Để tạo điều kiện thuận lợi cho hội nghị web và cuộc gọi video

Để tạo điều kiện thuận lợi cho hội nghị video và hội nghị web

Trong bài viết này:Hội nghị video/hội nghị web Chúng tôi sẽ giải thích những điều bạn cần biết để tiến hành suôn sẻ.

Do cải cách làm việc từ xa và phong cách làm việc, hội nghị truyền hình và hội nghị trên web đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, không có nhiều công ty có thể tiến hành thành công hội nghị truyền hình và hội nghị trên web. Vẫn còn nhiều cách chưa biết để tiến hành hội nghị truyền hình và hội nghị trên web một cách suôn sẻ.

Vì hội nghị truyền hình và hội nghị trên web khác với các cuộc họp truyền thống nên cần tận dụng chức năng của các công cụ để cuộc họp diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn không biết các phương pháp được giới thiệu ở đây thì sẽ khó có thể tiến hành một hội nghị truyền hình hoặc hội nghị trên web thành công.

Nếu bạn đang cân nhắc việc giới thiệu hội nghị truyền hình/hội nghị trên web hoặc nếu bạn đang sử dụng hội nghị truyền hình/hội nghị trên web nhưng chưa quản lý tốt, hãy xem qua.

Phân phối trước tài liệu bằng chức năng chia sẻ tệp

Nhiều sản phẩm dành cho hội nghị truyền hình và hội thảo trên web có chức năng chia sẻ tệp. Tính năng này cho phép bạn phân phát tài liệu cho các thành viên tham gia trước khi cuộc họp bắt đầu. Bạn có thể xem qua tài liệu theo tốc độ của riêng mình để có thể tham gia cuộc họp một cách suôn sẻ.

Trong các cuộc họp truyền thống, việc không thể đọc tài liệu cho đến khi cuộc họp bắt đầu là điều bình thường. Nếu bạn sử dụng hội nghị truyền hình hoặc hội nghị trên web, hãy tận dụng tối đa các tính năng của sản phẩm và chia sẻ tài liệu bằng chức năng chia sẻ file.

Âm thanh rõ ràng là điều cần thiết cho cuộc họp suôn sẻ

Điểm mấu chốt của hội nghị truyền hình và hội nghị trên web là âm thanh rõ ràng.

Nếu bạn không thể nghe rõ giọng nói của người khác trong cuộc gọi thoại hoặc cuộc gọi video thì đó sẽ không phải là cuộc hội thảo. Các cuộc đàm phán kinh doanh quan trọng được tổ chức thông qua hội nghị truyền hình hoặc hội nghị trên web có thể không diễn ra suôn sẻ, điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến cuộc họp. Đó là lý do tại sao bạn nên kiểm tra trước cuộc họp để đảm bảo rằng bạn có được âm thanh rõ ràng.

Khi sử dụng chức năng hội nghị truyền hình/hội thảo trên web được tích hợp trong phần mềm nhóm, chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra xem liệu có thể đạt được âm thanh rõ ràng hay không thông qua bản dùng thử miễn phí trước khi triển khai tính năng này tại công ty của bạn.

Mọi người đều đồng ý có nên lộ mặt hay không.

Với hội nghị truyền hình và hội nghị trên web, bạn có thể tổ chức cuộc họp trong khi nhìn thấy khuôn mặt của bên kia hoặc bạn có thể tổ chức cuộc họp chỉ sử dụng âm thanh.

Trong những cuộc họp quan trọng, điều quan trọng là phải nhận thức được bầu không khí của cuộc trò chuyện và nét mặt của người đối diện. Đối với những cuộc họp nhẹ nhàng, chỉ cần âm thanh là đủ.

Nếu bạn đang tổ chức một hội nghị video hoặc hội thảo trên web, chắc chắn sẽ có một số người nhất định không muốn lộ mặt. Tuy nhiên, không nên để một số người lộ mặt còn những người khác thì không. Bí quyết để diễn ra suôn sẻ các cuộc hội nghị video và hội nghị trên web là quyết định trước xem có nên lộ mặt hay không, tùy thuộc vào tầm quan trọng của cuộc họp và nên bám sát cái này hay cái kia.

Chia sẻ màn hình của bạn để tránh sự khác biệt trong hình ảnh

Vì các bạn không ở cùng một không gian trong các hội nghị truyền hình và hội thảo trên web nên chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng chức năng chia sẻ màn hình để hiểu sâu hơn.

Nếu tập trung tại một nơi để họp, bạn sẽ cùng nhau xem tài liệu trên bảng trắng hoặc trên máy chiếu, do đó khó có khả năng xuất hiện sự khác biệt về hình ảnh. Tuy nhiên, trong hội nghị truyền hình và hội nghị trên web, ngay cả khi bạn có thể nhìn thấy khuôn mặt của người khác nhưng bạn lại không nhìn vào tài liệu cùng nhau, vì vậy chỉ lời nói thôi cũng có thể gây ra hiểu lầm.

Bằng cách sử dụng chức năng chia sẻ màn hình trong những trường hợp như vậy, bạn có thể tránh tạo ra sự khác biệt trong hình ảnh. Bằng cách chia sẻ màn hình, bạn có thể thấy rõ mình đang làm gì và đang nói về điều gì. Vì hội nghị truyền hình và hội nghị trên web không được tổ chức ở cùng một địa điểm nên hãy sử dụng tính năng chia sẻ màn hình để tránh hiểu lầm.

Sử dụng chức năng tắt tiếng tùy theo tình huống

Trong hội nghị truyền hình và hội nghị trên web, điều quan trọng là phải tắt âm thanh của chính bạn tùy theo tình huống. Tắt tiếng có nghĩa là tắt âm thanh. Tại sao việc tắt tiếng mọi người trong hội nghị truyền hình và hội nghị trên web lại quan trọng ngay cả khi họ đang họp?

Như đã giới thiệu trước đó, âm thanh rõ ràng rất quan trọng đối với hội nghị truyền hình và hội nghị trên web. Đó là lý do tại sao bạn dễ dàng nghe thấy tiếng ồn trong các hội nghị truyền hình và hội thảo trên web nơi nhiều người nói chuyện từ các môi trường khác nhau.

Nếu bạn nghĩ rằng đã đến lúc mình phải phát biểu, điều quan trọng là bạn phải tự tắt tiếng và tạo môi trường để những người tham gia cuộc họp có thể tương tác dễ dàng. Nếu bạn muốn hội nghị video/hội thảo trên web của mình diễn ra suôn sẻ, hãy thử sử dụng chức năng tắt tiếng.

Hội nghị truyền hình và hội nghị trên web diễn ra suôn sẻ với những quy tắc nhỏ.

Chúng tôi đã giới thiệu các kỹ thuật bạn cần biết để tiến hành hội nghị truyền hình và hội nghị trên web một cách suôn sẻ. Có thể có nhiều người đã không thực hành những điều được giới thiệu trong bài viết này khi tổ chức hội nghị truyền hình hoặc hội nghị trên web.

Bằng cách tuân theo những thói quen nhỏ, cuộc họp của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ. Hãy áp dụng những điều được giới thiệu trong bài viết này vào thực tế để đảm bảo rằng hội nghị truyền hình và hội nghị trên web của bạn diễn ra suôn sẻ.