Nel mondo degli affari di oggi, il groupware è uno strumento essenziale per la comunicazione e il miglioramento dell'efficienza lavorativa. In particolare, il groupware fornito gratuitamente apporta grandi vantaggi alle piccole e medie imprese e alle startup che desiderano gestire le proprie attività in modo efficiente mantenendo bassi i costi.
In questo articolo:Un elenco comparativo completo dei groupware consigliati che puoi continuare a utilizzare gratuitamente, panoramica e funzioni del groupware, punti di confronto, come scegliere, vantaggi e svantaggi dell'introduzione e punti da notare.Ti forniremo informazioni dettagliate.
Approfondisci la tua conoscenza del groupware e crea il software adatto alla tua azienda.groupware gratuito”Scegli il tuo prodotto.
Tabella comparativa gratuita del groupware
I seguenti prodotti sonoGroupware che può essere utilizzato in modo completamente gratuitoÈ.
| nome del prodotto | Caratteristiche principali | Prezzo della versione a pagamento (Basi mensili stimate) | Cloud | SU premessa | Androide iOS | lingua supportata |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Chiacchierata& Messaggero | chiacchierata conferenza web Programma gestione dei compiti gestione documenti Prenotazione attrezzatura Gestione delle presenze | On-premise A partire da 150 yen Nuvola A partire da 300 yen | 〇 | 〇 | 〇 | Giapponese (lingua) Inglese Cinese |
| GRUPPO R | Sequenza temporale Programma albo Cartellino chiamate gratuite | Nessuna versione a pagamento | 〇 | – | 〇 | Giapponese (lingua) Inglese Cinese |
| Ufficio e-Broad | Programma promemoria del messaggio Cartellino Lista di cose da fare albo condivisione di file | Nessuna versione a pagamento | 〇 | – | 〇 | Giapponese (lingua) |
| Zoho Connect | chiacchierata votazione Creazione del gruppo Programma condivisione di file chiamata vocale video chiamata | antipasto 48 yen impresa 120 yen Definitivo 360 yen | 〇 | – | 〇 | Giapponese (lingua) Inglese Cinese 16 altre lingue |
| Cerchio piazza | chiacchierata Programma albo album condivisione di file | leggero 770 yen/mese di base 1.430 yen Premio 1.980 yen | 〇 | – | 〇 | Inglese giapponese |
| GRIDIO groupware | Programma Prenotazione attrezzatura Cartellino Lista di cose da fare condivisione di file Creazione di minuti | groupware 10.000 yen~/mese Numero di ID: illimitato Capacità: 10 GB Norma SFA 50.000 yen~/mese Numero di ID: illimitato Capacità: 5 GB | 〇 | – | 〇 *Versione a pagamento | Giapponese (lingua) |
| Azione | Nota condivisione di file modello Impostazioni dei permessi | Business 600 yen impresa 1.200 yen | 〇 | – | 〇 | Giapponese (lingua) |
| allegato | chiacchierata Creazione del gruppo condivisione di file promemoria gratuito Programma | Il mio piano 350 yen Attività commerciale A partire da 2.000 yen | 〇 | – | 〇 | Giapponese (lingua) Inglese |
| Allodola | chiacchierata traduzione automatica spazio di lavoro condivisione di file chiamata vocale video conferenza | Professionale 1.420 yen impresa Richiesta di informazioni | 〇 | – | 〇 | Giapponese (lingua) Inglese Cinese 13 altre lingue |
| Gruppo Sessione | Programma albo Prenotazione della struttura condivisione di file gestione dei compiti questionario | diCloud Smart 300 yen~ Sessione di gruppo Richiesta di informazioni | 〇 | 〇 | 〇 | Giapponese (lingua) |
| LA LINEA FUNZIONA | chiamata vocale video chiamata condivisione dello schermo albo calendario | Standard A partire da 450 yen Avanzate 800 yen~ | 〇 | – | 〇 | Giapponese (lingua) Inglese Cinese coreano |
| Confluenza | gestione documenti modello documento editing collaborativo | Standard A partire da 790 yen Premio A partire da 1.510 yen | 〇 | 〇 | 〇 | Giapponese (lingua) Inglese Cinese 13 altre lingue |
Funzioni di base del groupware
Il groupware è uno strumento essenziale per migliorare l'efficienza e la comunicazione aziendale. Questi sistemi hanno una vasta gamma di funzionalità e vengono utilizzati in vari modi a seconda delle esigenze di un'organizzazione. Le principali funzionalità di base del groupware sono descritte in dettaglio di seguito.
