ワークフローシステムとは、組織内の業務プロセスやタスクの流れを自動化し、効率を向上させるためのソフトウェアまたはシステムです。導入することで、業務プロセスが自動化され、効率向上、透明性向上、ヒューマンエラー削減などのメリットが得られ、組織全体の業務効率が向上します。特に、無料で利用できるワークフローシステムは、コストを抑えながら業務を効率化できるため魅力的です。
そこでこの記事では、無料で使い続けられるワークフローシステム7つを徹底的に比較してご紹介します。また、ワークフローシステムのメリットやデメリット、選び方のポイントや導入時の注意点を解説し、よくある質問にも答えていますので、ぜひご一読ください。
ワークフローシステム比較一覧表
以下の製品は完全無料で使い続ける事が出来るワークフローシステムです。
| 製品名 | 主な機能 | 有償版価格 （月額目安） | ワークフロー の機能 | クラウド | オンプレ ミス | 人数制限 無料プラン | アプリ 対応 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Chat&Messenger | チャット Web会議 スケジュールタスク管理 勤怠管理 ワークフロー | オンプレミス 150円～ クラウド 300円～ | ノンコーディングで申請フォーム・経路作成 フォームはテンプレートを用意 チャットでの申請・承認操作 通知、リマインド機能 | 〇 | 〇 | 50人 | 〇 |
| Exment | 顧客管理 タスク管理 データ可視化 | オンプレミス 0円～ クラウド 1,500円～ (保守・導入支援サービス・独自プラグイン開発等は別途有償) | ノンコーディングで申請経路作成 インポート・エクスポート 通知(メール、Slack、Teams) | 〇 | 〇 | 無制限 | × |
| GRIDY グループウエア | チャット スケジュール タスク管理 出勤管理 連絡先管理 プロジェクト管理 備品管理設備予約ファイル共有 | オールインワン 16,500円～ (初期費用は0円) | ノンコーディングで申請フォーム・経路作成 | 〇 | ー | 無制限 | △ |
| GroupSession | チャット 掲示板 スケジュール 出勤管理 連絡先管理 プロジェクト管理 設備予約 ファイル共有 安否確認 | スマートデバイス対応 1,000円～プッシュ通知 1,000円～サポート 4,500円～ | ノンコーディングで申請フォーム・経路作成 フォームはテンプレートを用意 エクスポート(csv、PDF)通知(メール) | 〇 | 〇 | 無制限 | △ |
| SHIRASAGI | メッセージ Web会議 スケジュール 出勤管理 連絡先管理 プロジェクト管理 設備予約 ファイル共有 | クラウド 35,000円～ | 申請フォーム・経路作成 通知(メール、スケジューラ) | 〇 | 〇 | 無制限 | 〇 |
| Tec STORK. | メール スケジュール 出勤管理 設備予約 ファイル共有 | (オープンソースのため無償) | 会計システムとの連携 | ー | 〇 | 無制限 | × |
| Activiti | (オープンソースのためすべて無償) | ノンコーディングで申請フォーム・経路作成 フォームはテンプレートを用意 | ー | 〇 | 無制限 | × |
ワークフローシステムとは
ワークフローとは、業務プロセスの流れを構造化し、文書化することです。これにより、業務の各ステップが明確になり、実行の一貫性と効率性が向上します。ワークフローの主な目的は、作業の透明性を高め、プロセスの効率化と最適化を実現することです。
これには、タスクの自動化、エラーの減少、コミュニケーションの改善などが含まれます。ワークフローを適切に管理することで、企業は業務の正確性を高め、生産性を向上させることができます。
ワークフローシステムの基本機能
ワークフローの基本機能は、組織が従業員や部門が発生させる経費を効果的かつ効率的に管理するためのプロセスをサポートすることです。以下は、ワークフローシステムにおける基本機能の一例です。
入力フォーム設計
申請などに使う入力フォームを作成する機能で、複数のフォーマットが準備されており、既存のフォームを取り込んで加工できるツールもあります。
フロー定義機能
ワークフローの申請や承認（決裁）の順番を設定する機能です。直感的な操作でフローを作成でき、組織の変更に柔軟に対応することができます。特定の条件やトリガーに基づいてタスクの自動割り当て、承認フロー、通知などのルールを設定できる機能もあります。
申請・承認機能
ワークフローシステムの代表的な機能で、申請者はこの機能を使用して申請を行い、承認者は内容を確認して承認、却下、差し戻しなどを行います。承認段階(ステータス)や承認者などの進捗を追跡できる機能により、業務の効率化と透明性を実現します。
通知機能
申請や承認の状況を関係者に知らせる機能です。申請が承認された場合に申請者に通知する、または承認が遅れている場合に承認者に対して督促の通知を送ることが可能です。
他システム連携機能
勤怠管理や経費精算、会計など他のシステムと連携させることが可能です。APIでシームレスな連携ができ、CSVファイルなどでデータの入出力が可能な製品もあります。
これらの機能を適切に利用することで、業務の効率化と透明性が実現され、ワークフローのスムーズな進行と生産性の向上が期待できます。
