Hệ thống quy trình công việc là phần mềm hoặc hệ thống tự động hóa luồng quy trình và nhiệm vụ kinh doanh trong một tổ chức để nâng cao hiệu quả. Bằng cách triển khai nó, các quy trình kinh doanh sẽ được tự động hóa, mang lại những lợi ích như tăng hiệu quả, tăng tính minh bạch và giảm lỗi của con người, từ đó sẽ cải thiện hiệu quả hoạt động của toàn bộ tổ chức. Đặc biệt, các hệ thống quy trình công việc được cung cấp miễn phí rất hấp dẫn vì chúng có thể hợp lý hóa các hoạt động trong khi vẫn giảm chi phí.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ so sánh kỹ lưỡng và giới thiệu bảy hệ thống quy trình làm việc mà bạn có thể tiếp tục sử dụng miễn phí. Chúng tôi cũng giải thích những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống quy trình làm việc, những điểm cần cân nhắc khi chọn một hệ thống và những điểm cần cẩn thận khi giới thiệu một hệ thống, đồng thời chúng tôi cũng trả lời các câu hỏi thường gặp, vì vậy vui lòng xem qua.
Danh sách so sánh hệ thống quy trình làm việc
Các sản phẩm sau đây là hệ thống quy trình công việc mà bạn có thể tiếp tục sử dụng hoàn toàn miễn phí.
| tên sản phẩm | Những đặc điểm chính | Giá phiên bản trả phí (Dự kiến hàng tháng) | quy trình làm việc Chức năng của | Cloud | Tại chỗ sai lầm | Số lượng người có hạn Gói miễn phí | ứng dụng thư tín |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Trò chuyện & Nhắn tin | trò chuyện Hội thảo trên web Quản lý công việc theo lịch trình Quản lý chấm công quy trình làm việc | On-premise Từ 150 yên Cloud Từ 300 yên | Tạo các biểu mẫu và lộ trình ứng dụng mà không cần mã hóa Chuẩn bị mẫu cho biểu mẫu Hoạt động ứng dụng/phê duyệt qua trò chuyện Chức năng thông báo và nhắc nhở | 〇 | 〇 | 50 người | 〇 |
| Exment | quản lý khách hàng quản lý công việc trực quan hóa dữ liệu | On-premise Từ 0 yên Cloud Từ 1.500 yên (Các khoản phí riêng được áp dụng cho dịch vụ bảo trì, hỗ trợ cài đặt và phát triển plug-in gốc, v.v.) | Tạo lộ trình ứng dụng mà không cần mã hóa Nhập khẩu xuất khẩu Thông báo (email, Slack, Nhóm) | 〇 | 〇 | vô hạn | × |
| Phần mềm nhóm GRIDY | trò chuyện lịch trình quản lý công việc Quản lý chấm công Quản lý liên hệ quản lý dự án Chia sẻ file đặt trước thiết bị quản lý thiết bị | tất cả hợp lại thành một Từ 16.500 yên (Chi phí ban đầu là 0 yên) | Tạo các biểu mẫu và lộ trình ứng dụng mà không cần mã hóa | 〇 | - | vô hạn | △ |
| Phiên nhóm | trò chuyện bảng thông báo lịch trình Quản lý chấm công Quản lý liên hệ quản lý dự án Đặt trước thiết bị chia sẻ file Xác nhận an toàn | Tương thích với thiết bị thông minh 1.000 yên ~ Thông báo đẩy 1.000 yên ~ Hỗ trợ 4.500 yên ~ | Tạo các biểu mẫu và lộ trình ứng dụng mà không cần mã hóa Chuẩn bị mẫu cho biểu mẫu Thông báo xuất (csv, PDF) (email) | 〇 | 〇 | vô hạn | △ |
| SHIRASAGI | tin nhắn Hội thảo trên web lịch trình Quản lý chấm công Quản lý liên hệ quản lý dự án Đặt trước thiết bị chia sẻ file | Đám mây 35.000 yên~ | Mẫu đơn đăng ký/tạo lộ trình Thông báo (email, lịch trình) | 〇 | 〇 | vô hạn | 〇 |
| CÂU CHUYỆN Tec. | E-mail lịch trình Quản lý chấm công Đặt trước thiết bị chia sẻ file | (Miễn phí do nguồn mở) | Liên kết với hệ thống kế toán | - | 〇 | vô hạn | × |
| Hoạt động | (Tất cả đều miễn phí vì nó là nguồn mở) | Tạo các biểu mẫu và lộ trình ứng dụng mà không cần mã hóa Chuẩn bị mẫu cho biểu mẫu | - | 〇 | vô hạn | × |
Hệ thống quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là cấu trúc và tài liệu về dòng quy trình kinh doanh. Điều này làm cho từng bước công việc của bạn trở nên rõ ràng hơn và cải thiện tính nhất quán cũng như hiệu quả thực hiện. Mục đích chính của quy trình làm việc là tăng tính minh bạch trong công việc cũng như hợp lý hóa và tối ưu hóa các quy trình.
