워크플로우 시스템은 조직 내 업무 프로세스 및 작업 흐름을 자동화하고 효율성을 향상시키는 소프트웨어 또는 시스템입니다. 이를 통해 비즈니스 프로세스를 자동화하고 효율성 향상, 투명성 향상, 휴먼 오류 감소 등의 이점을 얻을 수 있으며 조직 전체의 비즈니스 효율성을 높일 수 있습니다. 특히 무료로 이용할 수 있는 워크플로우 시스템은 비용을 절감하면서 업무를 효율화할 수 있기 때문에 매력적입니다.
그래서 이 기사에서는 무료로 계속 사용할 수 있는 워크플로우 시스템 7개를 철저하게 비교해 소개합니다. 또, 워크플로우 시스템의 장점과 단점, 선택 방법의 포인트나 도입시의 주의점을 해설해, 자주 있는 질문에도 대답하고 있으므로, 꼭 한번 읽어 주세요.
워크플로우 시스템 비교 일람
다음 제품은 완전 무료로 계속 사용할 수있는 워크 플로 시스템입니다.
| 제품명 | 주요 기능 | 유상판 가격 (월액 기준) | 워크플로우 기능 | Cloud | 온프레 실수 | 인원수 제한 무료 플랜 | 앱 대응 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Chat&Messenger | 채팅 웹 회의 일정 작업 관리 근태관리 워크플로우 | On-premise 200엔～ Cloud 300엔부터 | 비 코딩으로 신청 양식 및 라우팅 양식은 템플릿을 준비 채팅에서의 신청·승인 조작 알림, 알림 기능 | 〇 | 〇 | 50명 | 〇 |
| Exment | 고객 관리 작업 관리 데이터 시각화 | On-premise 0엔～ Cloud 1,500엔～ (보수·도입 지원 서비스·독자 플러그인 개발 등은 별도 유상) | 비 코딩으로 신청 경로 작성 가져오기/내보내기 알림 (메일, Slack, Teams) | 〇 | 〇 | 무제한 | × |
| GRIDY 그룹웨어 | 채팅 스케줄 작업 관리 출근 관리 연락처 관리 프로젝트 관리 비품 관리 설비 예약 파일 공유 | 올인원 16,500엔～ (초기 비용은 0엔) | 비 코딩으로 신청 양식 및 라우팅 | 〇 | ー | 무제한 | △ |
| GroupSession | 채팅 게시판 스케줄 출근 관리 연락처 관리 프로젝트 관리 시설 예약 파일 공유 안부확인 | 스마트 디바이스 대응 1,000엔～푸시 통지 1,000엔～지원 4,500엔～ | 비 코딩으로 신청 양식 및 라우팅 양식은 템플릿을 준비 내보내기 (csv, PDF) 알림 (메일) | 〇 | 〇 | 무제한 | △ |
| 시라사기 | 메시지 웹 회의 스케줄 출근 관리 연락처 관리 프로젝트 관리 시설 예약 파일 공유 | 클라우드 35,000엔～ | 신청 양식·경로 작성 알림 (메일, 스케줄러) | 〇 | 〇 | 무제한 | 〇 |
| Tec STORK. | 이메일 스케줄 출근 관리 시설 예약 파일 공유 | (오픈 소스로 인해 무료) | 회계 시스템과의 협력 | ー | 〇 | 무제한 | × |
| Activiti | (오픈 소스 때문에 모두 무료) | 비 코딩으로 신청 양식 및 라우팅 양식은 템플릿을 준비 | ー | 〇 | 무제한 | × |
워크플로우 시스템이란?
워크플로우는 비즈니스 프로세스의 흐름을 구조화하고 문서화하는 것입니다. 이렇게 하면 업무의 각 단계가 명확해지고 실행의 일관성과 효율성이 향상됩니다. 워크플로우의 주요 목적은 작업의 투명성을 높이고 프로세스의 효율성과 최적화를 실현하는 것입니다.
