[คู่มือฉบับสมบูรณ์] วิธีการติดตั้งระบบการประชุมทางเว็บแบบ On-Premise และผลิตภัณฑ์ที่แนะนำ

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัลมากขึ้นในปัจจุบัน การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มผลผลิตและความสามารถในการแข่งขันขององค์กร สำหรับบริษัทที่ให้ความสำคัญกับการรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ระบบการประชุมทางเว็บแบบติดตั้งในองค์กรจึงมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่ง

ข้อดีหลักของระบบที่ติดตั้งในองค์กรมีดังนี้:การดำเนินงานในศูนย์ข้อมูลของเราเองช่วยลดความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูล และทำให้เราสามารถปฏิบัติตามมาตรฐานด้านกฎระเบียบที่เข้มงวดและข้อกำหนดด้านความปลอดภัยเฉพาะต่างๆ ได้นอกจากนี้ ยังมีข้อดีมากมายในแง่ของการปรับแต่งให้เหมาะสมและประสิทธิภาพด้านต้นทุน

คู่มือนี้ให้คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการตั้งแต่การเลือก การติดตั้ง และการใช้งานระบบการประชุมทางเว็บแบบติดตั้งในองค์กร โดยนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญและคำแนะนำที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่กำลังพิจารณาการใช้งาน

หลักการพื้นฐานของการประชุมทางเว็บแบบติดตั้งในองค์กร

การประชุมผ่านเว็บคืออะไร?

การประชุมทางเว็บเป็นระบบที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมที่อยู่ต่างสถานที่สามารถสื่อสารกันได้แบบเรียลไทม์ผ่านทางอินเทอร์เน็ต ระบบนี้ช่วยให้สามารถส่งสัญญาณภาพและเสียง ทำให้ผู้เข้าร่วมสามารถเห็นใบหน้าของกันและกันบนหน้าจอขณะสนทนา การใช้การประชุมทางเว็บช่วยลดระยะทางทางภูมิศาสตร์และความจำเป็นในการเดินทาง ทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและประหยัดค่าใช้จ่าย

ข้อดีหลักของการประชุมทางไกลผ่านเว็บคือความสะดวกสบายและการเข้าถึงได้ง่าย ไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์พิเศษหรือสถานที่ราคาแพง ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมได้ง่ายๆ จากพีซีหรือสมาร์ทโฟน ตราบใดที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ยังใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย เช่น การประชุมทางธุรกิจ สัมมนาทางการศึกษา และการโทรส่วนตัว

ความแตกต่างระหว่างระบบภายในองค์กรและระบบคลาวด์

การใช้งานแบบ On-premise หมายถึงการตั้งค่าที่บริษัทดำเนินการเซิร์ฟเวอร์และซอฟต์แวร์ของตนเองในแนวทางนี้ ระบบสารสนเทศจะถูกจำกัดอยู่ภายในเครือข่ายภายในของบริษัท และการเข้าถึงจากภายนอกจะถูกจำกัด ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถควบคุมและรักษาความปลอดภัยของระบบได้อย่างสมบูรณ์

ในทางตรงกันข้ามบริการคลาวด์ หมายถึงรูปแบบบริการที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงบริการด้านไอทีที่จำเป็นผ่านทางอินเทอร์เน็ตบริษัทต่างๆ ไม่ได้เป็นเจ้าของฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ แต่ใช้ทรัพยากรที่จัดหาโดยผู้ให้บริการ วิธีการนี้ช่วยให้มีความยืดหยุ่น ลดต้นทุน และบรรเทาภาระในการลงทุนและการบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐานทางกายภาพ

โซลูชันแบบติดตั้งในองค์กรนั้นโดดเด่นด้านความปลอดภัยและการปรับแต่ง ในขณะที่โซลูชันบนคลาวด์นั้นเหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการความสามารถในการขยายขนาดและใช้งานง่าย การทำความเข้าใจความแตกต่างเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจในการเลือกสิ่งที่ดีที่สุดตามความต้องการเฉพาะของตนเอง

ข้อดีของโซลูชันแบบติดตั้งในองค์กร

ระบบที่ติดตั้งภายในองค์กรเอง มีข้อดีคือมีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งระบบได้มากกว่า และผสานรวมกับระบบที่มีอยู่เดิมได้ง่ายกว่า นอกจากนี้ เนื่องจากระบบทำงานอยู่ภายในเครือข่ายของบริษัทเอง จึงมีระดับความปลอดภัยที่สูงกว่า

