและราคาหรือไม่ ก่อนตัดสินใจเปิดตัวกรุ๊ปแวร์ ควรตรวจสอบประสิทธิภาพด้านต้นทุน

จะดำเนินการทั่วทั้งบริษัทหรือบางส่วน?

เมื่อใช้กรุ๊ปแวร์ คุณต้องระมัดระวังว่าคุณต้องการนำไปใช้ทั่วทั้งบริษัทหรือบางส่วน กรุ๊ปแวร์มีฟังก์ชันที่หลากหลาย จึงมีเพียงไม่กี่คนที่สามารถใช้งานได้ทันที นั่นเป็นสาเหตุที่การนำแนวคิดนี้ไปปฏิบัติทั่วทั้งบริษัทตั้งแต่เริ่มต้นจึงมีความเสี่ยง ในทางกลับกัน บางคนอาจคิดว่าแม้จะแนะนำไปเพียงบางส่วน แต่ก็ไม่รู้ว่าจะได้ผลหรือไม่

ไม่ว่าคุณจะรู้สึกว่ามันปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและส่งเสริมการสื่อสารหรือไม่อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความแตกต่างของแต่ละบุคคล นอกจากนี้ พนักงานที่มีความรู้ด้านไอทีสูงอาจกระตือรือร้นที่จะแนะนำสิ่งนี้ แต่ผู้ที่มีความรู้ด้านไอทีต่ำอาจแทบจะไม่ได้ใช้งานเลย แม้ว่าจะถูกนำมาใช้ทั่วทั้งบริษัทแล้วก็ตาม

มีข้อดีและข้อเสีย แต่หากคุณต้องการลดความเสี่ยงในการนำไปใช้ เราขอแนะนำให้สร้างทีมโมเดลที่ใช้กรุ๊ปแวร์ หากคุณประสบความสำเร็จกับทีมต้นแบบขนาดเล็ก อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะนำไปใช้ทั่วทั้งบริษัท การประเมินคุณลักษณะของบริษัทของคุณเป็นสิ่งสำคัญและให้ความสำคัญกับขอบเขตการแนะนำ

สรุป

เราได้อธิบายห้าประเด็นที่ควรคำนึงถึงเมื่อแนะนำกรุ๊ปแวร์ กรุ๊ปแวร์ที่ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานไม่ได้รับประกันความสำเร็จเสมอไป เมื่อให้ความสนใจกับห้าประเด็นที่แนะนำในที่นี้ คุณจะสามารถส่งเสริมการสื่อสารได้หลังการปฏิบัติ โปรดตรวจสอบบทความนี้อีกครั้งก่อนที่จะติดตั้งกรุ๊ปแวร์!