ワークフローシステムを選ぶポイント
ここでは、ワークフローシステムを選ぶ際にチェックしておきたい6つのポイントをご紹介します。
無料で利用できるか
有料のワークフローシステムを取り入れると、初期費用や月額費用が発生してしまいます。これらの費用は、システムの提供形態や機能、従業員数などによって異なり、カスタマイズや外部ソフト連携、サポートなどに追加費用がかかることもあります。
一方、無料のワークフローシステムを選べば、コストを抑えることが可能です。自社の予算に合ったシステムを選ぶためには、利用人数や機能、データ保持期間、サポート体制などを検討し、コストパフォーマンスの高いシステムを選びましょう。
クラウド型かオンプレミス型か
ワークフローシステムには、自社でサーバーやシステムを管理する「オンプレミス型」と、インターネット上にあるサーバーにシステムが保存されている「クラウド型」があります。
オンプレミス型は、初期費用やメンテナンス費用が高くなりますが、自社でデータを管理でき、比較的自由なカスタマイズが可能です。一方、クラウド型は、初期費用やメンテナンス費用が安く済みますが、データのセキュリティやバックアップに関しては、システム提供者に依存するというデメリットがあります。自社の予算やデータ管理の方針に応じて、最適なシステム提供形態を選びましょう。
既存システムと連携できるか
ワークフローシステムは、給与計算システムや人事管理システムなど、他のシステムと連携することで、業務の効率化やデータの一元化ができます。しかし、システム間の連携には、データの形式や仕様の違いなど、さまざまな課題があるため注意が必要です。自社で運用しているシステムとの連携が可能かどうか、また、連携に必要な費用や工数はいくらかかるかを確認しておきましょう。
サポート体制は充実しているか
ワークフローシステムを導入する際には、システムの設定や導入支援、教育などのサポートが必要です。また、導入後にも、システムのトラブルや法改正への対応などのサポートが必要になる場合があります。システム提供メーカーのサポート体制は、電話やメール、チャットなどの手段や時間帯、費用などさまざまです。自社のニーズに合ったサポート体制を提供しているかどうかを確認しておきましょう。
必要な機能が網羅されているか
ワークフローシステムには、打刻機能や集計機能、休暇管理機能など、基本的な機能が備わっているものがほとんどです。しかし、自社の勤務体系や就業規則に合わせて、カスタマイズや設定変更ができるかどうかは、システムによって異なります。また、シフト管理機能や工数管理機能など、便利な機能も利用できる場合があるため、自社に必要な機能が網羅されているかどうかを確認しておきましょう。
電子帳簿保存法に対応しているか
電子帳簿保存法は、これまで紙で保存が義務付けられていた国税関係の帳簿書類を電子データで保管できるようにした法律です。2022年1月には、ペーパーレス化を促進する法改正が行われ、電子データ保存がより実現しやすくなりました。この変更により、会計処理の手間が削減され、クラウド会計ソフトの導入メリットが一層拡大しました。
電子帳簿保存法の対象文書は、国税関係帳簿、国税関係書類(書類、スキャナ保存、電子取引)に区分されます。
電子帳簿保存法において、文書区分毎に詳細な保存要件は異なりますが、どの文書においても「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。「真実性の確保」は、データが改ざんされず正確であることが確認できることを指し、「可視性の確保」は、誰でも容易に閲覧・確認できることを指します。
ワークフローシステムにおいては、国税関係帳簿及び決算関係書類・国税関係取引書類控の保存要件を満たすことが求められます。真実性の確保の例として、タイムスタンプが付与されたファイルを保存できる機能や、訂正・削除履歴機能が必要です。また、可視性の確保の例として、検索項目を取引年月日・取引金額・取引先とした検索機能や税務調査に備えた電子データのダウンロード機能が必要です。
国税関係帳簿書類をワークフローシステムで保存する場合は、これらの要件を満たしていることを確認しておきましょう。
ワークフローシステムは無料と有料どちらがおすすめ？
ワークフローシステムを選ぶ際、無料と有料のどちらにするかは重要なポイントです。無料のシステムは初期費用や月額費用がかからず、基本機能は十分ですが、利用制限やサポートが不十分なことがあります。有料のシステムは利用制限がなく、データ保存やサポートが充実していますが、費用がかかるデメリットがあり、また、機能が多く使いこなせないケースも多いです。
まずは無料システムで使い勝手や機能を確かめ、必要であれば有料プランへの移行を検討すると良いでしょう。
無料のワークフローシステムおすすめ7選
ここでは、無料で使い続けられるワークフローシステムを7つご紹介します。
Chat&Messenger
製品の概要や特徴
Chat&Messengerは、ビジネスチャットやWeb会議、ファイル共有などの機能に加えて、ワークフロー機能も備えたグループウェアです。ワークフロー機能の最大の特徴はPCログを活用し、リアルタイムで出退勤を管理できる点です。このPCログによるワークフローは客観的な記録に基づいており不正や虚偽の報告を防ぐ効果があります。さらに、休暇管理やアラート通知など基本的なワークフロー機能も備えています。