여기에는 작업 자동화, 오류 감소, 커뮤니케이션 개선 등이 포함됩니다. 워크플로우를 적절히 관리함으로써 기업은 업무의 정확성을 높이고 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
워크플로우 시스템의 기본 기능
워크플로우의 기본 기능은 조직이 직원과 부서가 발생하는 비용을 효과적이고 효율적으로 관리하는 프로세스를 지원하는 것입니다. 다음은 워크플로우 시스템의 기본 기능의 예입니다.
입력 양식 설계
신청 등에 사용하는 입력 폼을 작성하는 기능으로, 복수의 포맷이 준비되어 있어, 기존의 폼을 받아들여 가공할 수 있는 툴도 있습니다.
흐름 정의 기능
워크플로의 신청이나 승인(결재)의 순서를 설정하는 기능입니다. 직관적인 작업으로 흐름을 만들 수 있으며 조직 변경에 유연하게 대응할 수 있습니다. 특정 조건 및 트리거에 따라 작업 자동 할당, 승인 흐름, 알림 등의 규칙을 설정할 수 있는 기능도 있습니다.
신청·승인 기능
워크플로우 시스템의 대표적인 기능으로, 신청자는 이 기능을 사용해 신청을 실시해, 승인자는 내용을 확인해 승인, 거부, 환불 등을 실시합니다. 승인 단계(상태) 및 승인자 등의 진행 상황을 추적할 수 있는 기능으로 업무 효율성과 투명성을 실현합니다.
알림 기능
신청이나 승인의 상황을 관계자에게 알리는 기능입니다. 신청이 승인된 경우 신청자에게 통지하거나 승인이 지연된 경우 승인자에게 독촉 통지를 보낼 수 있습니다.
기타 시스템 연계 기능
근태 관리나 경비 정산, 회계 등 다른 시스템과 연계시키는 것이 가능합니다. API로 원활한 연계가 가능하며 CSV 파일 등으로 데이터 입출력이 가능한 제품도 있습니다.
이러한 기능을 적절히 활용함으로써 업무 효율성과 투명성을 실현하여 워크플로우의 부드러운 진행과 생산성 향상을 기대할 수 있습니다.
워크플로우 시스템을 선택하는 포인트
여기에서는 워크플로우 시스템을 선택할 때 체크하고 싶은 6가지 포인트를 소개합니다.
무료로 사용할 수 있습니까?
유료 워크플로 시스템을 도입하면 초기 비용과 월액 비용이 발생합니다. 이러한 비용은 시스템의 제공 형태나 기능, 직원수 등에 따라 달라지며, 커스터마이즈나 외부 소프트 제휴, 지원 등에 추가 비용이 들 수 있습니다.
반면 무료 워크플로우 시스템을 선택하면 비용을 절감할 수 있습니다. 자사의 예산에 맞는 시스템을 선택하기 위해서는 이용 인원수나 기능, 데이터 보존 기간, 지원 체제 등을 검토하여 비용 성능이 높은 시스템을 선택합시다.
클라우드형 또는 온프레미스형인가
워크플로우 시스템은 자체적으로 서버와 시스템을 관리하는 '온프레미스형'과 인터넷에 있는 서버에 시스템이 저장되어 있는 '클라우드형'이 있습니다.
온프레미스 형식은 초기 비용과 유지 보수 비용이 높지만, 자사에서 데이터를 관리할 수 있어 비교적 자유로운 커스터마이즈가 가능합니다. 반면에 클라우드 유형은 초기 비용과 유지 보수 비용이 저렴하지만 데이터 보안 및 백업과 관련하여 시스템 공급자에 의존한다는 단점이 있습니다. 자사의 예산 및 데이터 관리 정책에 따라 최적의 시스템 제공 형태를 선택하세요.
기존 시스템과 연동할 수 있는가?
워크플로우 시스템은, 급여 계산 시스템이나 인사 관리 시스템 등, 다른 시스템과 제휴하는 것으로, 업무의 효율화나 데이터의 일원화를 할 수 있습니다. 그러나 시스템 간의 연계에는 데이터의 형식이나 사양의 차이 등 다양한 과제가 있으므로 주의가 필요합니다. 자사에서 운용하고 있는 시스템과의 연계가 가능한지, 또, 연계에 필요한 비용이나 공수가 얼마 걸리는지를 확인해 둡시다.