แม้ว่าความต้องการผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บแบบคลาวด์จะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในช่วงที่ผ่านมา แต่ก็ยังมีข้อท้าทายในระดับผู้ใช้แต่ละราย เช่น การส่งข้อมูลที่เป็นความลับสูงและข้อมูลส่วนบุคคลไปยังคลาวด์ได้ง่าย ซึ่งอาจนำไปสู่การแบ่งปันข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์กร เมื่อพิจารณาถึงประเด็นต่างๆ เช่น การรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคล การซื้อขายหลักทรัพย์โดยใช้ข้อมูลภายใน การปฏิบัติตามกฎระเบียบ การจารกรรมทางอุตสาหกรรม และความเสี่ยงที่คาดไม่ถึง จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใช้งานการประชุมทางเว็บภายในองค์กรในสภาพแวดล้อมที่เฉพาะเจาะจง

ข้อเสียของโซลูชันแบบติดตั้งในองค์กร

ข้อเสียของโซลูชันแบบติดตั้งในองค์กรโดยทั่วไป ได้แก่:

เมื่อไม่นานมานี้ กระทรวงกิจการภายในและการสื่อสารได้แนะนำให้ใช้การประชุมทางเว็บ ซึ่งเหมาะสมสำหรับการทำงานทางไกล เป็นส่วนหนึ่งของการปฏิรูปรูปแบบการทำงาน นอกจากนี้ ด้วยความสะดวกสบายที่เพิ่มขึ้นของการใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ ความต้องการโซลูชันบนคลาวด์จึงเพิ่มสูงขึ้น และผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บแบบติดตั้งในองค์กรที่รองรับการทำงานทางไกลและอุปกรณ์เคลื่อนที่ก็เริ่มหายากขึ้น

กลยุทธ์การบูรณาการสำหรับการประชุมทางเว็บแบบติดตั้งในองค์กร

แม้ในโลกปัจจุบันที่การประมวลผลแบบคลาวด์แพร่หลาย หลายบริษัทก็ยังคงใช้งานระบบธุรกิจหลักของตนในระบบภายในองค์กร เนื่องจากข้อพิจารณาด้านความปลอดภัยและความยืดหยุ่นในการปรับแต่ง การใช้งานในระบบภายในองค์กรยังคงมีความสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อกำหนดเฉพาะอุตสาหกรรม

จากสถานการณ์ดังกล่าว การบูรณาการระบบการประชุมทางเว็บภายในองค์กรจึงมีประสิทธิภาพสูงในแง่ของความสม่ำเสมอและความปลอดภัยของข้อมูล

การผสานรวมข้อมูลความเร็วสูงและปลอดภัย

การผสานรวม API ที่รวดเร็วและปลอดภัยสามารถทำได้ระหว่างระบบการประชุมทางเว็บภายในองค์กรและระบบที่มีอยู่เดิม (เช่น ระบบธุรกิจหลัก) โดยใช้เครือข่ายภายในอินทราเน็ต ตัวอย่างเช่น การซิงโครไนซ์ข้อมูลผู้ใช้และกระบวนการตรวจสอบสิทธิ์ผ่านการผสานรวม Active Directory ดังที่อธิบายไว้ในภายหลัง

สิ่งนี้ช่วยให้สามารถแบ่งปันข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและสนับสนุนการตัดสินใจแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ การจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ยังช่วยเพิ่มความถูกต้องแม่นยำของข้อมูล ซึ่งส่งผลดีอย่างมากต่อประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ

ระบบรักษาความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง

การจัดการข้อมูลภายในองค์กรมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการปกป้องข้อมูลอันมีค่าของบริษัทจากภัยคุกคามภายนอก ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญสูงสุดในการบูรณาการเช่นกันโดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อบันทึกวิดีโอจากการประชุมทางเว็บ สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ หากคุณเลือกใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ไฟล์วิดีโออาจถูกบันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการคลาวด์

การดำเนินงานภายในองค์กรช่วยเพิ่มความปลอดภัยด้วยไฟร์วอลล์ เทคโนโลยีการเข้ารหัส และการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงอย่างเข้มงวด เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลและการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

ความเป็นไปได้ในการปรับแต่งที่ยืดหยุ่น

การประชุมทางเว็บแบบติดตั้งในองค์กรเองนั้นให้ความยืดหยุ่นในการปรับแต่งมากกว่าโซลูชันบนคลาวด์ บริษัทต่างๆ สามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของตนและสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและท้ายที่สุดก็คือการปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร

ดังนั้น การบูรณาการระบบการประชุมทางเว็บภายในองค์กรจึงเป็นองค์ประกอบสำคัญในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจ ผ่านความสม่ำเสมอของข้อมูล ความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น และความเป็นไปได้ในการปรับแต่งที่ยืดหยุ่น การเปิดใช้งานเครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยจะช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น

[ตารางเปรียบเทียบ] ผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บหลัก ๆ และความเข้ากันได้กับระบบภายในองค์กร

ตารางเปรียบเทียบต่อไปนี้แสดงรายการผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บหลักๆ เรียงตามลำดับว่ารองรับการใช้งานบนระบบภายในองค์กร (เครือข่ายส่วนตัว) หรือไม่ และราคาของสินค้า

ชื่อผลิตภัณฑ์	ภายในสถานที่ การติดต่อสื่อสาร	เวอร์ชันติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร ราคาต่อปี (โดยประมาณ)
แชทและส่งข้อความ	◯	ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น: 20,000 เยน 20 ผู้ใช้: เริ่มต้นที่ 72,000 เยน
เฟรชวอยซ์	◯	ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น: 330,000 เยนขึ้นไป เชื่อมต่อพร้อมกันได้สูงสุด 10 อุปกรณ์: ราคาเริ่มต้น 1,056,000 เยน
ไลฟ์ออน	◯	ซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์: 1,100,000 เยน ใบอนุญาตซอฟต์แวร์สำหรับลูกค้า: 78,000 เยน (ไม่รวมภาษี) / 1 ใบอนุญาต รายปี: ซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์ + ใบอนุญาตรวม: 20%
วีคิวบ์	◯	โปรดสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
ลูปเกต	◯	โปรดสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
ทวิตเตอร์	✖	–
ซูม	✖	–
Google Meet	✖	–
ไมโครซอฟต์ทีมส์	✖	–
สไกป์	✖	–

ภายในสถานที่วิธีการเลือกผลิตภัณฑ์สำหรับการประชุมทางเว็บ

ในการเลือกใช้ระบบการประชุมทางเว็บแบบติดตั้งในองค์กร สิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ควรพิจารณาคือประเด็นต่อไปนี้:

1. เกณฑ์การประเมินเพื่อคัดเลือกระบบ

เมื่อเลือกใช้ผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บแบบติดตั้งในองค์กร คุณควรประเมินฟังก์ชันการทำงาน ความเข้ากันได้กับสมาร์ทโฟน ประสิทธิภาพ ความปลอดภัย ต้นทุน ระบบสนับสนุน และความง่ายในการใช้งานของส่วนติดต่อผู้ใช้ อย่างรอบด้าน

สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องตรวจสอบว่ามีฟังก์ชันที่จำเป็นครบถ้วนหรือไม่ (เช่น การบันทึกการประชุม การแชร์หน้าจอ การแชท การสร้างรายงานการประชุม และฟังก์ชันการวาดภาพบนหน้าจอ)

2. การควบคุมการเข้าถึงและบันทึกการตรวจสอบ

จากมุมมองด้านความปลอดภัย ตรวจสอบว่ามีคุณสมบัติการควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้และฟังก์ชันการบันทึกการตรวจสอบหรือไม่ บันทึกการตรวจสอบช่วยให้คุณติดตามประวัติการเข้าถึงระบบและบันทึกการดำเนินการ ทำให้สามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็วในกรณีที่มีกิจกรรมที่น่าสงสัยหรือการละเมิดความปลอดภัย ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย ดังนั้นโปรดตรวจสอบว่าผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บมีคุณสมบัติเหล่านี้หรือไม่

3. การผสานรวม Active Directory

เราจะตรวจสอบว่าการผสานรวมกับ Active Directory ช่วยให้สามารถตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัสผ่านระบบปฏิบัติการและการเข้าสู่ระบบครั้งเดียว (SSO) ได้หรือไม่ ซึ่งจะช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการผู้ใช้ เพิ่มความสะดวกสบาย และเสริมสร้างความปลอดภัย โปรดตรวจสอบระดับการผสานรวมกับ Active Directory ที่เป็นไปได้กับผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บที่คุณกำลังพิจารณาไว้ล่วงหน้า

