No mundo empresarial atual, o groupware é uma ferramenta essencial para a comunicação e para melhorar a eficiência do trabalho. Em particular, o groupware fornecido gratuitamente traz grandes benefícios para pequenas e médias empresas e startups que procuram operar os seus negócios de forma eficiente e, ao mesmo tempo, manter os custos baixos.
Neste artigo:Uma lista comparativa completa de groupware recomendado que você pode continuar a usar gratuitamente, visão geral e funções de groupware, pontos de comparação, como escolher, vantagens e desvantagens de introdução e pontos a serem observados.Forneceremos informações detalhadas.
Aprofunde sua compreensão sobre groupware e crie o software adequado à sua empresa.Free Groupware”Escolha seu produto.
Tabela de comparação de groupware gratuita
Os seguintes produtos sãoGroupware que pode ser usado totalmente gratuitoé.
| Nome do Produto | Principais características | Preço da versão paga (Estimativa mensalmente) | Cloud | sobre premissa | Android iOS | idioma suportado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bater papo& Mensageiro | bater papo conferência web Horário gestão de tarefas gerenciamento de documento Reserva de equipamento gestão da assiduidade | On-premise A partir de 200 ienes Nuvem A partir de 300 ienes | 〇 | 〇 | 〇 | Japonês (língua) Inglês chinês |
| GRUPO R | Linha do tempo Horário quadro de avisos Cartão de ponto ligações gratuitas | Nenhuma versão paga | 〇 | – | 〇 | Japonês (língua) Inglês chinês |
| Escritório e-Broad | Horário memorando de mensagem Cartão de ponto Lista de afazeres quadro de avisos partilha de ficheiros | Nenhuma versão paga | 〇 | – | 〇 | Japonês (língua) |
| Zoho Connect | bater papo voto Criação de grupo Horário partilha de ficheiros chamada de voz Video chamada | iniciante 48 ienes empreendimento 120 ienes Final 360 ienes | 〇 | – | 〇 | Japonês (língua) Inglês chinês 16 outros idiomas |
| Círculo quadrado | bater papo Horário quadro de avisos álbum partilha de ficheiros | luz 770 ienes/mês básico 1.430 ienes Prêmio 1.980 ienes | 〇 | – | 〇 | Japonês Inglês |
| GRID groupware | Horário Reserva de equipamento Cartão de ponto Lista de afazeres partilha de ficheiros Criando minutos | groupware 10.000 ienes ~/mês Número de IDs: ilimitado Capacidade: 10 GB Padrão SFA 50.000 ienes ~/mês Número de IDs: ilimitado Capacidade: 5 GB | 〇 | – | 〇 *Versão paga | Japonês (língua) |
| Estoque | Observação partilha de ficheiros modelo Configurações de permissão | Business 600 ienes empreendimento 1.200 ienes | 〇 | – | 〇 | Japonês (língua) |
| encerrar | bater papo Criação de grupo partilha de ficheiros memorando grátis Horário | Meu plano 350 ienes negócios A partir de 2.000 ienes | 〇 | – | 〇 | Japonês (língua) Inglês |
| Cotovia | bater papo tradução automática área de trabalho partilha de ficheiros chamada de voz Videoconferência | Profissional 1.420 ienes empreendimento Consulta necessária | 〇 | – | 〇 | Japonês (língua) Inglês chinês 13 outros idiomas |
| Grupo Sessão | Horário quadro de avisos Reserva de instalações partilha de ficheiros gestão de tarefas questionário | porCloud Smart 300 ienes ~ Sessão de grupo Consulta necessária | 〇 | 〇 | 〇 | Japonês (língua) |
| TRABALHOS DE LINHA | chamada de voz Video chamada Compartilhamento de tela quadro de avisos calendário | Padrão A partir de 450 ienes avançado 800 ienes ~ | 〇 | – | 〇 | Japonês (língua) Inglês chinês coreano |
| Confluência | gerenciamento de documento modelo documento edição colaborativa | Padrão A partir de 790 ienes Prêmio A partir de 1.510 ienes | 〇 | 〇 | 〇 | Japonês (língua) Inglês chinês 13 outros idiomas |
Funções básicas de groupware
Groupware é uma ferramenta essencial para melhorar a eficiência e a comunicação dos negócios. Esses sistemas têm uma ampla gama de recursos e são utilizados de diversas maneiras, dependendo das necessidades da organização. Os principais recursos básicos do groupware são detalhados abaixo.