ビジネスチャットやWeb会議、ワークフロー機能を一元化したChat&Messengerは、複数のシステムを導入する必要がないため、コスト削減が可能です。
無料プランで利用できる機能
有料プランでできること
口コミや評判
チャットやメッセンジャー機能の使いやすさについて良い口コミが多く見られました。
”メールでは送付が難しいような大きなファイルもスムーズに送れる”
”メッセージが届いた際の通知がわかりやすい”
”既読状況の確認や、オフラインユーザーへの再送信機能が便利”
Exment
製品の概要や特徴
新しいWebシステムの登場！様々なデータを一元管理。
これまでのExcelやAccess、そしてGoogleスプレッドシートで行ってきた煩雑なデータ管理が、新しいWebシステムによって一変します。このシステムでは、データの検索、参照、登録、更新などの操作がスムーズに行え、複雑なデータベースの作成が容易になります。
主に会員様向けの顧客管理・契約管理・製品管理・タスク管理などに使用されます。
無料プランで利用できる機能
有料プランでできること
口コミや評判
技術者の視点で、Exmentのマニュアルを1時間ほど読んで作業を開始しましたが、操作に困ることはほとんどなく、簡単に操作できる印象。プログラミングの知識がなくても使いこなすことができる。
“オープンソースで機能制限がない”
“日本ベンダーである良さ”
“API連携の充実”
“対応しているOSが多い”
GRIDY グループウエア
製品の概要や特徴
GRIDY グループウェアは、企業等の組織、さらには企業間を飛び越えたグループ会社や協力会社まで、社内外での情報共有を活性化し、コミュニケーションを強化するグループウェアアプリケーションです。
従来のグループウェアの概念は社内のみの情報共有でしたが、 GRIDY グループウェアは社内での情報共有だけでなく、セキュアな環境を保持したまま、社外のGRIDY グループウェアユーザーと連携することができるため、企業間を飛び越えた情報共有が、高度な設定や追加投資をすることなく実現します。
社内外での情報共有をはじめ、知識資産を共有することでコミュニケーションが円滑になり、業務効率をより向上させることが可能になります。
高度な設定や追加投資等は一切なし。パソコンとインターネットをご利用できる環境さえあれば、どなたでも、今すぐにご利用可能なSaaS型のグループウェアです。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
1法人単位での契約で人数は無制限に利用できる料金形態のため、全従業員へのシステム導入に対するハードルが低いようです。グループウエアから顧客管理まで、ビジネスに必要な機能がこの製品で包括して利用できるため、 画面を多く開かなくても良くなった、情報の検索性があがったとの声が寄せられています。
“人数無制限で固定費用であり操作も簡単”
“クラウドタイプのオールインワンパッケージアプリ”
“ちらばっていた顧客管理、ステータス管理が一元化されました”
“コミュニケーションツールとしても活用できるとよい”
GROUPSESSION
製品の概要や特徴
無料・ユーザ数無制限からスタートできるグループウェア
「スケジュール」「施設予約」「掲示板」「ファイル管理」「稟議」「WEBメール」など多彩な機能を持ち、組織のコミュニケーションを円滑にし情報共有を促進することができます。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
GroupSessionのITreviewユーザーの満足度は現在3.7となっており、同じ グループウェアのカテゴリーに所属する製品では11位、 となっています。
“カスタマイズが自由にできる”
“スケジュール管理や施設予約など社内の情報をまとめられる”
“シンプルで操作性が良いです。”
“掲示板の機能をもう少し充実して欲しい”
“無料で使えるグループウエアとしては十分な機能が揃っている。”
SHIRASAGI
製品の概要や特徴
「シラサギ」は、Ruby、Ruby on Rails、MongoDBで動作する中・大規模サイト向けCMSです。コアの設計がSNSとなっているため、Webアプリケーション開発プラットフォームとしての利用も可能です。
MITライセンスのオープンソースのため、誰でも無償でご利用になれます。
オフィス内の情報を公開、共有、活用するためのツールも充実しています。オープンソースなので、もちろん基本的な機能はすべて無料。企業内のコミュニケーションを高めながら、業務の効率化やコスト削減につなげられます。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
レスポンシブ対応（デバイスの画面の大きさに合わせてページを表示すること）がある点やあらゆる情報をまとめられる点から、SHIRASAGIはカスタマイズ性が高いグループウェアとして評価されています。
”昔OSCで見かけて気になってたCMSとしてもグループウェアとしても使えるSHIRASAGIを試しに入れてみた。レスポンシブ対応だしなかなか使いやすそう。”
”主に公共機関用、グループウェアがSNS的に運用可能なので中小企業等でメールの誤配信事故防止、スケジューラから休みの申請＆承認ができたり中小企業はこれ１つでかなり行けます。”
Tec STORK.
