웹 회의 및 화상 통화를 원활히 진행하기 위해

화상회의, 웹회의의 원활한 진행을 위해

이 기사에서는,화상회의-웹회의 를 원활하게 진행하기 위해 알아두어야 할 사항을 설명합니다.

원격근무와 일하는 방식 개혁의 영향으로 화상회의와 웹회의가 널리 보급되고 있다. 하지만 화상회의-웹회의를 잘 진행하는 기업은 많지 않다. 화상회의-웹회의를 원활하게 진행할 수 있는 방법은 아직 알려지지 않았기 때문이다.

기존 회의와 다른 화상회의, 웹회의이기 때문에 원활한 회의 진행을 위해서는 도구의 기능을 잘 활용해야 한다. 여기서 소개하는 방법을 모르면 성공적인 화상회의-웹회의를 진행하기 어려울 것이다.

화상회의, 웹회의 도입을 고려 중이거나 화상회의, 웹회의를 사용하고 있지만 제대로 운영하지 못하고 있는 분들에게 꼭 필요한 정보입니다.

파일 공유 기능을 이용해 미리 자료를 배포한다.

화상회의, 웹회의에는 파일 공유 기능이 있는 제품이 많습니다. 이 기능을 이용하면 회의를 시작하기 전에 참가자들에게 자료를 배포할 수 있습니다. 각자의 속도에 맞춰 자료를 열람할 수 있어 회의에 원활하게 참여할 수 있을 것이다.

기존 회의에서는 회의가 시작되기 전까지는 자료를 볼 수 없는 경우가 많습니다. 화상회의, 웹회의를 사용한다면 제품의 기능을 최대한 활용해 파일 공유 기능을 통해 자료를 공유하자.

원활한 회의를 위해서는 선명한 음성이 필수적이다.

화상회의와 웹회의의 생명줄은 선명한 음성입니다.

음성 통화나 화상 통화를 하는데 상대방의 목소리가 록에 들리지 않으면 회의가 되지 않습니다. 화상회의·Web회의에서 소중한 상담을 하는데 부드럽게 진행할 수 없고, 회의에 심각한 영향을 줄 가능성이 있습니다. 그러므로, 선명한 음성을 확보할 수 있는지, 회의 전에 확인하는 것이 좋을 것입니다.

그룹웨어에 탑재된 화상회의-웹회의 기능을 사용할 경우, 회사에서 도입하기 전에 무료 체험판 등을 통해 선명한 음성을 확보할 수 있는지 확인하는 것을 추천한다.

얼굴을 내밀든 안 내밀든, 모두 통일한다

화상회의, 웹회의는 상대방의 얼굴을 보면서 회의를 하거나 음성으로만 회의를 할 수 있습니다.

중요한 회의에서는 대화의 분위기와 상대방의 표정을 파악하는 것도 중요합니다. 가벼운 회의에서는 음성만으로 충분한 경우도 있을 것입니다.

화상회의나 웹회의를 하다 보면 얼굴을 드러내지 않으려는 사람이 일정 수 이상 있을 것이다. 하지만 얼굴을 내미는 사람과 그렇지 않은 사람이 있는 상태는 바람직하지 않다. 회의의 중요도에 따라 사전에 얼굴을 내밀 것인지 아닌지를 결정하고, 둘 중 하나로 통일하는 것이 화상회의-웹회의를 원활하게 진행하는 비결입니다.

화면 공유를 통해 이미지에 차이가 생기지 않도록 하자!

화상회의나 웹회의는 같은 공간에 있지 않으므로, 보다 깊은 이해를 위해 화면 공유 기능을 사용하는 것을 추천한다.

한 장소에 모여서 회의를 하는 경우, 화이트보드나 프로젝터의 자료를 함께 보기 때문에 이미지의 차이가 생기기 어렵다. 하지만 화상회의나 웹회의는 상대방의 얼굴을 볼 수 있지만, 자료를 함께 보는 것이 아니기 때문에 말만으로는 오해가 생길 수 있습니다.

이럴 때 화면 공유 기능을 사용하면 이미지의 차이가 생기지 않도록 할 수 있습니다. 화면을 공유하면 지적하는 내용이나 이야기하고자 하는 요점을 명확하게 파악할 수 있다. 화상회의, 웹회의는 같은 장소에 있지 않기 때문에 화면 공유를 통해 오해가 생기지 않는 회의가 될 수 있습니다.

상황에 따라 음소거 기능 활용하기

화상회의나 웹회의에서는 상황에 따라 자신의 음성을 음소거하는 것도 중요하다. 음소거는 소리를 끄는 것을 뜻한다. 회의를 하면서도 화상회의-웹회의에서 음소거를 하는 것이 왜 중요할까요?

앞서 소개한 바와 같이 화상회의나 웹회의에서는 깨끗한 음성이 중요합니다. 그렇기 때문에 많은 사람들이 서로 다른 환경에서 통화하는 화상회의, 웹회의에서는 잡음이 발생하기 쉽습니다.

자신이 말할 타이밍이 아닌 것 같으면 일단 음소거하여 회의 참가자들이 쉽게 소통할 수 있는 환경을 조성하는 것도 중요하다. 화상회의, 웹회의를 원활하게 진행하려면 음소거 기능을 활용해 보세요.

작은 규칙으로 화상회의-웹회의가 원활하게 진행됩니다.

지금까지 화상회의-웹회의를 원활하게 진행하기 위해 알아두면 좋은 방법들을 소개해 드렸습니다. 화상회의, 웹회의를 할 때 이 글에서 소개한 내용을 실천하지 않은 분들도 많으셨을 텐데요.

작은 규칙을 지키는 것만으로도 회의가 원활하게 진행될 수 있습니다. 이 글에서 소개한 내용을 실천하여 화상회의, 웹회의를 원활하게 진행해보자.