지원 체제가 충실합니까?
워크플로우 시스템을 도입할 때는 시스템 설정, 도입 지원, 교육 등의 지원이 필요합니다. 또한 배포 후에도 시스템 문제 및 법 개정에 대한 대응과 같은 지원이 필요할 수 있습니다. 시스템 제공 업체의 지원 체제는 전화, 메일, 채팅 등의 수단과 시간대, 비용 등 다양합니다. 자사의 요구에 맞는 지원 체제를 제공하고 있는지 확인해 둡시다.
필요한 기능이 포함되어 있습니까?
워크플로우 시스템에는 대부분의 타각 기능, 집계 기능, 휴가 관리 기능 등 기본적인 기능이 있습니다. 하지만 자사의 근무 체계나 취업 규칙에 맞추어 커스터마이즈나 설정 변경이 가능한지 여부는 시스템에 따라 다릅니다. 또, 시프트 관리 기능이나 공수 관리 기능 등, 편리한 기능도 이용할 수 있는 경우가 있기 때문에, 자사에 필요한 기능이 망라되고 있는지 어떤지를 확인해 둡시다.
전자장부 보존법에 대응하고 있는가
전자장부 보존법은 지금까지 종이로 보존이 의무화되어 있던 국세관계의 장부서류를 전자데이터로 보관할 수 있도록 한 법률입니다. 2022년 1월에는 페이퍼리스화를 촉진하는 법 개정이 실시되어 전자 데이터 보존이 보다 실현하기 쉬워졌습니다. 이 변화로 인해 회계 처리의 번거로움이 줄어들고 클라우드 회계 소프트웨어의 도입 이점이 더욱 확대되었습니다.
전자장부 보존법의 대상 문서는 국세관계장부, 국세관계 서류(서류, 스캐너 보존, 전자거래)로 구분됩니다.
전자장부 보존법에 있어서, 문서 구분마다 상세한 보존 요건은 다릅니다만, 어느 문서에 있어서도 「진실성의 확보」와 「가시성의 확보」라고 하는 2개의 요건을 충족할 필요가 있습니다. '진실성 확보'는 데이터가 변조되지 않고 정확하다는 것을 확인할 수 있는 것을 가리키고, '가시성 확보'는 누구나 쉽게 열람·확인할 수 있는 것을 가리킵니다.
워크플로우 시스템에 있어서는, 국세관계장부 및 결산관계서류·국세관계거래서류공의 보존요건을 만족하는 것이 요구됩니다. 진실성 확보의 예로 타임스탬프가 부여된 파일을 저장할 수 있는 기능이나 정정·삭제 이력 기능이 필요합니다. 또, 가시성 확보의 예로서, 검색 항목을 거래 연월일·거래 금액·거래처로 한 검색 기능이나 세무 조사에 대비한 전자 데이터의 다운로드 기능이 필요합니다.
국세 관련 장부 서류를 워크플로 시스템에 저장하는 경우 이러한 요구 사항을 충족하는지 확인합니다.
워크플로우 시스템은 무료와 유료 어느 것이 추천?
워크플로우 시스템을 선택할 때 무료 또는 유료로 할지 여부는 중요한 포인트입니다. 무료 시스템은 초기 비용이나 월간 비용이 들지 않으며 기본 기능은 충분하지만 사용 제한이나 지원이 부족할 수 있습니다. 유료의 시스템은 이용 제한이 없고, 데이터 보존이나 서포트가 충실하고 있습니다만, 비용이 드는 단점이 있어, 또, 기능이 많이 다 사용할 수 없는 케이스도 많습니다.
우선은 무료 시스템으로 사용성과 기능을 확인하고, 필요하다면 유료 플랜으로의 이행을 검토하는 것이 좋습니다.
무료 워크플로우 시스템 추천 7선
여기에서는 무료로 계속 사용할 수 있는 워크플로 시스템을 7개 소개합니다.
