วิธีเลือกใช้เครื่องมือแชทสำหรับธุรกิจ? ค้นหาเครื่องมือแชทที่เหมาะสมกับบริษัทของคุณ!

แชทธุรกิจคืออะไร?

การแชททางธุรกิจ หมายถึง เครื่องมือแชทที่ออกแบบมาเพื่อใช้ในบริบททางธุรกิจ

แม้ว่าจะสามารถใช้สำหรับการสื่อสารแบบตัวต่อตัวได้ แต่โดยทั่วไปแล้วมักใช้ในการสร้างกลุ่มสำหรับทีมงานและเกี่ยวข้องกับผู้คนจำนวนมาก มีลักษณะเด่นคือระบบรักษาความปลอดภัยและคุณสมบัติการจัดการผู้ใช้ที่เหนือกว่าเมื่อเทียบกับบริการเครือข่ายสังคมส่วนบุคคล

นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติอำนวยความสะดวกอื่นๆ ที่ช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้พร้อมกันในขณะที่ส่งข้อความ เช่น การแชร์ตารางเวลาและการแชร์ไฟล์ และฐานผู้ใช้ก็เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา

วิธีเลือกแอปพลิเคชันแชทสำหรับธุรกิจ

เมื่อเลือกแอปพลิเคชันแชทสำหรับธุรกิจ คุณควรให้ความสำคัญกับอะไรบ้าง? ต่อไปนี้คือประเด็นสำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกแอปพลิเคชันแชทสำหรับธุรกิจ

มีฟังก์ชันที่จำเป็นครบถ้วนหรือไม่?

การแชททางธุรกิจมีประโยชน์อย่างมากในฐานะเครื่องมือเครือข่ายสังคมภายในองค์กร แต่การนำมาใช้เพียงอย่างเดียวไม่ได้แก้ปัญหาการสื่อสารทั้งหมด คุณจำเป็นต้องเลือกบริการที่มีฟีเจอร์ที่บริษัทของคุณต้องการมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการจัดการประชุมกับสมาชิกที่อยู่ห่างไกลกัน คุณจะต้องใช้ระบบที่มีความสามารถในการประชุมผ่านเว็บ หากโครงสร้างพื้นฐานของบริษัทของคุณยังไม่สมบูรณ์ ระบบบริการแบบครบวงจรที่รวมถึงการแชร์ไฟล์ การกำหนดตารางเวลา และการจัดการงาน จะเหมาะสมกว่า

ฟังก์ชันแชท

โดยพื้นฐานแล้วมันคือฟังก์ชันสำหรับการสื่อสารโดยใช้ข้อความ

บริการหลายแห่งยังมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณใช้สัญลักษณ์อีโมจิควบคู่กับข้อความ และส่งเอกสาร รูปภาพ และวิดีโอได้อีกด้วย

ฟังก์ชันกลุ่ม

ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณสร้างกลุ่มและจำกัดผู้ที่คุณสามารถติดต่อสื่อสารด้วยได้

ตัวอย่างเช่น อาจพิจารณาแบ่งสิ่งต่างๆ ออกเป็นหน่วยย่อยของโครงการ

คุณสมบัติการแชร์ไฟล์

ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณสามารถแชร์ไฟล์ระหว่างกลุ่มได้ โดยส่วนใหญ่มักรองรับรูปภาพและวิดีโอ นอกเหนือจากเอกสาร

บริการบางอย่างอนุญาตให้คุณเปิดและดูไฟล์ต่างๆ เช่น Excel, Word และ PDF ได้โดยตรงภายในแอปพลิเคชันแชททางธุรกิจ โดยไม่จำเป็นต้องเปิดด้วยซอฟต์แวร์ Office หรือโปรแกรมดูไฟล์แยกต่างหาก

ฟังก์ชันการประชุมทางเว็บ

ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณสามารถโทรวิดีโอภายในแชทธุรกิจระหว่างกลุ่มที่คุณสร้างขึ้นได้

สมาชิกที่อยู่ในสถานที่อื่นๆ สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ทันที

ฟังก์ชันการจัดการตารางเวลาและงาน

ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณสามารถแชร์และจัดการตารางเวลาและงานต่างๆ ระหว่างกลุ่มได้

คุณสามารถกำหนดตารางงานและเพิ่มงานได้โดยตรงจากเนื้อหาแชทได้อย่างรวดเร็ว และยังเป็นประโยชน์สำหรับการตรวจสอบความคืบหน้าอีกด้วย

ฟังก์ชันการจองห้องประชุม

ฟังก์ชันนี้ช่วยให้คุณสามารถจองห้องประชุมล่วงหน้าได้

คุณสามารถตรวจสอบได้อย่างรวดเร็วว่าใครกำลังใช้ห้องประชุมใดอยู่

ใช้งานบนมือถือได้หรือไม่?

เมื่อเลือกแอปพลิเคชันแชทสำหรับธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่าแอปนั้นใช้งานได้ดีบนมือถือหรือไม่

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การมีแอปพลิเคชันเฉพาะสำหรับ Android และ iOS นั้นดีกว่าการรองรับผ่านเว็บเบราว์เซอร์เพียงอย่างเดียว เพราะช่วยให้ใช้งานได้สะดวกยิ่งขึ้น

ในโลกปัจจุบันที่การปฏิรูปรูปแบบการทำงานกลายเป็นคำสำคัญ ความสามารถในการแบ่งปันข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาจึงเป็นองค์ประกอบสำคัญในการสร้างรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น

ค่าใช้จ่ายนั้นคุ้มค่าหรือไม่?

ไม่ว่าบริการนั้นจะมีฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมมากมายแค่ไหน หากค่าใช้จ่ายในการติดตั้งไม่เหมาะสมกับงบประมาณของคุณ คุณก็ต้องตัดใจจากมันไป ยิ่งบริการมีฟีเจอร์มากเท่าไหร่ ราคาก็ยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเลือกบริการแชทธุรกิจที่ดีที่สุดโดยคำนึงถึงงบประมาณของคุณด้วย

ดังนั้น ฉันจึงแนะนำบริการที่โดยพื้นฐานแล้วใช้งานได้ฟรี แต่ก็มีเวอร์ชันเสียเงินที่มีฟีเจอร์ขั้นสูงให้เลือกใช้ด้วย

เวอร์ชันฟรีมักมีฐานผู้ใช้และฟีเจอร์ที่จำกัด แต่หากคุณพบว่าใช้งานง่าย คุณก็สามารถอัปเกรดเป็นเวอร์ชันเสียเงินได้อย่างง่ายดาย

ไม่จำเป็นต้องโอนไฟล์หรือการตั้งค่าที่แชร์ไปยังเครื่องมืออื่น และที่สำคัญที่สุด คุณสามารถใช้งานแอปพลิเคชันแชทธุรกิจที่คุณคุ้นเคยอยู่แล้วต่อไปได้

การแชททางธุรกิจไม่ใช่แค่เครื่องมือแชททั่วไป

ผมหวังว่าตอนนี้คุณคงเข้าใจแล้วว่า การแชททางธุรกิจไม่ใช่แค่เครื่องมือแชทธรรมดา แต่เป็น "เครื่องมือสื่อสารแบบบูรณาการที่มีฟังก์ชันการแชทเป็นคุณลักษณะหลัก"

เพื่อลดการสื่อสารที่สูญเปล่าผ่านอีเมลและการโทรศัพท์ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้พิจารณาการนำระบบนี้ไปใช้