Điều này bao gồm tự động hóa các tác vụ, giảm lỗi, cải thiện khả năng giao tiếp và hơn thế nữa. Bằng cách quản lý quy trình công việc hợp lý, các công ty có thể tăng độ chính xác và năng suất.
Chức năng cơ bản của hệ thống quy trình làm việc
Chức năng cơ bản của quy trình làm việc là hỗ trợ các quy trình giúp tổ chức quản lý hiệu quả các chi phí mà nhân viên và bộ phận của họ phải gánh chịu. Sau đây là ví dụ về các chức năng cơ bản trong hệ thống quy trình công việc.
thiết kế mẫu đầu vào
Đây là một chức năng để tạo biểu mẫu đầu vào cho các ứng dụng, v.v. và có nhiều định dạng, đồng thời cũng có các công cụ có thể nhập và xử lý các biểu mẫu hiện có.
Chức năng định nghĩa dòng chảy
Đây là chức năng thiết lập thứ tự các ứng dụng và phê duyệt quy trình công việc (phê duyệt). Bạn có thể tạo các luồng bằng các hoạt động trực quan và có thể phản ứng linh hoạt với những thay đổi của tổ chức. Ngoài ra còn có các tính năng cho phép bạn thiết lập các quy tắc phân công nhiệm vụ tự động, luồng phê duyệt, thông báo, v.v. dựa trên các điều kiện và trình kích hoạt cụ thể.
Chức năng ứng dụng/phê duyệt
Đây là một chức năng điển hình của hệ thống quy trình làm việc. Người nộp đơn sử dụng chức năng này để gửi đơn đăng ký, người phê duyệt xác nhận nội dung và phê duyệt, từ chối hoặc gửi lại. Khả năng theo dõi tiến độ của các giai đoạn phê duyệt (trạng thái), người phê duyệt, v.v. giúp công việc hiệu quả và minh bạch hơn.
Chức năng thông báo
Chức năng này thông báo cho các bên liên quan về tình trạng hồ sơ và phê duyệt. Bạn có thể thông báo cho người nộp đơn khi đơn đăng ký được phê duyệt hoặc gửi lời nhắc đến người phê duyệt nếu việc phê duyệt bị trì hoãn.
Chức năng hợp tác hệ thống khác
Nó có thể được liên kết với các hệ thống khác như quản lý chấm công, thanh toán chi phí và kế toán. Ngoài ra còn có các sản phẩm có thể được liên kết liền mạch bằng API và có thể nhập và xuất dữ liệu bằng tệp CSV, v.v.
Bằng cách sử dụng đúng cách các chức năng này, bạn có thể mong đợi hiệu quả và tính minh bạch cao hơn trong hoạt động của mình, quy trình làm việc suôn sẻ hơn và năng suất được cải thiện.
Những điểm cần cân nhắc khi lựa chọn hệ thống quy trình làm việc
Dưới đây là sáu điểm cần kiểm tra khi chọn hệ thống quy trình làm việc.
Nó có sẵn miễn phí không?
Nếu bạn áp dụng hệ thống quy trình làm việc phải trả phí, sẽ có chi phí ban đầu và phí hàng tháng. Các chi phí này khác nhau tùy thuộc vào định dạng cung cấp hệ thống, chức năng, số lượng nhân viên, v.v. và chi phí bổ sung có thể được yêu cầu để tùy chỉnh, tích hợp phần mềm bên ngoài, hỗ trợ, v.v.
