Để đảm bảo các cuộc họp trực tuyến và cuộc gọi video diễn ra suôn sẻ.

Để đảm bảo các cuộc họp video và trực tuyến diễn ra suôn sẻ

Trong bài viết này,Hội nghị truyền hình / Hội nghị trực tuyến Điều này giải thích những gì bạn cần biết để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.

Do ảnh hưởng của làm việc từ xa và những thay đổi trong phong cách làm việc, hội nghị truyền hình và hội nghị trực tuyến đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, không nhiều công ty có thể tổ chức hội nghị truyền hình và hội nghị trực tuyến một cách hiệu quả. Vẫn còn thiếu kiến thức về cách thức tổ chức hội nghị truyền hình và hội nghị trực tuyến một cách suôn sẻ.

Vì hội nghị truyền hình và hội nghị trực tuyến khác với các cuộc họp truyền thống, việc tận dụng các tính năng của công cụ là rất cần thiết để đảm bảo các cuộc họp diễn ra suôn sẻ. Nếu không nắm vững các phương pháp được mô tả ở đây, việc tổ chức hội nghị truyền hình và hội nghị trực tuyến thành công sẽ rất khó khăn.

Nếu bạn đang cân nhắc triển khai hội nghị truyền hình hoặc hội nghị trực tuyến, hoặc nếu bạn đã sử dụng nhưng chưa quản lý hiệu quả, vui lòng xem qua.

Hãy sử dụng chức năng chia sẻ tập tin để phân phát tài liệu trước.

Nhiều sản phẩm hội nghị truyền hình và hội nghị trực tuyến tích hợp chức năng chia sẻ tệp. Tính năng này cho phép bạn phân phát tài liệu cho người tham dự trước khi cuộc họp bắt đầu. Điều này giúp người tham dự có thể xem lại tài liệu theo tốc độ của riêng họ, đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ ngay từ đầu.

Trong các cuộc họp truyền thống, việc người tham dự không thể xem trước tài liệu trước khi cuộc họp bắt đầu không phải là hiếm. Nếu bạn đang sử dụng hội nghị truyền hình hoặc hội nghị trực tuyến, hãy tận dụng tối đa các tính năng của sản phẩm và chia sẻ tài liệu bằng chức năng chia sẻ tệp.

Âm thanh rõ ràng là yếu tố thiết yếu cho các cuộc họp diễn ra suôn sẻ.

Âm thanh rõ ràng là yếu tố sống còn của hội nghị truyền hình và hội nghị trực tuyến.

Nếu bạn không thể nghe rõ giọng nói của người kia trong cuộc gọi thoại hoặc video, đó sẽ không phải là một cuộc họp hiệu quả. Các cuộc đàm phán kinh doanh quan trọng được tiến hành qua video hoặc hội nghị trực tuyến có thể bị cản trở và tiềm ẩn những hậu quả nghiêm trọng. Do đó, tốt nhất là bạn nên kiểm tra xem âm thanh có rõ ràng trước khi cuộc họp diễn ra hay không.

Nếu bạn dự định sử dụng các tính năng hội nghị truyền hình hoặc hội nghị trực tuyến có trong phần mềm cộng tác nhóm, bạn nên kiểm tra xem chất lượng âm thanh có được đảm bảo thông qua bản dùng thử miễn phí trước khi triển khai tại công ty mình.

Chúng ta sẽ cùng thống nhất xem có nên để lộ mặt hay không.

Với hội nghị truyền hình và hội nghị trực tuyến, bạn có thể tổ chức các cuộc họp trong khi nhìn thấy khuôn mặt của người đối diện, hoặc bạn cũng có thể tổ chức các cuộc họp chỉ bằng âm thanh.

Trong các cuộc họp quan trọng, điều cần thiết là phải nhận thức được không khí của cuộc trò chuyện và quan sát biểu cảm khuôn mặt của người đối diện. Đối với các cuộc họp ít trang trọng hơn, chỉ cần âm thanh cũng có thể đủ trong một số trường hợp.

Trong các cuộc họp video và trực tuyến, chắc chắn sẽ có một số người không muốn lộ mặt. Tuy nhiên, việc có người xuất hiện trên camera và người khác thì không là điều không mong muốn. Chìa khóa để các cuộc họp video và trực tuyến diễn ra suôn sẻ là phải quyết định trước việc có nên lộ mặt hay không, tùy thuộc vào tầm quan trọng của cuộc họp, và thống nhất quyết định đó.

Chúng ta hãy chia sẻ màn hình để đảm bảo không có sự sai lệch nào về hình ảnh.

Vì các cuộc họp video và trực tuyến không yêu cầu người tham gia ở cùng một không gian vật lý, nên việc chia sẻ màn hình được khuyến khích để hiểu rõ hơn tình hình của nhau.

Khi gặp mặt trực tiếp, cả hai người đều có thể xem cùng một tài liệu trên bảng trắng hoặc máy chiếu, do đó khả năng xảy ra sự khác biệt về hiểu biết sẽ ít hơn. Tuy nhiên, trong các cuộc họp trực tuyến và hội nghị video, mặc dù bạn có thể nhìn thấy khuôn mặt của người kia, nhưng cả hai không xem cùng một tài liệu, vì vậy sự hiểu lầm có thể dễ dàng phát sinh nếu bạn chỉ dựa vào lời nói.

Việc sử dụng chia sẻ màn hình trong những tình huống như vậy có thể ngăn ngừa hiểu lầm. Bằng cách chia sẻ màn hình, các điểm được đưa ra và các điểm chính của cuộc thảo luận sẽ trở nên rõ ràng hơn. Vì các cuộc họp video và hội nghị trực tuyến không yêu cầu người tham dự ở cùng một địa điểm, hãy sử dụng chia sẻ màn hình để đảm bảo các cuộc họp không xảy ra hiểu lầm.

Hãy sử dụng chức năng tắt tiếng khi cần thiết.

Trong các cuộc họp video và trực tuyến, việc tắt micrô là rất quan trọng tùy thuộc vào tình huống. Tắt micrô có nghĩa là tắt âm thanh của bạn. Tại sao việc tắt micrô lại quan trọng trong một cuộc họp video hoặc trực tuyến, ngay cả khi bạn đang tham gia cuộc họp?

Như đã đề cập trước đó, âm thanh rõ ràng là yếu tố thiết yếu cho các cuộc họp video và trực tuyến. Do đó, tiếng ồn nền dễ xảy ra hơn trong các cuộc họp video và trực tuyến khi nhiều người nói chuyện từ các địa điểm khác nhau.

Nếu bạn cảm thấy mình không có cơ hội phát biểu, điều quan trọng là hãy tạm thời tắt tiếng để tạo môi trường thuận lợi cho những người tham gia cuộc họp khác giao tiếp. Hãy thử sử dụng chức năng tắt tiếng để đảm bảo các cuộc họp video và trực tuyến diễn ra suôn sẻ.

Những quy tắc nhỏ có thể giúp các cuộc họp video và trực tuyến diễn ra suôn sẻ.

Chúng tôi đã giới thiệu một số kỹ thuật bạn nên biết để đảm bảo các cuộc họp video và trực tuyến diễn ra suôn sẻ. Có thể nhiều người trong số các bạn chưa từng áp dụng những kỹ thuật này khi thực hiện các cuộc họp video hoặc trực tuyến, đúng không?

Bằng cách tuân thủ một vài quy tắc đơn giản, các cuộc họp của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ hơn. Hãy áp dụng những lời khuyên trong bài viết này để đảm bảo các cuộc họp video và trực tuyến của bạn được tiến hành hiệu quả.