Web会議・ビデオ通話を円滑に進めるために

テレビ会議・Web会議を円滑に進めるために

この記事では、テレビ会議・Web会議 を円滑に進めるために知っておきたいことを解説します。

リモートワークや働き方改革の影響で、テレビ会議・Web会議は浸透してきました。しかし、テレビ会議・Web会議を上手に進められる企業は、多くありません。まだまだ、テレビ会議・Web会議を円滑に進める方法は、知られていないのです。

従来の会議とは異なるテレビ会議・Web会議だからこそ、円滑に会議を進めるにはツールの機能を活かす必要があるのです。ここで紹介する方法を知らなければ、テレビ会議・Web会議を成功させることは難しいでしょう。

テレビ会議・Web会議の導入を検討している方や、テレビ会議・Web会議を使っているものの上手く運用できていない方は、ぜひご覧ください。

ファイル共有機能を使って、事前に資料を配布する

テレビ会議・Web会議には、ファイル共有機能が付いている製品は多いです。この機能を使えば、会議を始める前に参加メンバーへ資料を配布できます。各々のペースで資料に目を通せるので、スムーズに会議に入れるでしょう。

従来の会議では、始まるまで資料に目を通せないことも珍しくありません。テレビ会議・Web会議を使うなら、製品の機能をフル活用して、ファイル共有機能で資料を共有しましょう。

円滑な会議には、クリアな音声が欠かせない

テレビ会議・Web会議の生命線は、クリアな音声です。

音声通話やビデオ通話をするのに、相手の声がロクに聞き取れないのであれば、会議になりません。テレビ会議・Web会議で大事な商談を行うのに、スムーズに進めることができず、会議に深刻な影響を与える可能性があるのです。だからこそ、クリアな音声を確保できているか、会議の前に確認するのがいいでしょう。

グループウェアに搭載されているテレビ会議・Web会議機能を使う場合は、会社で導入する前に、無料トライアルなどでクリアな音声を確保できそうか、チェックするのがおすすめです。

顔出しするかしないか、全員で統一する

テレビ会議・Web会議では、相手の顔を見ながら会議ができたり、音声のみで会議をしたりできます。

重要な会議では、会話の雰囲気や相手の表情を知ることも大切です。軽めの会議では、音声のみでも十分なケースもあるでしょう。

テレビ会議・Web会議をしていれば、顔を出したがらない人も一定数いるはずです。しかし、顔出ししている人としていない人がいる状態は、好ましくありません。会議の重要度に応じて、事前に顔出しするかを決めて、どちらかに統一することがテレビ会議・Web会議を円滑に進める秘訣です。

画面共有をして、イメージに差が生まれないようにしよう

テレビ会議・Web会議は同じ空間にいるわけではないので、より理解を深めるために、画面共有機能を使うのがおすすめです。

ひとつの場所に集まって会議をする場合は、ホワイトボードやプロジェクターの資料を一緒に見るので、イメージの差は生まれにくいでしょう。しかし、テレビ会議・Web会議は、相手の顔を見ることができても、資料を一緒に見ているわけではないので、言葉だけでは誤解が生まれる可能性があります。

そんなときに画面共有機能を使うことで、イメージの差が生まれないようにできるのです。画面を共有すれば、指摘している内容や話のポイントが明確に分かります。テレビ会議・Web会議は同じ場所にいないからこそ、画面共有を使って誤解が生まれない会議にしましょう。

状況に応じて、ミュート機能を活用する

テレビ会議・Web会議では、状況に応じて自分の音声をミュートさせることも大切です。ミュートとは、音を消すという意味。なぜ、会議をしているのに、テレビ会議・Web会議ではミュートすることが重要なのでしょうか？

先ほど紹介したように、テレビ会議・Web会議ではクリアな音声が大切です。だからこそ、多くの人が別々の環境から通話するテレビ会議・Web会議では、雑音が入りやすくなります。

自分が話をするタイミングがなさそうであれば、一旦ミュートにして会議の参加メンバーがやり取りしやすい環境を作ることも重要です。テレビ会議・Web会議を円滑に進めるなら、ミュート機能を試しに使ってみましょう。

小さな決まりごとで、テレビ会議・Web会議は円滑に進む

テレビ会議・Web会議を円滑に進めるために知っておきたい手法を紹介してきました。テレビ会議・Web会議をするときに、この記事で紹介したことを実践していなかったという方も、多かったのではないでしょうか？

小さな決まりごとを行うだけで、会議は円滑に進んでいくでしょう。この記事で紹介したことを実践して、テレビ会議・Web会議を円滑に進めてください。