Mặt khác, bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách chọn hệ thống quy trình làm việc miễn phí. Để chọn một hệ thống phù hợp với ngân sách của công ty bạn, hãy xem xét số lượng người dùng, chức năng, thời gian lưu giữ dữ liệu, hệ thống hỗ trợ, v.v. và chọn hệ thống có hiệu suất chi phí cao.
Loại đám mây hay loại tại chỗ?
Có hai loại hệ thống quy trình làm việc: "tại chỗ" nơi bạn quản lý máy chủ và hệ thống của riêng mình và "đám mây" nơi hệ thống được lưu trữ trên máy chủ trên Internet.
Các mô hình tại chỗ có chi phí ban đầu và chi phí bảo trì cao hơn nhưng chúng cho phép bạn quản lý dữ liệu của riêng mình và cho phép tùy chỉnh tương đối miễn phí. Mặt khác, các hệ thống dựa trên đám mây có chi phí ban đầu và bảo trì thấp hơn nhưng có nhược điểm là phụ thuộc vào nhà cung cấp hệ thống để bảo mật và sao lưu dữ liệu. Chọn định dạng cung cấp hệ thống tối ưu theo chính sách quản lý dữ liệu và ngân sách của công ty bạn.
Nó có thể được liên kết với các hệ thống hiện có?
Hệ thống quy trình làm việc có thể cải thiện hiệu quả công việc và tập trung dữ liệu bằng cách liên kết với các hệ thống khác như hệ thống tính lương và hệ thống quản lý nhân sự. Tuy nhiên, có nhiều vấn đề khác nhau với các hệ thống liên kết, chẳng hạn như sự khác biệt về định dạng và thông số kỹ thuật dữ liệu, vì vậy cần phải cẩn thận. Kiểm tra xem liệu có thể liên kết với hệ thống mà công ty bạn đang vận hành hay không và cần bao nhiêu chi phí cũng như thời gian để thực hiện điều đó.
Có hệ thống hỗ trợ tốt không?
Khi triển khai hệ thống quy trình làm việc, cần có sự hỗ trợ như cài đặt hệ thống, hỗ trợ triển khai và đào tạo. Ngoài ra, ngay cả sau khi triển khai, vẫn có thể cần hỗ trợ để giải quyết các vấn đề về hệ thống và sửa đổi pháp lý. Hệ thống hỗ trợ của các nhà cung cấp hệ thống khác nhau, bao gồm điện thoại, email, trò chuyện và các phương thức khác, khung thời gian và chi phí. Kiểm tra xem liệu công ty của bạn có cung cấp hệ thống hỗ trợ đáp ứng nhu cầu của bạn hay không.
Các chức năng cần thiết có được đáp ứng không?
Hầu hết các hệ thống quy trình làm việc đều được trang bị các chức năng cơ bản như tính năng ghi thời gian, tổng hợp và quản lý nghỉ phép. Tuy nhiên, việc bạn có thể tùy chỉnh hoặc thay đổi cài đặt cho phù hợp với hệ thống làm việc của công ty mình hay không và các quy tắc làm việc sẽ khác nhau tùy thuộc vào hệ thống. Ngoài ra, các chức năng hữu ích như quản lý ca và quản lý giờ công cũng có thể có sẵn, vì vậy hãy nhớ kiểm tra xem công ty của bạn có các chức năng bạn cần hay không.
Nó có tuân thủ Đạo luật kế toán điện tử không?
Đạo luật kế toán điện tử là luật cho phép các sổ sách và tài liệu liên quan đến thuế quốc gia, trước đây phải được lưu giữ trên giấy, được lưu giữ dưới dạng điện tử. Vào tháng 1 năm 2022, luật đã được sửa đổi để thúc đẩy công nghệ không cần giấy tờ, giúp việc lưu trữ dữ liệu điện tử trở nên dễ dàng hơn. Sự thay đổi này đã giảm bớt nỗ lực cần thiết cho việc xử lý kế toán và mở rộng hơn nữa lợi ích của việc triển khai phần mềm kế toán đám mây.