Papel como ferramenta de comunicação
A função mais básica do groupware é facilitar a comunicação dentro de uma equipe.ferramentas de bate-papo, e-mail, fórum,conferência web Isso permite compartilhar informações e tomar decisões em tempo real. Essas ferramentas aumentam a transparência e agilizam a comunicação entre as equipes.
Algumas funções de e-mail vêm com um servidor de e-mail, enquanto outras possuem uma função de webmail que pode ser usada como cliente em um navegador.
Além disso, a funcionalidade interna de mídia social permite que os funcionários compartilhem seus conhecimentos e interesses dentro da empresa por meio de suas páginas de perfil. Crie grupos e comunidades com base em temas ou projetos específicos para compartilhar e discutir informações relacionadas. As redes sociais internas tornaram-se um recurso que fortalece as conexões entre os funcionários e facilita o compartilhamento de conhecimento e a colaboração.
Gerenciamento de cronograma e gerenciamento de tarefas
No groupware,Partilha de horários Yatagestão de tarefas Os recursos facilitam o gerenciamento de agendas de indivíduos e equipes. Isso permite que você veja rapidamente o progresso do trabalho e planeje concluir as tarefas no prazo.
Dependendo do produto, também pode existir uma função de reserva de salas de conferência e equipamentos vinculados a horários, ou uma função de emissão automática de URLs para webconferências.
Compartilhamento de arquivos e gerenciamento de documentos
Os recursos de compartilhamento de arquivos e gerenciamento de documentos são essenciais para garantir que os membros da equipe tenham acesso às informações necessárias a qualquer momento. Agilize seu trabalho e garanta a segurança das informações, fornecendo controle de versão de documentos e um ponto único de acesso às informações.
Gestão de fluxo de trabalho
A funcionalidade de fluxo de trabalho permite automação e padronização de processos de negócios. Isso simplifica processos como processos de aprovação e roteamento de documentos, tornando as operações mais transparentes e eficientes.
Quadro de avisos e portal
O recurso de quadro de avisos fornece uma plataforma para compartilhar anúncios e informações importantes dentro da sua organização. A funcionalidade do portal, por outro lado, centraliza o acesso às informações de que você precisa e proporciona aos usuários uma experiência personalizada.
Ao gerenciar centralmente informações como regras da empresa, guias de uso do escritório, formatos de documentos, etc., você pode economizar tempo na busca de informações e melhorar a eficiência do trabalho.
gestão da assiduidade
O gerenciamento de presença melhora a eficiência do gerenciamento de recursos humanos, monitorando as horas de trabalho, as férias e o status de presença dos funcionários. Através desta função, é mantida a transparência do horário de trabalho, permitindo a contratação adequada e a gestão do trabalho.
Que tipo de groupware?
Os produtos Groupware incluem produtos com diversas funções e recursos, além de comunicação e compartilhamento de informações. Aqui, explicaremos cada recurso em detalhes.
Groupware disponível gratuitamente
Groupware gratuito é recomendado para empresas que desejam manter custos baixos, startups com um pequeno número de pessoas e pequenas empresas. No entanto, esteja ciente de que alguns produtos de groupware gratuitos têm limites no número de usuários e na capacidade.
Além disso, as funções são muitas vezes limitadas em comparação com a versão paga, por isso, se quiser agilizar as suas operações de back office, certifique-se de que possui todas as funções de que necessita.
Groupware multifuncional
Groupware multifuncional tem uma variedade de funções, como web mail, chat, webconferência, compartilhamento de arquivos, cartões de ponto, gerenciamento de cronograma, gerenciamento de progresso de projeto e fluxo de trabalho.