Chat&Messenger
제품 개요 및 특징
Chat&Messenger는 비즈니스 채팅, 웹 회의, 파일 공유 등의 기능 외에도 워크플로 기능을 갖춘 그룹웨어입니다. 워크플로우 기능의 가장 큰 특징은 PC 로그를 활용하여 실시간으로 출퇴근을 관리할 수 있다는 점입니다. 이 PC 로그를 통한 워크플로우는 객관적인 기록을 기반으로 하며 부정과 허위 보고를 방지하는 효과가 있습니다. 또한 휴가 관리 및 경고 알림 등 기본적인 워크플로 기능도 제공합니다.
비즈니스 채팅, 웹 회의 및 워크플로우 기능을 중앙 집중화한 Chat&Messenger는 여러 시스템을 구축할 필요가 없으므로 비용을 절감할 수 있습니다.
무료 플랜에서 사용할 수 있는 기능
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
채팅과 메신저 기능의 사용의 용이성에 대한 좋은 리뷰가 많이 보였습니다.
"메일로 보내기가 어려운 큰 파일도 부드럽게 보낼 수있다"
"메시지가 도착했을 때의 통지를 알기 쉽다"
"읽음 상태 확인 및 오프라인 사용자에게 재전송 기능이 편리"
Exment
제품 개요 및 특징
새로운 웹 시스템의 등장! 다양한 데이터를 일원 관리.
이전의 Excel, Access, Google 스프레드시트에서 수행해 온 번거로운 데이터 관리는 새로운 웹 시스템에 따라 달라집니다. 이 시스템을 사용하면 데이터 검색, 참조, 등록, 업데이트 등의 작업을 원활하게 수행할 수 있으므로 복잡한 데이터베이스를 쉽게 만들 수 있습니다.
주로 회원님을 위한 고객 관리·계약 관리·제품 관리·태스크 관리 등에 사용됩니다.
무료 플랜에서 사용할 수 있는 기능
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
기술자의 시점에서, Exment의 매뉴얼을 1시간 정도 읽어 작업을 개시했습니다만, 조작에 곤란한 일은 거의 없고, 간단하게 조작할 수 있는 인상. 프로그래밍 지식 없이도 잘 다룰 수 있다.
"오픈 소스로 기능 제한 없음"
“일본 벤더인 장점”
“API 제휴의 충실”
"대응하는 OS가 많다"
GRIDY 그룹웨어
제품 개요 및 특징
GRIDY 그룹웨어는 기업 등의 조직, 심지어 기업간을 뛰어넘는 그룹 회사와 협력사까지 사내외에서의 정보 공유를 활성화하고 커뮤니케이션을 강화하는 그룹웨어 애플리케이션입니다.
기존 그룹웨어의 개념은 사내 전용 정보 공유였지만 GRIDY 그룹웨어는 사내 정보 공유뿐만 아니라 보안 환경을 유지하면서 사외 GRIDY 그룹웨어 사용자와 연계할 수 있기 때문 , 기업간을 뛰어넘은 정보 공유가 고급 설정이나 추가 투자를 하지 않고 실현합니다.
사내외에서의 정보 공유를 비롯해 지식 자산을 공유함으로써 커뮤니케이션이 원활해져 업무 효율을 보다 향상시킬 수 있습니다.
고도의 설정이나 추가 투자등은 일절 없음. PC와 인터넷을 이용할 수 있는 환경만 있으면 누구나 지금 바로 사용할 수 있는 SaaS형 그룹웨어입니다.
무료로 활용하는 방법
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
1 법인 단위로의 계약으로 인원수는 무제한으로 이용할 수 있는 요금 형태이기 때문에, 전 직원에게의 시스템 도입에 대한 장애물이 낮은 것 같습니다. 그룹웨어에서 고객 관리까지 비즈니스에 필요한 기능을 이 제품으로 포괄적으로 이용할 수 있기 때문에 화면을 많이 열지 않아도 좋아진 정보의 검색성이 올랐다는 소리가 들려지고 있습니다.