Các tài liệu tuân theo Đạo luật kế toán điện tử được chia thành sổ sách liên quan đến thuế quốc gia và tài liệu liên quan đến thuế quốc gia (tài liệu, lưu trữ máy quét và giao dịch điện tử).
Theo Đạo luật kế toán điện tử, các yêu cầu lưu trữ chi tiết khác nhau đối với từng loại tài liệu, nhưng tất cả các tài liệu phải đáp ứng hai yêu cầu: "đảm bảo tính xác thực" và "đảm bảo khả năng hiển thị". "Đảm bảo tính xác thực" đề cập đến việc có thể xác nhận rằng dữ liệu là chính xác và không bị giả mạo, trong khi "đảm bảo khả năng hiển thị" đề cập đến việc đảm bảo rằng bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng xem và xác nhận dữ liệu.
Hệ thống quy trình làm việc cần phải đáp ứng các yêu cầu lưu trữ đối với sổ sách liên quan đến thuế quốc gia, tài liệu liên quan đến quyết toán và bản sao tài liệu giao dịch liên quan đến thuế quốc gia. Ví dụ về việc đảm bảo tính xác thực bao gồm khả năng lưu các tệp có gắn dấu thời gian và chức năng lịch sử chỉnh sửa/xóa. Ngoài ra, để đảm bảo khả năng hiển thị, cần có chức năng tìm kiếm sử dụng ngày giao dịch, số tiền giao dịch và đối tác kinh doanh làm mục tìm kiếm và chức năng tải xuống dữ liệu điện tử để chuẩn bị cho kiểm toán thuế.
Nếu bạn muốn lưu sổ sách và tài liệu liên quan đến thuế quốc gia trong hệ thống quy trình công việc, hãy đảm bảo đáp ứng các yêu cầu này.
Hệ thống quy trình làm việc nào tốt hơn, miễn phí hay trả phí?
Khi chọn hệ thống quy trình làm việc, một điểm quan trọng là nên chọn hệ thống miễn phí hay trả phí. Hệ thống miễn phí không có phí ban đầu hoặc phí hàng tháng và có đủ chức năng cơ bản nhưng có thể có những hạn chế sử dụng và không được hỗ trợ đầy đủ. Các hệ thống trả phí không có hạn chế về việc sử dụng, đồng thời có khả năng lưu trữ và hỗ trợ dữ liệu rộng rãi, nhưng chúng có nhược điểm là đắt tiền và trong nhiều trường hợp, chúng có quá nhiều chức năng khó sử dụng.
Trước tiên, bạn nên kiểm tra khả năng sử dụng và chức năng của hệ thống miễn phí, đồng thời xem xét chuyển sang gói trả phí nếu cần.
7 hệ thống quy trình làm việc miễn phí được đề xuất
Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu bảy hệ thống quy trình làm việc mà bạn có thể tiếp tục sử dụng miễn phí.
Trò chuyện & Nhắn tin
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Chat&Messenger là phần mềm nhóm có các chức năng như trò chuyện công việc, hội thảo trên web và chia sẻ tệp cũng như các chức năng quy trình công việc. Tính năng lớn nhất của chức năng quy trình làm việc là nó sử dụng nhật ký PC để quản lý việc chấm công và chấm công theo thời gian thực. Quy trình làm việc dựa trên nhật ký PC này dựa trên hồ sơ khách quan và có hiệu quả trong việc ngăn chặn gian lận và báo cáo sai. Nó cũng có các tính năng cơ bản về quy trình làm việc như quản lý nghỉ phép và thông báo cảnh báo.
Chat & Messenger, tập trung các chức năng trò chuyện kinh doanh, hội thảo trên web và quy trình làm việc, loại bỏ nhu cầu cài đặt nhiều hệ thống, giảm chi phí.
Các tính năng có sẵn với gói miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Đã có nhiều đánh giá tích cực về tính dễ sử dụng của chức năng trò chuyện và nhắn tin.
``Bạn có thể gửi các tệp lớn mà khó gửi qua email một cách dễ dàng.''
“Thông báo dễ hiểu khi có tin nhắn đến”
``Tiện lợi để kiểm tra trạng thái đã đọc và gửi lại cho người dùng ngoại tuyến''
Exment
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Giới thiệu hệ thống web mới! Quản lý tập trung nhiều dữ liệu khác nhau.