Ruolo come strumento di comunicazione
La funzione più basilare del groupware è facilitare la comunicazione all'interno di un team.strumenti di chat, posta elettronica, forum,conferenza web Ciò consente di condividere informazioni e prendere decisioni in tempo reale. Questi strumenti aumentano la trasparenza e velocizzano la comunicazione tra i team.
Alcune funzioni di posta elettronica vengono fornite in bundle con un server di posta, mentre altre hanno una funzione di webmail che può essere utilizzata come client su un browser.
Inoltre, la funzionalità interna dei social media consente ai dipendenti di condividere le proprie competenze e interessi all'interno dell'azienda attraverso le pagine del proprio profilo. Crea gruppi e comunità basati su argomenti o progetti specifici per condividere e discutere informazioni correlate. I social media interni sono diventati una caratteristica che rafforza le connessioni tra i dipendenti e facilita la condivisione delle conoscenze e la collaborazione.
Gestione della pianificazione e gestione delle attività
Nel groupware,Condivisione del programma Yatagestione dei compiti Le funzionalità semplificano la gestione della pianificazione per individui e team. Ciò ti consente di vedere a colpo d'occhio l'avanzamento del lavoro e pianificare il completamento delle attività in tempo.
A seconda del prodotto può essere presente anche una funzione per la prenotazione di sale conferenze e apparecchiature collegate a orari oppure una funzione per l'emissione automatica di URL per conferenze web.
Condivisione di file e gestione dei documenti
Le funzionalità di condivisione dei file e di gestione dei documenti sono fondamentali per garantire che i membri del team abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno in qualsiasi momento. Semplifica il tuo lavoro e garantisci la sicurezza delle informazioni fornendo il controllo della versione dei documenti e un unico punto di accesso alle informazioni.
Gestione del flusso di lavoro
La funzionalità del flusso di lavoro consente l'automazione e la standardizzazione dei processi aziendali. Ciò semplifica aspetti come i processi di approvazione e l'instradamento dei documenti, rendendo le operazioni più trasparenti ed efficienti.
Bacheca e portale
La funzione bacheca fornisce una piattaforma per condividere annunci e informazioni importanti all'interno dell'organizzazione. La funzionalità del portale, invece, centralizza l'accesso alle informazioni di cui hai bisogno e offre agli utenti un'esperienza personalizzata.
Gestendo centralmente informazioni come regole aziendali, guide all'uso dell'ufficio, formati di documenti, ecc., puoi risparmiare tempo nella ricerca delle informazioni e migliorare l'efficienza del lavoro.
Gestione delle presenze
La gestione delle presenze migliora l'efficienza della gestione delle risorse umane monitorando l'orario di lavoro, le ferie e lo stato delle presenze dei dipendenti. Attraverso questa funzione viene mantenuta la trasparenza dell'orario di lavoro, consentendo un'adeguata gestione del personale e del lavoro.
Che tipo di groupware?
I prodotti groupware includono prodotti con varie funzioni e caratteristiche oltre alla comunicazione e alla condivisione delle informazioni. Qui spiegheremo ciascuna funzionalità in dettaglio.
Groupware disponibile gratuitamente
Il groupware gratuito è consigliato alle aziende che desiderano contenere i costi, alle startup con un numero limitato di persone e alle piccole imprese. Tuttavia, tieni presente che alcuni prodotti groupware gratuiti hanno limiti sul numero di utenti e sulla capacità.
Inoltre, le funzioni sono spesso limitate rispetto alla versione a pagamento, quindi se vuoi semplificare le operazioni di back office, assicurati di avere tutte le funzioni di cui hai bisogno.
Gruppo multifunzionale
Il groupware multifunzionale ha una varietà di funzioni come posta web, chat, conferenze web, condivisione di file, cartellini orari, gestione della pianificazione, gestione dell'avanzamento del progetto e flusso di lavoro.
Ciò ti consente di ottenere le informazioni necessarie per il tuo lavoro semplicemente aprendo il groupware ed eseguire senza problemi qualsiasi cosa, dalla conferma delle informazioni alla comunicazione, ai rapporti di lavoro, alle approvazioni e alla prenotazione delle attrezzature. Il groupware multifunzionale è consigliato alle aziende che desiderano gestire centralmente le informazioni e migliorare l'efficienza aziendale.