Isso permite que você obtenha as informações necessárias para o seu trabalho apenas abrindo o groupware e execute tudo com tranquilidade, desde confirmação de informações até comunicação, relatórios de trabalho, aprovações e reservas de equipamentos. Groupware multifuncional é recomendado para empresas que desejam gerenciar informações de forma centralizada e melhorar a eficiência dos negócios.
Groupware adequado para pequenas e médias empresas
Muitos groupware para pequenas e médias empresas podem ser usados por um pequeno número de pessoas, e também existem produtos baseados em nuvem que podem ser usados a baixo custo.
Além disso, alguns produtos oferecem planos gratuitos para até um determinado número de pessoas, por isso são especialmente recomendados para pequenas empresas que desejam introduzi-los com baixo custo. Porém, alguns produtos possuem um limite máximo de usuários, por isso é necessário levar em consideração as oscilações no número de funcionários no lançamento do produto.
Groupware adequado para grandes empresas
Groupware adequado para grandes empresas normalmente varia de milhares a dezenas de milhares de pessoas.
É adequado para situações onde há muitos departamentos e cargos e é necessária uma gestão detalhada, como compartilhamento de informações entre vários locais e fluxos de trabalho complexos exclusivos de grandes empresas. Dependendo do produto, além do gerenciamento de logs, também é possível gerenciar privilégios de acesso detalhados, como configurações de aplicativos e visualização de documentos.
Além disso, existem produtos que suportam vários idiomas e fusos horários e são fáceis de usar para bases no exterior e membros estrangeiros. Muitos de nossos produtos são totalmente compatíveis com sistemas externos e também apresentam a capacidade de integração suave com sistemas existentes.
Pontos de comparação de groupware
Cada groupware possui funções e recursos diferentes. Aqui estão quatro pontos de comparação que o ajudarão a escolher o groupware que atenda às necessidades da sua empresa.
Existe um plano gratuito?
O primeiro ponto é se existe ou não um plano gratuito. O groupware facilita o compartilhamento de informações e a comunicação e pode melhorar a eficiência do trabalho. Contudo, como o groupware em si não gera receitas, a ideia geral é reduzir custos tanto quanto possível. Alguns groupware oferecem planos gratuitos ou permitem que você experimente gratuitamente por um determinado período de tempo.
É importante verificar se existe um plano gratuito, não só para reduzir custos, mas também para ver se ele atende às necessidades da sua empresa.
Disponibilidade de funções básicas
Também é importante que sua empresa tenha as funções básicas que você precisa. O Groupware possui uma grande variedade de funções, por isso, ao comparar produtos, certifique-se de organizar a finalidade de uso e as funções exigidas, e verifique se eles podem atender às necessidades da sua empresa.
No entanto, se houver demasiadas funções, o custo será elevado e existe o risco de não conseguir utilizar plenamente todas as funções. Classifique cuidadosamente as funções que você precisa e as que não precisa e escolha o produto que atenda às necessidades da sua empresa.
É aplicado a políticas organizacionais, como locais e na nuvem?
As organizações que usam informações pessoais ou confidenciais podem não conseguir usar groupware baseado em nuvem devido a políticas. Nesse caso, verifique se é local. Por outro lado, se quiser usá-lo para teletrabalho ou locais comerciais fora do escritório, você escolherá groupware do tipo nuvem.
Além disso, grandes organizações têm dezenas de milhares de pessoas, portanto, são necessárias configurações detalhadas de restrição de acesso e configurações para cada equipe ou departamento. Nesse caso, seria uma boa ideia escolher um sistema com operação flexível e funções de gestão avançadas.
Presença de funções e aplicativos móveis
A funcionalidade móvel e a disponibilidade de aplicativos também são pontos de comparação. Se você o utiliza com frequência fora da empresa, seria uma boa ideia escolher um groupware que possua um aplicativo móvel dedicado. Os serviços que não possuem aplicativos dedicados podem ser usados a partir de um navegador de smartphone, mas os aplicativos dedicados são mais convenientes, por isso recomendamos produtos que suportem aplicativos.
Comparação de 12 groupwares gratuitos recomendados
Aqui apresentaremos 12 groupware recomendados que você pode usar gratuitamente. Resumimos visões gerais de produtos, recursos, análises e reputações, portanto, use-os como referência ao escolher um produto.