"인원 무제한 고정 비용이며 조작도 간단"
"클라우드 타입의 올인원 패키지 앱"
"깜박이는 고객 관리, 상태 관리가 중앙 집중화되었습니다"
“커뮤니케이션 툴로서도 활용할 수 있으면 좋다”
GROUPSESSION
제품 개요 및 특징
무료 · 사용자 수 무제한으로 시작할 수있는 그룹웨어
「스케줄」 「시설 예약」 「게시판」 「파일 관리」 「의의」 「WEB 메일」등 다채로운 기능을 가지고, 조직의 커뮤니케이션을 원활하게 해 정보 공유를 촉진할 수 있습니다.
무료로 활용하는 방법
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
GroupSession의 ITreview 사용자 만족도는 현재 3.7이며, 동일한 그룹웨어 카테고리에 속하는 제품에서는 11위를 차지하고 있습니다.
“사용자 정의를 자유롭게 할 수 있다”
“스케줄 관리나 시설 예약 등 사내의 정보를 정리할 수 있다”
“심플하고 조작성이 좋습니다.”
“게시판의 기능을 좀 더 충실해 주었으면 한다”
“무료로 사용할 수 있는 그룹웨어로서는 충분한 기능이 갖추어져 있다.”
시라사기
제품 개요 및 특징
「시라사기」는, Ruby, Ruby on Rails, MongoDB에서 동작하는 중·대규모 사이트용 CMS입니다. 코어의 설계가 SNS가 되어 있기 때문에, 웹 어플리케이션 개발 플랫폼으로서의 이용도 가능합니다.
MIT 라이센스의 오픈 소스로 누구나 무료로 사용할 수 있습니다.
사무실 내 정보를 공개, 공유 및 활용하는 도구도 충실합니다. 오픈 소스이므로, 물론 기본적인 기능은 모두 무료. 기업 내 커뮤니케이션을 높이면서 업무의 효율화와 비용 절감으로 연결됩니다.
무료로 활용하는 방법
유료 플랜으로 할 수 있는 일
리뷰 및 평판
반응형 대응(장치의 화면의 크기에 맞추어 페이지를 표시하는 것)이 있는 점이나 모든 정보를 정리할 수 있는 점에서, SHIRASAGI는 커스터마이즈성이 높은 그룹웨어로서 평가되고 있습니다.
"옛날 OSC에서 보이고 신경이 쓰인 CMS로서도 그룹웨어로도 사용할 수 있는 SHIRASAGI를 시험에 넣어 보았다. 반응형 대응이고 좀처럼 사용하기 쉽다."
”주로 공공기관용, 그룹웨어가 SNS적으로 운용 가능하므로 중소기업등에서 메일의 오배달 사고 방지, 스케줄러로부터 휴식의 신청＆승인을 할 수 있거나 중소기업은 이것 1개로 꽤 갈 수 있습니다.”
Tec STORK.
제품 개요 및 특징
테크 정보 주식회사의 「Tec STORK.」는, 산재하는 정보를 집약해 업무 효율화에 연결하는 오픈 소스의 그룹웨어입니다. 게시판이나 스케줄 관리 외에, 리마인더나 설비 예약 등의 기능을 탑재하고 있습니다. 업무 시스템 데이터와 연계하여 기능을 확장할 수 있습니다.
무료로 활용하는 방법
유료 플랜으로 할 수 있는 일
(없음)
리뷰 및 평판
(없음)
Activiti
제품 개요 및 특징
Activiti는 Java 구현 워크플로우 엔진으로, "BPMN 2.0"에서 비즈니스 프로세스를 실행할 수 있습니다.
"BPMN 2.0 준수 프로세스 다이어그램을 작성할 수 있는 디자이너"와 "프로세스 다이어그램을 비즈니스 프로세스로 실행/관리할 수 있는 BPM 엔진"의 두 가지 기능을 핵심으로 하고 있습니다.
비즈니스 최종 사용자/개발자/시스템 관리자 등을 대상으로 하며 자동화 과제 해결을 지원합니다.