Hệ thống web mới sẽ thay đổi hoàn toàn việc quản lý dữ liệu phức tạp đã được thực hiện bằng Excel, Access và Bảng tính Google. Hệ thống này cho phép các hoạt động như tìm kiếm dữ liệu, tham khảo, đăng ký và cập nhật được thực hiện trơn tru, giúp dễ dàng tạo cơ sở dữ liệu phức tạp.
Nó chủ yếu được sử dụng để quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng, quản lý sản phẩm, quản lý nhiệm vụ, v.v. cho các thành viên.
Các tính năng có sẵn với gói miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Theo quan điểm của một kỹ sư, tôi đã đọc hướng dẫn sử dụng Exment khoảng một giờ trước khi bắt đầu làm việc và tôi thấy nó dễ sử dụng, hầu như không có vấn đề gì. Bạn có thể sử dụng nó mà không cần bất kỳ kiến thức lập trình nào.
“Nguồn mở và không có giới hạn chức năng”
“Vẻ đẹp của việc trở thành nhà cung cấp Nhật Bản”
“Cộng tác API nâng cao”
“Nhiều hệ điều hành tương thích”
Phần mềm nhóm GRIDY
Tổng quan và tính năng sản phẩm
GRIDY Groupware là một ứng dụng phần mềm nhóm kích hoạt chia sẻ thông tin và tăng cường liên lạc trong và ngoài công ty, bao gồm các tổ chức như công ty và thậm chí cả các công ty thuộc tập đoàn và các công ty đối tác xuyên suốt giữa các công ty.
Khái niệm thông thường về phần mềm nhóm là chỉ chia sẻ thông tin trong nội bộ công ty, nhưng GRIDY Groupware không chỉ cho phép chia sẻ thông tin trong công ty mà còn cho phép cộng tác với những người dùng GRIDY Groupware bên ngoài công ty trong khi vẫn duy trì một môi trường an toàn, chia sẻ thông tin xuyên suốt giữa các công ty có thể thực hiện được mà không cần cài đặt nâng cao hoặc đầu tư bổ sung.
Bằng cách chia sẻ tài sản tri thức, bao gồm chia sẻ thông tin cả trong và ngoài công ty, việc giao tiếp trở nên suôn sẻ hơn và hiệu quả hoạt động có thể được cải thiện hơn nữa.
Không có cài đặt nâng cao hoặc đầu tư bổ sung cần thiết. Đây là phần mềm nhóm loại SaaS mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng ngay miễn là họ có máy tính và kết nối internet.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Vì hợp đồng chỉ dành cho một công ty duy nhất và số lượng người không giới hạn có thể sử dụng hệ thống nên những trở ngại trong việc triển khai hệ thống đối với tất cả nhân viên dường như là thấp. Vì sản phẩm này cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết cho doanh nghiệp, từ phần mềm nhóm đến quản lý khách hàng, chúng tôi đã nhận được phản hồi rằng họ không còn phải mở nhiều màn hình nữa và khả năng tìm kiếm thông tin đã được cải thiện.
“Không giới hạn số người, chi phí cố định và dễ vận hành”
“Ứng dụng trọn gói tất cả trong một trên nền tảng đám mây”
“Quản lý khách hàng và quản lý trạng thái trước đây còn rải rác đã được thống nhất.”
“Sẽ thật tốt nếu nó cũng có thể được sử dụng như một công cụ liên lạc.”
PHIÊN NHÓM
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Phần mềm nhóm miễn phí và có thể được bắt đầu với số lượng người dùng không giới hạn.
Nó có nhiều chức năng khác nhau như ``lập kế hoạch'', ``đặt chỗ cơ sở'', `` bảng thông báo '', `` quản lý tập tin '', `` phê duyệt phê duyệt '' và `` thư WEB '', cho phép các tổ chức dễ dàng giao tiếp và thúc đẩy chia sẻ thông tin.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
GroupSession hiện có xếp hạng mức độ hài lòng của người dùng ITreview là 3,7, xếp thứ 11 trong số các sản phẩm thuộc danh mục Phần mềm nhóm.
“Tùy chỉnh tự do”
“Bạn có thể tổng hợp thông tin của công ty như quản lý lịch trình và đặt chỗ cơ sở.”