Bate-papo e Mensageiro
Visão geral e recursos do produto
Chat&Messenger é um groupware fácil de usar que integra ferramentas necessárias, como chat de negócios, conferência na web, compartilhamento de arquivos, gerenciamento de agenda/tarefa e reservas de salas de reunião.
É o único que integra várias funções de groupware para compartilhamento de informações em tempo real, como chat de negócios e conferência na web. O formato de serviço é compatível tanto com o local quanto com a nuvem, e tem um histórico de uso por uma ampla gama de organizações, incluindo agências governamentais e grandes empresas.
Como usá-lo gratuitamente
Chat&Messenger oferece um plano gratuito. Você pode acessá-lo com um navegador ou instalar o aplicativo em seu smartphone e se cadastrar como usuário.
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
Houve muitas críticas positivas em relação à facilidade de uso das funções de chat e messenger.
“Você pode enviar facilmente arquivos grandes que são difíceis de enviar por e-mail.”
“Notificações fáceis de entender quando as mensagens chegam”
“Conveniente para verificar o status de leitura e reenviar para usuários offline”
GRUPO R
Visão geral e recursos do produto
R-GROUP é um groupware totalmente gratuito baseado em nuvem que foi instalado por mais de 2.000 empresas no Japão.
Possui 12 funções para facilitar a comunicação empresarial, como agendas, cartões de ponto, gráficos de turnos, e-mail e chat.
Como não há limite de usuários e pode ser utilizado gratuitamente, também é recomendado para empresas que implementam groupware pela primeira vez.
Também pode ser usado em smartphones sem custo adicional.
Como usá-lo gratuitamente
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
Houve muitos comentários que ficaram satisfeitos com o fato de ser gratuito e ter muitos recursos.
“100% pode ser usado gratuitamente e possui todas as funções básicas de groupware”
“Você pode bater papo, quadro de avisos e gerenciamento de agenda de forma totalmente gratuita.”
“Recomendado para pequenas e médias empresas porque pode ser utilizado gratuitamente, sem prazo de validade ou restrição de número de pessoas.”
Escritório e-Broad
Visão geral e recursos do produto
O e-Broad Office é um groupware de alto desempenho que pode ser usado gratuitamente.
Você pode usar com flexibilidade as funções necessárias, como agendas, memorandos de mensagens, cartões de ponto, listas de tarefas, quadros de avisos, catálogos de endereços, listas de membros da empresa e confirmação de funcionários.
Agenda, memorando de mensagens, lista de tarefas e catálogo de endereços também são compatíveis com dispositivos móveis, permitindo que você os use sem problemas, mesmo quando estiver em trânsito.
O provedor, E-Broad Communications Co., Ltd., adquiriu a Marca de Privacidade e é confiável em termos de segurança.
Como usá-lo gratuitamente
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
Não foi possível encontrar nenhum comentário. (Revisão de TI, tendência de TI, pesquisa X não aplicável)
Zoho Connect
Visão geral e recursos do produto
Zoho Connect é um serviço de rede social para empresas que ajuda as empresas a compartilhar informações e trocar ideias.
Desde comunicações internas até pesquisas com funcionários, gerenciamento de arquivos e colaboração em equipe, ele oferece diversos recursos para ajudar a criar um senso de unidade em sua organização.
Os recursos incluem centralizar o conhecimento por meio de uma base de conhecimento e agilizar a comunicação da equipe através da criação de grupos baseados em características comuns.
Além disso, pode integrar-se facilmente com uma ampla gama de serviços externos, como Google, Zoho, Outlook e iCloud.
Como usá-lo gratuitamente
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
Nas análises, houve muitas opiniões que elogiaram muito a função da rede externa.
“O compartilhamento de informações entre múltiplas empresas é gratuito”
“Utilizamos funções de rede externa como infraestrutura para suporte ao cliente, facilitando o suporte remoto.”
“A função de rede externa é útil para gerenciamento de pequenas comunidades”
círculo quadrado
Visão geral e recursos do produto
Circle Square é um aplicativo para gerenciamento de equipes, organizações e comunidades que conta com o suporte de mais de 620.000 usuários há mais de 20 anos.