Groupware adatto alle piccole e medie imprese
Molti groupware per piccole e medie imprese possono essere utilizzati da un numero limitato di persone, ma esistono anche prodotti basati su cloud che possono essere utilizzati a costi contenuti.
Inoltre, alcuni prodotti offrono piani gratuiti fino a un certo numero di persone, quindi sono particolarmente consigliati per le piccole imprese che vogliono presentarli a basso costo. Tuttavia, alcuni prodotti prevedono un limite massimo al numero di utenti, quindi è necessario tenere conto delle fluttuazioni del numero di dipendenti quando si introduce il prodotto.
Groupware adatto alle grandi aziende
Il groupware adatto alle grandi aziende in genere si estende da migliaia a decine di migliaia di persone.
È adatto a situazioni in cui sono presenti molti dipartimenti e posizioni ed è richiesta una gestione dettagliata, come la condivisione delle informazioni tra più sedi e flussi di lavoro complessi tipici delle grandi aziende. A seconda del prodotto, oltre alla gestione dei log, è possibile gestire anche i privilegi di accesso dettagliati, come le impostazioni per le applicazioni e la visualizzazione dei documenti.
Inoltre, ci sono prodotti che supportano più lingue e fusi orari e sono facili da usare per le basi estere e i membri stranieri. Molti dei nostri prodotti sono completamente compatibili con i sistemi esterni e presentano anche la capacità di integrarsi facilmente con i sistemi esistenti.
Punti di confronto del groupware
Ogni groupware ha funzioni e caratteristiche diverse. Ecco quattro punti di confronto che ti aiuteranno a scegliere il groupware che soddisfa le esigenze della tua azienda.
Esiste un piano gratuito?
Il primo punto è se esiste o meno un piano gratuito. Il groupware facilita la condivisione e la comunicazione delle informazioni e ci si può aspettare che migliori l'efficienza del lavoro. Tuttavia, poiché il groupware di per sé non genera entrate, l'idea generale è quella di ridurre il più possibile i costi. Alcuni groupware offrono piani gratuiti o ti consentono di provarli gratuitamente per un certo periodo di tempo.
È importante verificare se esiste un piano gratuito, non solo per ridurre i costi, ma anche per vedere se è adatto alle esigenze della tua azienda.
Disponibilità delle funzioni di base
È anche importante che la tua azienda disponga delle funzioni di base di cui hai bisogno. Groupware ha un'ampia varietà di funzioni, quindi quando confronti i prodotti, assicurati di organizzare lo scopo di utilizzo e le funzioni richieste e controlla se possono soddisfare le esigenze della tua azienda.
Tuttavia, se le funzioni sono troppe, il costo sarà elevato e c'è il rischio di non riuscire a utilizzarle appieno. Seleziona attentamente le funzioni che ti servono e quelle che non ti servono e scegli il prodotto che soddisfa le esigenze della tua azienda.
Viene applicato a policy organizzative come quelle on-premise e nel cloud?
Le organizzazioni che utilizzano informazioni personali o riservate potrebbero non essere in grado di utilizzare groupware basato su cloud a causa delle policy. In tal caso, controlla se è on-premise. D'altra parte, se desideri utilizzarlo per il telelavoro o per luoghi di lavoro fuori sede, sceglierai un groupware di tipo cloud.
Inoltre, le grandi organizzazioni hanno decine di migliaia di persone, quindi sono necessarie impostazioni dettagliate di restrizione dell'accesso e impostazioni per ciascun team o dipartimento. In tal caso, sarebbe una buona idea scegliere un sistema con funzionamento flessibile e funzioni di gestione avanzate.
Presenza di funzioni e app mobile
Anche la funzionalità mobile e la disponibilità di app sono punti di paragone. Se lo usi spesso fuori dall'azienda, sarebbe una buona idea scegliere un groupware che disponga di un'app mobile dedicata. I servizi che non dispongono di app dedicate possono essere utilizzati dal browser di uno smartphone, ma le app dedicate sono più convenienti, quindi consigliamo prodotti che supportano le app.
Confronto di 12 groupware gratuiti consigliati
Qui presenteremo 12 groupware consigliati che puoi utilizzare gratuitamente. Abbiamo riepilogato le panoramiche, le caratteristiche, le recensioni e la reputazione dei prodotti, quindi utilizzali come riferimento quando scegli un prodotto.