“Đơn giản và dễ sử dụng.”
“Tôi muốn bảng thông báo có nhiều chức năng hơn một chút.”
“Nó có đủ chức năng cho một phần mềm nhóm có thể được sử dụng miễn phí.”
SHIRASAGI
Tổng quan và tính năng sản phẩm
"Shirasagi" là một CMS dành cho các trang web quy mô vừa và lớn chạy trên Ruby, Ruby on Rails và MongoDB. Vì thiết kế cốt lõi là SNS nên nó cũng có thể được sử dụng làm nền tảng phát triển ứng dụng web.
Vì nó là nguồn mở theo giấy phép MIT nên bất kỳ ai cũng có thể sử dụng nó miễn phí.
Ngoài ra còn có rất nhiều công cụ để xuất bản, chia sẻ và sử dụng thông tin trong văn phòng. Vì nó là nguồn mở nên tất cả các chức năng cơ bản đều miễn phí. Trong khi cải thiện giao tiếp trong công ty, bạn có thể cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm chi phí.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
SHIRASAGI được ca ngợi là phần mềm nhóm có khả năng tùy biến cao vì nó có tính phản hồi nhanh (hiển thị các trang theo kích thước màn hình thiết bị) và có thể tóm tắt mọi loại thông tin.
``Tôi đã dùng thử SHIRASAGI, thứ mà tôi đã thấy trên OSC từ lâu và rất tò mò, đồng thời có thể được sử dụng làm cả CMS và phần mềm nhóm. Nó phản hồi nhanh và có vẻ khá dễ sử dụng.''
``Chủ yếu dành cho các tổ chức công cộng, phần mềm nhóm có thể được vận hành giống như SNS, vì vậy các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể ngăn chặn việc gửi nhầm email, đồng thời có thể yêu cầu và phê duyệt các ngày nghỉ từ bộ lập lịch, vì vậy các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể làm được rất nhiều việc với điều này một.''
CÂU CHUYỆN Tec.
Tổng quan và tính năng sản phẩm
"Tec STORK." của Tec Information Co., Ltd. là phần mềm nhóm nguồn mở tổng hợp thông tin rải rác và cải thiện hiệu quả kinh doanh. Ngoài bảng thông báo và quản lý lịch trình, nó còn được trang bị các chức năng như nhắc nhở và đặt trước thiết bị. Chức năng có thể được mở rộng bằng cách liên kết với dữ liệu hệ thống kinh doanh.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
(không có)
Đánh giá và danh tiếng
(không có)
Hoạt động
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Activiti là một công cụ xử lý công việc do Java triển khai, có thể thực thi các quy trình kinh doanh trong BPMN 2.0.
Nó có hai chức năng cốt lõi: "nhà thiết kế có thể viết sơ đồ quy trình tuân thủ BPMN 2.0" và "công cụ BPM có thể thực thi/quản lý sơ đồ quy trình dưới dạng quy trình kinh doanh".
Nó nhắm đến người dùng cuối là doanh nghiệp, nhà phát triển, quản trị viên hệ thống, v.v. và giúp giải quyết các thách thức tự động hóa.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
(không có)
Đánh giá và danh tiếng
(không có)
Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống quy trình làm việc
Lợi ích của việc triển khai sản phẩm quy trình công việc bao gồm hợp lý hóa các hoạt động, giảm lỗi và tăng tính minh bạch. Tuy nhiên, việc triển khai đòi hỏi đầu tư ban đầu và có thể yêu cầu đào tạo nhân viên và tùy chỉnh hệ thống. Ngoài ra, việc chọn một sản phẩm không đáp ứng được nhu cầu cụ thể của công ty bạn có thể không mang lại kết quả như mong muốn.
Những điểm cần lưu ý khi triển khai hệ thống quy trình làm việc miễn phí
Hãy cẩn thận khi triển khai hệ thống quy trình làm việc miễn phí. Dưới đây là những điểm chính cần xem xét.
- Kiểm tra giới hạn tính năng
Hệ thống quy trình làm việc miễn phí thường có những hạn chế. Xem xét cẩn thận số lượng người dùng hiện có, dung lượng lưu trữ và giới hạn tính năng nâng cao để đảm bảo chúng đáp ứng yêu cầu của tổ chức bạn.