Equipado com 18 funções úteis, você pode gerenciar facilmente sua agenda e presença online.
Além disso, por meio de ferramentas como chat, quadros de avisos e pesquisas, é possível estimular a comunicação ativa.
Entre estas, a função de e-mail é particularmente abrangente e pode ser utilizada como alternativa a uma lista de discussão.
Como usá-lo gratuitamente
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
Nas análises, muitas opiniões elogiaram a facilidade de uso e o fato de ser simples e fácil de entender.
``A tela é intuitiva e pode ser facilmente operada mesmo sem manual.''
“É muito simples e fácil de entender, por isso pode ser usado por uma ampla gama de pessoas.”
“Ele tem uma estrutura simples, então mesmo usuários iniciantes podem usá-lo sem qualquer confusão.”
Grupo GRIDY
Visão geral e recursos do produto
GRIDY Groupware é um groupware WEB que aprimora o compartilhamento de informações e a comunicação dentro e fora da empresa.
Equipado com 23 funções, como agendas, e-mails, cartões de ponto e fluxos de trabalho, espera-se que melhore a eficiência do trabalho, compartilhe informações sem problemas e ative a comunicação.
Não existem custos iniciais nem mensais, o número de utilizadores é ilimitado, sendo também possível colaborar com utilizadores externos fora da empresa.
Como usá-lo gratuitamente
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
Nas revisões, houve muitas opiniões sobre o uso de funções de gerenciamento de cronograma e compartilhamento de informações.
“Não preciso mais usar um aplicativo separado para gerenciar meu horário de trabalho.”
“Tornou-se mais fácil partilhar informações e gerir horários, o que antes era difícil de fazer verbalmente.”
“Você pode usar a TI para entender a programação da equipe, compartilhar informações, fazer reservas de instalações, etc.”
Estoque
Visão geral e recursos do produto
Stock é o groupware mais simples que qualquer um pode começar a usar.
Está equipado com várias funções, como mensagens, notas, gerenciamento de tarefas, configurações de permissão, etc., e algumas funções, como a função de notas, podem ser usadas offline.
Outro recurso é a capacidade de colaborar com sistemas externos, como Slack, Chatwork e Evernote, e a capacidade de colaborar não apenas dentro da empresa, mas também com membros externos.
Como usá-lo gratuitamente
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
Nas avaliações, houve muitas opiniões que elogiaram muito a função de nota para resumir informações.
``A função de nota é realmente útil para resumir informações.''
``Você pode visualizar todos os tipos de casos escrevendo todos os casos em um caderno como um memorando.''
``Os cadernos são fáceis de usar porque você pode não apenas decorá-los com fontes, mas também incluir tabelas e listas.''
encerrar
Visão geral e recursos do produto
enclo é um aplicativo em nuvem que permite compartilhar facilmente dados de arquivos, bate-papos, notas, etc.
Com uma interface de usuário e operabilidade fáceis de usar, qualquer pessoa pode colaborar facilmente dentro e fora da empresa.
Os recursos incluem uma função de memorando em rich text que também suporta escrita à mão.
Coisas que são difíceis de transmitir apenas por meio de texto podem ser transmitidas de maneira fácil de entender usando ilustrações manuscritas.
Como usá-lo gratuitamente
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
As avaliações incluíram opiniões sobre compartilhamento de arquivos e recursos de bate-papo.
“Você pode usar a função de chat a um preço acessível”
"Pode enviar arquivos grandes com precisão"
“Trabalhar em casa ficou mais fácil com o uso de anexos de arquivos de bate-papo.”
Cotovia
Visão geral e recursos do produto
Lark é uma ferramenta DX que possui todos os aplicativos que você precisa em campo, incluindo chat, e-mail, calendário, videoconferência, documentos, fluxo de trabalho e funções de back office.
Também está equipado com uma função de tradução automática que suporta vários idiomas, permitindo uma comunicação global tranquila, o que pode reduzir custos e melhorar a produtividade.
Além disso, como você pode receber suporte cuidadoso de implementação de consultores digitais, poderá implementá-lo facilmente, mesmo se não tiver um departamento de TI dedicado.