Chat e Messenger
Panoramica e caratteristiche del prodotto
Chat&Messenger è un groupware di facile utilizzo che integra gli strumenti necessari come chat aziendale, conferenze Web, condivisione di file, gestione di pianificazione/attività e prenotazione di sale riunioni.
È unico in quanto integra varie funzioni di groupware per la condivisione di informazioni in tempo reale come chat aziendali e conferenze web. Il formato del servizio è compatibile sia con ambienti on-premise che cloud e vanta una comprovata esperienza di utilizzo da parte di un'ampia gamma di organizzazioni, tra cui agenzie governative e grandi aziende.
Come usarlo gratuitamente
Chat&Messenger offre un piano gratuito. Puoi accedervi con un browser oppure installare l'app sul tuo smartphone e registrarti come utente.
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Ci sono state molte recensioni positive riguardo alla facilità d'uso delle funzioni di chat e messenger.
"Puoi inviare senza problemi file di grandi dimensioni difficili da inviare tramite e-mail."
“Notifiche facili da capire quando arrivano i messaggi”
"Comodo per controllare lo stato di lettura e inviarlo nuovamente agli utenti offline"
GRUPPO R
Panoramica e caratteristiche del prodotto
R-GROUP è un groupware completamente gratuito basato su cloud che è stato installato da oltre 2.000 aziende in Giappone.
Dispone di 12 funzioni per facilitare la comunicazione aziendale come orari, cartellini orari, tabelle dei turni, e-mail e chat.
Poiché non vi è alcun limite al numero di utenti e può essere utilizzato gratuitamente, è consigliato anche alle aziende che implementano il groupware per la prima volta.
Può essere utilizzato anche su smartphone senza alcun costo aggiuntivo.
Come usarlo gratuitamente
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Ci sono state molte recensioni soddisfatte del fatto che fosse gratuito e avesse molte funzionalità.
“100% può essere utilizzato gratuitamente e dispone di tutte le funzioni base del groupware”
"Puoi chat, bacheca e gestione della pianificazione in modo completamente gratuito."
“Consigliato alle piccole e medie imprese perché può essere utilizzato gratuitamente senza scadenza o limitazioni sul numero di persone.”
Ufficio e-Broad
Panoramica e caratteristiche del prodotto
e-Broad Office è un groupware ad alte prestazioni che può essere utilizzato gratuitamente.
Puoi utilizzare in modo flessibile le funzioni di cui hai bisogno, come orari, promemoria dei messaggi, cartellini, elenchi di cose da fare, bacheche, rubriche, elenchi dei membri dell'azienda e conferma dei dipendenti.
Anche l'agenda, i promemoria dei messaggi, l'elenco delle cose da fare e la rubrica sono compatibili con i dispositivi mobili, consentendoti di utilizzarli senza problemi anche quando sei in movimento.
Il fornitore, E-Broad Communications Co., Ltd., ha acquisito il marchio sulla privacy ed è affidabile in termini di sicurezza.
Come usarlo gratuitamente
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Impossibile trovare recensioni. (Revisione IT, tendenza IT, ricerca X non applicabile)
Zoho Connect
Panoramica e caratteristiche del prodotto
Zoho Connect è un servizio di social networking per le aziende che aiuta le aziende a condividere informazioni e scambiare idee.
Dalle comunicazioni interne ai sondaggi tra i dipendenti, alla gestione dei file e alla collaborazione in team, offre numerose funzionalità per contribuire a creare un senso di unità nella tua organizzazione.
Le caratteristiche includono la centralizzazione della conoscenza attraverso una base di conoscenza e la semplificazione della comunicazione del team creando gruppi basati su caratteristiche comuni.
Inoltre, può integrarsi perfettamente con un'ampia gamma di servizi esterni come Google, Zoho, Outlook e iCloud.
Come usarlo gratuitamente
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Nelle recensioni c'erano molte opinioni che elogiavano molto la funzione della rete esterna.
“La condivisione delle informazioni tra più aziende è gratuita”
"Utilizziamo le funzioni di rete esterne come infrastruttura per l'assistenza clienti, semplificando il supporto remoto."
“La funzione di rete esterna è utile per la gestione di piccole comunità”
cerchio quadrato
Panoramica e caratteristiche del prodotto
Circle Square è un'app per la gestione di team, organizzazioni e comunità supportata da oltre 620.000 utenti da oltre 20 anni.
Dotato di 18 funzioni utili, puoi gestire facilmente il tuo programma e le tue presenze online.