ต่อไปนี้เป็นข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับการผสานรวม Active Directory ที่ Chat&Messenger นำมาใช้

4. วิธีการสำรองข้อมูล

การรักษาเสถียรภาพของระบบต้องอาศัยความสามารถในการสำรองข้อมูลที่แข็งแกร่งและสม่ำเสมอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บของคุณมีกลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่เหมาะสม เพื่อให้สามารถกู้คืนข้อมูลได้อย่างรวดเร็วในกรณีที่เกิดภัยพิบัติหรือระบบล้มเหลว

5. การรองรับระบบสำรองและการกระจายภาระงาน

เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของระบบ ควรพิจารณาว่าสามารถกำหนดค่าระบบสำรองเซิร์ฟเวอร์ได้หรือไม่ วิธีนี้จะช่วยให้เซิร์ฟเวอร์อื่นๆ ทำหน้าที่เป็นระบบสำรองหากเซิร์ฟเวอร์บางตัวล้มเหลว ซึ่งจะช่วยป้องกันการหยุดชะงักของบริการ การกำหนดค่าระบบสำรองมีความจำเป็นสำหรับผู้ใช้งานหลายพันคน ดังนั้นควรตรวจสอบว่าผลิตภัณฑ์การประชุมทางเว็บที่คุณกำลังพิจารณารองรับฟังก์ชันนี้หรือไม่

ภาพต่อไปนี้แสดงให้เห็นว่า Chat&Messenger จะจัดการกับระบบสำรองและการกระจายภาระงานอย่างไร

6. การปรับแต่งและการขยายเพิ่มเติม

ความสามารถในการปรับแต่งและขยายระบบให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของบริษัทก็เป็นปัจจัยสำคัญเช่นกัน ควรเลือกใช้ระบบที่สามารถปรับตัวได้อย่างยืดหยุ่นเพื่อรองรับการเติบโตและการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจในอนาคต

ในการเลือกใช้ผลิตภัณฑ์สำหรับการประชุมทางเว็บแบบติดตั้งในองค์กร จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องพิจารณาปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้อย่างรอบด้าน และเลือกผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมที่สุดกับความต้องการในปัจจุบันและอนาคตของบริษัท การเลือกใช้ระบบที่เหมาะสมจะนำไปสู่ประสิทธิภาพทางธุรกิจที่เพิ่มขึ้นและความปลอดภัยที่ดียิ่งขึ้น

ผลิตภัณฑ์ที่แนะนำสำหรับการประชุมทางเว็บแบบติดตั้งในองค์กร

Chat&Messenger คือแชทธุรกิจ 、การประชุมทางเว็บ、การแชร์ไฟล์、กำหนดการ、การจองห้องประชุมซอฟต์แวร์กลุ่มงานนี้ผสานรวมเครื่องมือเสริมต่างๆ เข้าด้วยกันในรูปแบบที่ใช้งานง่ายรองรับทั้งสภาพแวดล้อมภายในองค์กรและบนคลาวด์

เนื่องจากสามารถจัดการข้อมูลทั้งหมดได้ภายในองค์กร จึงมีการนำไปใช้ในองค์กรต่างๆ มากมาย เช่น หน่วยงานราชการ บริษัทขนาดใหญ่ ธนาคาร บริษัทไอที มหาวิทยาลัย โรงพยาบาล สำนักงานจังหวัดและเทศบาล และสถาบันสาธารณะอื่นๆ ในสภาพแวดล้อมที่มีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตจำกัด (เครือข่ายปิด) หรือที่จัดการข้อมูลที่เป็นความลับสูง (ซึ่งไม่สามารถจัดเก็บในระบบคลาวด์ได้)

นอกจากนี้ Chat&Messenger ยังได้รับการปรับแต่งให้รองรับผู้ใช้งานมากกว่า 5,000 ราย ด้วยการติดตั้งที่ง่ายดาย แม้กระทั่งบนระบบภายในองค์กร และไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านไอทีในแง่ของราคา ถือว่าถูกกว่าผู้ให้บริการคลาวด์รายอื่นอย่างเห็นได้ชัด และไม่มีข้อเสียทั่วไปของโซลูชันแบบติดตั้งในองค์กร

เวอร์ชันติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรของ Chat&Messenger เป็นแพ็กเกจแบบเสียค่าใช้จ่ายเรานำเสนอฟังก์ชันการใช้งานที่เหนือกว่าในราคาที่ต่ำกว่าบริษัทอื่นๆ อย่างมาก