Como usá-lo gratuitamente
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
Nas análises, houve muitas opiniões sobre o uso de múltiplos métodos de comunicação.
``As conversas de bate-papo podem ser conectadas a videochamadas com o toque de um botão.''
“As empresas que introduziram o sistema podem conectar-se facilmente entre si usando a função de chat.”
``O recurso de bate-papo permite criar grupos, o que é útil para gerenciamento de projetos.''
Sessão de grupo
Visão geral e recursos do produto
GroupSession é um groupware que pode ser iniciado gratuitamente e com um número ilimitado de usuários. Todas as funções básicas, como gerenciamento de agenda, quadro de avisos e compartilhamento de informações, podem ser usadas gratuitamente.
Você pode começar a usar a versão em nuvem do sistema por apenas 300 ienes por mês, portanto é um serviço com excelente desempenho de custo. Este serviço é recomendado para quem considera uma implementação de baixo custo.
Como usá-lo gratuitamente
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
Muitos comentários disseram que era multifuncional e tinha uma boa relação custo-benefício.
``Groupware que pode ser usado gratuitamente, mas tem funcionalidade suficiente.
“Você pode usar as mesmas funções do famoso groupware, mas com um custo menor.”
“Senti que a versão em nuvem do servidor dedicado teve o melhor desempenho em termos de custo.”
TRABALHOS DE LINHA
Visão geral e recursos do produto
LINE WORKS é um groupware que pode ser usado com facilidade de uso semelhante ao LINE. Você pode utilizá-lo desde o dia da instalação e pode se comunicar através do chat e dos carimbos que conhece no LINE.
Ele ocupa o primeiro lugar em chat de negócios pago em 2022 e, em janeiro de 2023, mais de 430.000 empresas o adotaram. É usado em vários setores, incluindo varejo, cabeleireiro, logística, construção, imobiliário e assistência médica/de enfermagem, para que possa ser introduzido sem problemas.
Como usá-lo gratuitamente
LINE WORKS possui um plano gratuito, que você pode utilizar assinando o plano gratuito.
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
Nas avaliações, muitas pessoas disseram que, como o LINE é uma ferramenta bem conhecida, é fácil de usar para muitas pessoas.
``Como há muitos usuários do LINE em particular, a penetração após a introdução é suave.''
“Por se tratar de uma versão empresarial do LINE, tudo, desde a introdução até o uso, foi tranquilo como já era conhecido.”
“O serviço é amigável e fácil de entender, por isso mesmo pessoas com baixo conhecimento de TI podem utilizá-lo.”
Confluência
Visão geral e recursos do produto
Confluence é uma ferramenta que permite criar e organizar seu trabalho virtualmente de qualquer lugar. Usado por mais de 75.000 usuários, é amplamente utilizado em todo o mundo.
Também possui um plano gratuito, para que você possa usá-lo gratuitamente.
No entanto, como a sede é uma ferramenta estrangeira baseada na Austrália, o japonês na página inicial pode ser difícil de ler em algumas partes e pode haver alguns problemas de usabilidade.
Como usá-lo gratuitamente
O plano gratuito permite até 10 usuários.
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
Nas análises boca a boca, encontramos muitas opiniões sobre como usá-lo como base de conhecimento.
``Você pode consolidar o conhecimento interno por item e organizar as informações.''
“As informações internas são consolidadas em um só lugar, para que você possa acessar as informações que precisa mesmo quando trabalha remotamente.”
"Ele está sendo usado como um portal compartilhado internamente em grande escala."
Quais são os pontos ao introduzir o groupware?
Aqui explicaremos os pontos a serem considerados ao introduzir o groupware. Existem seis pontos abaixo.
- Possui recursos adequados ao seu propósito?
- É adequado para a escala de negócios?
- É adequado ao ambiente e conteúdo de trabalho utilizado?
- É fácil de operar?
- Posso experimentar gratuitamente?
Possui recursos adequados ao seu propósito?
O primeiro ponto é se o groupware está equipado com funções adequadas ao seu propósito. Ao introduzir o groupware, primeiro organize o propósito e as questões da introdução do groupware e esclareça as funções necessárias.