Inoltre, utilizzando strumenti come chat, bacheche e sondaggi, è possibile favorire una comunicazione attiva.
Tra queste, la funzione email è particolarmente completa e può essere utilizzata in alternativa ad una mailing list.
Come usarlo gratuitamente
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Nelle recensioni c'erano molte opinioni che elogiavano la facilità d'uso e il fatto che fosse semplice e facile da capire.
"Lo schermo è intuitivo e può essere utilizzato facilmente anche senza manuale."
"È molto semplice e facile da capire, quindi può essere utilizzato da un'ampia gamma di persone."
"Ha una struttura semplice, quindi anche gli utenti alle prime armi possono usarlo senza alcuna confusione."
Gruppo GRIDY
Panoramica e caratteristiche del prodotto
GRIDY Groupware è un groupware WEB che migliora la condivisione e la comunicazione delle informazioni all'interno e all'esterno dell'azienda.
Dotato di 23 funzioni come orari, e-mail, cartellini orari e flussi di lavoro, ci si può aspettare che migliori l'efficienza del lavoro, condivida agevolmente le informazioni e attivi la comunicazione.
Non sono previsti costi iniziali né canoni mensili, il numero di utenti è illimitato ed è possibile collaborare anche con utenti esterni all'azienda.
Come usarlo gratuitamente
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Nelle revisioni sono emerse molte opinioni sull'uso delle funzioni di gestione della pianificazione e di condivisione delle informazioni.
"Non ho più bisogno di utilizzare un'app separata per gestire il mio programma di lavoro."
"È diventato più semplice condividere informazioni e gestire gli orari, cosa che prima era difficile da fare verbalmente."
"Puoi utilizzare l'IT per comprendere gli orari del personale, condividere informazioni, effettuare prenotazioni di strutture, ecc."
Azione
Panoramica e caratteristiche del prodotto
Stock è il groupware più semplice che chiunque può iniziare a utilizzare.
È dotato di varie funzioni come messaggi, note, gestione delle attività, impostazioni dei permessi, ecc. E alcune funzioni come la funzione nota possono essere utilizzate offline.
Un'altra caratteristica è la capacità di collaborare con sistemi esterni come Slack, Chatwork ed Evernote e la capacità di collaborare non solo all'interno dell'azienda ma anche con membri esterni.
Come usarlo gratuitamente
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Nelle recensioni c'erano molte opinioni che elogiavano molto la funzione nota per riassumere le informazioni.
``La funzione nota è davvero utile per riassumere le informazioni.''
"Puoi visualizzare tutti i tipi di casi scrivendo tutti i casi su un quaderno come un promemoria."
"I quaderni sono facili da usare perché non solo puoi decorarli con caratteri, ma anche includere tabelle ed elenchi."
allegato
Panoramica e caratteristiche del prodotto
enclo è un'app cloud che ti consente di condividere facilmente dati di file, chat, note, ecc. in un gruppo.
Con un'interfaccia utente e un'operabilità facili da usare, chiunque può collaborare facilmente sia all'interno che all'esterno dell'azienda.
Le caratteristiche includono una funzione di promemoria di testo ricco che supporta anche la scrittura a mano.
Cose difficili da trasmettere solo attraverso il testo possono essere trasmesse in modo facile da comprendere utilizzando illustrazioni scritte a mano.
Come usarlo gratuitamente
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Le recensioni includevano opinioni sulla condivisione di file e sulle funzionalità di chat.
“Puoi utilizzare la funzione chat ad un prezzo conveniente”
"Può inviare file di grandi dimensioni in modo accurato"
"Lavorare da casa è diventato più agevole utilizzando gli allegati dei file di chat."
Allodola
Panoramica e caratteristiche del prodotto
Lark è uno strumento DX che include tutte le app di cui hai bisogno sul campo, tra cui chat, e-mail, calendario, videoconferenze, documenti, flusso di lavoro e funzioni di back office.
È inoltre dotato di una funzione di traduzione automatica che supporta più lingue, consentendo una comunicazione globale fluida, che può ridurre i costi e migliorare la produttività.
Inoltre, poiché puoi ricevere un attento supporto per l'implementazione da parte di consulenti digitali, puoi implementarlo facilmente anche se non disponi di un reparto IT dedicato.
Come usarlo gratuitamente
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Nelle recensioni c'erano molte opinioni sull'utilizzo di più metodi di comunicazione.
