Cinque punti da tenere presenti quando si introduce un groupware!
Negli ultimi anni l’introduzione dell’informatica negli uffici ha fatto rapidi progressi. L'ambiente d'ufficio sta diventando sempre più importante e vengono introdotti prodotti IT per rendere più efficienti attività tradizionalmente dispendiose.
Il groupware sta attirando l'attenzione per il miglioramento dell'efficienza del lavoro interno. Sono apparsi numerosi prodotti groupware e le aziende che desiderano installarli ora possono scegliere.
Tuttavia, ci sono alcune aziende che non sono riuscite a migliorare la propria efficienza aziendale anche dopo aver implementato il groupware.
Questo articolo spiega cinque punti che dovresti conoscere prima di introdurlo, quindi se sei un imprenditore o un responsabile e stai pensando di introdurlo, dai un'occhiata.
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Chiarire lo scopo e gli obiettivi dell'introduzione del groupware
Groupware è un prodotto molto utile. Facilita la condivisione delle informazioni e agevola la comunicazione all'interno dell'azienda. Tuttavia, la semplice introduzione non produrrà risultati. Se non hai uno scopo chiaro, ti accontenterai semplicemente di implementarlo.
Sii chiaro su ciò che la tua azienda vuole realizzare introducendo il groupware. È anche importante fissare degli obiettivi. Puoi comprenderne gli effetti quantificando gli obiettivi che ti sei prefissato e confrontandoli prima e dopo l'introduzione del groupware. Per evitare di accontentarti della semplice introduzione del sistema, assicurati di determinare il tuo scopo e i tuoi obiettivi.
Si riflettono le opinioni sul campo?
Quando si promuove l’efficienza operativa all’interno di un’azienda, ciò che tende ad accadere è un approccio top-down da parte del presidente e del management team. Naturalmente è il management a decidere le politiche dell'azienda, ma sono i dipendenti in prima linea che effettivamente utilizzano il groupware nel loro lavoro quotidiano. L'introduzione di un groupware difficile da utilizzare per i dipendenti in sede non migliorerà l'efficienza lavorativa.
Il groupware che state introducendo attualmente riflette le opinioni del posto di lavoro? Prima di decidere di introdurre il groupware, chiedi ai tuoi dipendenti in prima linea le loro opinioni.
La politica di utilizzo del groupware è permeata all'interno dell'azienda?
Proprio come il groupware riflette le opinioni del posto di lavoro, è anche importante che la politica di introduzione del prodotto sia permeata all'interno dell'azienda. I vantaggi derivanti dall'introduzione del groupware si sono diffusi all'interno della vostra azienda?
Anche se la decisione di introdurre il groupware viene presa dall’alto verso il basso, se i dipendenti non sono fortemente motivati a utilizzarlo, non sarà utile come strumento di comunicazione. Anche se introduci il groupware, sarà uno spreco se continui a utilizzare la posta elettronica e gli SNS come al solito. Comunicare i vantaggi del groupware a ciascun dipendente sarà la chiave per migliorare l'efficienza lavorativa.
È conveniente?
Anche se il groupware può essere utilizzato per migliorare l’efficienza del lavoro e promuovere la comunicazione, se non vale i costi iniziali e operativi, si tradurrà in una perdita per l’azienda. È molto importante considerare se i costi iniziali e i costi operativi sono commisurati all’efficienza operativa prevista.
Sono disponibili numerosi prodotti groupware. Poiché le scelte sono così tante, è necessario trovare un prodotto che offra un buon rapporto qualità-prezzo. In alcuni casi, la semplice aggiunta di funzionalità opzionali può fare una grande differenza di prezzo, quindi è necessario prendere una decisione accurata su quale opzione scegliere tra funzionalità e prezzo. Prima di decidere di introdurre il groupware, controlla il rapporto costi-prestazioni.
Verrà implementato a livello aziendale o parzialmente?
Quando si utilizza il groupware bisogna fare attenzione se si desidera implementarlo a livello aziendale o parzialmente. Il groupware ha una varietà di funzioni, quindi poche persone saranno in grado di usarlo subito. Ecco perché implementarlo a livello aziendale fin dall'inizio è rischioso. D’altra parte, alcune persone potrebbero pensare che, anche se lo introducessero parzialmente, non saprebbero se sarà efficace o meno.
Se ritieni o meno che migliori l’efficienza lavorativa e promuova la comunicazione può variare a seconda delle differenze individuali. Inoltre, i dipendenti con un’elevata alfabetizzazione informatica potrebbero essere proattivi nell’introdurlo, ma quelli con una bassa alfabetizzazione informatica potrebbero difficilmente utilizzarlo anche dopo che sarà stato adottato a livello aziendale.
Ci sono pro e contro, ma se vuoi ridurre i rischi di implementazione, ti consigliamo di creare un team modello che utilizzi il groupware. Se hai successo con un team modello di piccole dimensioni, potrebbe essere una buona idea implementarlo a livello aziendale. È importante valutare le caratteristiche della tua azienda e prestare attenzione alla scala di introduzione.
riepilogo
Abbiamo spiegato cinque punti da tenere a mente quando si introduce il groupware. Il groupware che migliora l'efficienza del lavoro non garantisce necessariamente il successo. Prestando attenzione ai cinque punti introdotti qui, sarai in grado di promuovere la comunicazione dopo l'implementazione. Si prega di controllare di nuovo questo articolo prima di installare il groupware!