製品の概要や特徴
テック情報株式会社の「Tec STORK.」は、散在する情報を集約して業務効率化に結びつけるオープンソースのグループウェアです。掲示板やスケジュール管理のほか、リマインダーや設備予約などの機能を搭載しています。業務システムのデータと連携し、機能を拡張可能です。
無料で活用する方法
有料プランでできること
(なし)
口コミや評判
(なし)
Activiti
製品の概要や特徴
Activitiは、Java実装のワークフローエンジンであり、「BPMN 2.0」でビジネスプロセスを実行できます。
「BPMN 2.0準拠プロセス図を記述できるデザイナー」と「プロセス図をビジネスプロセスとして実行/管理できるBPMエンジン」の2つの機能を中核としています。
ビジネスエンドユーザー/開発者/システム管理者などを対象としており、自動化課題の解決を支援します。
無料で活用する方法
有料プランでできること
(なし)
口コミや評判
(なし)
ワークフローシステムのメリット・デメリット
ワークフロー製品の導入には、業務の効率化、エラーの削減、透明性の向上などのメリットがあります。しかし、導入には初期投資が必要であり、従業員のトレーニングやシステムのカスタマイズが必要になる場合もあります。また、企業の特定のニーズに合わない製品を選ぶと、期待した効果が得られない可能性もあります。
無料のワークフローシステム導入時の注意点
無料のワークフローシステムを導入する際には、注意が必要です。以下は、その際に考慮すべき主なポイントです。
- 機能の制約を確認
無料のワークフローシステムには通常、制約が存在します。使用可能なユーザー数やストレージ容量、高度な機能の制限などを確認し、組織の要件に合致しているか注意深く確認しましょう。
- セキュリティとプライバシー
ビジネスプロセスやデータは機密性が高いことがあります。無料のシステムを選ぶ際には、セキュリティやプライバシーに関するポリシーを確認し、組織の情報が適切に保護されていることを確認しましょう。
- 将来の拡張性
現時点での組織の規模やニーズに対応しているかだけでなく、将来的な拡張性も考慮しましょう。組織が成長するにつれて、ワークフローシステムも柔軟に対応できることが重要です。
- サポートとドキュメンテーション
無料のサービスであっても、十分なサポートが提供されているか確認しましょう。また、利用者向けのドキュメンテーションやトレーニングリソースがあると、導入と利用の際に助けになります。
- 統合可能性
組織が既存のツールやシステムを利用している場合、ワークフローシステムがこれらと統合可能かどうか確認してください。スムーズな業務プロセスのためには、異なるツールとの連携が重要です。
- データのエクスポート
ワークフローシステムからデータをエクスポートできるかどうかを確認しておくと、将来的な移行やデータのバックアップが容易になります。
- 利用規約の理解
利用規約を十分に理解し、特に無料版から有料版への移行に際しての条件や費用、制約について確認しておくと良いでしょう。
これらの注意点を考慮することで、無料のワークフローシステムを導入する際に、組織の要件や期待に合致したものを選ぶことができます。
ワークフローシステムのよくある質問
Q:どのような業種や組織規模に適していますか？
A:ワークフローシステムはさまざまな業種や組織規模に適しています。特にプロセスが繰り返し発生する業務やタスクの管理に有用です。
Q:ワークフローシステムはクラウドベースとオンプレミスどちらが良いですか？
A:組織の要件やセキュリティポリシーによります。クラウドは柔軟性があり、オンプレミスはセキュリティの制御が強力です。
Q:データのセキュリティはどのように確保されますか？
A:データセキュリティはワークフローシステムプロバイダのセキュリティ対策に依存します。SSL暗号化やアクセス制御などが一般的な対策です。
Q:ワークフローシステムのカスタマイズは可能ですか？
A:一部のシステムは高度なカスタマイズが可能で、他はある程度の柔軟性を提供しています。利用するシステムにより異なります。
Q:ワークフローシステムのトレーニングは必要ですか？
A:導入されるワークフローシステムの複雑さによりますが、一般的にはトレーニングが必要です。多くのプロバイダはトレーニングリソースを提供しています。
Q:ワークフローシステムの導入後のサポートはどのように提供されますか？
A:サポートはプロバイダにより異なりますが、通常はオンラインサポート、ドキュメンテーション、アップデートなどが提供されます。