"Le conversazioni in chat possono essere collegate alle videochiamate con il semplice tocco di un pulsante."
"Le aziende che hanno introdotto il sistema possono facilmente connettersi tra loro utilizzando la funzione chat."
``La funzione chat ti consente di creare gruppi, il che è utile per la gestione dei progetti.''
Sessione di gruppo
Panoramica e caratteristiche del prodotto
GroupSession è un groupware che può essere avviato gratuitamente e con un numero illimitato di utenti. Tutte le funzioni di base come la gestione della pianificazione, la bacheca e la condivisione delle informazioni possono essere utilizzate gratuitamente.
Puoi iniziare a utilizzare la versione cloud del sistema per soli 300 yen al mese, quindi è un servizio con un eccellente rapporto qualità-prezzo. Questo servizio è consigliato a chi considera un'implementazione a basso costo.
Come usarlo gratuitamente
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Molte recensioni affermano che è multifunzionale e con un buon rapporto qualità-prezzo.
``Groupware che può essere utilizzato gratuitamente, ma ha funzionalità sufficienti.
“Puoi utilizzare le stesse funzioni del famoso groupware, ma a un costo inferiore.”
"Ho ritenuto che la versione cloud del server dedicato avesse il miglior rapporto costo-prestazioni."
LA LINEA FUNZIONA
Panoramica e caratteristiche del prodotto
LINE WORKS è un groupware che può essere utilizzato con facilità d'uso simile a LINE. Puoi usarlo dal giorno in cui lo installi e puoi comunicare utilizzando la chat e i timbri che conosci su LINE.
Detiene la quota n. 1 nelle chat aziendali a pagamento nel 2022 e, a gennaio 2023, più di 430.000 aziende l'hanno adottata. Viene utilizzato in una varietà di settori, tra cui vendita al dettaglio, parrucchieri, logistica, edilizia, immobiliare e assistenza medica/infermieristica, quindi può essere introdotto senza problemi.
Come usarlo gratuitamente
LINE WORKS ha un piano gratuito, che puoi utilizzare iscrivendoti al piano gratuito.
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Nelle recensioni, molte persone hanno affermato che LINE è uno strumento ben noto ed è facile da usare per molte persone.
"Poiché ci sono molti utenti LINE nella loro vita privata, la penetrazione dopo l'introduzione avviene senza intoppi."
"Dato che si tratta di una versione business di LINE, tutto, dall'introduzione all'utilizzo, è andato liscio come già lo sapevamo."
"Il servizio è amichevole e di facile comprensione, quindi anche le persone con una scarsa conoscenza informatica possono utilizzarlo."
Confluenza
Panoramica e caratteristiche del prodotto
Confluence è uno strumento che ti consente di creare e organizzare il tuo lavoro praticamente da qualsiasi luogo. Utilizzato da oltre 75.000 utenti, è ampiamente utilizzato in tutto il mondo.
Ha anche un piano gratuito, quindi puoi usarlo gratuitamente.
Tuttavia, poiché la sede centrale è uno strumento estero con sede in Australia, il giapponese sulla home page potrebbe essere difficile da leggere in alcune parti e potrebbero esserci alcuni problemi con l'usabilità.
Come usarlo gratuitamente
Il piano gratuito consente fino a 10 utenti.
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Nelle recensioni del passaparola abbiamo trovato molte opinioni sull'utilizzo come base di conoscenza.
``Puoi consolidare la conoscenza interna per elemento e organizzare le informazioni.''
"Le informazioni interne sono consolidate in un unico posto, così puoi accedere alle informazioni di cui hai bisogno anche quando lavori in remoto."
"Viene utilizzato come un portale condiviso internamente su larga scala."
Quali sono i punti quando si introduce il groupware?
Qui spiegheremo i punti da considerare quando si introduce il groupware. Ci sono sei punti qui sotto.
- Ha caratteristiche adatte al tuo scopo?
- È adatto alla scala aziendale?
- È adatto all'ambiente e al contenuto lavorativo utilizzato?
- È facile da usare?
- Posso provarlo gratuitamente?
Ha caratteristiche adatte al tuo scopo?
Il primo punto è se il groupware è dotato di funzioni adatte al vostro scopo. Quando si introduce il groupware, organizzare innanzitutto lo scopo e le problematiche dell'introduzione del groupware e chiarire le funzioni necessarie.