- An ninh và sự riêng tư
Quy trình kinh doanh và dữ liệu có thể nhạy cảm. Khi chọn một hệ thống miễn phí, hãy kiểm tra các chính sách bảo mật và quyền riêng tư của hệ thống đó để đảm bảo rằng thông tin của tổ chức bạn được bảo vệ đúng cách.
- Khả năng mở rộng trong tương lai
Xem xét không chỉ liệu nó có hỗ trợ quy mô và nhu cầu hiện tại của tổ chức bạn hay không mà còn cả khả năng mở rộng trong tương lai. Khi tổ chức của bạn phát triển, điều quan trọng là hệ thống quy trình làm việc của bạn phải linh hoạt.
- Hỗ trợ và tài liệu
Ngay cả khi dịch vụ của bạn miễn phí, hãy đảm bảo rằng nó cung cấp sự hỗ trợ đầy đủ. Ngoài ra, tài liệu và tài nguyên đào tạo cho người dùng có thể hỗ trợ việc triển khai và sử dụng.
- Khả năng tích hợp
Nếu tổ chức của bạn sử dụng các công cụ và hệ thống hiện có, hãy kiểm tra xem liệu hệ thống quy trình làm việc của bạn có thể tích hợp với chúng hay không. Việc cộng tác với các công cụ khác nhau rất quan trọng để quá trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
- Xuất dữ liệu
Việc kiểm tra xem bạn có thể xuất dữ liệu từ hệ thống quy trình làm việc của mình hay không sẽ giúp việc di chuyển và sao lưu dữ liệu trong tương lai trở nên dễ dàng hơn.
- Hiểu Điều khoản sử dụng
Bạn nên hiểu đầy đủ các điều khoản sử dụng, đặc biệt là các điều kiện, chi phí và hạn chế khi chuyển đổi từ phiên bản miễn phí sang phiên bản trả phí.
Bằng cách xem xét những cân nhắc này, bạn có thể chọn một hệ thống quy trình làm việc miễn phí đáp ứng các yêu cầu và mong đợi của tổ chức bạn.
Hệ thống quy trình làm việc Các câu hỏi thường gặp
Hỏi: Nó phù hợp với ngành nghề và quy mô tổ chức nào?
Đáp: Hệ thống quy trình làm việc phù hợp với nhiều ngành và quy mô tổ chức khác nhau. Nó đặc biệt hữu ích cho việc quản lý các hoạt động và nhiệm vụ trong đó các quy trình diễn ra lặp đi lặp lại.
Câu hỏi: Sử dụng hệ thống quy trình làm việc trên nền tảng đám mây hay tại chỗ sẽ tốt hơn?
Đáp: Điều này phụ thuộc vào yêu cầu và chính sách bảo mật của tổ chức bạn. Đám mây rất linh hoạt và tại chỗ có các biện pháp kiểm soát bảo mật mạnh mẽ.
Hỏi: Dữ liệu của tôi được bảo mật như thế nào?
Đáp: Bảo mật dữ liệu phụ thuộc vào các biện pháp bảo mật của nhà cung cấp hệ thống quy trình làm việc. Các biện pháp phổ biến bao gồm mã hóa SSL và kiểm soát truy cập.
Câu hỏi: Có thể tùy chỉnh hệ thống quy trình làm việc không?
Trả lời: Một số hệ thống có khả năng tùy biến cao và một số hệ thống khác mang lại sự linh hoạt nhất định. Nó phụ thuộc vào hệ thống bạn sử dụng.
Câu hỏi: Có cần đào tạo về hệ thống quy trình làm việc không?
Đáp: Nói chung cần phải đào tạo, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của hệ thống quy trình công việc đang được triển khai. Nhiều nhà cung cấp cung cấp tài nguyên đào tạo.
Câu hỏi: Hỗ trợ sẽ được cung cấp như thế nào sau khi triển khai hệ thống quy trình làm việc?
Đáp: Hỗ trợ sẽ khác nhau tùy theo nhà cung cấp, nhưng thường bao gồm hỗ trợ trực tuyến, tài liệu và cập nhật.