무료로 활용하는 방법
유료 플랜으로 할 수 있는 일
(없음)
리뷰 및 평판
(없음)
워크플로우 시스템의 장점과 단점
워크플로우 제품의 도입은 비즈니스 효율성, 오류 감소, 투명성 향상 등의 이점을 제공합니다. 그러나 도입에는 초기 투자가 필요하며 직원 교육 및 시스템 사용자 정의가 필요할 수 있습니다. 또한 기업의 특정 요구에 맞지 않는 제품을 선택하면 예상한 효과를 얻을 수 없을 수도 있습니다.
무료 워크플로우 시스템 도입 시 주의점
무료 워크플로우 시스템을 도입할 때는 주의가 필요합니다. 다음은 그 때 고려해야 할 주요 포인트입니다.
- 기능 제약 확인
무료 워크플로우 시스템에는 일반적으로 제약이 존재합니다. 사용 가능한 사용자 수, 스토리지 용량, 고급 기능 제한 등을 확인하고 조직의 요구 사항을 충족하는지 신중하게 확인하세요.
- 보안 및 개인 정보
비즈니스 프로세스와 데이터는 기밀성이 높을 수 있습니다. 무료 시스템을 선택할 때는 보안 및 개인 정보 보호 정책을 검토하여 조직의 정보가 적절하게 보호되는지 확인하세요.
- 미래의 확장성
현재 조직의 규모와 요구를 충족시킬 뿐만 아니라 향후 확장성도 고려해 보겠습니다. 조직이 성장함에 따라 워크플로우 시스템도 유연하게 대응할 수 있는 것이 중요합니다.
- 지원 및 문서화
무료 서비스라도 충분한 지원이 제공되는지 확인하세요. 또한 사용자를 위한 문서 및 교육 리소스가 있으면 배포 및 사용에 도움이 됩니다.
- 통합 가능성
조직이 기존 도구나 시스템을 사용하는 경우 워크플로 시스템이 이와 통합 가능한지 확인합니다. 부드러운 비즈니스 프로세스를 위해서는 다른 도구와의 협력이 중요합니다.
- 데이터 내보내기
워크플로우 시스템에서 데이터를 내보낼 수 있는지 확인하면 향후 마이그레이션 및 데이터 백업이 용이해집니다.
- 이용 약관 이해
이용 규약을 충분히 이해하고, 특히 무료판에서 유료판으로의 이행에 있어서의 조건이나 비용, 제약에 대해서 확인해 두면 좋을 것입니다.
이러한 주의 사항을 고려하면 무료 워크플로 시스템을 도입할 때 조직의 요구 사항과 기대에 부합하는 것을 선택할 수 있습니다.
워크플로우 시스템 FAQ
Q: 어떤 종류의 업종과 조직 규모에 적합합니까?
A: 워크플로우 시스템은 다양한 산업 및 조직 규모에 적합합니다. 특히 프로세스가 반복적으로 발생하는 업무 및 작업 관리에 유용합니다.
Q: 워크플로우 시스템은 클라우드 기반과 온프레미스 중 어느 것이 더 좋습니까?
A: 조직의 요구 사항과 보안 정책에 따라 다릅니다. 클라우드는 유연하고 온프레미스는 보안 제어가 강력합니다.
Q: 데이터 보안은 어떻게 보장됩니까?
A: 데이터 보안은 워크플로 시스템 공급자의 보안 조치에 따라 다릅니다. SSL 암호화나 액세스 제어 등이 일반적인 대책입니다.
Q: 워크플로우 시스템을 사용자 정의할 수 있습니까?
A: 일부 시스템은 고급 사용자 정의가 가능하며 다른 시스템은 어느 정도의 유연성을 제공합니다. 사용하는 시스템에 따라 다릅니다.
Q: 워크플로우 시스템 교육이 필요합니까?
A : 도입되는 워크 플로 시스템의 복잡성에 따라 다르지만 일반적으로 교육이 필요합니다. 많은 공급자는 교육 리소스를 제공합니다.
Q: 워크플로우 시스템 도입 후 지원은 어떻게 제공됩니까?
A: 지원은 제공자에 따라 다르지만 일반적으로 온라인 지원, 문서, 업데이트 등이 제공됩니다.