Por exemplo, se você deseja agilizar as operações de liquidação de despesas, um produto com funções de fluxo de trabalho avançadas que podem cobrir tudo, desde a inscrição até a aprovação e o pagamento, será útil. Se desejar continuar a utilizar o seu sistema existente, é uma boa ideia escolher um produto com ampla funcionalidade de integração.
Ao identificar as funções necessárias desta forma, você pode efetivamente selecionar groupware que atenda às necessidades da sua empresa.
É adequado para a escala de negócios?
Também é importante escolher um produto adequado ao tamanho do seu negócio. Alguns groupware possuem um número mínimo de usuários, portanto, se sua empresa for pequena, você precisará verificar com o fabricante se é possível instalar o produto.
Além disso, alguns groupware têm um limite máximo de escala que pode ser suportado; portanto, mesmo que seu negócio seja grande, você deve verificar se ele pode lidar com a escala de sua empresa.
Certifique-se de verificar os limites superior e inferior da escala suportada e se sua empresa é ou não adequada para uso.
É adequado ao ambiente e conteúdo de trabalho utilizado?
Certifique-se de que corresponde aos métodos de comunicação e conteúdo de trabalho da sua empresa.
Diferentes empresas usam diferentes métodos de comunicação, como e-mail, chat e quadros de avisos. Muitos groupware possuem essas funções, mas primeiro verifique se ela se adapta ao estilo de comunicação da sua empresa.
Além disso, se você planeja aumentar o número de funcionários ou expandir sua empresa no futuro, recomendamos o uso de groupware escalável.
É fácil de operar?
Mesmo que o groupware tenha muitas funções, pode ser difícil penetrar na organização se não for fácil de usar. Alguns produtos de groupware oferecem testes gratuitos, por isso é uma boa ideia experimentá-los e escolher um produto que qualquer pessoa possa operar facilmente. Além disso, o sistema de suporte do fabricante também é importante para aproveitar ao máximo as funções.
Posso experimentar gratuitamente?
Ao escolher o groupware, é muito importante considerar se ele está disponível para teste gratuito. O groupware que oferece um período de teste gratuito oferece uma oportunidade de pré-avaliar a funcionalidade e a usabilidade em um ambiente de negócios real. Isso permite que as organizações vejam se o produto atende às suas necessidades e requisitos específicos.
Ao usar a avaliação gratuita, você pode experimentar as funções do groupware e verificar a facilidade de uso da interface do usuário e a utilidade de várias funções. Além disso, ao coletar feedback dos colaboradores durante o período de teste gratuito, é possível prever que tipo de treinamento e suporte serão necessários para as operações pós-implementação.
Quais são os benefícios da introdução do groupware?
A implementação de groupware tem as seguintes vantagens:
O compartilhamento de informações se torna mais fácil
O Groupware centraliza as funções de comunicação, como e-mail, bate-papo e quadros de avisos, permitindo o compartilhamento tranquilo de informações.
Além disso, você pode compartilhar arquivos, gerenciar tarefas e visualizar agendas de uma só vez com apenas uma ferramenta, facilitando mudanças repentinas de agenda ou convocando conferências na web.
Isso tornará seu trabalho mais eficiente e evitará erros e problemas causados por omissões.
O trabalho de escritório pode ser mais eficiente
Groupware equipado com funções de fluxo de trabalho permite que você execute o trabalho de escritório com eficiência.
Ao definir antecipadamente o fluxo de inscrição/aprovação de despesas e atendimento, você pode concluir de forma rápida e completa o processo de inscrição → aprovação dentro da ferramenta.
Além disso, você pode esperar melhorar a eficiência do trabalho de escritório fazendo reservas para salas de conferência e projetores vinculados a horários e gerenciamento do progresso em tempo real.
FB pode ser usado imediatamente
Ao usar groupware, você pode verificar o progresso do trabalho dos membros em uma lista, permitindo um feedback rápido.
Ao visualizar atrasos no trabalho, você pode investigar facilmente a causa e formular contramedidas.
Além disso, como você pode conversar consultando informações como atas e relatórios, será útil para dar feedback sobre avaliações de pessoal.
