ビジネスチャット、テレビ会議、ファイル共有、スケジュール管理を統合したグループウェア。IP Messenger 互換。

ビジネスチャットの選び方は?自社に合ったチャットツールを見つけよう!

ビジネスチャットとは?

ビジネスチャットとは、ビジネスシーンで使うことを目的としたチャットツールです。

1対1でも使えますが、チーム単位でグループを作成し、複数人で使う場合が多いツールで、個人で使うSNSより更にセキュリティやユーザー管理機能が強化されているのも特徴です。

他にもスケジュール共有、ファイル共有など、メッセージを送りながら同時にやりたいことができる便利機能が備わっており、近年利用者が増加傾向にあります。

ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶ際、どこを着眼点とするのが良いのでしょうか?ここではビジネスチャットを選ぶポイントを押さえましょう。

必要な機能が揃っているか?

ビジネスチャットは社内SNSツールとして非常に有用ですが、ただ導入するだけで全てのコミュニケーションに関する問題が解決する訳ではありません。自社にとって必要な機能をできるだけ多く揃えたサービスを選ぶ必要があります。

例えば地理的に遠くにいるメンバーと会議したいのであれば、Web会議機能が付いている必要がありますし、まだ社内インフラが整っていないのであれば、ファイル共有やスケジュール・タスク管理が備わっている網羅的なサービスが向いています。

チャット機能

基本的に文字を使ってコミュニケーションする機能です。

文字以外にも絵文字を使ったり、ドキュメントや画像、動画を送信する機能が付いているサービスも多いです。

グループ機能

グループを作って、コミュニケーションを図る相手を限定できる機能です。

例えばプロジェクト単位で区切る場合が想定できます。

ファイル共有機能

グループ間でファイルを共有する機能です。ドキュメント以外に画像や動画にも対応している場合が多いです。

ExcelやWord、PDFなどのファイルであれば、ビジネスチャット上でそのまま開いて中を見ることができるサービスもあり、わざわざOfficeソフトやビューワーで開く必要がありません。

Web会議機能

作成したグループ間でビジネスチャット上でビデオ通話ができる機能です。

別拠点にいるメンバーも即座に会議に参画できます。

スケジュール・タスク管理機能

スケジュールやタスクをグループ間で共有・管理できる機能です。

チャットの内容からすぐにスケジューリング、タスク追加ができ、進捗状況の確認に有用です。

会議室予約機能

先に会議室を予約しておける機能です。

誰がどの会議室を使っているかをすぐに把握することができます。

モバイル対応しているか?

ビジネスチャットを選ぶ際はモバイル対応しているかも重要です。

特にブラウザ対応されているだけのものより、専用のAndroid、iOSのアプリが提供されている方が操作性が良く、最も望ましいです。

働き方改革が重要なキーワードとなった昨今、柔軟な働き方を実現する上で、いつでもどこでも情報共有できることは重要な要素の一つです。

コストが見合っているか?

いくら素晴らしい機能が揃っていても、導入コストが予算に合わなければ見送らざるを得ません。どのサービスも高機能になればなるほど料金が高くなるもの。予算と相談しながらベストなビジネスチャットを選びたいものです。

そこでおすすめなのが、基本無料で使え、かつ有料の高機能版もあるサービスです。

無料だとユーザー数や機能が限られていることが多いですが、使い勝手が良ければそのまま有料版へ移行できます。

共有したファイルや設定を別のツールに移す必要がなく、なにより使い慣れたビジネスチャットをそのまま使い続けられます。

ビジネスチャットはただのチャットツールではない

ビジネスチャットはただのチャットツールではなく、「チャット機能をメインとした統合コミュニケーションツール」であることがお分りいただけたかと思います。

メールや電話で発生するコミュニケーションの無駄を取り除き、生産性を上げるためにもぜひ導入を検討してみてくださいね。