Ad esempio, se desideri semplificare le operazioni di liquidazione delle spese, sarà utile un prodotto con ricche funzioni di flusso di lavoro in grado di coprire tutto, dalla richiesta all'approvazione e al pagamento. Se desideri continuare a utilizzare il tuo sistema esistente, è una buona idea scegliere un prodotto con ampie funzionalità di integrazione.
Identificando le funzioni necessarie in questo modo, potrete selezionare in modo efficace il groupware che soddisfa le esigenze della vostra azienda.
È adatto alla scala aziendale?
È anche importante scegliere un prodotto adatto alle dimensioni della tua azienda. Alcuni groupware hanno un numero minimo di utenti, quindi se la tua azienda è piccola, dovrai verificare con il produttore per vedere se puoi installare il prodotto.
Inoltre, alcuni groupware hanno un limite superiore alla scala che può essere supportata, quindi anche se la tua azienda è grande, devi verificare se è in grado di gestire le dimensioni della tua azienda.
Assicurati di controllare i limiti superiore e inferiore della scala supportata e se la tua azienda è adatta o meno all'uso.
È adatto all'ambiente e al contenuto lavorativo utilizzato?
Assicurati che corrisponda ai metodi di comunicazione e ai contenuti lavorativi della tua azienda.
Aziende diverse utilizzano metodi di comunicazione diversi, come e-mail, chat e bacheche. Molti groupware dispongono di queste funzioni, ma controlla prima se si adatta allo stile di comunicazione della tua azienda.
Inoltre, se prevedi di aumentare il numero di dipendenti o di espandere la tua azienda in futuro, ti consigliamo di utilizzare un groupware scalabile.
È facile da usare?
Anche se il groupware ha molte funzioni, può essere difficile penetrare nell'organizzazione se non è facile da usare. Alcuni prodotti groupware offrono prove gratuite, quindi è una buona idea provarlo e scegliere un prodotto che chiunque possa utilizzare facilmente. Inoltre, per sfruttare appieno le funzioni, è importante anche il sistema di supporto del produttore.
Posso provarlo gratuitamente?
Quando si sceglie il groupware, è molto importante considerare se è disponibile per una prova gratuita. Il groupware che offre un periodo di prova gratuito offre l'opportunità di pre-valutare funzionalità e usabilità in un ambiente aziendale reale. Ciò consente alle organizzazioni di vedere se il prodotto soddisfa le loro esigenze e requisiti specifici.
Utilizzando la prova gratuita potrete effettivamente provare le funzioni del groupware e verificare la facilità d'uso dell'interfaccia utente e l'utilità delle varie funzioni. Inoltre, raccogliendo il feedback dei dipendenti durante il periodo di prova gratuita, è possibile prevedere quale tipo di formazione e supporto saranno necessari per le operazioni post-implementazione.
Quali sono i vantaggi dell’introduzione del groupware?
L'implementazione del groupware presenta i seguenti vantaggi:
La condivisione delle informazioni diventa più agevole
Il groupware centralizza le funzioni di comunicazione come e-mail, chat e bacheche elettroniche, consentendo una condivisione fluida delle informazioni.
Inoltre, puoi condividere file, gestire attività e visualizzare pianificazioni tutto in una volta con un solo strumento, rendendo più semplice apportare modifiche improvvise alla pianificazione o convocare conferenze web.
Ciò renderà il tuo lavoro più efficiente e preverrà errori e problemi causati da omissioni.
Il lavoro d’ufficio può essere reso più efficiente
Il groupware dotato di funzioni di flusso di lavoro consente di svolgere il lavoro d'ufficio in modo efficiente.
Impostando in anticipo il flusso di domanda/approvazione per spese e presenze, puoi completare rapidamente e completamente il processo di domanda → approvazione all'interno dello strumento.
Inoltre, puoi aspettarti di migliorare l'efficienza del lavoro d'ufficio effettuando prenotazioni per sale conferenze e proiettori collegati a programmi e gestione dello stato di avanzamento in tempo reale.
FB può essere utilizzato immediatamente
Utilizzando il groupware è possibile controllare l'avanzamento del lavoro dei membri in un elenco, consentendo un rapido feedback.
Visualizzando i ritardi sul lavoro, puoi indagare agevolmente sulla causa e formulare contromisure.
Inoltre, potendo chattare consultando informazioni come verbali e report, sarà utile dare feedback sulle valutazioni del personale.