O trabalho remoto pode ser feito sem problemas
Mesmo ao trabalhar remotamente, onde a comunicação é difícil, você pode esperar uma comunicação ativa usando quadros de avisos, SNS internos e webconferências.
Além disso, as funções de gerenciamento de cronograma, compartilhamento de informações e compartilhamento de arquivos permitem verificações remotas do status da operação e entrega tranquila de materiais.
Como essas funções podem ser cobertas por um único groupware, ele também pode ser utilizado como escritório virtual.
Desvantagens do groupware
Ao implementar groupware, você também deve considerar suas desvantagens.
Apresentaremos aqui cinco desvantagens específicas, portanto verifique se elas se aplicam à sua empresa e implemente groupware sem arrependimentos.
O custo inicial é obrigatório
Ao introduzir o groupware, há muitos custos iniciais, como instalação do sistema, personalização e treinamento da equipe.
Observe que os custos podem ser altos, especialmente se você for uma organização grande ou precisar de personalização para se adequar ao seu negócio.
Alguns serviços são difíceis de operar
O groupware nos últimos anos tem muitas funções, por isso pode ser difícil de operar dependendo do conhecimento de TI do usuário.
Se você escolher um serviço difícil de operar, será difícil penetrar na organização e você não conseguirá utilizar seus recursos de maneira eficaz.
Escolha um produto que tenha boa operabilidade, como um que qualquer pessoa possa usar facilmente ou que possa ser operado intuitivamente.
O compartilhamento de informações pode se tornar muito próximo
Outra desvantagem é que o compartilhamento de informações pode se tornar muito íntimo.
Embora o groupware facilite o compartilhamento de informações, existe a preocupação de que informações desnecessárias possam aumentar e as informações realmente necessárias possam ser ocultadas.
Escolha um produto com função de alerta ou estabeleça regras para evitar o preenchimento das informações necessárias.
Medidas de segurança são necessárias
O Groupware lida com uma grande quantidade de informações, portanto são necessárias medidas de segurança suficientes.
Se não forem tomadas medidas suficientes, o acesso não autorizado do exterior e a fuga de informações tornar-se-ão um risco importante.
Certifique-se de escolher groupware com excelentes medidas de segurança.
Existem limitações de personalização
Muitos produtos de groupware podem ser personalizados para atender aos negócios da sua empresa, mas há limites para a personalização.
Como resultado, pode ser difícil atender completamente às necessidades da sua empresa; portanto, compare vários produtos e escolha o groupware que melhor atende às suas necessidades.
Pontos a serem observados ao introduzir groupware
Ao instalar groupware, observe os seguintes pontos.
Esses são pontos importantes para uma implementação bem-sucedida de groupware, portanto, certifique-se de conferi-los.
Verifique a usabilidade com a equipe no local
Ao introduzir o groupware, verifique com a equipe de campo real como é e obtenha suas opiniões.
O groupware é usado por muitos funcionários de campo, por isso é importante que seja fácil de usar por qualquer pessoa.
Ao incorporar as opiniões do pessoal de campo ao selecionar o groupware, há uma maior possibilidade de que a penetração do groupware ocorra sem problemas após a sua introdução.
Identifique as funções necessárias
Antes de introduzir o groupware, identifique antecipadamente as funções necessárias.
As funções necessárias variarão dependendo do método de operação e da necessidade de continuar usando o sistema existente.
Ao considerar o método de operação apropriado e identificar as funções necessárias, você será capaz de implementá-lo de forma eficiente e tranquila.
Entenda o groupware e torne seu trabalho mais tranquilo
Neste artigo, fornecemos uma explicação detalhada de como comparar empresas de groupware, como usá-las gratuitamente e pontos a serem considerados ao escolher uma.
Também apresentamos 18 produtos de groupware recomendados que podem ser usados gratuitamente, portanto, use-os como referência ao escolher um produto.
Ao compreender o groupware e usá-lo de maneira eficaz, você poderá administrar seu negócio sem problemas.
Entenda os pontos de comparação, vantagens e desvantagens e escolha o groupware mais adequado às necessidades da sua empresa.