Il lavoro a distanza può essere svolto senza problemi
Anche quando si lavora in remoto, dove la comunicazione è difficile, puoi aspettarti una comunicazione attiva utilizzando bacheche, SNS interni e conferenze web.
Inoltre, le funzioni di gestione della pianificazione, condivisione delle informazioni e condivisione dei file consentono il controllo remoto dello stato delle operazioni e la consegna fluida dei materiali.
Poiché queste funzioni possono essere coperte da un unico groupware, questo può essere utilizzato anche come ufficio virtuale.
Svantaggi del groupware
Quando si implementa il groupware è necessario considerare anche i suoi svantaggi.
Qui introdurremo cinque svantaggi specifici, quindi verifica se si applicano alla tua azienda e implementa il groupware senza rimpianti.
È richiesto il costo iniziale
Quando si introduce il groupware, ci sono molti costi iniziali come l'installazione del sistema, la personalizzazione e la formazione del personale.
Tieni presente che i costi potrebbero essere elevati, soprattutto se sei una grande organizzazione o hai bisogno di personalizzazioni per adattarle alla tua attività.
Alcuni servizi sono difficili da gestire
Il groupware negli ultimi anni ha molte funzioni, quindi potrebbe essere difficile da utilizzare a seconda dell'alfabetizzazione informatica dell'utente.
Se scegli un servizio difficile da gestire, sarà difficile penetrare nell'organizzazione e non sarai in grado di utilizzare le sue funzionalità in modo efficace.
Scegli un prodotto che abbia una buona operabilità, ad esempio uno che chiunque possa utilizzare facilmente o uno che possa essere utilizzato in modo intuitivo.
La condivisione delle informazioni potrebbe diventare troppo stretta
Un altro svantaggio è che la condivisione delle informazioni potrebbe diventare troppo intima.
Sebbene il groupware semplifichi la condivisione delle informazioni, esiste il timore che le informazioni non necessarie possano aumentare e che quelle veramente necessarie possano essere nascoste.
Scegli un prodotto con una funzione di avviso o imposta regole per evitare di compilare le informazioni necessarie.
Sono necessarie misure di sicurezza
Il groupware gestisce una grande quantità di informazioni, quindi sono necessarie misure di sicurezza sufficienti.
Se non vengono adottate misure sufficienti, l’accesso non autorizzato dall’esterno e la fuga di informazioni diventeranno un grave rischio.
Assicurati di scegliere un groupware con eccellenti misure di sicurezza.
Ci sono limitazioni di personalizzazione
Molti prodotti groupware possono essere personalizzati per adattarsi all'attività della tua azienda, ma esistono limiti alla personalizzazione.
Di conseguenza, potrebbe essere difficile soddisfare completamente le esigenze della tua azienda, quindi confronta più prodotti e scegli il groupware più adatto alle tue esigenze.
Punti da notare quando si introduce il groupware
Durante l'installazione del groupware, prestare attenzione ai seguenti punti.
Questi sono punti importanti per un'implementazione di successo del groupware, quindi assicurati di controllarli.
Verifica l'usabilità con il personale in loco
Quando introduci il groupware, verifica con il personale sul campo per vedere come ci si sente e ottenere le loro opinioni.
Il groupware viene utilizzato da molti operatori sul campo, quindi è importante che sia facile da utilizzare per chiunque.
Incorporando le opinioni del personale sul campo nella scelta del groupware, c'è una maggiore possibilità che la penetrazione del groupware proceda senza intoppi dopo la sua introduzione.
Identificare le funzioni necessarie
Prima di introdurre il groupware, identificare in anticipo le funzioni necessarie.
Le funzioni richieste varieranno a seconda del metodo operativo e se continuare a utilizzare il sistema esistente.
Considerando il metodo operativo appropriato e identificando le funzioni necessarie, sarai in grado di implementarlo in modo efficiente e senza intoppi.
Comprendi il groupware e rendi il tuo lavoro più fluido
In questo articolo abbiamo fornito una spiegazione dettagliata su come confrontare le società di groupware, come utilizzarle gratuitamente e i punti da considerare quando se ne sceglie una.
Presentiamo anche 18 prodotti groupware consigliati che possono essere utilizzati gratuitamente, quindi utilizzali come riferimento quando scegli un prodotto.
Comprendendo il groupware e utilizzandolo in modo efficace, puoi gestire la tua attività senza problemi.
Comprendi i punti di confronto, i vantaggi e gli svantaggi e scegli il groupware più adatto alle esigenze della tua azienda.